Réserver un voyage pour un événement (employé/organisateur)

Si vous avez été invité à un événement, une nouvelle carte apparaîtra sur votre page Voyages. Vous pouvez également recevoir une invitation à l'événement par e-mail si l'administrateur a choisi d'en envoyer une. 

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 

2. Sélectionnez Voyages dans le menu Voyages. La page Voyages s'affichera. 

3. Sélectionnez l'onglet À venir. Tout événement pour lequel vous n'avez pas encore finalisé vos réservations affichera le statut En attente. 

4. Localisez l'événement pour lequel vous souhaitez effectuer des réservations et sélectionnez-le. La page des détails de l'événement s'affichera. 

5. Pour chaque type de réservation (vol, hôtel, voiture, train) requis pour l'événement, une ligne sera affichée. 

6. Pour votre vol, cliquez sur Commencer la réservation. 

   • Veuillez noter que si vous avez besoin d'une réservation aller-retour ou multi-destinations (maximum 2 vols), assurez-vous de sélectionner cette option. Vous ne pouvez réserver le vol pour l'événement qu'une seule fois. Si vous réservez un aller simple, vous ne pourrez pas réserver un vol de retour (ou un deuxième trajet) comme réservation distincte pour cet événement. Si vous avez déjà réservé un aller simple alors que vous avez réellement besoin d'une réservation aller-retour ou multi-destinations, vous devrez d'abord annuler votre réservation aller simple, puis réserver à nouveau un aller-retour. 

   • Saisissez le nom de l'aéroport de départ dans le champ D'où ?.

   • Saisissez le nom de l'aéroport de destination dans le champ Où ?. L'aéroport de destination peut déjà être configuré. 

   • Sélectionnez les dates de votre voyage (les dates doivent se situer dans la plage de dates désignée pour l'événement). Seuls les administrateurs de l'entreprise peuvent réserver en dehors de la plage de dates désignée. 

   • Si votre administrateur l'a activé, vous pourrez également cliquer sur Ajouter un voyageur pour ajouter des compagnons de voyage (par exemple, des membres de votre famille). 

   • Cliquez sur Rechercher. Le reste du processus de réservation est le même qu'une réservation de vol normale, à l'exception du fait que les dates et heures des vols suggérés peuvent être limitées par les paramètres définis par l'organisateur de l'événement. 

7.  Pour un hôtel, cliquez sur Commencer la réservation. 

   • Sélectionnez l'hôtel souhaité. L'hôtel peut déjà être configuré. 

   • Sélectionnez les dates de votre séjour à l'hôtel (les dates doivent se situer dans la plage de dates désignée pour l'événement). Seuls les administrateurs de l'entreprise peuvent réserver en dehors de la plage de dates désignée.

   • Sélectionnez les tarifs réduits pertinents auxquels vous pourriez être éligible (une pièce d'identité de membre peut être exigée lors de l'enregistrement). 

   • Cliquez sur Rechercher des hôtels. Le reste du processus de réservation est le même qu'une réservation d'hôtel normale. 

8. Pour une voiture, cliquez sur Commencer la réservation. 

   • Saisissez le lieu de prise en charge de la voiture de location. Le lieu de restitution sera automatiquement défini comme étant le même (à moins que vous ne désélectionniez l'option Retourner au même endroit). 

   • Saisissez une date et une heure de prise en charge, ainsi qu'une date et une heure de restitution. 

   • Sélectionnez les dates de votre voyage (les dates doivent se situer dans la plage de dates désignée pour l'événement). Seuls les administrateurs de l'entreprise peuvent réserver en dehors de la plage de dates désignée. 

   • Sélectionnez les tarifs réduits pertinents auxquels vous pourriez être éligible (un numéro de membre peut être requis). 

   • Cliquez sur Rechercher des voitures. Le reste du processus de réservation est le même qu'une réservation de voiture de location normale. 

9. Pour le train, cliquez sur Commencer la réservation. 

   • Saisissez le nom de la gare de départ dans le champ D'où ?. 

   • Saisissez le nom de la gare de destination dans le champ Où ?. 

   • Sélectionnez la date et l'heure de votre voyage (les dates doivent se situer dans la plage de dates désignée pour l'événement). Seuls les administrateurs de l'entreprise peuvent réserver en dehors de la plage de dates désignée. 

   • Cliquez sur Rechercher des trains. Le reste du processus de réservation est le même qu'une réservation ferroviaire normale.

10. Effectuez toutes les réservations requises pour l'événement. 

    • Si vous n'avez pas besoin d'un type de réservation particulier pour assister à l'événement (par exemple, si vous partagez une voiture de location avec un autre participant ou si vous arrivez en train plutôt qu'en avion), cliquez sur Non requis pour l'ignorer. Si vous décidez ultérieurement que vous avez besoin d'une réservation que vous aviez définie comme Non requis, vous pouvez cliquer sur Rétablir pour la réactiver. 

    • Une fois que vous avez effectué toutes les réservations (ou les avez définies comme Non requis), le statut du voyage passera à Terminé.

Si vous devez annuler une réservation, suivez la procédure d'annulation normale.