Määrittele hyväksyjät (käytäntöjen avulla)

Voit määrittää Spotnana Online Booking Tool -järjestelmän hyväksyntäkäytännöt organisaatiosi tarpeiden mukaan. Näin voit päättää, milloin matkojen varaaminen vaatii hyväksynnän ja ketkä yrityksesi käyttäjistä voivat hyväksyä tai hylätä matkavarauksia muiden puolesta. 

Käytännöt

Käytännöt voidaan määrittää seuraavasti:

• vaaditaan hyväksyntä ennen kuin varaus vahvistetaan (ns. pakollinen hyväksyntä) tai
• hyväksyntä on vapaaehtoinen ja varaus perutaan vain, jos hyväksyjä hylkää sen (ns. pehmeä hyväksyntä). 
• ei vaadita hyväksyntää lainkaan.

Lisätietoja käytäntöjen asetuksista löydät kohdasta Hyväksyntävaatimusten määrittäminen.

Hyväksyntänäkymä

Hyväksyjät voivat lisäksi käyttää hyväksyntänäkymää käsitelläkseen tulevia hyväksyntäpyyntöjä tai tarkastellaakseen aiempia varauksia ja niiden hyväksyntätietoja. Lisätietoja löydät kohdasta Hyväksyntänäkymä.

Määritä hyväksyjätyyppi ja hyväksyjä

Hyväksyjätyyppi määritetään jokaiselle käytännölle erikseen. Jos sinulla on useita käytäntöjä, tämä asetus tulee tehdä jokaiselle käytännölle erikseen. 
Kaikki käyttäjät, jotka on määritetty hyväksyjiksi, saavat sähköposti-ilmoituksia niistä varauksista, joiden hyväksyntä kuuluu heille. 

1. Valitse Käytännöt valikosta Ohjelma -valikosta. Asetukset sivu avautuu ja vasemmalla näkyy Käytäntö osio laajennettuna. 
2. Valitse haluamasi käytäntö ( Oletus -käytäntö näkyy oletuksena). Valittu käytäntö avautuu. 
3. Avaa Yleiset osio. 
4. Selaa alas kohtaan Käytäntöryhmän toiminnot . 
5. Aseta Hyväksyjätyyppi -kenttään jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Työntekijän esihenkilö - Kaikki hyväksyntää vaativat varaukset ohjataan varauksen tekijän esihenkilölle. Jos valitset tämän vaihtoehdon, sinun täytyy määrittää myös oletushyväksyjä kohdassa Oletushyväksyjä alla. Oletushyväksyjää käytetään niille työntekijöille, joille ei ole määritetty esihenkilöä järjestelmään sekä vierasvarauksiin, jotka vaativat hyväksynnän. 
     • Määrittääksesi oletushyväksyjän, napsauta Lisää hyväksyjä ja kirjoita haluamasi käyttäjän sähköpostiosoite tai nimi hakukenttään. 
     • Napsauta käyttäjän nimeä, kun olet löytänyt oikean henkilön haulla. Hänet asetetaan tämän käytännön oletushyväksyjäksi. Oletushyväksyjä toimii myös varahenkilönä, jos työntekijän esihenkilö ei ole tavoitettavissa. Voit valita useamman kuin yhden oletushyväksyjän.
   • Nimetty hyväksyjä - Kaikki tämän käytännön mukaiset hyväksyntää vaativat varaukset ohjataan niille hyväksyjille, jotka määrität itse. Jos valitset tämän vaihtoehdon, sinun täytyy määrittää nimetty hyväksyjä kohdassa Hyväksyjä alla. 
     • Määrittääksesi nimetyn hyväksyjän, napsauta Lisää hyväksyjä ja kirjoita haluamasi käyttäjän sähköpostiosoite tai nimi hakukenttään. 
     • Napsauta käyttäjän nimeä, kun olet löytänyt oikean henkilön haulla. Hänet asetetaan tämän käytännön nimetuksi hyväksyjäksi. Voit valita useamman nimetyn hyväksyjän.
6. Voit halutessasi valita kohdan Lisää työntekijän esihenkilö kopiona -valintaruudun. Jos tämä on valittuna, työntekijän esihenkilö saa aina kopion kaikista hyväksyntäviesteistä. 
7. Napsauta Tallenna muutokset kun olet valmis.