كونفرما - البطاقات الافتراضية

جدول المحتويات

• كونفرما - البطاقات الافتراضية
  • مقدمة
• الأسئلة الشائعة
• المهام الأساسية المطلوبة من العميل
  • رسالة بريد إلكتروني/خطاب من مدير السفر إلى الفنادق المفضلة
• تجربة سير عمل المسافر
  • حل المشكلات الشائعة
• إزالة أو تقييد استخدام إعداد بطاقة افتراضية
  • كيفية إزالة إعداد بطاقة افتراضية لحجوزات الفنادق أو السيارات
  • كيفية تقييد استخدام البطاقة الافتراضية على الوكلاء فقط
• التقارير والفوترة

مقدمة

يسر Spotnana أن تعلن عن دعمها لمدفوعات البطاقات الافتراضية بالتعاون مع شركة كونفرما.

• يحتوي القسم الأول من هذا الدليل على قائمة بالأسئلة الشائعة لمساعدتك في التعرف على مفهوم المدفوعات الافتراضية والفوائد التي تقدمها لشركتك ولمسافريك، بالإضافة إلى بعض التفاصيل حول سبب اختيارنا التعاون مع كونفرما.

• ويضم القسم الثاني قائمة مختصرة بالمهام التي يجب إتمامها قبل البدء في استخدام المدفوعات الافتراضية.

• أما القسم الثالث فيوضح الإعدادات التي يجب ضبطها في أداة الحجز الإلكتروني Spotnana لتفعيل المدفوعات الافتراضية عند حجز المسافرين (مثل الفنادق أو السيارات).

• ويستعرض القسم الأخير تجربة المسافر عند استخدام وسيلة دفع افتراضية لحجز فندق أو سيارة إيجار عبر أداة الحجز الإلكتروني في Spotnana. حالياً، هذه الميزة متوفرة فقط لحجوزات الفنادق والسيارات.

كما يمكنك الاستفادة من العرض التقديمي المرفق في أسفل الصفحة للاطلاع بشكل أوسع على مزايا استخدام بطاقات كونفرما الافتراضية مع Spotnana.

الأسئلة الشائعة

ما هي المدفوعات الافتراضية؟

المدفوعات الافتراضية هي وسيلة دفع إلكترونية آمنة وسهلة الإدارة، يمكنك توفيرها للمسافرين داخل أو خارج شركتك لسداد تكاليف الحجوزات بسلاسة. Spotnana تتعاون مع كونفرما لتقديم هذا الخيار لعملائنا.

الدفع الافتراضي هو رقم بطاقة فريد مكون من 15 أو 16 رقماً (وليس بطاقة فعلية) يتم إنشاؤه إلكترونياً أثناء عملية الحجز ويرتبط بمستخدم محدد. يُستخدم هذا الرقم لمرة واحدة فقط في عملية دفع واحدة، ثم يتم إلغاؤه بعد ذلك. ولا يتم إصدار بطاقة فعلية على الإطلاق.

تولّد البطاقة الافتراضية أيضاً رمز أمان خاص بها (CVV أو CVV2 أو CVC)، وهو مشابه للرقم الثلاثي الموجود على ظهر البطاقات الائتمانية التقليدية.

من هي كونفرما؟

كونفرما هي شريك تقني رائد في حلول الدفع الافتراضي لقطاع السفر، وتتعاون مع أكثر من 50 بنكاً لإصدار بطاقات افتراضية تُستخدم لدى شبكة واسعة من مزودي خدمات السفر في أكثر من 200 دولة.

ما يميز كونفرما عن غيرها من منصات الدفع الافتراضي هو أنها لا تكتفي بإصدار البطاقة الافتراضية التي تستخدمها Spotnana لإتمام الحجز (فندق/سيارة)، بل ترسل أيضاً تفاصيل الدفع والتعليمات مباشرة إلى المزود، مما يؤكد عملية الدفع المباشر. هذا يضمن ألا يضطر المسافر لتقديم وسيلة دفع بديلة عند تسجيل الوصول في الفندق أو استلام السيارة. 

لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة https://conferma.com/

ما الفرق بين البطاقة الافتراضية وبطاقة Ghost/Lodge؟

البطاقات الافتراضية تشبه من حيث المبدأ بطاقات Ghost وLodge، حيث يتم الفوترة مركزياً على حساب رئيسي. لكن بطاقات Ghost تُستخدم لعدة مستخدمين وحجوزات، لذا يجب أن يكون لها حد ائتماني مرتفع جداً. أما البطاقة الافتراضية فتُستخدم لمرة واحدة فقط، ويكون الحد الائتماني مرتبطاً بعملية شراء واحدة ويخضع لإدارة دقيقة.

