Notas de la versión – Agosto 2024

Aquí te compartimos las mejoras más recientes en la plataforma Travel-as-a-Service de Spotnana. Las novedades están organizadas por categoría funcional (Contenido, Autoservicio, etc.).

Contenido

Trenes: Nuevo contenido ferroviario europeo

Ahora puedes encontrar contenido de Iryo, el segundo operador ferroviario más grande de España, disponible en la plataforma de Spotnana. Esto se suma al contenido de Renfe (la compañía nacional de trenes de España) que ya estaba integrado. Los viajeros pueden reservar boletos en clase estándar o primera clase, y también tienen la opción de cancelar su reserva. 

Experiencia de viaje

Aéreo: Pago dividido para servicios adicionales

La nueva función de pagos divididos de Spotnana permite que el costo de una reserva y de servicios adicionales se reparta entre dos formas de pago distintas. Así, los viajeros pueden pagar mejoras de asiento, equipaje extra o el EarlyBird Check-In de Southwest con su propia tarjeta de crédito, mientras que la tarifa principal del boleto se paga con el método de pago de la empresa. Por ejemplo, un viajero puede reservar un vuelo con el pago corporativo y luego usar su tarjeta personal para pagar una mejora de asiento preferente. 

Primero, los administradores de la empresa deben definir qué servicios adicionales pueden pagarse con métodos de pago corporativos. Esto se configura así: 

1. Selecciona Políticas desde el menú Programa (se mostrará la página de política predeterminada). Selecciona la 

2. Política predeterminada bajo Empleado o No empleado (en el menú de la izquierda). Despliega la sección de

3. Vuelo y baja hasta la sección de Complementos . Luego, usa el menú para seleccionar los complementos permitidos. 

4. Si algún servicio adicional no está incluido en la política, al agregarlo a la reserva se le pedirá al viajero que elija un método de pago personal. Para más detalles, consulta 

Paga servicios adicionales con tu tarjeta personal (Aéreo) y Ver detalles de pago dividido en el itinerario (Aéreo) .Aéreo: Mejoras en la selección de asientos

Hicimos los siguientes cambios para que la selección de asientos sea más clara para los viajeros:

Selección de asientos antes de emitir el boleto: Si una aerolínea no permite elegir asientos antes de la emisión, ahora mostraremos una notificación explicando que la selección solo es posible después de emitir el boleto. Una vez emitido, los viajeros podrán elegir su asiento desde la página de

• Viajes . Tarifas Basic Economy/Saver: Algunas tarifas (como Basic Economy o Saver) no permiten seleccionar asiento. Ahora la plataforma muestra claramente cuando esta restricción se debe al tipo de tarifa.

• Referencia de ID de reserva en todas las reservas

Para brindar mayor claridad y consistencia en la plataforma, ahora los viajeros verán el

ID de reserva destacado en todos los correos, viajes y facturas de Spotnana. Contar con el ID de reserva facilita cualquier comunicación con agentes o proveedores de viaje. Esto se suma al ID de viaje que se muestra a nivel de cada viaje. Gestión de viajes 

Viajes en grupo: Reserva aérea para varios pasajeros (un PNR por pasajero)

Ahora los administradores y organizadores de viajes pueden reservar vuelos para varios viajeros al mismo tiempo, sin tener que hacer una reserva individual para cada uno. Se pueden reservar vuelos para hasta seis personas a la vez. Algunos detalles importantes sobre estas reservas:

Todos los viajeros del grupo deben ser empleados con perfil en Spotnana (no invitados).

• El viajero principal de la reserva define qué políticas de viaje y métodos de pago estarán disponibles. Si la reserva requiere aprobación o no, depende de las políticas del viajero principal. 

• Al buscar vuelos, los precios se muestran por pasajero. Al seleccionar y expandir una opción, verás el costo total para todos los pasajeros. 

• Una vez hecha la reserva, a cada viajero del grupo se le agregará el viaje en su página de

• Viajes . Estos viajes pueden modificarse de manera independiente. El administrador o coordinador que hizo la reserva grupal verá el viaje de grupo en su página de

• Viajes en grupo . Ese viaje incluirá todas las reservas de los viajeros asociados. Cada pasajero del grupo tendrá un PNR único, que servirá para rastrear cualquier cambio en su reserva. 

