Създаване, публикуване и управление на събитие (последна версия)

Само потребители с определени роли могат да създават, публикуват и управляват събития. Администраторите на компанията и координаторите на събития ще имат достъп до всички действия, описани по-долу. 

СЪДЪРЖАНИЕ

• Създаване, публикуване и управление на събитие
  • Създаване на събитие
  • Преглед и управление на съществуващи събития
  • Публикуване на пътувания за събитие (за събития с покани)
  • Преглед на отчети за събитие
  • Свързани теми

Създаване на събитие

1. Влезте в Онлайн системата за резервации. 

2. Кликнете върху Пътувания. Ще се зареди страницата Пътувания . 

3. Изберете Създай (горе вдясно) и изберете Събитие от шаблон от менюто. Ще се отвори прозорецът Създаване на събитие от шаблон .

4. Полето Организация ще бъде попълнено с името на вашата компания. Ако сте администратор на TMC, изберете съответната организация.

5. Изберете шаблона, който искате да използвате за вашето събитие, от полето Шаблон за пътуване . Така ще използвате предварително зададените стойности от избрания шаблон. Ако не сте сигурни кой шаблон да изберете, обърнете се към вашия мениджър по пътуванията. Например, за ориентация на новоназначени служители може да използвате шаблон с покани. 

6. Въведете мястото на провеждане на събитието в полето Местоположение .

7. Въведете името на събитието в полето Име . Това име ще се вижда от всички поканени участници.

8. Задайте Начална дата на събитието и Крайна дата на събитието според нуждите на събитието. 

9. Задайте Начална дата на прозореца за пътуване и Крайна дата на прозореца за пътуване за събитието. 

   • Началната дата трябва да е преди началото на събитието. Помислете за фактори като часови разлики, разстояние и връзки между полети.

   • Крайната дата трябва да е след края на събитието.

10. Кликнете върху Разширени настройки за да видите подробности относно типовете резервации. Имайте предвид, че част от настройките тук може вече да са зададени според избрания шаблон. Този раздел съдържа два таба: Позволени типове резервации и Данни за пътуването. 

11. В таба Данни за пътуването ще видите всички полета от профила на пътуващите (напр. Разходен център), за които администраторът на шаблона е въвел различна стойност или е позволил да въведете такава. Промяната на стойност тук няма да промени трайно данните в профила на пътуващия и ще важи само за събития, създадени по този шаблон. За всяко поле ще има или стойност, зададена от администратор, или ще се използва стандартната стойност от профила (която тук няма да се показва). Можете да промените тези стойности или да ги оставите непроменени.  

12. Задайте позволените типове резервации за това събитие в таба Позволени типове резервации (можете да ги зададете и по-късно или индивидуално за всеки пътуващ). Само разрешените типове резервации ще са достъпни за участниците. Ако след публикуване на събитието се наложи добавяне на нов тип резервация, администраторите и координаторите могат да го добавят или да направят резервация от името на пътуващия. 

13. За Самолет:

    • За да изберете позволените типове полети, изберете един или повече от следните от менюто Позволени типове полети :

      • Еднопосочен

      • Двупосочен

      • Крайната дестинация може да е различна от началната – удобно, ако пътуващите трябва да присъстват на повече от едно събитие.

    • Използвайте бутоните + и - за да определите броя на придружителите (например членове на семейството), за които пътуващият може да резервира самолетни билети в полето Позволени придружители . Ако зададете стойност, различна от 0, пътуващите ще могат да кликнат върху Добави пътуващи при резервация на полет. Максималният брой придружители е този, който зададете тук. 

    • Кликнете в полето Позволени летища за дестинация и потърсете желаните летища. Тук се задават всички летища, до които участниците могат да резервират полет за събитието (отпътуването може да е от всяко летище). Можете да оставите това поле празно или да го попълните по-късно – тогава ще могат да резервират до всяко летище. 

      • Започнете да въвеждате името или кода на желаното летище. Ще се появят предложения според въведеното. 

      • Отбележете желаното летище. 

      • За да добавите още летища, потърсете и повторете стъпката. 

    • Използвайте календара и часовите полета под Препоръчително пристигане преди и Препоръчително заминаване след за да зададете кога ще бъде препоръчано на пътуващите да резервират полетите си. По подразбиране тези дати ще са според зададените Дати на събитието . Пътуващите ще бъдат насърчени да резервират в тези дати и часове. 

14. За Хотел:

    • За да разрешите хотелски резервации за това събитие, активирайте съответната опция.

    • Кликнете върху Добави за да зададете определени хотели. Ще се появи полето Хотел . Тук се избират всички хотели, в които участниците могат да отседнат за събитието. Можете да не попълвате това поле. 

    • Започнете да въвеждате името на хотела, който искате да добавите. Ще се покажат предложения според въведеното. 

    • Изберете желания хотел.  

