Events erstellen und veröffentlichen (Version 1)

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Veranstaltungen nach dem bisherigen Verfahren anlegen und veröffentlichen. Informationen zum aktuellen Vorgehen finden Sie unter Events erstellen, veröffentlichen und verwalten (aktuelle Version).

Nur Administratoren können Veranstaltungen erstellen und verwalten.

INHALTSVERZEICHNIS

• Event-Erstellung
  • Event anlegen
  • Vorhandene Events anzeigen und verwalten
  • Event veröffentlichen
• Verwandte Themen

Event anlegen

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 

2. Wählen Sie Events im Trips Menü aus. Die Events Seite wird angezeigt.  

3. Klicken Sie auf Neues Event. Die Event erstellen Seite öffnet sich. 

4. Geben Sie den Namen der Veranstaltung im Feld Eventname ein. Unter diesem Namen sehen die eingeladenen Teilnehmer das Event.

5. Tragen Sie den Veranstaltungsort im Feld Ort ein.

6. Wenn Sie möchten, wählen Sie ein Titelbild für das Event aus (dies wird in der Einladung angezeigt). Alternativ können Sie auf Hochladen klicken, um ein eigenes Bild zu verwenden.

7. Geben Sie Beginn und Ende der Veranstaltung in den Feldern Eventdaten an. 

8. Tragen Sie die Reise-Beginndaten und Reise-Enddaten im Bereich Reisedaten ein. 

   • Das Startdatum sollte vor dem eigentlichen Eventbeginn liegen. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Jetlag, Reiseentfernung oder Umstiege.

   • Das Enddatum sollte nach dem Ende der Veranstaltung liegen.

9. Fügen Sie im Feld Beschreibung eine Eventbeschreibung hinzu. Sie können den Text formatieren (fett, kursiv, Aufzählungen, Schriftart, Farbe, Einzüge) und Links einfügen. 

10. Legen Sie fest, welche Buchungsarten für dieses Event erlaubt sind. Teilnehmer sehen nur die Buchungsarten, die der Administrator für dieses Event freigeschaltet hat. Falls nach Veröffentlichung noch eine weitere Buchungsart benötigt wird, kann der Administrator diese für den Gast buchen. 

11. Für Flug:
    

    • Um die erlaubten Flugtypen festzulegen, wählen Sie im Menü Erlaubte Flugtypen einen oder mehrere der folgenden Optionen aus:

      • Einfachflug

      • Hin- und Rückflug

      • Rückflug kann von einem anderen Ort als der Hinflug starten – praktisch, wenn mehrere Veranstaltungen besucht werden müssen 

    • Klicken Sie auf Hinzufügen um die gewünschten Flughäfen festzulegen. Das Feld ErlaubterFlughafen wird eingeblendet. Hier können Sie alle Flughäfen angeben, von denen aus Teilnehmer Flüge buchen dürfen, um an der Veranstaltung teilzunehmen (Abflughafen ist frei wählbar). Sie können dieses Feld auch leer lassen. Abflug .

      • Geben Sie den Namen oder Code des gewünschten Flughafens ein. Passende Flughäfen werden automatisch angezeigt. 

      • Wählen Sie den gewünschten Flughafen aus. 

      • Um weitere Flughäfen hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf Hinzufügen und wiederholen Sie den Vorgang. 

    • Nutzen Sie die Kalender- und Zeitfelder unter Vorgeschlagene Ankunft vor und Vorgeschlagene Abreise nach um festzulegen, wann Reisende zur Flugbuchung aufgefordert werden. Standardmäßig orientieren sich diese Angaben an den Eventdaten Feldern. Die Reisenden werden gebeten, Flüge innerhalb dieses Zeitraums zu buchen. und Uhrzeiten. 

12. Für Hotel:

    • Klicken Sie auf Hinzufügen um die gewünschten Hotels festzulegen. Das Feld Hotel wird eingeblendet. Hier können Sie alle Hotels angeben, in denen Teilnehmer für das Event übernachten können. Sie können dieses Feld auch leer lassen. 

