Conferma - Thẻ ảo

MỤC LỤC

• Conferma - Thẻ ảo
  • Giới thiệu
• Câu hỏi thường gặp (FAQs)
• Các bước chuẩn bị dành cho khách hàng
  • Email/Thư từ Quản lý Du lịch gửi đến Khách sạn Ưu tiên
• Trải nghiệm quy trình đặt chỗ cho khách đi công tác
  • Xử lý các vấn đề thường gặp
• Gỡ bỏ hoặc giới hạn cấu hình sử dụng thẻ ảo
  • Cách gỡ cấu hình thẻ ảo cho đặt phòng khách sạn hoặc thuê xe
  • Cách giới hạn việc sử dụng thẻ ảo chỉ dành cho đại lý
• Báo cáo và Thanh toán

Giới thiệu

Spotnana hân hạnh giới thiệu tính năng thanh toán bằng Thẻ ảo, hợp tác cùng Conferma.

• Phần đầu của tài liệu này là danh sách các câu hỏi thường gặp, giúp Quý khách hiểu rõ hơn về khái niệm thanh toán ảo, lợi ích mà phương thức này mang lại cho doanh nghiệp và người đi công tác, cũng như lý do chúng tôi lựa chọn hợp tác với Conferma.

• Phần tiếp theo là danh sách các việc cần chuẩn bị trước khi Quý khách có thể bắt đầu sử dụng thanh toán ảo.

• Phần thứ ba hướng dẫn các cài đặt cần thiết trong Spotnana Online Booking Tool để kích hoạt thanh toán ảo cho các đặt chỗ của khách đi công tác (ví dụ: khách sạn, thuê xe).

• Phần cuối cùng sẽ mô tả trải nghiệm thực tế khi khách đi công tác sử dụng phương thức thanh toán ảo để đặt phòng khách sạn hoặc thuê xe trên Spotnana Online Booking Tool. Hiện tại, tính năng này chỉ áp dụng cho đặt phòng khách sạn và thuê xe.

Bên cạnh đó, bộ slide đính kèm ở cuối trang này cũng sẽ giúp Quý khách hiểu rõ hơn về các lợi ích khi sử dụng thẻ ảo Conferma cùng Spotnana.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Thanh toán ảo là gì?

Thanh toán ảo là phương thức thanh toán an toàn, bảo mật và được kiểm soát chặt chẽ, cho phép doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên hoặc đối tác (bên trong hoặc ngoài tổ chức) để thanh toán chi phí đặt chỗ một cách thuận tiện. Spotnana hợp tác với Conferma để mang đến lựa chọn này cho khách hàng.

Mỗi thanh toán ảo là một dãy số thẻ 15 hoặc 16 chữ số (không phải thẻ vật lý) được tạo tự động trong quá trình đặt chỗ và gắn với từng người dùng cụ thể. Số “thẻ” này chỉ sử dụng một lần cho một giao dịch duy nhất và sẽ bị hủy sau đó. Không có thẻ vật lý nào được phát hành.

Thẻ ảo cũng sẽ tự động sinh mã bảo mật (CVV, CVV2 hoặc CVC), tương tự như ba số ở mặt sau thẻ tín dụng vật lý.

Conferma là ai?

Conferma là đối tác công nghệ và là nhà cung cấp giải pháp thanh toán ảo hàng đầu trong lĩnh vực du lịch. Họ hợp tác với hơn 50 ngân hàng để phát hành thẻ ảo cho mạng lưới các nhà cung cấp dịch vụ du lịch tại hơn 200 quốc gia.

Điểm khác biệt của Conferma so với các nền tảng thanh toán ảo khác là họ không chỉ phát hành thẻ ảo mà Spotnana sử dụng để thanh toán (khách sạn/xe), mà còn gửi trực tiếp thông tin thanh toán và hướng dẫn cho nhà cung cấp, xác nhận hình thức thanh toán trực tiếp. Nhờ vậy, khách đi công tác không cần phải xuất trình phương thức thanh toán khác khi nhận phòng khách sạn hoặc nhận xe. 

Xem thêm thông tin tại https://conferma.com/

Thẻ ảo khác gì so với thẻ Ghost/Lodge?

Về cơ bản, thẻ ảo cũng giống thẻ Ghost hoặc Lodge ở chỗ đều thanh toán tập trung về một tài khoản chính. Tuy nhiên, thẻ Ghost thường dùng cho nhiều người và nhiều giao dịch nên phải thiết lập hạn mức tín dụng rất cao. Trong khi đó, thẻ ảo chỉ dùng một lần cho một giao dịch nên hạn mức luôn được kiểm soát chặt chẽ.