    • За да добавите още хотели, кликнете отново върху Добави и повторете стъпката. 

15. За Влак 

    • За да разрешите резервации на влакове за това събитие, активирайте съответната опция.

    • Не са необходими допълнителни настройки.

16. За Автомобил

    • За да разрешите резервации на автомобили под наем за това събитие, активирайте съответната опция.

    • Не са необходими допълнителни настройки.

17. Прегледайте съдържанието на таба Персонализирани полета . 

    • Шаблонът, по който е създадено вашето пътуване, може да съдържа персонализирани полета. Техните стойности може вече да са зададени от шаблона. Можете да ги приемете или промените. Ако дадено поле няма стойност, може да е задължително да попълните такава. 

    • Можете да добавите и допълнителни персонализирани полета. За да добавите такова поле, кликнете върху Добави. Така ще можете да изберете персонализирано поле и да въведете стойност за него. 

18. Кликнете върху Създай. Ще се зареди страницата на събитието. 

19. За да добавите описание на събитието, кликнете върху Описание на събитието. Ще се отвори страницата за описание. 

    • Редактирайте описанието по желание. Можете да форматирате текста с удебелен, курсив, булети, избор на шрифт, цвят и отстъпи, както и да добавяте връзки. Когато сте готови, кликнете върху Запази. 

20. За да редактирате начините на плащане за определен тип резервация, кликнете върху Детайли за плащане. След това кликнете върху иконата с молив под Начин на плащане за съответния тип резервация и редактирайте по необходимост. За повече информация вижте стъпка 9 от Създаване на шаблон (за събития и пътувания).. Кликнете върху Запази когато сте готови. 

21. За да започнете да добавяте пътуващи към събитието, кликнете върху + Пътуващ. Забележка: Потребителят, който добавя пътуващ, ще бъде посочен като лице за контакт за пътуването на този участник. Това ще е човекът, към когото пътуващият може да се обърне при въпроси. Ако използвате шаблон без покани, за всеки добавен пътуващ автоматично ще се създаде пътуване. При шаблони с покани ще имате възможност да публикувате пътуванията с или без изпращане на имейл покани. 

    • За да добавите служители на компанията като пътуващи: Кликнете върху + Пътуващ и въведете името или имейла на потребителя, когото искате да поканите. Ще се появи списък с потребители, отговарящи на въведеното. Изберете желания потребител. Повторете тази стъпка за всеки служител, когото искате да добавите. 

    • За да добавите гост, който не е служител на компанията: Кликнете върху + Пътуващ и започнете да въвеждате името или имейла му в полето за търсене. Ще се появи списък с потребители, отговарящи на въведеното. Изберете желания гост. Повторете тази стъпка за всеки гост. Ако гостът, когото искате да поканите, няма профил в системата, кликнете върху Създай фирмен гост и създайте профил за него (всички гост-профили трябва да имат имейл, собствено и фамилно име и юридическо лице). Не винаги ще имате възможност да създавате фирмени профили за гости. 

22. Промяна на параметри: 

    • За да редактирате настройките на събитието преди публикуване, изберете съответната опция (например  Параметри на събитието) от менюто Промени и редактирайте желаните параметри, след което кликнете върху Приложи. Промените ще се приложат за всички пътувания в събитието (освен за тези, които вече са индивидуално редактирани или резервирани).

    • За да редактирате параметри за едно или повече индивидуални пътувания, маркирайте съответния пътуващ. Изберете съответната опция (например Параметри на пътуването) от менюто Промени в долната част на страницата и редактирайте параметрите по желание. Имайте предвид, че след редакция на параметрите за конкретен пътуващ, последващи промени на ниво събитие няма да се отразят на неговото пътуване. 

23. След това: 

    • За събития с шаблон без поканипътуванията ще се създават автоматично за всеки добавен пътуващ. Не е необходимо да публикувате събитието или пътуванията отделно.

    • За събития с шаблон с поканиможете да публикувате пътуванията, като кликнете върху Публикувай пътувания или вижте Публикуване на пътувания за събитие за повече подробности. Ще имате възможност да изпратите покани по имейл на участниците.

Преглед и управление на съществуващи събития

1. Влезте в Онлайн системата за резервации. 

2. Кликнете върху Пътувания. Ще се зареди страницата Пътувания . 

3. Изберете таба Събития .

4. Можете да филтрирате по име на събитие, дата или статус (само за предстоящи събития). 

   1. Изберете Предстоящи от менюто, за да видите предстоящи или текущи събития. 

   2. Изберете Завършени от менюто, за да видите минали събития.

   3. Изберете Отменени от менюто, за да видите отменени събития.

5. Всяко създадено събитие ще се показва като ред. За всяко събитие се виждат местоположение, дати и типове резервации. За събития с непубликувани пътувания ще имате възможност да ги публикувате (със или без имейл известие).  

