テンプレートを作成する（イベント・出張用）
出張テンプレートを使うと、会社管理者がイベントや出張の際に他のユーザー（会社の手配担当者など）が利用できるテンプレートを作成できます。あらかじめ設定をしておくことで、管理者は必要な項目を事前に決めておけます。こうした設定はテンプレートを使って作成されたイベントや出張にも自動的に引き継がれるため、ルールの徹底や運用の統一がしやすくなり、作成者の手間も省けます。一方で、イベントや出張の作成者が柔軟に調整できる部分も残しているので、使い勝手も損なわれません。
目次
テンプレートを作成する
選択 会社 を プログラム メニューから選びます。会社の 設定ページが表示されます。
選択 出張テンプレート （ 設定 メニュー）を左側のナビゲーションから選びます。 出張テンプレート のページが表示されます。
クリック 新規作成します。 新しいテンプレート のページが表示されます。
選択 招待あり または 招待なしを選びます。これによって、このテンプレートから作成されたイベントや出張で、コーディネーターや会社の手配担当者が旅行者に招待メールを送れるかどうかが決まります。また、この設定によって、予約を旅行者本人が行うのか、それとも手配担当者が行うのかも決まる場合が多いです。一度テンプレートでこのオプションを決めると、あとから変更はできません。
招待あり のイベントや出張では、従業員やゲストにメールで招待を送ることができます。このメールには、従業員やゲストが自分で出張予約を行えるリンクが含まれています。
招待なし のイベントや出張では、メールでの招待は送れません。従業員は（ 出張 ページ）から自分で予約することもできますし、手配担当者が代理で予約することも可能です。ゲストの予約はコーディネーターのみが行えます。
テンプレート名 欄に、テンプレートの名前を入力します。どんなイベントや出張で使うものかコーディネーターが分かりやすいような、具体的な名前を付けてください（例：新入社員オリエンテーション用、候補者面接用、ゲスト講演者用、社員転勤用など）。 ロケーション
欄を使って、このテンプレートを利用するイベント／出張の場所をあらかじめ設定できます。 ロケーションを決めておくことで、利用可能な空港やホテルなども事前に指定できます。 ロケーション
欄を使って、このテンプレートを利用するイベント／出張の場所をあらかじめ設定できます。
主な旅行者の種類 欄で、このテンプレートを使ったイベント／出張に追加できる旅行者の種類（例：従業員、ゲストなど）を指定します。 ポリシー
欄で、このテンプレートを使って作成されたイベント／出張の予約時に、どの出張ポリシーを適用するか選択できます。 旅行者のデフォルト または特定のポリシーを選択できます。 旅行者のデフォルト または特定のポリシー
「 旅行者のデフォルト」を選択した場合は、各旅行者のデフォルトポリシーが自動的に適用されます。
特定のポリシーを選択した場合は、 旅行者のポリシーがより緩い場合は適用する （例：許可／不許可）を設定することで、どちらを適用するかシステムが判断します。
許可する予約タイプ セクションで、このテンプレートを使ったイベント／出張でデフォルトで許可する予約タイプを設定できます。各予約タイプごとに利用できる支払い方法も設定可能です。 たとえば
フライト の場合、トグルをオンにすると航空券の予約をデフォルトで許可できます。フライトの種類（例：片道、往復）、利用可能な空港（例：JFK、LAX、LHR）、同行者（家族など）を許可するかどうかも指定できます。チェックボックスで 許可するフライトタイプ や 許可する空港 を選択してください。＋ や − ボタンで 許可する同行者数 を設定できます。フライトの支払い方法を設定するには、支払い方法 欄の鉛筆アイコンをクリックします（デフォルトは 旅行者のデフォルト支払い方法 です）。選択後、確認 をクリックしてください。選択肢は以下の通りです。デフォルトの支払い方法
— 旅行者プロフィールに登録されているすべての支払い方法が利用できます。 旅行者プロフィール内のカード
— セントラルカード以外の旅行者プロフィールに登録されているすべての支払い方法が利用できます。 セントラルカード
— このテンプレートのこの予約タイプ用に指定したセントラルカードを利用します。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のセントラルカードを選択してから 確認 をクリックしてください。.