ومن الفروق الأخرى أن بطاقات Ghost تُستخدم أكثر من مرة، ما يعرضها لمخاطر أكبر في حال تسريب بياناتها، ويستلزم إلغاؤها واستبدالها. أما البطاقات الافتراضية فهي للاستخدام الواحد فقط، وحدودها الائتمانية محددة بدقة، وهذا يقلل كثيراً من مخاطر الاحتيال. إضافة إلى ذلك، تتطلب بطاقات Ghost من موظفي الإدارة المالية مطابقة الفواتير وتوزيع التكاليف على الأشخاص أو مراكز التكلفة المعنية، بينما البطاقات الافتراضية ترتبط بمستخدم محدد، ما يجعل التوزيع سهلاً ويزيد من الأمان، ويقلل من الجهد الإداري المطلوب.

كما أن بطاقات Ghost تتطلب مشاركة رمز CVV على نطاق واسع داخل الشركة، مما يقلل من مستوى الأمان، في حين أن البطاقة الافتراضية تولّد رمز CVV لمرة واحدة فقط ويكون الوصول إليه محدوداً.

ما هي الفوائد؟

توفر البطاقات الافتراضية وطرق الدفع الافتراضية العديد من المزايا، من أبرزها:

• تحسين عملية الفوترة المباشرة: تتم عملية الدفع الافتراضي بشكل آلي وآمن وسهل المراجعة من قبل أقسام المالية. عند استخدام هذه الطريقة، يتم إرسال رقم البطاقة تلقائياً إلى المزود (الفندق أو شركة تأجير السيارات) عبر وسيلة الاتصال المفضلة لديهم (بريد إلكتروني، فاكس، أو API). وبهذا، لا يحتاج المسافر لتقديم وسيلة دفع عند تسجيل الوصول في الفندق أو استلام السيارة، كما أن عملية مطابقة المدفوعات تتم تلقائياً لأن كل بطاقة مرتبطة بحساب معين.

• دعم النفقات للمستقلين أو المتعاقدين أو المرشحين للوظائف: تتيح المدفوعات الافتراضية للشركات تغطية تكاليف سفر المسافرين مقدماً دون الحاجة لاستخدام بطاقاتهم الشخصية. ولأن كثيراً من المزودين يطلبون رمز CVV (الذي قد لا يكون متاحاً للمسافر أو لا يمكن مشاركته لأسباب أمنية)، فإن بطاقات Ghost وحدها لا تكفي في مثل هذه الحالات.

• لا حاجة لإصدار بطاقات شركات للمسافرين غير الدائمين: المدفوعات الافتراضية تتيح لك تجنب إصدار بطاقات شركات للأشخاص الذين يسافرون مرة أو مرتين فقط في السنة.

• تعزيز الأمان: وجود بطاقة فعلية يزيد من فرص التعرض للاحتيال، أما البطاقات الافتراضية فحدود الإنفاق وفترة الاستخدام محددة مسبقاً، وحتى لو حصل طرف آخر على الرقم، فإن المخاطر محدودة للغاية.

ما هو Conferma Connect؟

Conferma Connect هو قاعدة بيانات الفنادق الخاصة بكونفرما، حيث يتم حفظ بيانات الفنادق وتفضيلات الاتصال (بريد إلكتروني، فاكس، API)، وهو جزء من آلية تسهيل المدفوعات. وتستخدم كونفرما هذا المنتج لإرسال تعليمات الدفع للفندق.

Conferma Connect لا يُستخدم مع شركات تأجير السيارات.

كيف تعمل الخدمة؟

يوضح الرسم البياني أدناه خطوات سير العمل المعتادة للمسافر عند استخدام بطاقة افتراضية لدفع تكاليف فندق أو سيارة إيجار. Spotnana تدير الخطوات 1، 2 و 4.

من هم المستخدمون الذين يمكنهم الاستفادة من البطاقات الافتراضية (ومتى ولماذا)؟

من أكثر الفئات التي تستفيد من البطاقات الافتراضية: المسافرون الدائمون الذين يحتاجون لفوترة مركزية، المرشحون للوظائف (لسفر المقابلات)، المتدربون، أو الموظفون الذين يسافرون مرة أو مرتين فقط سنوياً ولم يحصلوا على بطاقة شركة تقليدية.

كم تبلغ تكلفة تفعيل بطاقات كونفرما الافتراضية على حساب Spotnana الخاص بي؟

يرجى التواصل مع أحد وكلاء Spotnana لمعرفة تفاصيل الأسعار.

