Створення та публікація подій (версія 1)

У цьому розділі описано попередню процедуру створення та публікації подій. Актуальну інструкцію дивіться у розділі Створення, публікація та керування подією (остання версія).

Створювати та керувати подіями можуть лише адміністратори.

ЗМІСТ

• Створення події
  • Створити подію
  • Перегляд і керування існуючими подіями
  • Публікація події
• Див. також

Створити подію

1. Увійдіть у систему Online Booking Tool. 

2. Виберіть Події у меню Поїздки . Відкриється сторінка Події .  

3. Натисніть Нова подія. Відкриється сторінка Створити подію . 

4. У полі Назва події вкажіть назву події — саме так вона відображатиметься для запрошених учасників.

5. У полі Місце проведення вкажіть локацію події.

6. За бажанням оберіть обкладинку для події (вона буде у запрошенні). Також можна натиснути Завантажити та додати власне зображення.

7. У полях Дати події вкажіть дату й час початку та завершення події. 

8. У полях Дати поїздки вкажіть дати початку й завершення подорожі. 

   • Дата початку подорожі має бути до початку самої події. Врахуйте такі речі, як зміна часових поясів, відстань, пересадки.

   • Дата завершення має бути після закінчення події.

9. У полі Опис додайте опис події. Ви можете форматувати текст (жирний, курсив, списки, шрифт, колір, відступи) та додавати посилання. 

10. Вкажіть типи бронювання, які дозволені для цієї події. Учасники бачитимуть лише ті типи бронювання, які адміністратор дозволив для цієї події. Якщо після публікації події потрібно додати ще один тип бронювання, адміністратор може забронювати його для гостя вручну. 

11. Для Авіаквитків:
    

    • Щоб визначити дозволені типи перельотів, оберіть один або кілька варіантів у меню Дозволені типи перельотів :

      • В один бік

      • Туди й назад

      • Можливість повернення в інший аеропорт — зручно, якщо учасник відвідує кілька подій 

    • Натисніть Додати щоб зазначити дозволені аеропорти. З'явиться поле Дозволений аеропорт . Тут можна вказати всі аеропорти, з яких учасники можуть бронювати авіаквитки до місця проведення події (учасники можуть вилітати з будь-якого аеропорту відправлення ). Це поле необов’язкове.

      • Почніть вводити назву або код аеропорту — система запропонує варіанти. 

      • Оберіть потрібний аеропорт зі списку. 

      • Щоб додати ще аеропорти, натисніть Додати ще раз і повторіть крок. 

    • Використовуйте календар і поля часу у розділах Рекомендований час прибуття до та Рекомендований час відправлення після щоб налаштувати, коли учасникам буде запропоновано бронювати квитки. За замовчуванням ці дати відповідають датам події . Учасникам рекомендується бронювати квитки у межах цих дат і часу. 

12. Для Готелю:

    • Натисніть Додати щоб зазначити дозволені готелі. З'явиться поле Готель . Тут можна вказати всі готелі, в яких учасники можуть зупинитися під час події. Це поле необов’язкове. 

    • Почніть вводити назву готелю — система запропонує варіанти. 

    • Оберіть потрібний готель зі списку.  

    • Щоб додати ще готелі, натисніть Додати ще раз і повторіть крок. 

13. Для Авто, додаткових налаштувань не потрібно. 

14. Для Залізниці, додаткових налаштувань не потрібно. 

15. Вкажіть спосіб оплати, який учасники використовуватимуть для бронювання, необхідного для участі у події.

    • Щоб додати один спосіб оплати для всіх типів бронювання, натисніть у полі Виберіть спосіб оплати та натисніть Додати нову картку. Відкриється сторінка Додати кредитну картку . Заповніть усі необхідні поля картки, як зазвичай. За замовчуванням дозволені всі типи бронювання, але це можна змінити у налаштуваннях Застосовується до . Переконайтеся, що для кожного типу бронювання вказано спосіб оплати. Для яких типів бронювання підходить певний спосіб оплати, позначено відповідними іконками.  

    • Щоб вибрати вже доданий спосіб оплати для всіх типів бронювання, натисніть у полі Виберіть спосіб оплати та оберіть потрібний варіант. Для яких типів бронювання підходить певний спосіб оплати, позначено відповідними іконками.

    • Щоб використовувати стандартний спосіб оплати кожного учасника, натисніть у полі Виберіть спосіб оплати та оберіть Використовувати стандартний спосіб оплати учасника. У такому разі кожен учасник використовуватиме власний спосіб оплати для бронювання. Якщо ви запрошуєте гостей, переконайтеся, що для них також заздалегідь додано спосіб оплати (див. розділ Передумови ). 

    • Щоб вказати окремий спосіб оплати для кожного типу бронювання, увімкніть поле Вказати спосіб оплати для кожного типу бронювання . Далі скористайтеся інструкціями цього розділу, щоб вибрати спосіб оплати для кожного типу бронювання окремо. 

16. Поле Контактна особа за замовчуванням заповнюється користувачем, який створює подію. За потреби можна змінити контактну особу. Саме до неї учасники звертатимуться з питаннями щодо події.