テンプレートカード — このテンプレートに追加済みのカードが利用できます。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のテンプレートカードを選択してから 確認をクリックしてください。
ご注意 テンプレートにカードを追加していない場合、このオプションは表示されません。カードを追加するには、 新しいカードを追加をクリックしてください。
新しいカードを追加 — クレジットカードを追加 ダイアログから新しいカードを登録できます。追加後は、 テンプレートカード として選択できるようになります。
ホテル の場合、トグルをオンにするとホテル予約をデフォルトで許可できます。利用可能なホテルも指定可能です。ホテルを追加するには、 ＋追加 をクリックします。検索機能でホテルを探し、チェックボックスで選択してください。ホテルの支払い方法を設定するには、支払い方法 欄の鉛筆アイコンをクリックします（デフォルトは 旅行者のデフォルト支払い方法 です）。選択後、確認 をクリックしてください。選択肢は以下の通りです。デフォルトの支払い方法
— 旅行者プロフィールに登録されているすべての支払い方法が利用できます。 旅行者プロフィール内のカード
— セントラルカード以外の旅行者プロフィールに登録されているすべての支払い方法が利用できます。 バーチャルカード
— このテンプレートのこの予約タイプ用に指定したバーチャルカードを利用します。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のバーチャルカードを選択してから 確認 をクリックしてください。.
セントラルカード — このテンプレートのこの予約タイプ用に指定したセントラルカードを利用します。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のセントラルカードを選択してから 確認をクリックしてください。
テンプレートカード — このテンプレートに追加済みのカードが利用できます。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のテンプレートカードを選択してから 確認をクリックしてください。
ご注意 テンプレートにカードを追加していない場合、このオプションは表示されません。カードを追加するには、 新しいカードを追加をクリックしてください。
新しいカードを追加 — クレジットカードを追加 ダイアログから新しいカードを登録できます。追加後は、 テンプレートカード として選択できるようになります。
鉄道 の場合、トグルをオンにすると鉄道予約をデフォルトで許可できます。鉄道の支払い方法を設定するには、 支払い方法 欄の鉛筆アイコンをクリックします（デフォルトは 旅行者のデフォルト支払い方法 です）。選択後、確認 をクリックしてください。選択肢は以下の通りです。デフォルトの支払い方法
— 旅行者プロフィールに登録されているすべての支払い方法が利用できます。 旅行者プロフィール内のカード
— セントラルカード以外の旅行者プロフィールに登録されているすべての支払い方法が利用できます。 セントラルカード
— このテンプレートのこの予約タイプ用に指定したセントラルカードを利用します。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のセントラルカードを選択してから 確認 をクリックしてください。.
テンプレートカード — このテンプレートに追加済みのカードが利用できます。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のテンプレートカードを選択してから 確認をクリックしてください。
ご注意 テンプレートにカードを追加していない場合、このオプションは表示されません。カードを追加するには、 新しいカードを追加をクリックしてください。
新しいカードを追加 — クレジットカードを追加 ダイアログから新しいカードを登録できます。追加後は、 テンプレートカード として選択できるようになります。
レンタカー の場合、トグルをオンにするとレンタカー予約をデフォルトで許可できます。レンタカーの支払い方法を設定するには、 支払い方法 欄の鉛筆アイコンをクリックします（デフォルトは 旅行者のデフォルト支払い方法 です）。選択後、確認 をクリックしてください。選択肢は以下の通りです。デフォルトの支払い方法
— 旅行者プロフィールに登録されているすべての支払い方法が利用できます。 旅行者プロフィール内のカード
— セントラルカード以外の旅行者プロフィールに登録されているすべての支払い方法が利用できます。 バーチャルカード
— このテンプレートのこの予約タイプ用に指定したバーチャルカードを利用します。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のバーチャルカードを選択してから 確認 をクリックしてください。.