هل توجد قائمة بالبنوك الشريكة التي تتعامل معها كونفرما حالياً؟

نعم، يمكنك الاطلاع على قائمة شركاء كونفرما من البنوك. إذا لم يكن بنكك ضمن القائمة، يرجى التواصل مع كونفرما عبر banking.partners@conferma.com لبدء إجراءات الانضمام. يرجى ملاحظة أن هذه العملية قد تستغرق من 6 إلى 12 شهراً أو أكثر في بعض الحالات.

ماذا إذا كان لدى العميل علاقة سابقة مع كونفرما؟

إذا كان العميل يستخدم كونفرما مع شركة إدارة سفر أخرى ويرغب في التحويل إلى Spotnana كموفر خدمة البطاقات الافتراضية، يجب عليه التواصل مع بنكه لإعداد حساب بطاقة افتراضية جديد مع كونفرما.

هل يجب على Spotnana التواصل مع بنوك العملاء نيابة عنهم لإتمام ذلك؟

لا. يجب على العميل إبلاغ بنكه برغبته في بدء إجراءات الانضمام إلى كونفرما، ثم على البنك التواصل مع كونفرما مباشرة.

المهام الأساسية المطلوبة من العميل

الجمهور المستهدف: العملاء الراغبون في استخدام طرق الدفع ببطاقات كونفرما الافتراضية مع Spotnana

يتعلق هذا القسم بجميع المهام التي يجب على شركتك تنفيذها لضمان عمل التكامل بالشكل المطلوب. يجب إتمام الخطوات التالية مسبقاً لدعم التكامل مع كونفرما وتسهيل استخدام طرق الدفع الافتراضية.

إذا كنت ستستخدم البطاقة الافتراضية لسداد مدفوعات تأجير السيارات، يجب أن يكون هناك اتفاق فوترة مباشر مع شركة التأجير مسبقاً.

• تأكد من أن بنكك وشبكة البطاقات التي تتعامل معها مدعومة بالفعل من كونفرما. راجع الرابط التالي: https://www.conferma.com/partners/. إذا كان بنكك غير مرتبط مسبقاً مع كونفرما، يجب على البنك التواصل مع كونفرما عبر البريد banking.partners@conferma.com لبدء العلاقة (يرجى توجيههم للقيام بذلك).

• أبلغ بنكك برغبتك في تطبيق برنامج البطاقات الافتراضية عبر كونفرما واطلب منهم إنشاء حساب تجمع بطاقات كونفرما. إذا كنت ستوفر بطاقات افتراضية لحجوزات الفنادق والسيارات معاً، يجب إنشاء حساب منفصل لكل نوع (واحد للفنادق وآخر للسيارات).تواصل مع Spotnana وقدم لنا المعلومات المطلوبة في الجدول أدناه بعد الخطوة 4 (ستستخدم Spotnana https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow لإعداد هذه المعلومات مع كونفرما):

• إذا كنت ستستخدم البطاقات الافتراضية مع شركات تأجير السيارات، يجب عليك أيضاً إتمام الخطوات التالية. لكل شركة تأجير سيارات ترغب في تفعيل المدفوعات الافتراضية معها، يجب إضافة رمز خصم الشركة ورقم تعريف سيارة الدفع الافتراضي في أداة الحجز الإلكتروني Spotnana. أداة الحجز الإلكتروني. للقيام بذلك، اختر الشركة من قائمة البرنامج ثم اختر ملاحظات L1 من قائمة الشركة على اليسار. ثم: 

  • انتقل إلى قسم رمز خصم الشركة للسيارات واضغط على إضافة رمز. 

  • اختر اسم شركة تأجير السيارات من القائمة. 

  • أدخل رمز الخصم الخاص بتلك الشركة في الحقل المخصص. 

  • حدد مربع المدفوعات الافتراضية فقط . 

  • انتقل إلى قسم رقم تعريف سيارة الدفع الافتراضي واضغط على إضافة رمز.

  • اختر اسم شركة تأجير السيارات من القائمة. 

  • أدخل رقم تعريف البطاقة الافتراضية الذي حصلت عليه من شركة التأجير. ملاحظة: بالنسبة لشركة Avis، سيكون هذا هو رقم GEB. 

  • اضغط على حفظ.

ننصحك أيضاً بإبلاغ الفنادق المفضلة لديك بأنك ستبدأ برنامج المدفوعات الافتراضية عبر كونفرما. يمكنك استخدام نموذج البريد الإلكتروني أدناه لهذا الغرض (اختياري).