Một điểm khác là thẻ Ghost có thể dùng nhiều lần, nên dễ bị lộ thông tin và cần phải hủy, thay thế khi có rủi ro. Thẻ ảo chỉ dùng một lần, hạn mức thấp nên nguy cơ gian lận rất nhỏ. Ngoài ra, thẻ Ghost yêu cầu bộ phận kế toán phải đối chiếu và phân bổ chi phí cho từng cá nhân hoặc trung tâm chi phí. Thẻ ảo thì mỗi số thẻ gắn với một người dùng cụ thể nên việc phân bổ, kiểm soát và bảo mật đơn giản hơn, giảm chi phí quản trị cho doanh nghiệp.

Thêm vào đó, thẻ Ghost thường phải chia sẻ mã CVV cho nhiều người trong công ty, gây rủi ro bảo mật. Thẻ ảo thì mỗi lần sinh ra một mã CVV mới, chỉ dùng một lần và giới hạn người truy cập.

Lợi ích của thẻ ảo là gì?

Thẻ ảo và các phương thức thanh toán ảo mang lại nhiều lợi ích nổi bật, bao gồm:

• Cải thiện quy trình thanh toán trực tiếp: Quy trình thanh toán ảo được tự động hóa, bảo mật và dễ dàng đối chiếu với bộ phận tài chính. Khi sử dụng phương thức này, số thẻ tín dụng sẽ được gửi tự động đến nhà cung cấp (khách sạn, thuê xe) qua kênh liên lạc mà họ lựa chọn (email, fax, API). Nhờ đó, khách đi công tác không cần xuất trình thẻ khi nhận phòng hoặc nhận xe (và không cần thanh toán trực tiếp vì nhà cung cấp đã nhận tiền từ công ty thẻ). Ngoài ra, việc đối chiếu thanh toán ảo cũng tự động vì mỗi thẻ gắn với một tài khoản riêng biệt.

• Hỗ trợ thanh toán cho người ngoài công ty, cộng tác viên, ứng viên: Thanh toán ảo giúp doanh nghiệp chi trả trước chi phí cho khách đi công tác (không cần họ ứng tiền cá nhân). Nhiều nhà cung cấp yêu cầu mã CVV (thường khách không biết và không thể chia sẻ rộng rãi vì lý do bảo mật), nên thẻ Ghost không phù hợp với trường hợp này.

• Không cần phát hành thẻ doanh nghiệp cho người đi công tác ít: Thanh toán ảo giúp doanh nghiệp không phải cấp thẻ doanh nghiệp cho những người chỉ đi công tác 1-2 lần mỗi năm.

• Tăng cường bảo mật: Thẻ vật lý luôn tiềm ẩn rủi ro gian lận cao hơn. Thẻ ảo có hạn mức và thời gian sử dụng cố định, nên ngay cả khi bị lộ thông tin, rủi ro cũng rất thấp.

Conferma Connect là gì?

Conferma Connect là cơ sở dữ liệu khách sạn riêng của Conferma, nơi lưu trữ thông tin khách sạn và các kênh liên lạc (email, fax, API) để hỗ trợ quy trình thanh toán. Cụ thể, Conferma sử dụng sản phẩm này để gửi hướng dẫn thanh toán đến khách sạn.

Conferma Connect không áp dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ thuê xe.

Cách thức hoạt động

Sơ đồ dưới đây mô tả quy trình cơ bản khi khách đi công tác sử dụng thẻ ảo để thanh toán khách sạn hoặc thuê xe. Spotnana hỗ trợ các bước 1, 2 và 4.

Những đối tượng nào nên sử dụng Thẻ ảo (khi nào và vì sao)?

Một số đối tượng và trường hợp sử dụng thẻ ảo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: nhân viên thường xuyên đi công tác cần thanh toán tập trung, ứng viên phỏng vấn, thực tập sinh hoặc nhân viên chỉ đi công tác 1-2 lần/năm và chưa được cấp thẻ doanh nghiệp truyền thống.

Chi phí kích hoạt Thẻ ảo Conferma trên tài khoản Spotnana là bao nhiêu?

Vui lòng liên hệ nhân viên Spotnana để được tư vấn chi tiết về giá.

Có danh sách các ngân hàng đối tác của Conferma không?