ダイレクト請求 — このテンプレートのこの予約タイプ用に指定したダイレクト請求アカウントを利用します。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1つ以上のダイレクト請求アカウントを選択してから 確認をクリックしてください。
セントラルカード — このテンプレートのこの予約タイプ用に指定したセントラルカードを利用します。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のセントラルカードを選択してから 確認をクリックしてください。
テンプレートカード — このテンプレートに追加済みのカードが利用できます。このオプションを選んだ場合は、 次へ をクリックし、1枚以上のテンプレートカードを選択してから 確認をクリックしてください。
ご注意 テンプレートにカードを追加していない場合、このオプションは表示されません。カードを追加するには、 新しいカードを追加をクリックしてください。
新しいカードを追加 — クレジットカードを追加 ダイアログから新しいカードを登録できます。追加後は、 テンプレートカード として選択できるようになります。
テンプレートにカスタム項目を追加したい場合は、 追加 を カスタム項目への回答 セクションでクリックします。ここでカスタム項目を選び、その回答をあなた自身か、テンプレートを使って出張やイベントを作成するコーディネーターのどちらが入力するかを設定できます。設定した回答は、このテンプレートを使って作成された出張やイベントに引き継がれます。 追加をクリックした後、 出張理由など、追加したいカスタム項目を カスタム項目 メニューから選択します。 回答方法 欄で、今すぐ回答を設定するか、後でコーディネーターに入力してもらうかを選べます。 今すぐ回答を設定を選ぶと、その場で回答の入力を求められます。
旅行者プロフィール項目の上書き セクションで、このテンプレート用に旅行者プロフィールの項目を別の値にしたい場合や、テンプレート利用者（コーディネーター）が上書きできるようにしたい場合に設定できます（デフォルトではプロフィールの値が使われます）。上書き可能な項目は 法的事業体 、コストセンター 、部門 です。各項目ごとに、以下の設定から選べます。上書きを許可しない
（デフォルト）— プロフィールの値がそのまま使われ、イベントや出張作成時にこの項目は表示されません。 コーディネーターが上書き可能
— このテンプレートを使うコーディネーターが、プロフィール項目を別の値に設定できます（この操作でプロフィール自体が変更されることはなく、イベント／出張作成時のみ適用されます）。コーディネーターが編集しない場合は、プロフィールの値が使われます。 今すぐ上書き値を設定
— プロフィール項目の値をあらかじめ指定できます。メニューから該当する値を選択してください。イベント／出張作成時にコーディネーターが編集することも可能です（この操作でプロフィール自体が変更されることはなく、イベント／出張作成時のみ適用されます）。 追加設定
セクションで、このテンプレートを使ったイベント／出張でデフォルトで有効となる通知やリマインダーの種類、受信者を設定できます。また、すべてのイベント／出張に共通の説明やコーディネーター向けメモも入力できます。 追加連絡先 のトグルをオンにすると、追加の連絡先を登録できます。旅行者本人には常に出張に関する通知が送信されます（デフォルト設定）。
「メール受信対象」 のチェックボックスで、どの通知やリマインダーを送るか設定できます。 CCに追加したいユーザーがいる場合は、
＋追加 をクリックし、そのユーザーのメールアドレスを入力してください。追加したい場合は、 ＋追加
を繰り返しクリックしてください。 BCCに追加したい場合も、＋追加 をクリックし、そのユーザーのメールアドレスを入力してください。追加したい場合は、＋追加
を繰り返しクリックしてください。 すべてのイベント／出張に共通の説明を入力したい場合は、デフォルト説明 欄のトグルをオンにして、メッセージを入力してください。テキストフォーマット機能も利用できます。この説明は、テンプレート利用時にコーディネーターが上書き可能です。コーディネーター向けのメモを入力したい場合は、
コーディネーターへのメモ 欄のトグルをオンにして、メモを入力してください。テキストフォーマット機能も利用できます。この情報はテンプレート利用時にコーディネーターだけが確認できます。 設定が完了したら、
保存 をクリックします。 出張テンプレート
のページが表示され、作成したテンプレート（およびその設定）が、コーディネーターがイベントや出張を作成する際に利用できるようになります。 テンプレートを編集する既存のテンプレートを編集する手順です。 会社 を
プログラム
メニューから選びます。会社の
設定ページが表示されます。 出張テンプレート （ 設定 メニュー）を左側のナビゲーションから選びます。 出張テンプレート
のページが表示されます。 編集したいテンプレートを探し、その行の名前をクリックします。テンプレート名で検索することも可能です。 このページ内の「テンプレートを作成する」の手順を参考に、各項目を設定してください。「招待あり」と「招待なし」の切り替えはできません。 完了したら 保存 をクリックします。 出張テンプレート
のページが表示されます。このテンプレートを使って新しく作成したイベント／出張には、今設定した内容が適用されます。すでに作成済みのイベント／出張には影響しません。
関連トピック イベントの作成・公開・管理（最新版） テンプレートから出張を作成する
Click Save when done. The Trip templates page will be displayed. Any new events /trips created using this template will use the new settings you just made. Any existing events/trips based on earlier versions of this template will be unaffected by these changes.
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