Facturation directe pour les voitures de location

De nombreux fournisseurs de voitures de location prennent en charge un accord de facturation directe où toutes les réservations d'une entreprise sont liées à un numéro de facturation unique, et tous les paiements sont gérés via une facture consolidée unique.

Les administrateurs peuvent configurer la facturation directe pour les voitures de location dans Spotnana. Cela permet à leurs voyageurs de réserver des voitures de location sans avoir à fournir de méthode de paiement lors du paiement. Les frais associés à la location de voiture seront facturés directement à votre entreprise. Les politiques applicables et les approbations requises seront toujours appliquées. 

Vous devrez également configurer séparément une carte centrale comme méthode de paiement pour les frais de service de Spotnana (la facturation directe couvrant uniquement les frais de la société de location de voitures).

REMARQUE : Vos voyageurs devront fournir leur numéro de fidélité à la société de location de voitures lors de la prise en charge de la voiture. En effet, la méthode de facturation directe n'ajoute pas le numéro de fidélité du voyageur à la réservation. 

Définir une société de location de voitures pour utiliser la facturation directe 

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 
2. Sélectionnez Société dans le menu Programme . La page Général s'affichera.
3. Sélectionnez Méthodes de paiement dans la section Paiement sur la gauche. Les différents types de méthodes de paiement s'afficheront. 
4. Faites défiler jusqu'à la section Programme de facturation directe. La facturation directe est uniquement prise en charge pour les locations de voitures.
5. Cliquez sur Ajouter. La fenêtre des paramètres Ajouter un nouveau programme de voiture s'affichera. 
6. Sélectionnez le nom de la société de location de voitures. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche. 
7. Entrez le Numéro de facturation directe. 
8. Entrez un Nom de programme.
9. Utilisez le menu Rôles utilisateur pour sélectionner les rôles utilisateur au sein de votre entreprise qui sont autorisés à utiliser le compte de facturation directe lors de la réservation de voitures de location. Les options sont Tout le monde ou Administrateurs et agents uniquement. 
10. Utilisez le menu de type de voyageur pour sélectionner les types de voyageurs au sein de votre entreprise pour lesquels la facturation directe peut être utilisée lors de la réservation de voitures de location. Les options sont Tous les voyageurs, Employé, Invité de l'entreprise, Invité personnel. Vous pouvez faire plus d'une sélection.
11. Spécifiez les emplacements des utilisateurs qui sont autorisés à utiliser la facturation directe lors de la réservation de voitures de location. Vous pouvez sélectionner parmi les options suivantes : 
    • Tous les employés de votre entreprise - La possibilité d'utiliser la facturation directe pour les réservations de voitures de location ne sera pas limitée en fonction de l'emplacement. 
    • Uniquement les employés de pays, entités juridiques, départements ou centres de coûts spécifiques - Un menu vous sera présenté pour sélectionner le type d'emplacement. Les options sont Entités juridiques, Pays/Régions, Départements, Centres de coûts. Une fois que vous aurez sélectionné un type d'emplacement, vous pourrez rechercher et sélectionner les emplacements spécifiques (par exemple, un pays ou un centre de coûts spécifique) qui seront autorisés à utiliser la facturation directe lors de la réservation de voitures de location. 
12. Cliquez sur Enregistrer une fois terminé. 

REMARQUE : Vous pouvez modifier ou supprimer une configuration de facturation directe existante pour un fournisseur de location de voitures en cliquant sur les trois points à droite de sa ligne et en sélectionnant Modifier ou Supprimer selon les besoins.