6. Намерете събитието, което искате да прегледате, и кликнете върху него. Ще се отвори страницата с подробности. За всеки пътуващ се показват: име, име на пътуване, дати, прозорец за пътуване, позволени типове резервации, статус на пътуването, статус на поканата (за събития с покани). Зелена икона до даден тип резервация означава, че пътуващият е завършил резервацията за този тип. Можете да сортирате по Статус на пътуването (напр. Изчакващ). За събития с шаблон с покани можете да сортирате и по Статус на поканата (Поканен, Непоканен). 

7. Можете да преглеждате и редактирате параметрите на събитието, списъка с пътуващи или параметрите на конкретно пътуване. 

   1. Промяна на параметри на събитие 

      1. За да редактирате Описанието на събитието, кликнете върху него. Редактирайте по желание и натиснете Запази.

      2. За да редактирате или добавите Вътрешна бележка, кликнете върху нея. Редактирайте по желание и натиснете Запази]]></и> <i idx='219'><![CDATA[..  

      3. За да промените някой от параметрите на събитието, изберете Параметри на събитието от менюто Промени и редактирайте нужните параметри, след което натиснете Приложи. Промените ще се приложат за всички пътувания в събитието (освен за тези, които вече са индивидуално редактирани или резервирани).

      4. За да смените контактните лица на събитието, изберете Контакти на събитието от менюто Промени]]></и> <i idx='231'><![CDATA[и редактирайте по необходимост, след което натиснете menu and then edit as needed and click Save. 

   2. Changes to travelers and their trip parameters

      1. To change any parameters for one or more individual trips and travelers, select the checkbox of that traveler. Select the relevant parameters from the Modify menu at the bottom of the page and edit the parameters as desired. Note that once you edit a particular traveler’s trip parameters, that trip will be marked as modified and any changes you make to the event-level parameters won’t apply to them.  

      2. To add travelers, click + Traveler, search for the desired traveler and select their name. For events using an invite-based template, you will need to click Publish trips (top right) to create the event trip for them. For events using a no-invite template, the event trip will automatically be created for them.    

      3. To remove a traveler, select their trip (by clicking the trip name). The trip details page will be displayed. Select Cancel trip from the Actions menu. Any links in email invitations already sent will no longer be valid. Note: If any bookings for the event were already made, you will be prompted to cancel them.

      4. To upload a list of attendees, click Upload and then refer to the instructions in the Create an event section of this page above.

      5. To download the current list of attendees, click Download in the toolbar.

Publish trips for an event (for events which allow invites

Once you have created your invite event (e.g., using a template that uses invites), you can preview invites and publish the trips that will be used to make bookings for the event. When you publish your event, you can specify whether you want the attendees to receive email invites. 

For events created using a template that does not use invites, travelers added to the event will not receive email invitations but a trip will be created for each traveler as soon as the traveler is added. You (or an agent) can then proceed to make the travel bookings for each of the travelers associated with the event by clicking on their trip in the event. Alternately, the travelers book for themselves.

1. Login to the Online Booking Tool. 

2. Click Trips. The Trips page will be displayed. 

3. Select the Events tab. 

4. Select Upcoming to view upcoming events (if it’s not already selected). Each event that has been created will be displayed as a row. For each event, the location, dates, and booking types are shown. 

5. Locate the event you would like to view and click its row. The event trips page will be displayed. 

   • To modify the parameters of an event that has some trips that have already been published, select Event parameters from the Modify menu, edit them as needed and click Apply. 

6. Click Publish trips. 

   • To publish the trips in an event without sending email invitations to the attendees, click Publish only.

   • To publish the trips in an event and send email invitations to the attendees, click Publish and send invites.

   • To test how the invitation will appear, click the link provided (after you click Publish trips). An invite will be sent to your email address.

7. Once published, you can still make changes to some event and/or traveler trip parameters. However, any changes made will only apply to future bookings, not to bookings already made (for more details, see the View and manage existing events section of this topic). Examples of things you can change are: 

   • Event/trip name

   • Event/trip description

   • Travel dates (e.g., change start date, or end date)

   • Payment details 

   • Allowed booking types

   • Number of allowed companions for flights (up to 5 additional companions on the same PNR)

   • Responses to custom fields (on behalf of the traveler)

   • Profile field values for the trip (e.g. cost center, legal entity)

   • Add additional travelers

   • Remove travelers (who have not made any bookings yet).

View reporting on an event

You can view detailed metrics on an event. 

1. Login to the Online Booking Tool. 

2. Click Trips. The Trips page will be displayed. 

3. Select the Events tab. 

4. Select Upcoming to view upcoming events (if it’s not already selected). You can also view a report for completed events. 

5. Locate the event for which you want to view a report and click its row. The event’s page will be displayed. 

Click Reporting. The reporting metrics for this page will be displayed.

Related topics

• Events (Overview)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)
• Create a template (for events and trips)