Có, vui lòng xem danh sách các ngân hàng đối tác của Conferma. Nếu ngân hàng của Quý khách chưa có trong danh sách, hãy đề nghị ngân hàng liên hệ Conferma qua banking.partners@conferma.com để bắt đầu quy trình tích hợp. Lưu ý, quá trình này có thể mất từ 6-12 tháng hoặc lâu hơn.

Nếu khách hàng đã có hợp tác với Conferma thì sao?

Nếu khách hàng đã sử dụng Conferma với một TMC khác và muốn chuyển sang Spotnana làm TMC cho thanh toán thẻ ảo, khách hàng cần liên hệ với ngân hàng để mở tài khoản thẻ ảo mới với Conferma.

Spotnana có liên hệ ngân hàng thay cho khách hàng để thiết lập không?

Không. Khách hàng cần chủ động thông báo cho ngân hàng về việc muốn tích hợp với Conferma và ngân hàng sẽ liên hệ trực tiếp với Conferma

Các bước chuẩn bị dành cho khách hàng

Đối tượng: Khách hàng muốn sử dụng phương thức thanh toán thẻ ảo Conferma với Spotnana

Phần này liệt kê các công việc doanh nghiệp cần thực hiện để tích hợp hệ thống hoạt động đúng như mong muốn. Quý khách nên hoàn thành các bước sau trước khi bắt đầu tích hợp với Conferma và sử dụng phương thức thanh toán ảo.

Nếu Quý khách dự định dùng thẻ ảo để thanh toán thuê xe, cần đảm bảo đã ký thỏa thuận thanh toán trực tiếp với công ty cho thuê xe trước đó.

• Xác minh ngân hàng và mạng lưới thẻ của Quý khách đã được Conferma hỗ trợ. Tham khảo tại https://www.conferma.com/partners/. Nếu ngân hàng của Quý khách chưa có hợp tác với Conferma, ngân hàng cần liên hệ Conferma qua banking.partners@conferma.com để bắt đầu hợp tác (vui lòng hướng dẫn ngân hàng thực hiện).

• Thông báo cho ngân hàng về việc Quý khách muốn triển khai chương trình thẻ ảo qua Conferma và đề nghị họ tạo tài khoản pool thẻ Conferma. Nếu doanh nghiệp muốn phát hành thẻ ảo cho cả khách sạn và thuê xe, cần tạo riêng mỗi loại một tài khoản pool (một cho khách sạn, một cho thuê xe).Liên hệ Spotnana và cung cấp thông tin trong bảng dưới bước 4 (Spotnana sẽ sử dụng https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow để cấu hình thông tin này với Conferma):

• Nếu Quý khách sử dụng thẻ ảo với các nhà cung cấp thuê xe, cần thực hiện thêm các bước sau. Với mỗi nhà cung cấp thuê xe mà Quý khách muốn áp dụng thanh toán thẻ ảo, cần thêm mã giảm giá doanh nghiệp và mã ID xe thanh toán ảo trên Spotnana Online Booking Tool. Để thực hiện, vào mục Công ty trong Chương trình và chọn L1 remarks trong Công ty bên trái. Sau đó: 

  • Kéo xuống mục Mã giảm giá doanh nghiệp thuê xe và nhấp Thêm mã. 

  • Chọn tên nhà cung cấp thuê xe từ menu. 

  • Nhập mã giảm giá doanh nghiệp tương ứng vào ô. 

  • Chọn Chỉ thanh toán ảo . 

  • Kéo xuống mục Mã ID xe thanh toán ảo và nhấp Thêm mã.

  • Chọn tên nhà cung cấp thuê xe từ menu. 

  • Nhập mã ID thẻ ảo do nhà cung cấp thuê xe cung cấp. Lưu ý: Với Avis, đây là mã GEB ID). 

  • Nhấn Lưu.

Bên cạnh đó, chúng tôi khuyến nghị Quý khách thông báo trước cho các khách sạn ưu tiên về việc triển khai chương trình thanh toán ảo Conferma. Có thể sử dụng mẫu email dưới đây (không bắt buộc).

Email/Thư từ Quản lý Du lịch gửi đến Khách sạn Ưu tiên

Đối tượng: Quản lý Du lịch

Spotnana khuyến nghị Quý khách liên hệ trước với các khách sạn ưu tiên để đảm bảo họ sẵn sàng hỗ trợ thanh toán ảo và phục vụ khách đi công tác của Quý khách. Dưới đây là mẫu thư Quý khách có thể sử dụng hoặc chỉnh sửa cho phù hợp.

