Configurando políticas de aprovação

Você pode usar as configurações de política para definir no Spotnana Online Booking Tool quando será necessário pedir aprovação e quais pessoas da sua empresa terão permissão para aprovar ou recusar reservas de viagem para os colaboradores. 

Políticas

As políticas podem ser configuradas:

• para exigir aprovação antes da confirmação da reserva (o que também pode ser chamado de aprovação rígida), ou
• de forma opcional, onde a reserva só será cancelada se o aprovador recusar (aprovação flexível) (também chamada de aprovação flexível). 

Aprovadores

Você pode definir tipos de aprovação e quem será o aprovador em cada política. Para saber mais, veja Atribuir aprovadores

Painel de Aprovações

Além disso, os aprovadores podem usar o Painel de Aprovações para analisar pedidos pendentes de viagens futuras ou consultar reservas anteriores e suas respectivas aprovações. Para mais informações, veja Painel de Aprovações.

Definindo a ação de aprovação

As ações e tipos de aprovação são definidos por política. Se você tiver mais de uma política configurada, será necessário ajustar essa configuração em cada uma delas.

1. No menu Políticas do Programa , clique em Configurações . A página de configurações será exibida com o menu Política expandido à esquerda. 
2. Selecione a política desejada (a padrão já aparece selecionada automaticamente). A política escolhida será exibida. 
3. Abra a seção Geral . 
4. Procure a seção Ações do grupo de políticas . 
5. Defina as ações de aprovação que você quer para cada tipo de reserva (aéreo, hotel, carro). Para cada tipo, é possível escolher ações diferentes para reservas dentro ou fora da política. Se quiser definir regras separadas para voos nacionais e internacionais, clique em aéreo e depois em Personalizado (assim, aparecerão campos separados para cada um).
   Atenção: Você também pode definir a ação de aprovação para exceções feitas por agentes (caso permita esse tipo de ajuste).
   O que é considerado dentro ou fora da política depende das demais configurações feitas nas seções de Voos, Hotel, Carroe Trem logo abaixo da seção Geral .
   As opções de ação de aprovação são: 
   • Nenhuma ação: Nesse tipo de reserva, não será necessário pedir aprovação.
   • Aprovação flexível: Nesse caso, a aprovação não é obrigatória. O aprovador pode aprovar ou recusar a reserva (antes do prazo final). Se não houver recusa, a reserva segue normalmente. Se for recusada, ela é cancelada. Por regras das empresas ferroviárias sobre prazos e reembolsos, essa opção não está disponível para trem.
   • Aprovação rígida: Aqui, a aprovação é obrigatória. O aprovador pode aprovar ou recusar a reserva (antes do prazo final). Se não for aprovada, a reserva é cancelada. Se for aprovada, segue normalmente. Por restrições das companhias ferroviárias quanto a prazos e reembolsos, essa opção não está disponível para trem.
   • Aprovação passiva: Nesse caso, não é preciso aprovar a reserva, mas o gestor ou aprovador designado recebe uma notificação por e-mail sobre a reserva feita. 
   • Bloquear reserva: Nesse caso, a reserva não pode ser feita. Como ela já é bloqueada, não há necessidade de aprovação. Atenção: Essa opção só está disponível para reservas fora da política. 
6. Depois de ajustar todas as configurações de aprovação, clique em Salvar alterações. 

Se você escolher o tipo de Aprovador como Aprovador designado, lembre-se de definir quem será o aprovador. Para saber mais, veja Atribuir aprovadores.
Se você escolher o tipo de Aprovador como Gestor do funcionário, não esqueça de definir um aprovador padrão. Para mais detalhes, veja Atribuir aprovadores.