رسالة بريد إلكتروني/خطاب من مدير السفر إلى الفنادق المفضلة

الجمهور المستهدف: مدراء السفر

توصي Spotnana بالتواصل مع الفنادق المفضلة لديك مسبقاً لضمان جاهزيتها لدعم المدفوعات الافتراضية ومسافري شركتك. أدناه نموذج رسالة يمكنك تعديله وإرساله للفنادق التي تتعامل معها.

تهدف هذه الرسالة إلى إبلاغهم بأنك ستبدأ برنامج مدفوعات افتراضية لمسافريك وتتوقع منهم دعم ذلك. كل ما عليهم فعله هو الضغط على الرابط المرفق في الرسالة للتأكد من إدراجهم في قاعدة بيانات Conferma Connect وتحديد وسيلة الاتصال المفضلة لديهم وتوفير التفاصيل اللازمة (مثل البريد الإلكتروني أو رقم الفاكس).

عزيزي الشريك الفندقي المحترم،

الموضوع: Conferma Connect - الدفع الافتراضي للفنادق

لعلكم على علم بازدياد استخدام البطاقات الافتراضية في معالجة مدفوعات حجوزات الفنادق. لقد عملنا مع شريكنا التقني Conferma Pay وSpotnana لتقديم خيار دفع أكثر كفاءة للفنادق.

ما هو Conferma Connect؟

Conferma Connect يحدد تلقائياً الطريقة الأكثر أماناً واقتصادية لإرسال تعليمات الدفع للفندق. طورت Conferma Pay تقنية لنقل بيانات البطاقة بعدة طرق، بما في ذلك البريد الإلكتروني الآمن. نفضل أن يتم ذلك عبر البريد الإلكتروني الآمن (وليس الفاكس).

لتحديث تفضيلات الاتصال الخاصة بك، يرجى تعبئة النموذج الإلكتروني التالي:

https://www.confermaconnect.com

الانضمام مجاني للفنادق ويتيح لك اختيار وسيلة الاتصال لاستلام مدفوعات البطاقات الافتراضية (فاكس/بريد إلكتروني لمكتب الاستقبال أو قسم المحاسبة). هذا يضمن عدم حدوث أي مشاكل لك أو للضيف عند المغادرة.

لمزيد من المعلومات، راجع الأسئلة الشائعة حول Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

نقدر دعمكم وتعاونكم في هذا الموضوع.

مع خالص التحية،

الاسم الكامل

المسمى الوظيفي

الشركة

تجربة سير عمل المسافر

الجمهور المستهدف: المسافرون ومنسقو السفر

سيجد مستخدموك (المسافرون أو المنسقون) أن تجربة حجز الفنادق أو السيارات عبر أداة الحجز الإلكتروني في Spotnana مشابهة لما اعتادوا عليه. تسلسل الخطوات كالتالي:

1. يقوم المسافر بالبحث عن الفندق أو سيارة الإيجار والتواريخ المطلوبة.

2. يختار المسافر الفندق المطلوب وسعر الغرفة أو السيارة وسعرها، ثم ينتقل لخطوة الحجز.

3. يجب على المسافر بعد ذلك اختيار وسيلة الدفع المناسبة للحجز. بناءً على ما إذا كانت شركتك قد حددت الدفع الافتراضي كخيار إجباري أم لا (بالنسبة للكيان القانوني الذي يتبع له المسافر)، سيقوم المسافر بإحدى الخطوتين التاليتين:

   • بالنسبة لحجوزات الفنادق: 

     • إذا كانت البطاقة الافتراضية مطلوبة: يضغط المسافر على تبويب البطاقات الافتراضية ويختار البطاقة الافتراضية الوحيدة المتاحة (الإجبارية).

     • إذا لم تكن البطاقة الافتراضية مطلوبة: يمكن للمسافر اختيار تبويب بطاقات الائتمان أو البطاقات الافتراضية ثم تحديد البطاقة المناسبة لهذا الحجز.

   • بالنسبة لحجوزات السيارات: 

     • بما أن البطاقة الافتراضية ستكون مرتبطة باتفاق فوترة مباشر مع شركة التأجير، فلا حاجة لاختيار وسيلة دفع. يمكن للمسافر الانتقال مباشرة لخطوة الحجز. 

4. يراجع المسافر الرسوم ثم يضغط على زر حجز الفندق أو حجز السيارة . سيتم تأكيد الحجز وإرسال بيانات الدفع (وكذلك إشعار عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني) إلى المزود.

5. إذا لزم الأمر، يمكن للمسافر كشف آخر 4 أرقام من البطاقة الافتراضية بعد إتمام الحجز، كما يمكنه كشف كامل رقم البطاقة قبل 24 ساعة من موعد تسجيل الوصول في الفندق أو استلام السيارة.

