SFTP－HR 資料串流操作說明

目錄

• SFTP－HR 資料串流操作說明
  • 總覽
  • 架構與流程說明
  • 操作步驟
    • HR 資料檔案處理邏輯
    • 檔案格式與命名規則
    • 傳送頻率與排程
  • HR 檔案格式

總覽

如需一般 SFTP 指南與相關資訊，請參考 SFTP－設定說明。

所有 Spotnana 使用者（如旅客、協助訂票人、審核人等）都必須先在 Spotnana 線上訂票系統（OBT）建立個人資料，才能開始預訂行程。為了確保新進人員能順利開通權限、離職員工權限能及時移除，這些使用者的資料需要定期維護（包含新增、更新或刪除）。另外，Spotnana 也會根據 HR 資料（像是組織階層、法人實體等）來設定相關政策、審核流程及其他旅遊與付款規則。

為了讓我們能收到正確的資訊，您需要將 HR 資料以 CSV 檔案格式上傳到 Spotnana 伺服器。您可以自行決定上傳的頻率，Spotnana 會在收到檔案後立即進行處理。 

注意： Spotnana 也支援直接串接多種常見 HR 系統（如 Bamboo HR、ADP Workforce Now 及 Workday）。 

架構與流程說明

下圖說明多個客戶透過 SFTP 上傳 HR 資料到 Spotnana 的情境。 

操作步驟

本段內容提供一些實用資訊，協助您順利完成檔案上傳。

HR 資料檔案處理邏輯

我們主要是透過 Employee ID（員工編號）來辨識使用者。 

注意： 在某些情況下，Spotnana 也可以用 Business Email（公司信箱） 作為員工識別依據。不過這麼做有一些限制，例如如果員工的公司信箱變更（像是更名、公司域名異動等），系統會先將原帳號停用，然後再為該員工建立新帳號。 

CSV 檔案的處理邏輯如下：

• 如果 ACTION 這一欄的值是 CREATE ，而且 在 Spotnana 資料庫找不到該 Employee ID 或 Business Email ，系統就會在 Spotnana 為該使用者建立新個人資料。

• 如果 ACTION 這一欄的值是 UPDATE ，而且 Spotnana 資料庫裡有相符的 Employee ID 或 Business Email ，Spotnana 就會根據您檔案中的新資料，更新該使用者的個人檔案。 

  • 注意： 如果使用者先前上傳時有填寫某些選填欄位，但後續更新時這些欄位沒再出現，系統就會將這些資料從個人檔案中移除。

• 如果 ACTION 這一欄的值是 DELETE ，而且 Spotnana 資料庫裡有相符的 Employee ID 或 Business Email ，該使用者的個人檔案就會被停用。如果資料庫裡找不到相符的 Employee ID 或 Business Email，這一列就會被略過，不會有任何動作。 

注意： 每個新建立的使用者檔案都必須指定一個法人實體，且這些法人實體必須已經在 Spotnana 建立完成才能上傳。如果 HR 檔案中有設定辦公室資訊，這些辦公室也必須事先在 Spotnana 建立。 

檔案格式與命名規則

.CSV HR 檔案的檔名格式必須如下：

hr_feed.*.csv

其中 * 代表您可以自行補上的任何字元。請注意「feed」後面和「csv」前面都一定要有「.」。檔名不分大小寫。我們建議您可以把日期和時間加進檔名，方便日後追蹤，例如：

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

.CSV 檔案內容也必須符合特定格式，欄位名稱要完全按照規定設定（請參考下方 HR 檔案格式 章節）。更多檔案格式細節請見 附錄 1。

我們要求您遵守特定的資料驗證規則（詳情請見下方 HR 檔案格式 章節）。 

傳送頻率與排程

如需傳送頻率與排程的相關說明，請參考 傳送頻率與排程 章節（於 SFTP－設定說明）。

建議您至少 每天上傳一次 ，這樣才能即時讓 Spotnana 知道有任何新增、更新或刪除的狀況。如果您有這個習慣： 

• 新進人員會在到職當天就能建立 Spotnana 個人檔案，並立即開始訂票（前提是您在他們到職當天的檔案裡就已經新增該員工）。

• 離職員工會在最後一天自動移除權限（前提是您在他們離職當天的檔案裡已經刪除該員工）。 

HR 檔案格式

請參考以下資訊，協助您確認 HR 資料上傳時的格式與內容都正確無誤。

注意： 請務必先將您的 SSH 公鑰提供給 Spotnana，並確認我們已經幫您設定好專屬的 SFTP 資料夾，才能開始處理您的檔案。