Hyväksyntäkäytäntöjen määrittäminen

Voit määrittää Spotnana Online Booking Tool -varausjärjestelmän hyväksyntäasetukset niin, että voit päättää milloin matkavarauksille vaaditaan hyväksyntä ja ketkä yrityksesi käyttäjistä saavat hyväksyä tai hylätä matkavarauksia. 

Käytännöt

Käytännöt voidaan asettaa seuraavasti:

• niin, että varaus täytyy hyväksyä ennen kuin se vahvistetaan (ns. tiukka hyväksyntä) tai
• niin, että hyväksyntä on vapaaehtoinen ja varaus perutaan vain, jos hyväksyjä hylkää sen (ns. joustava hyväksyntä). 

Hyväksyjät

Voit valita jokaiselle käytännölle hyväksyntätyypin ja hyväksyjät. Lisätietoa löydät kohdasta Hyväksyjien määrittäminen

Hyväksyntäkoontinäyttö

Hyväksyjät voivat lisäksi käyttää Hyväksyntäkoontinäyttöä käsitelläkseen tulevien varausten hyväksynnät tai tarkastella aiempia varauksia ja niiden hyväksyntätietoja. Lisätietoja löydät kohdasta Hyväksyntäkoontinäyttö.

Hyväksyntätoiminnon asettaminen

Hyväksyntätoiminnot ja -tyypit määritetään käytäntökohtaisesti. Jos sinulla on useita käytäntöjä, nämä asetukset tulee tehdä jokaiselle käytännölle erikseen.

1. Valitse Käytännöt [ohjelman Ohjelma valikosta. Asetukset sivu avautuu ja Käytäntö osio näkyy vasemmalla laajennettuna. 
2. Valitse haluamasi käytäntö ( Oletus käytäntö näkyy oletuksena). Valitsemasi käytäntö avautuu. 
3. Laajenna Yleiset osio. 
4. Etsi Käytäntöryhmän toiminnot osio. 
5. Aseta haluamasi hyväksyntätoiminnot jokaiselle varaustyypille (lento, hotelli, auto). Voit määrittää hyväksyntätoiminnon erikseen käytännön mukaisille ja käytännön ulkopuolisille varauksille. Jos haluat asettaa erilaiset hyväksyntätoiminnot kotimaan ja ulkomaan lentovarauksille, valitse Mukautettu (tällöin avautuu erilliset asetusosat kummallekin). (separate setting sections will appear for each).
   Huomioi: Voit lisäksi asettaa hyväksyntätoiminnon agentin ohituksille (jos sallittu).
   Se, mitkä varaukset ovat käytännön mukaisia tai käytännön ulkopuolisia, määräytyy muiden asetusten perusteella ( Lento, Hotelli, Autoja Juna osioiden asetukset löytyvät Yleiset osion alapuolelta).
   Hyväksyntätoiminnon vaihtoehdot ovat: 
   • Ei toimenpidettä: Tämän tyyppisille varauksille ei vaadita hyväksyntää.
   • Joustava hyväksyntä: Tämän tyyppisille varauksille ei vaadita hyväksyntää. Hyväksyjällä on kuitenkin mahdollisuus hyväksyä tai hylätä varaus (ennen määräajan umpeutumista). Jos varausta ei hylätä, se etenee normaalisti. Jos varaus hylätään, se perutaan. Junavarauksissa joustava hyväksyntä ei ole mahdollinen junayhtiöiden peruutus- ja palautuskäytäntöjen vuoksi.
   • Tiukka hyväksyntä: Tämän tyyppisille varauksille vaaditaan hyväksyntä. Hyväksyjällä on mahdollisuus hyväksyä tai hylätä varaus (ennen määräajan umpeutumista). Jos varausta ei hyväksytä, se perutaan. Jos varaus hyväksytään, se etenee. Junavarauksissa tiukka hyväksyntä ei ole mahdollinen junayhtiöiden peruutus- ja palautuskäytäntöjen vuoksi.
   • Passiivinen hyväksyntä: Tämän tyyppisille varauksille ei vaadita hyväksyntää, mutta esimies tai nimetty hyväksyjä saa varauksesta sähköposti-ilmoituksen. 
   • Varaus estetään: Varausta ei sallita lainkaan. Koska varaus estetään, hyväksyntää ei tarvita. Huomioi: Tämä asetus on käytettävissä vain käytännön ulkopuolisille varauksille. 
6. Kun olet tehnyt kaikki hyväksyntäasetukset, valitse Tallenna muutokset. 

Jos asetat Hyväksyjätyyppi kenttään arvon Nimetty hyväksyjä, muista määrittää hyväksyjä. Lisätietoja löydät kohdasta Hyväksyjien määrittäminen.
Jos asetat Hyväksyjätyyppi kenttään arvon Työntekijän esimies, muista määrittää oletushyväksyjä. Lisätietoja löydät kohdasta Hyväksyjien määrittäminen.