حل المشكلات الشائعة

يوضح الجدول أدناه بعض المشكلات التي قد تواجه المسافرين عند استخدام بطاقات كونفرما الافتراضية مع حلول مقترحة. يمكن حل العديد من هذه المشكلات ذاتياً عبر تطبيق Spotnana أو أداة الحجز الإلكتروني. إذا لم تُحل المشكلة بهذه الطرق، يرجى التواصل مع وكيل Spotnana.

إزالة أو تقييد استخدام إعداد بطاقة افتراضية

اتبع الإجراءات التالية لإزالة أو تقييد استخدام بطاقة افتراضية. 

كيفية إزالة إعداد بطاقة افتراضية لحجوزات الفنادق أو السيارات

1. اختر الشركة من قائمة البرنامج .
2. اختر طرق الدفع من قائمة الدفع على اليسار.
3. ابحث عن قسم طرق الدفع الافتراضية .
4. ابحث عن الصف الذي يحتوي على طريقة الدفع الافتراضية التي ترغب في إزالتها (كل واحدة مفعلة إما للفنادق أو السيارات).
5. اختر إزالة طريقة الدفع من القائمة على اليمين.
6. اضغط على حذف لتأكيد رغبتك في حذف طريقة الدفع الافتراضية. سيؤدي ذلك إلى حذف إعداد البطاقة الافتراضية بالكامل. 

كيفية تقييد استخدام البطاقة الافتراضية على الوكلاء فقط

يمكنك الاستفادة من هذا الخيار إذا رغبت في تقييد الوصول المؤقت للبطاقة (مثلاً أثناء الاختبار أو حل المشكلات).

1. اختر الشركة من قائمة البرنامج .
2. اختر طرق الدفع من قائمة الدفع على اليسار.
3. ابحث عن قسم طرق الدفع الافتراضية .
4. ابحث عن الصف الذي يحتوي على طريقة الدفع الافتراضية التي ترغب في تقييدها (كل واحدة مفعلة إما للفنادق أو السيارات).
5. اختر تعديل طريقة الدفع من القائمة على اليمين. ستظهر نافذة تحديث طريقة الدفع . 
6. إذا كنت قد فعلت البطاقات الافتراضية لـ الفنادق والسيارات معاً، اتبع الخطوات التالية:
   1. اضغط على أيقونة التعديل (القلم) بجانب تفاصيل البطاقة.
   2. تأكد من أن مربع تعيين هذه البطاقة كإجبارية غير محدد.
   3. اضغط على أيقونة التعديل (القلم) بجانب تعليمات استخدام البطاقة.
   4. حدد حقل أدوار المستخدمين على الوكلاء فقط.
   5. حدد حقل نوع المسافر على ضيف شخصي.
   6. اضغط على تحديث. 
   7. هذه الإعدادات ستقيد استخدام البطاقة دون الحاجة لحذف الإعداد بالكامل.
7. إذا كنت قد فعلت البطاقات الافتراضية فقط لـ الفنادق ، اتبع الخطوات التالية: 
   1. اضغط على أيقونة التعديل (القلم) بجانب أنواع المنتجات.
   2. تأكد من أن مفتاح إجباري غير مفعل.
   3. اضغط على أيقونة التعديل (القلم) بجانب تحديد أنواع المستخدمين.
   4. اختر الوكلاء فقط من القائمة.
   5. اضغط على تحديث.
   6. ثم تواصل مع مدير حسابك في Spotnana لتقييد استخدام طريقة الدفع الافتراضية هذه على الضيوف الشخصيين فقط.
   7. هذه الإعدادات ستقيد استخدام البطاقة دون الحاجة لحذف الإعداد بالكامل.

التقارير والفوترة

ستتلقى كشوف حساب منتظمة من البنك تتضمن مصاريف السفر الخاصة بمستخدميك عند استخدام البطاقات الافتراضية كوسيلة دفع. يمكنك استخدام هذه الكشوف (بالإضافة إلى الإيصالات التي يجمعها المسافرون ويقدمونها) لمطابقة مصاريف البطاقات الافتراضية. يمكنك الاستفادة من تقارير حركات الفنادق أو حركات السيارات (الموجودة ضمن التحليلات > تقارير الشركة) في أداة الحجز الإلكتروني Spotnana لمساعدتك في مطابقة المصاريف. إذا كنت بحاجة إلى تقارير إضافية، تواصل مع وكيل Spotnana لطلب الوصول إلى Conferma Snap (سيتم تزويدك ببيانات الدخول).