    • Geben Sie den Namen des gewünschten Hotels ein. Passende Hotels werden automatisch angezeigt. 

    • Wählen Sie das gewünschte Hotel aus.  

    • Um weitere Hotels hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf Hinzufügen und wiederholen Sie den Vorgang. 

13. Für Mietwagensind keine weiteren Einstellungen erforderlich. 

14. Für Bahnsind keine weiteren Einstellungen erforderlich. 

15. Geben Sie an, welche Zahlungsmethode die Teilnehmer für die Buchungen im Rahmen des Events verwenden sollen.

    • Um eine einzelne Zahlungsmethode für alle Buchungsarten zu hinterlegen, klicken Sie in das Feld Zahlungsoption auswählen und wählen Sie Neue Karte hinzufügen. Die Kreditkarte hinzufügen Seite öffnet sich. Tragen Sie die Kartendaten wie gewohnt ein. Standardmäßig sind alle Buchungsarten erlaubt, dies können Sie aber unter Anwendbar für anpassen. Stellen Sie sicher, dass für jede Buchungsart eine Zahlungsmethode hinterlegt ist. Die Gültigkeit der Zahlungsmethode für die jeweilige Buchungsart erkennen Sie an den kleinen Symbolen.  

    • Um eine bereits vorhandene Zahlungsmethode für alle Buchungsarten zu nutzen, klicken Sie in das Feld Zahlungsoption auswählen und wählen Sie die gewünschte Methode aus. Die Gültigkeit für die einzelnen Buchungsarten erkennen Sie an den kleinen Symbolen.

    • Um die Standard-Zahlungsmethode jedes Reisenden zu verwenden, klicken Sie in das Feld Zahlungsoption auswählen und wählen Sie Standard-Zahlungsmethode jedes Reisenden verwenden. Jeder Teilnehmer nutzt dann seine eigene Standard-Zahlungsmethode. Bitte beachten Sie: Wenn Sie Gäste einladen, müssen Sie vorab eine Zahlungsmethode für diese hinterlegen (siehe Abschnitt Voraussetzungen ). 

    • Um für jede Buchungsart eine eigene Zahlungsmethode festzulegen, aktivieren Sie das Feld Zahlungsmethoden nach Buchungsart festlegen . Folgen Sie dann den Anweisungen in diesem Abschnitt, um für jede Buchungsart die gewünschte Zahlungsmethode auszuwählen. 

16. Das Feld Ansprechpartner wird automatisch mit dem Nutzer befüllt, der das Event anlegt. Sie können diesen Kontakt aber auch ändern. Diese Person ist für die Teilnehmer die erste Anlaufstelle bei Fragen.

17. Legen Sie bei Bedarf eigene Felder im Bereich Benutzerdefinierte Felder fest. Sie können weitere Felder hinzufügen und die jeweiligen Fragen beantworten. Um ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf + Benutzerdefiniertes Feld und wählen Sie das gewünschte Feld aus dem Menü. 

    • Bei benutzerdefinierten Feldern, bei denen im Feld Reisetyp „Alle Reisen“ (in der Felddefinition) hinterlegt ist, können Sie die Frage für die Reisenden beantworten oder die Antwort den Reisenden überlassen. Wenn Sie die Antwort vorgeben, wird das Feld für die Reisenden ausgeblendet. Beispielsweise könnten Sie bei einem Feld Reisegrund„Konferenz“ für alle auswählen. 

    • Bei benutzerdefinierten Feldern, bei denen im Feld Reisetyp "Nur Event-Reisen" (in der Felddefinition)können Sie entscheiden, ob dieses Feld für das Event angezeigt werden soll. Zum Beispiel könnten Sie bei einem Feld Bevorzugte Shuttlezeit festlegen, ob es im Event angezeigt werden soll..