Mục đích của thông báo này là để khách sạn biết Quý khách sẽ triển khai chương trình thanh toán ảo cho khách đi công tác và mong muốn họ phối hợp hỗ trợ. Khách sạn chỉ cần bấm vào đường link trong thư để xác nhận đã có trong cơ sở dữ liệu Conferma Connect, chọn phương thức liên lạc phù hợp và cung cấp thông tin cần thiết (ví dụ: địa chỉ email hoặc số fax).

Kính gửi Quý khách sạn,

V/v: Conferma Connect - Thanh toán ảo cho Khách sạn

Chắc hẳn Quý khách đã biết xu hướng sử dụng thẻ ảo ngày càng nhiều để thanh toán đặt phòng khách sạn. Chúng tôi đã hợp tác với đối tác công nghệ Conferma Pay và Spotnana để mang đến giải pháp thanh toán khách sạn hiệu quả hơn.

Conferma Connect là gì?

Conferma Connect sẽ tự động lựa chọn phương thức truyền đạt thông tin thanh toán an toàn và tiết kiệm nhất cho khách sạn. Conferma Pay đã phát triển công nghệ truyền thông tin thẻ qua nhiều kênh, nay đã có thêm email bảo mật. Chúng tôi ưu tiên Quý khách nhận thông tin qua email bảo mật (không qua fax).

Để cập nhật lựa chọn liên lạc, vui lòng điền mẫu Đăng ký trực tuyến tại:

https://www.confermaconnect.com

Việc đăng ký hoàn toàn miễn phí cho khách sạn và cho phép Quý khách chọn kênh nhận thông tin thanh toán thẻ ảo (fax/email đến lễ tân, fax/email đến kế toán). Điều này giúp tránh phát sinh sự cố cho Quý khách hoặc khách lưu trú khi làm thủ tục trả phòng.

Xem thêm thông tin tại Câu hỏi thường gặp về Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Rất mong nhận được sự phối hợp của Quý khách.

Trân trọng,

Tên Người gửi

Chức danh

Công ty

Trải nghiệm quy trình đặt chỗ cho khách đi công tác

Đối tượng: Khách đi công tác và người đặt chỗ

Người dùng (khách đi công tác hoặc người đặt hộ) khi đặt khách sạn hoặc thuê xe sẽ có trải nghiệm gần giống như quy trình họ đã quen thuộc trên Spotnana Online Booking Tool. Cụ thể như sau:

1. Khách tìm kiếm khách sạn hoặc xe thuê và chọn ngày mong muốn.

2. Khách chọn khách sạn và loại phòng hoặc xe thuê và giá, sau đó tiến hành đặt chỗ.

3. Sau đó, khách cần chọn phương thức thanh toán cho đặt chỗ. Tùy vào việc doanh nghiệp đã cài đặt thanh toán ảo là bắt buộc hay không (theo pháp nhân mà khách thuộc về), khách sẽ thực hiện một trong các bước sau:

   • Đối với đặt phòng khách sạn: 

     • Nếu thẻ ảo được cài là bắt buộc: Khách nhấp vào tab Thẻ ảo và chọn thẻ ảo duy nhất có thể chọn (thẻ bắt buộc).

     • Nếu thẻ ảo không bắt buộc: Khách có thể chọn tab Thẻ tín dụng hoặc Thẻ ảo và chọn thẻ tín dụng hoặc thẻ ảo muốn dùng cho đặt chỗ này.

   • Đối với đặt xe thuê: 

     • Vì thẻ ảo đã liên kết với hợp đồng thanh toán trực tiếp với công ty cho thuê xe, khách không cần chọn phương thức thanh toán. Chỉ cần tiếp tục đặt xe. 

4. Khách kiểm tra lại các khoản phí và nhấn Đặt phòng khách sạn hoặc Đặt xe nút. Đặt chỗ được xác nhận và thông tin thanh toán (cũng như email hoặc fax xác nhận) sẽ được gửi đến nhà cung cấp.

5. Nếu cần, khách có thể xem 4 số cuối của thẻ ảo sau khi đặt chỗ và có thể xem toàn bộ số thẻ 24 giờ trước khi nhận phòng khách sạn hoặc nhận xe.

Xử lý các vấn đề thường gặp

Bảng dưới đây liệt kê một số vấn đề khách đi công tác có thể gặp khi sử dụng thẻ ảo Conferma và giải pháp đề xuất. Nhiều vấn đề có thể tự xử lý bằng ứng dụng di động Spotnana hoặc Online Booking Tool. Nếu không giải quyết được, vui lòng liên hệ nhân viên Spotnana để được hỗ trợ.

