Configura la integración directa con Outlook para tus reservaciones de viaje

Spotnana te permite ajustar el sistema para que agregue automáticamente recordatorios en tu calendario de Outlook cada vez que hagas una reservación en la plataforma. Así, tus viajeros podrán ver fácilmente sus próximos viajes, los actuales y los anteriores directamente en su calendario de Outlook, sin tener que importar archivos ICS (de calendario) manualmente. 

Si decides no activar esta función, Spotnana seguirá adjuntando archivos ICS a todos los correos de itinerario. Los viajeros podrán importar esos archivos .ics para sincronizar sus reservaciones con el calendario. Sin embargo, cada vez que haya cambios en las reservaciones, se generarán nuevos archivos ICS que deberán importarse de nuevo.

Activa la sincronización automática con el calendario de Outlook

Para activar la sincronización automática de las reservaciones de Spotnana con Outlook para todos los viajeros de tu organización, sigue estos pasos:

1. Pídele al administrador de Microsoft Entra (de tu área de TI) que autorice la aplicación Spotnana Outlook Integration . Para que puedan hacerlo, necesitas compartir el enlace de integración del calendario de Outlook con el administrador. Para obtenerlo: 

   • Inicia sesión en la Herramienta de Reservas en Línea (OBT).  

   • Selecciona Compañía en el menú de Programa . 

   • Luego selecciona Integraciones en el menú de Configuración a la izquierda. Se mostrará la página de Integraciones . 

   • Selecciona la pestaña de Calendario . 

   • Haz clic en Administrar en la fila de integración del calendario de Outlook . Se abrirá la ventana de integración del calendario de Outlook . 

   • Copia la URL que aparece en el campo Utiliza el siguiente enlace para aprobar el acceso (como se muestra abajo) y compártela con tu administrador de Microsoft Entra. 
     
     Nota: Esta URL le permitirá a tu administrador de Microsoft Entra aprobar la aplicación Spotnana Outlook Integration Asegúrate de indicarle al administrador que seleccione la opción Consentir en nombre de tu organización . 

2. Después, tu administrador de Microsoft Entra debe usar el enlace que le diste para aprobar la aplicación Spotnana Outlook Integration . Debe asegurarse de marcar la opción Consentir en nombre de tu organización y hacer clic en Aceptar. 

3. Cuando tu administrador de Microsoft Entra te confirme que este paso ya está hecho, debes: 

   • Ir a la misma página en la OBT que usaste en el paso 1.

   • Cuando aparezca la ventana de integración del calendario de Outlook , selecciona Conectar calendario de Outlook. 
     
     Esto valida que la aplicación Spotnana Outlook Integration fue aprobada por tu administrador de Microsoft Entra y conecta el sistema de Spotnana con tu calendario de Outlook personal. 

4. Después, desde esa misma ventana de integración del calendario de Outlook , activa la opción Sincronización de calendario .
   
   Esto habilitará la sincronización de calendario para todos los viajeros de tu organización. 

5. Una vez que completes todos estos pasos, la opción Conectar calendario de Outlook aparecerá en la página principal de Spotnana para todos los viajeros de tu empresa. Indícales a tus viajeros que activen esta opción. 
   
   Esto hará que cada usuario inicie sesión automáticamente en su cuenta de Microsoft Outlook y se genere un token único que autoriza las actualizaciones del calendario. Cuando todos los usuarios hayan hecho esto, la configuración estará lista.
   Nota: Si un viajero cierra por error este aviso, todavía puede activar la función entrando a su página de Perfil en la OBT (Mi perfil en el menú que aparece bajo el icono con su nombre) y seleccionando Tus aplicaciones conectadas en el menú del lado izquierdo. Después, debe seleccionar Conectar calendario de Outlook en la sección de Outlook . 

Si un viajero no inicia sesión en la OBT durante 90 días, el token del calendario de Microsoft Outlook expirará. Esto es una medida de seguridad de Microsoft y Spotnana no puede modificarlo. Si esto sucede, el viajero puede volver a autorizar el token haciendo clic en Conectar calendario de Outlook en la página principal de la OBT. Si el viajero no renueva el token de Microsoft Outlook después de que expire, Spotnana volverá a adjuntar archivos ICS a los correos de itinerario para las reservaciones de viaje.