• Para más información, consulta

Reservas aéreas para varios viajeros .Configuración del costo de carbono 

Ahora los administradores pueden definir un costo fijo por las emisiones generadas por los viajes. Para configurarlo, selecciona

Empresa desde el menú Programa. Se mostrará la página de General . Busca la sección de Información de la empresa donde puedes ingresar el valor de Costo de carbono . Este valor determina cómo se calcula el costo de emisiones generadas por las reservas de viaje. El monto calculado se muestra al viajero al momento de pagar. Nuevo esquema de aprobaciones por correo electrónicoPara reducir la cantidad de correos que reciben viajeros y aprobadores de Spotnana, lanzamos un nuevo esquema que determina cuándo y a quién se envían los emails. Además, agregamos nuevas plantillas de correo con textos adaptados a cada situación. Gracias a esto, ahora se envían menos correos de aprobación:

Un máximo de 1 correo para aprobaciones pasivas

Un máximo de 2 correos para aprobaciones suaves

• Un máximo de 3 correos para aprobaciones estrictas

• Además, los correos para aprobadores ahora muestran el nombre preferido del viajero, en lugar del nombre oficial del pasaporte.

• Mejoras en mensajes del sitio

Los mensajes del sitio permiten a los administradores mostrar avisos a los empleados en la herramienta de reservas web, la app móvil y los correos de Spotnana. Estas son las novedades:

Al escribir el

Texto del mensaje

• , ahora puedes elegir el color de fuente y de fondo. Si agregas un enlace (por ejemplo, para que los viajeros obtengan más información), ese enlace ahora se abre en una nueva pestaña al hacer clic.Para más detalles sobre mensajes del sitio, consulta 

• Configurar mensajes del sitio  

. Configuración de SFTP por autoservicio y notificaciones por correoPermitimos que los clientes suban datos de RRHH a la plataforma usando varios métodos. Uno de ellos es SFTP (Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos), muy usado para enviar datos desde el sistema de RRHH. Con este método, los clientes pueden configurar y programar la actualización de sus datos de RRHH directamente en la plataforma. Ahora, los clientes pueden configurar su integración SFTP por su cuenta (sin contactar a Spotnana). Además, quienes ya usan SFTP pueden recibir notificaciones por correo cuando una carga de datos es exitosa o presenta errores.

Para configurar tu integración SFTP, selecciona

Empresa

desde el menú Programa. Luego, selecciona Integraciones en la sección de Configuración en la barra lateral. Se mostrará la página de Integraciones . Para configurar SFTP, haz clic en Administrar . Para más detalles, consulta Instrucciones de configuración SFTP. El autoservicio SFTP no está disponible para clientes que usan cifrado PGP o múltiples llaves SSH. Filtros de reportes y mejoras de accesibilidadLa herramienta de

Analytics 

de Spotnana permite a los administradores revisar métricas clave, aplicar filtros avanzados, ordenar resultados y descargar datos para análisis. Mejoramos la página de

Reportes de empresa (en el menú de Analytics ) para que filtrar y acceder sea más fácil: Filtros de rango de fechas predefinidos: Ahora puedes elegir rangos de fechas estándar al aplicar filtros en los reportes. Por ejemplo, si quieres ver los últimos 6 meses, solo selecciona Últimos 6 meses

• en el menú. Selección múltiple: Dependiendo de la configuración y permisos de tu organización, ahora puedes ver datos agregados de varias entidades (organizaciones o razones sociales) en un solo reporte. Accesibilidad: 

• Para asegurar que la página de Reportes de empresa 

• sea accesible en diferentes navegadores y pantallas, ajustamos el diseño y tamaño de los filtros principales. Además, la barra lateral ahora se adapta al tamaño de la pantalla. Para más detalles sobre analytics y reportes disponibles, consulta Reportes analíticos . 

Eventos Mejoras en Spotnana EventsSpotnana Events facilita la gestión de viajes para grupos que van al mismo destino, permitiendo que empleados e invitados reserven y gestionen sus viajes para reuniones y eventos.

Estas son las mejoras en la experiencia de gestión de viajes para eventos:

Carga masiva de invitados

- Para facilitar la invitación de varios invitados a un evento, ahora se puede cargar una lista en formato CSV con los correos de todos los asistentes. Para invitados (no empleados), también se requerirá nombre y apellido además del correo. 