Gỡ bỏ hoặc giới hạn cấu hình sử dụng thẻ ảo

Vui lòng làm theo hướng dẫn dưới đây để gỡ hoặc giới hạn sử dụng thẻ ảo. 

Cách gỡ cấu hình thẻ ảo cho đặt phòng khách sạn hoặc thuê xe

1. Chọn Công ty trong Chương trình menu.
2. Chọn Phương thức thanh toán trong Thanh toán menu bên trái.
3. Tìm mục Phương thức thanh toán ảo .
4. Tìm dòng chứa phương thức thanh toán ảo muốn gỡ (mỗi dòng áp dụng cho đặt xe hoặc khách sạn).
5. Chọn Gỡ phương thức thanh toán trong menu bên phải.
6. Nhấn Xóa để xác nhận xóa phương thức thanh toán ảo này. Việc này sẽ xóa hoàn toàn cấu hình thẻ ảo. 

Cách giới hạn việc sử dụng thẻ ảo chỉ dành cho đại lý

Tùy chọn này hữu ích khi Quý khách muốn tạm thời giới hạn người được quyền sử dụng thẻ (ví dụ: kiểm thử, xử lý sự cố).

1. Chọn Công ty trong Chương trình menu.
2. Chọn Phương thức thanh toán trong Thanh toán menu bên trái.
3. Tìm mục Phương thức thanh toán ảo .
4. Tìm dòng chứa phương thức thanh toán ảo muốn giới hạn (mỗi dòng áp dụng cho đặt xe hoặc khách sạn).
5. Chọn Chỉnh sửa phương thức thanh toán trong menu bên phải. Hộp thoại Cập nhật phương thức thanh toán sẽ xuất hiện. 
6. Nếu Quý khách đã bật thẻ ảo cho đặt xe và khách sạn thì thực hiện các bước sau:
   1. Nhấn biểu tượng chỉnh sửa (bút chì) cạnh mục Chi tiết thẻ.
   2. Đảm bảo Không chọn ô “Đặt thẻ này là bắt buộc” .
   3. Nhấn biểu tượng chỉnh sửa (bút chì) cạnh mục Hướng dẫn sử dụng thẻ.
   4. Chọn Vai trò người dùng là Chỉ đại lý.
   5. Chọn Loại khách đi công tác là Khách cá nhân.
   6. Nhấn Cập nhật. 
   7. Các cài đặt này sẽ giới hạn đối tượng được sử dụng thẻ mà không cần xóa cấu hình.
7. Nếu chỉ bật thẻ ảo cho đặt phòng khách sạn thì thực hiện các bước sau: 
   1. Nhấn biểu tượng chỉnh sửa (bút chì) cạnh mục Loại sản phẩm.
   2. Đảm bảo Tắt công tắc “Bắt buộc” .
   3. Nhấn biểu tượng chỉnh sửa (bút chì) cạnh mục Xác định đối tượng sử dụng.
   4. Chọn Chỉ đại lý từ menu.
   5. Nhấn Cập nhật.
   6. Sau đó liên hệ quản lý tài khoản Spotnana để giới hạn phương thức thanh toán ảo này chỉ dành cho khách cá nhân.
   7. Các cài đặt này sẽ giới hạn đối tượng được sử dụng thẻ mà không cần xóa cấu hình.

Báo cáo và Thanh toán

Quý khách sẽ nhận được sao kê định kỳ từ ngân hàng, liệt kê các khoản chi tiêu du lịch của khách đi công tác sử dụng thẻ ảo làm phương thức thanh toán. Quý khách có thể dùng các sao kê này (cùng hóa đơn do khách đi công tác cung cấp) để đối chiếu chi phí thẻ ảo. Ngoài ra, Quý khách có thể sử dụng báo cáo Giao dịch khách sạn hoặc Giao dịch thuê xe (trong mục Phân tích số liệu > Báo cáo công ty ) trên Spotnana Online Booking Tool để hỗ trợ đối chiếuchi phí. Nếu cần thêm báo cáo hỗ trợ đối chiếu, vui lòng liên hệ nhân viên Spotnana để được cấp quyền truy cập Conferma Snap (sẽ được cung cấp thông tin đăng nhập). spend. If you require additional reporting to assist with reconciliation, contact a Spotnana agent to request access to Conferma Snap (they will provide you with login credentials).