    • Änderungen an benutzerdefinierten Feldern nach der Veröffentlichung eines Events wirken sich nur auf noch nicht getätigte Buchungen aus. 

18. Fahren Sie dann wie folgt fort:

    • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern (um das Event als Entwurf zu speichern und später Teilnehmer hinzuzufügen)

    • oder auf Teilnehmer hinzufügen (um direkt Teilnehmer einzuladen)

19.  Wenn Sie Teilnehmer hinzufügengewählt haben, können Sie jetzt Teilnehmer zum Event einladen.  Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Liste mit Mitarbeiter- oder Gastteilnehmern als CSV-Datei hochzuladen.  

    • So fügen Sie einzelne Mitarbeiter hinzu: Klicken Sie auf + Teilnehmer hinzufügen. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des gewünschten Nutzers ein. Es werden passende Nutzer angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Mitarbeiter, die teilnehmen sollen. 

    • So fügen Sie einen Gast hinzu, der kein Mitarbeiter Ihres Unternehmens ist: Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse im Suchfeld ein und klicken Sie dann auf Gastteilnehmer hinzufügen. Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse des Gastes ein, den Sie einladen möchten. Wählen Sie die passende juristische Einheit aus. Klicken Sie auf das Häkchen. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Gastteilnehmer.

    • So laden Sie eine Liste mit Mitarbeitern oder Gästen hoch: Klicken Sie auf Hochladen. Laden Sie die passende CSV-Vorlage (Mitarbeiter oder Gast) herunter. Tragen Sie die Teilnehmer in die Datei ein (bei Mitarbeitern genügt die geschäftliche E-Mail-Adresse, bei Gästen Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse, jeweils durch Kommas getrennt). Nutzen Sie den mittleren Bereich des Pop-ups, um Ihre CSV-Datei hochzuladen. Klicken Sie auf UploadNext wenn Sie fertig sind.

20. Sobald Sie alle gewünschten Buchungsarten (Flug, Hotel usw.) eingestellt, eine Zahlungsmethode angegeben und die Teilnehmer ausgewählt haben, können Sie das Event veröffentlichen. Klicken Sie dazu auf Veröffentlichen oder lesen Sie Event veröffentlichen für weitere Details.

Vorhandene Events anzeigen und verwalten

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 

2. Wählen Sie Events im Trips Menü aus. Die Events Seite wird angezeigt. Sie können nach Eventname, Eventdatum oder Eventstatus filtern (nur für bevorstehende Events). 

   1. Wählen Sie den Reiter Bevorstehend um bevorstehende oder laufende Events anzuzeigen. 

   2. Wählen Sie den Reiter Abgeschlossen um vergangene Events zu sehen.

   3. Wählen Sie den Reiter Abgesagt um abgesagte Events zu sehen.

3. Jedes angelegte Event wird als eigene Zeile angezeigt. Für jedes Event sehen Sie den Ort, die Daten, die Anzahl der Reisenden und die Buchungsart. Für noch nicht veröffentlichte Events können Sie das Event veröffentlichen (mit oder ohne E-Mail-Benachrichtigung).  

4. Suchen Sie das gewünschte Event und klicken Sie darauf. Die Detailseite des Events wird geöffnet. 

5. Sie können die Eventdetails und die Teilnehmerliste einsehen und bearbeiten. 

   • Event-Einstellungen (Hauptseite) - Sie können Name, Reisebeginn und -ende, Titelbild und Beschreibung ändern (solange das Event noch nicht veröffentlicht wurde).

   • Teilnehmer (ggf. müssen Sie auf Teilnehmer hinzufügenklicken) - Für jeden Teilnehmer sehen Sie Name, E-Mail, Reisedaten, Einladungsstatus und Buchungsstatus. Ein grünes Symbol zeigt an, dass die entsprechende Buchung abgeschlossen ist. Sie können nach Einladungsstatus (Eingeladen, Noch nicht eingeladen) oder nach dem Status einer Buchungsart filtern (Gebucht, Nicht gebucht, Abgelehnt). Um nach einer Buchungsart zu filtern, klicken Sie auf das entsprechende Symbol und wählen Sie den gewünschten Status aus dem Menü.