Nueva lista de viajeros invitados

• - Ahora la lista de invitados muestra el estado de la invitación, estado de reserva y fechas de viaje. El coordinador puede elegir cuántos asistentes ver por página (10/25/50). Además, al pasar el cursor sobre el estado de invitación, se puede ver la hora exacta en que se envió. Restricción para eliminar viajeros con reservas

• - Si un asistente ya reservó su viaje para el evento, el coordinador no podrá eliminarlo hasta que todas sus reservas relacionadas sean canceladas. El sistema mostrará un mensaje explicando que primero se debe cancelar la reserva antes de poder eliminar al asistente. Nuevos filtros en la página de Eventos

• - Ahora puedes buscar eventos por nombre en la página de Eventos

• , así como filtrar por fecha o estado (borrador o publicado). Las siguientes mejoras aplican a la experiencia del viajero en Eventos: Se recuerdan los parámetros de búsqueda - El sistema recuerda los datos que el viajero ingresó al reservar para el evento, evitando que tenga que volver a escribirlos al comparar fechas o aeropuertos. 

Fechas prellenadas

• - Las fechas de viaje se completan automáticamente según otras reservas que el viajero ya hizo para el evento. Así se asegura que todas las reservas coincidan y se reduce la repetición de datos. Mejoras en la ventana de reserva

• - Las fechas del evento ahora están claramente marcadas en el calendario, facilitando que el viajero elija las fechas que más le convengan. Formato de correos de evento

• - Las imágenes o íconos en los correos de invitación ya no expiran y siempre se mostrarán igual, manteniendo el formato aunque el viajero consulte correos antiguos. Enlace para invitados en el correo

• - Cuando un invitado recibe la invitación, el enlace lo lleva directamente a la página para reservar el viaje para ese evento (no a la página principal de Spotnana). Las siguientes mejoras aplican a la experiencia de los agentes en Eventos:

• Reservas manuales y PNR shell - Ahora los viajes de evento permiten agregar reservas manuales hechas fuera del sistema usando PNR shell para cualquier tipo de reserva soportada por el evento.

Búsqueda de viajes de evento

• - Los agentes y administradores pueden buscar viajes de evento aunque aún no tengan PNR, facilitando encontrar viajes de viajeros sin reservas hechas. Pagos

• Identificación del propietario del método de pago Mejoramos la manera de identificar si una tarjeta es personal, corporativa o centralizada:

Al agregar una nueva forma de pago, se solicita especificar si la tarjeta es personal o corporativa.

Las tarjetas agregadas por administradores para uso centralizado ahora aparecen marcadas como “central” por defecto. Esto incluye tarjetas corporativas, virtuales, UATP y United Airlines PassPlus.

El indicador de propiedad de la tarjeta ahora es visible en el perfil del viajero, al momento de pagar y en la API de Viajes.

• Estos cambios solo aplican a tarjetas nuevas. Las tarjetas y métodos de pago existentes no tendrán esta etiqueta ni podrán agregarla.

• Esta función no está habilitada automáticamente para todos los clientes. Si deseas activarla, contacta a tu equipo de soporte.  

• Mejoras en facturación directa para renta de autos 

Se realizaron las siguientes mejoras en la configuración de facturación directa para pagos de autos: 

Los administradores ahora pueden configurar la facturación directa desde la sección de

Pagos

. Antes esto se hacía en la sección de

• Proveedores (dentro de Programas de proveedores ). Ahora los administradores pueden restringir quién puede usar el método de pago según el rol (“Todos” o “Solo administradores y agentes”) y el tipo de viajero (“Todos los viajeros”, “Empleado”, “Invitado de empresa”, “Invitado personal”). También pueden definir los países, entidades legales, departamentos o centros de costos autorizados. Ahora los códigos de descuento corporativo pueden agregarse a nivel TMC, empresa o entidad legal (ya no están vinculados directamente al número de facturación directa). Los números de facturación directa seguirán funcionando aunque no tengan código de descuento. Para configurar la facturación directa, seleccionaEmpresa 

• desde el

• menú Programa.

