Assegnare approvatori (tramite politica)

Tramite le impostazioni delle politiche, è possibile configurare Spotnana Online Booking Tool per stabilire quando sia necessaria un’approvazione e quali utenti dell’azienda abbiano il diritto di approvare o rifiutare le prenotazioni di viaggio per i colleghi. 

Politiche

Le politiche possono essere impostate:

• in modo che sia obbligatoria l’approvazione prima che una prenotazione venga confermata (note anche come approvazioni rigide) oppure
• come facoltative, in modo che la prenotazione venga annullata solo se l’approvatore la rifiuta (note anche come approvazioni flessibili). 
• oppure in modo che non sia richiesta alcuna approvazione.

Per maggiori dettagli sulle impostazioni delle politiche, consultare la sezione Impostare i requisiti di approvazione.

Dashboard delle approvazioni

Inoltre, gli approvatori possono utilizzare la Dashboard delle approvazioni per gestire le richieste in sospeso relative a prenotazioni future o per consultare lo storico delle prenotazioni e delle relative approvazioni. Per ulteriori informazioni, vedere Dashboard delle approvazioni.

Impostare il tipo di approvatore e l’approvatore

I tipi di approvatore vengono definiti per ciascuna politica. Se sono presenti più politiche, occorre configurare questa impostazione per ognuna di esse. 
Tutti gli utenti impostati come approvatori riceveranno notifiche via email relative alle prenotazioni di cui sono responsabili. 

1. Selezionare Politiche dal menu Programma . Verrà visualizzata la pagina Impostazioni con la sezione Politica aperta sul lato sinistro. 
2. Selezionare la politica desiderata (di default viene mostrata la politica Predefinita ). Verrà visualizzata la politica selezionata. 
3. Espandere la sezione Generale . 
4. Scorrere fino in fondo alla sezione Azioni di gruppo della politica . 
5. Impostare il campo Tipo di approvatore su una delle seguenti opzioni:
   • Responsabile dell’impiegato - Tutte le prenotazioni per cui è richiesta l’approvazione verranno assegnate al responsabile dell’utente associato alla prenotazione. Se si seleziona questa opzione, è necessario impostare anche un approvatore predefinito nel campo Approvatore predefinito sottostante. L’approvatore predefinito verrà utilizzato per i dipendenti che non hanno un responsabile configurato nel sistema e per le prenotazioni di ospiti che richiedono approvazione. 
     • Per scegliere un approvatore predefinito, fare clic su Aggiungi approvatore e inserire l’indirizzo email o il nome dell’utente desiderato nel campo di ricerca che compare. 
     • Quando si trova l’utente desiderato tramite la ricerca, fare clic sul suo nome. Verrà così assegnato come approvatore predefinito per questa politica. L’approvatore predefinito svolge anche la funzione di sostituto quando il responsabile dell’impiegato non è disponibile. È possibile selezionare più di un approvatore predefinito.
   • Approvatore designato - Tutte le prenotazioni che richiedono approvazione per questa politica verranno assegnate all’approvatore (o agli approvatori) indicati. Se si seleziona questa opzione, è necessario impostare anche un approvatore designato nel campo Approvatore sottostante. 
     • Per scegliere un approvatore designato, fare clic su Aggiungi approvatore e inserire l’indirizzo email o il nome dell’utente desiderato nel campo di ricerca che compare. 
     • Quando si trova l’utente desiderato tramite la ricerca, fare clic sul suo nome. Verrà così assegnato come approvatore designato per questa politica. È possibile selezionare più di un approvatore designato.
6. Selezionare la casella Aggiungi il responsabile dell’impiegato in copia se desiderato. Se selezionata, il responsabile dell’impiegato riceverà sempre copia delle email di approvazione. 
7. Fare clic su Salva modifiche al termine.