Attribuer des approbateurs (via une politique)

Vous pouvez utiliser les paramètres de votre politique pour configurer l'outil de réservation en ligne Spotnana afin de déterminer quand les approbations seront nécessaires et quels utilisateurs de votre entreprise auront le droit d'approuver ou de rejeter les réservations de voyage pour les voyageurs. 

Politiques

Les politiques peuvent être définies :

• pour exiger des approbations avant qu'une réservation puisse être confirmée (également appelées approbations strictes) ou
• pour être facultatives et annuler la réservation uniquement si l'approbateur refuse la réservation (également appelées approbations souples). 
• pour ne pas exiger d'approbations du tout.

Pour plus de détails sur les paramètres de politique, consultez Définir les exigences d'approbation.

Tableau de bord des approbations

De plus, les approbateurs peuvent utiliser le tableau de bord des approbations pour agir sur les approbations en attente de réservations futures ou pour consulter les réservations passées et leurs approbations. Pour plus de détails, consultez Tableau de bord des approbations.

Définir le type d'approbateur et l'approbateur

Les types d'approbateurs sont définis par politique. Si vous avez configuré plusieurs politiques, vous devrez configurer ce paramètre pour chaque politique. 
Tous les utilisateurs désignés comme approbateurs recevront des notifications par e-mail concernant les réservations qu'ils sont chargés d'approuver. 

1. Sélectionnez Politiques dans le menu Programme. La page Paramètres s'affichera avec la branche Politique développée sur le côté gauche. 
2. Sélectionnez la politique souhaitée (la politique Par défaut s'affiche par défaut). La politique sélectionnée s'affichera. 
3. Développez la section Général .
4. Faites défiler jusqu'en bas de la section Actions de groupe de politiques.
5. Définissez le champ Type d'approbateur sur l'une des options suivantes :
   • Manager de l'employé - Toutes les réservations nécessitant une approbation seront attribuées au manager de l'utilisateur associé à la réservation. Si vous sélectionnez ce paramètre, vous devez également définir un approbateur par défaut dans le champ Approbateur par défaut ci-dessous. L'approbateur par défaut sera utilisé pour les employés qui n'ont pas de manager configuré dans le système et pour les réservations d'invités qui nécessitent une approbation. 
     • Pour sélectionner un approbateur par défaut, cliquez sur Ajouter un approbateur et entrez l'e-mail ou le nom de l'utilisateur souhaité dans le champ de recherche qui apparaît. 
     • Cliquez sur le nom de l'utilisateur souhaité une fois que vous l'avez trouvé par la recherche. Cet utilisateur sera désigné comme approbateur par défaut pour cette politique. L'approbateur par défaut sert également d'approbateur de secours lorsque le manager de l'employé est indisponible. Vous pouvez sélectionner plusieurs approbateurs par défaut.
   • Approbateur désigné - Toutes les réservations qui nécessitent une approbation pour cette politique seront attribuées à l'approbateur (ou aux approbateurs) que vous désignez. Si vous sélectionnez ce paramètre, vous devez également définir un approbateur désigné dans le champ Approbateur ci-dessous. 
     • Pour sélectionner un approbateur désigné, cliquez sur Ajouter un approbateur et entrez l'e-mail ou le nom de l'utilisateur souhaité dans le champ de recherche qui apparaît. 
     • Cliquez sur le nom de l'utilisateur souhaité une fois que vous l'avez trouvé par la recherche. Cet utilisateur sera désigné comme approbateur désigné pour cette politique. Vous pouvez sélectionner plusieurs approbateurs désignés.
6. Sélectionnez la case à cocher Ajouter le manager de l'employé en copie si vous le souhaitez. Si elle est sélectionnée, le manager de l'employé sera toujours mis en copie de tous les e-mails d'approbation. 
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé.