Tentukan pemberi persetujuan (melalui kebijakan)

Anda dapat mengatur kapan persetujuan diperlukan dan siapa saja di perusahaan Anda yang berhak menyetujui atau menolak pemesanan perjalanan melalui pengaturan kebijakan di Spotnana Online Booking Tool. 

Kebijakan

Kebijakan dapat diatur untuk:

• mewajibkan persetujuan sebelum pemesanan dikonfirmasi (sering disebut persetujuan ketat), atau
• sebagai pilihan, di mana pemesanan hanya akan dibatalkan jika pemberi persetujuan menolak permintaan tersebut (sering disebut persetujuan fleksibel). 
• atau tanpa memerlukan persetujuan sama sekali.

Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai pengaturan kebijakan, silakan lihat Pengaturan persyaratan persetujuan.

Dasbor Persetujuan

Selain itu, pemberi persetujuan dapat menggunakan Dasbor Persetujuan untuk menindaklanjuti permintaan persetujuan yang masih menunggu atau melihat riwayat pemesanan beserta status persetujuannya. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat Dasbor Persetujuan.

Tentukan tipe pemberi persetujuan dan siapa pemberi persetujuannya

Tipe pemberi persetujuan diatur per kebijakan. Jika Anda memiliki lebih dari satu kebijakan, pengaturan ini perlu dilakukan pada masing-masing kebijakan. 
Semua pengguna yang ditetapkan sebagai pemberi persetujuan akan menerima notifikasi email terkait pemesanan yang menjadi tanggung jawabnya. 

1. Pilih Kebijakan dari menu Program . Halaman Pengaturan akan ditampilkan dengan bagian Kebijakan terbuka di sisi kiri. 
2. Pilih kebijakan yang diinginkan (kebijakan Default akan tampil secara otomatis). Kebijakan yang dipilih akan ditampilkan. 
3. Buka bagian Umum . 
4. Gulir ke bagian paling bawah pada Tindakan grup kebijakan . 
5. Atur kolom Tipe pemberi persetujuan ke salah satu opsi berikut:
   • Atasan karyawan - Semua pemesanan yang memerlukan persetujuan akan dialihkan ke atasan dari pengguna yang melakukan pemesanan. Jika Anda memilih opsi ini, Anda harus juga menetapkan pemberi persetujuan default di kolom Pemberi persetujuan default di bawah ini. Pemberi persetujuan default akan digunakan untuk karyawan yang belum memiliki atasan di sistem serta untuk pemesanan tamu yang membutuhkan persetujuan. 
     • Untuk memilih pemberi persetujuan default, klik Tambah Pemberi Persetujuan lalu masukkan email atau nama pengguna yang diinginkan pada kolom pencarian yang muncul. 
     • Setelah menemukan pengguna yang dicari, klik namanya. Pengguna tersebut akan ditetapkan sebagai pemberi persetujuan default untuk kebijakan ini. Pemberi persetujuan default juga akan menjadi cadangan jika atasan karyawan tidak tersedia. Anda dapat memilih lebih dari satu pemberi persetujuan default.
   • Pemberi persetujuan yang ditunjuk - Semua pemesanan yang memerlukan persetujuan untuk kebijakan ini akan dialihkan kepada pemberi persetujuan yang Anda tentukan. Jika Anda memilih opsi ini, Anda harus juga menetapkan pemberi persetujuan yang ditunjuk pada kolom Pemberi persetujuan di bawah ini. 
     • Untuk memilih pemberi persetujuan yang ditunjuk, klik Tambah Pemberi Persetujuan lalu masukkan email atau nama pengguna yang diinginkan pada kolom pencarian yang tersedia. 
     • Setelah menemukan pengguna yang dicari, klik namanya. Pengguna tersebut akan ditetapkan sebagai pemberi persetujuan untuk kebijakan ini. Anda dapat memilih lebih dari satu pemberi persetujuan.
6. Pilih kotak centang Tambahkan atasan karyawan ke cc jika diperlukan. Jika dipilih, atasan karyawan akan selalu disalin (CC) dalam setiap email persetujuan. 
7. Klik Simpan perubahan saat selesai.