Luego, selecciona Métodos de pago en la sección de Pagos en la barra lateral. Esta función no está habilitada automáticamente para todos los clientes. Si deseas activarla, contacta a tu equipo de soporte. Pago virtual para renta de autos Ahora los administradores pueden configurar métodos de pago virtual para reservas de autos. Al agregar un método de pago virtual, los administradores pueden: Definir restricciones de uso según: 

Rol (“Todos” o “Solo administradores y agentes”)

Tipo de viajero (“Todos los viajeros”, “Empleado”, “Invitado de empresa”, “Invitado personal”) o

Entidad legal. 

Hacer que la tarjeta virtual sea obligatoria para cualquier tipo de reserva (por ejemplo, autos u hoteles).

• Definir con qué arrendadoras de autos se puede usar la tarjeta.

  • Indicar si el pago solo cubre la tarifa base, impuestos y cargos. De manera opcional, se puede permitir que la tarjeta virtual también cubra servicios extra adquiridos directamente con la arrendadora.

  • Los administradores también pueden agregar códigos de descuento corporativo para cada arrendadora a nivel TMC, empresa o entidad legal. Además, dentro de cada arrendadora, los códigos pueden configurarse por separado para pagos virtuales (y otros métodos de pago). 

  • Además, al buscar autos de alquiler, ahora hay un filtro nuevo:

• Mostrar solo pagos virtuales

• . Al usar este filtro, solo se mostrarán opciones que acepten pagos virtuales. 

• Si el viajero necesita mostrar el número de tarjeta a la arrendadora al recoger el auto, ese número aparecerá en la página de

Viajes

(dentro de la confirmación) 24 horas antes del retiro del auto. Esta función no está habilitada automáticamente para todos los clientes. Si deseas activarla, contacta a tu equipo de soporte.Infraestructura TMC 

Configuración de PCC de proveedores Un código de ciudad pseudo ( 

PCC) es clave en la infraestructura de cualquier TMC. Representa una “instancia” de acceso que permite al TMC consultar contenido de proveedores en diferentes países, monedas y puntos de venta.

Para agilizar la configuración de PCCs, ahora los administradores TMC pueden agregar nuevos PCCs por autoservicio en la plataforma de Spotnana. Una vez creado el PCC, con credenciales y acceso otorgados por el proveedor, el administrador puede agregarlo a la plataforma. Así, ahora es posible agregar credenciales de Sabre, NDC, Farelogix NDC, Travelfusion y Trainline usando un formulario adaptado a cada proveedor.

Este formulario solo está disponible para administradores TMC. Para verlo, selecciona

Configuración TMC desde elmenú Programa. Luego, selecciona Proveedores 

en la barra lateral. Se mostrará la página de Proveedores . Para agregar un nuevo PCC, selecciona el proveedor en el menú desplegable y haz clic en Agregar . La tabla de Proveedores en la página ahora incluye los siguientes campos: Código PCC: El código PCC de 4 letrasEtiqueta: 

Cualquier etiqueta personalizada que el administrador TMC elija Número IATA: El número IATA registrado de la agencia dueña del PCC

• Moneda: La moneda en la que está denominado el PCC

• País: El país donde está registrado el PCC

• Nombre de la agencia: El nombre de la agencia propietaria

• Aplicable para: Indicador de qué tipos de viaje soporta el PCC

• Experiencia del agente Trenes: Finalizar

• Cuando una reserva se realiza fuera de la herramienta de reservas online de Spotnana, ya sea por formulario manual o PNR shell, el agente puede hacer clic en el botón Finalizar

• . Al hacerlo, se evalúan las políticas de la reserva. También se solicitarán respuestas para campos personalizados o motivos fuera de política, si corresponde. Además, el viajero recibirá un correo de confirmación. La función de Finalizar

ya estaba disponible para reservas de avión, hotel y auto, y ahora también está habilitada para reservas manuales de tren.

Rail: Finalize

When a reservation is booked outside of the Spotnana Online Booking Tool via Manual Form or Shell PNR, the agent is able to click the Finalize button. Clicking this button will then trigger a policy evaluation of the reservation. The agent will also be prompted to enter answers for any relevant custom fields and/or out of policy reasons codes. In addition, the traveler will be sent a confirmation email. The Finalize button functionality was already available for air, hotel, and car bookings, but is now also enabled for rail manual form bookings.