     • Um einen Teilnehmer an ausstehende Buchungen zu erinnern, können Sie die E-Mail-Einladung erneut senden, indem Sie auf das Briefsymbol klicken (erscheint rechts neben der Spalte Einladung ). Diese Funktion steht nur nach Veröffentlichung des Events zur Verfügung. 

     • Um mehreren Teilnehmern gleichzeitig eine Einladung oder Erinnerung zu senden, markieren Sie die jeweiligen Namen und klicken Sie dann auf E-Mail senden in der Symbolleiste. Wenn die ausgewählten Teilnehmer teils schon eingeladen wurden und teils noch nicht, müssen Sie die Aktion bestätigen. Die Erinnerung unterscheidet sich inhaltlich leicht von der ursprünglichen Einladung.

     • Um einen Teilnehmer zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol (erscheint rechts neben der Spalte Einladung ). Um mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu entfernen, markieren Sie die jeweiligen Namen und klicken Sie auf das Papierkorb-/Löschen-Symbol in der Symbolleiste. Nach dem Entfernen sieht der Teilnehmer das Event nicht mehr. Hinweis: Sie müssen alle Buchungen des Teilnehmers für das Event stornieren, bevor Sie ihn entfernen können.

     • Um eine Teilnehmerliste hochzuladen, klicken Sie auf Hochladen und folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Event anlegen weiter oben auf dieser Seite.

     • Um die aktuelle Teilnehmerliste herunterzuladen, klicken Sie auf Herunterladen in der Symbolleiste.

Event veröffentlichen

Sobald Sie Ihr Event erstellt haben, können Sie es entweder vorab prüfen oder direkt veröffentlichen. Bei der Veröffentlichung können Sie festlegen, ob die Teilnehmer eine E-Mail-Einladung erhalten sollen. 

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 

2. Wählen Sie Events im Trips Menü aus. Die Events Seite wird angezeigt.

3. Wählen Sie den Reiter Bevorstehend um bevorstehende Events zu sehen. Jede Veranstaltung wird als eigene Zeile angezeigt – mit Ort, Datum, Teilnehmerzahl und Buchungsart. 

   • Um das Event vor der Veröffentlichung zu prüfen, suchen Sie das gewünschte Event und klicken Sie auf die entsprechende Zeile. 

   • Um die Einladungsvorschau zu sehen, klicken Sie bei dem entsprechenden Event auf Mail-Vorschau (die Einladung wird an Ihre E-Mail-Adresse geschickt).

   • Um ein Event zu veröffentlichen, ohne E-Mail-Einladungen zu verschicken, klicken Sie bei dem entsprechenden Event auf Nur veröffentlichen .

   • Um ein Event zu veröffentlichen und gleichzeitig E-Mail-Einladungen an die Teilnehmer zu senden, klicken Sie auf Veröffentlichen und Einladung senden beim jeweiligen Event.

   • Um ein bereits veröffentlichtes Event zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten. 

4. Nach der Veröffentlichung können Sie am Event nur noch folgende Änderungen vornehmen:

   • Eventname

   • Eventbeschreibung

   • Reisedaten erweitern (z. B. früherer Beginn oder späteres Ende)

   • Zahlungsmethoden für Teilnehmer 

   • Flughäfen oder Hotels hinzufügen (sofern Flug- und Hotelbuchungen erlaubt sind)

   • Teilnehmer hinzufügen

   • Teilnehmer entfernen (sofern noch keine Buchung vorliegt)

   • Benutzerdefinierte Felder

Verwandte Themen

• Events (Überblick)
• Reise zu einem Event buchen (Mitarbeiter/Beauftragte)
• Reise zu einem Event buchen (Nicht-Mitarbeiter/Gast)