17. У розділі Додаткові поля налаштуйте власні поля за потреби. Ви можете додати нові поля та відповісти на запитання до них. Щоб додати поле, натисніть + Додаткові поля та виберіть потрібний варіант у меню. 

    • Для додаткових полів, де в налаштуваннях встановлено Тип поїздки «Усі поїздки» (у визначенні поля), ви можете відповісти на запитання за учасників або дозволити їм відповісти самостійно. Якщо ви відповідаєте за учасників, це поле не буде їм показано. Наприклад, якщо є поле Мета поїздки, ви можете вказати «Конференція» для всіх одразу. 

    • Для додаткових полів, де в налаштуваннях встановлено Тип поїздки «Тільки події» (у визначенні поля), ви можете обрати, чи показувати це поле у межах цієї події. Наприклад, якщо є поле Бажаний час трансферу , ви можете обрати, чи буде воно відображатися у вашій події.Зміни у додаткових полях після публікації події стосуватимуться лише бронювань, які ще не були здійснені.

    • Далі оберіть один із варіантів: 

18. натисніть

    • Зберегти як чернетку (щоб зберегти подію як чернетку та додати учасників пізніше) або натисніть

    • Додати учасника (щоб додати учасників одразу) .

19.  Якщо ви натиснули Додати учасника, тепер можна запрошувати учасників на подію.  Також можна завантажити список співробітників або гостей (у форматі CSV).  

    • Щоб додати окремих співробітників: Натисніть + Додати учасника. Введіть ім'я або електронну адресу користувача, якого хочете запросити. З'явиться список співробітників, які відповідають введеним даним. Оберіть потрібного користувача. Повторіть ці кроки для кожного співробітника. 

    • Щоб додати гостя, який не є співробітником вашої компанії: Почніть вводити ім'я або email у полі пошуку, потім натисніть Додати гостя. Вкажіть ім'я, прізвище та електронну адресу гостя, якого хочете запросити. Оберіть відповідну юридичну особу. Натисніть іконку з галочкою. Повторіть ці кроки для кожного гостя.

    • Щоб завантажити список співробітників або гостей: Натисніть Завантажити. Завантажте відповідний шаблон CSV (для співробітників або гостей). Додайте до файлу своїх учасників (для співробітників — лише службові email, для гостей — ім'я, прізвище та email через кому). Завантажте CSV-файл у відповідне поле у вікні. Натисніть ЗавантажитиДалі після завершення.

20. Після того, як ви налаштували всі типи бронювання (авіа, готель тощо), вказали спосіб оплати та обрали учасників, ви можете опублікувати подію. Для цього натисніть Опублікувати або перегляньте розділ Публікація події для детальнішої інформації.

Перегляд і керування існуючими подіями

1. Увійдіть у систему Online Booking Tool. 

2. Виберіть Події у меню Поїздки . Відкриється сторінка Події . Можна фільтрувати події за назвою, датою чи статусом (для майбутніх подій). 

   1. Виберіть вкладку Майбутні щоб переглянути заплановані чи активні події. 

   2. Виберіть вкладку Завершені щоб переглянути минулі події.

   3. Виберіть вкладку Скасовані щоб переглянути скасовані події.

3. Кожна створена подія відображається окремим рядком. Для кожної події вказано місце проведення, дати, кількість учасників, тип бронювання. Для неопублікованих подій можна опублікувати подію (з або без email-сповіщень).  

4. Знайдіть подію, яку хочете переглянути, та натисніть на неї. Відкриється сторінка деталей події. 

5. Ви можете переглядати та редагувати деталі події й список учасників. 

   • Налаштування події (головна сторінка) - Можна змінити назву, дати поїздки, обкладинку та опис (доки подія не опублікована).

   • Учасники (за потреби натисніть Додати учасника) - Для кожного учасника відображаються ім'я, email, дати поїздки, статус запрошення та статус бронювань. Зелена іконка означає, що бронювання завершено. Можна фільтрувати за статусом запрошення (Запрошено, Ще не запрошено) або за статусом будь-якого типу бронювання (Заброньовано, Не заброньовано, Відмовився). Щоб відфільтрувати за типом бронювання, натисніть відповідну іконку та оберіть потрібний статус у меню.

     • Щоб нагадати учаснику завершити бронювання, можна повторно надіслати email-запрошення — натисніть іконку листа (наведіть курсор праворуч від колонки Запрошення ). Ця дія доступна лише після публікації події. 

     • Щоб надіслати запрошення або нагадування одразу кільком учасникам, відмітьте їх у списку та натисніть Надіслати email на панелі інструментів. Якщо серед обраних є і нові, і вже запрошені учасники, потрібно буде підтвердити дію. Текст нагадування буде трохи відрізнятися від початкового запрошення.

     • Щоб видалити учасника, натисніть іконку кошика (наведіть курсор праворуч від колонки Запрошення ). Щоб видалити декількох учасників одразу, відмітьте їх у списку та натисніть кнопку видалення на панелі інструментів. Після видалення учасник більше не бачитиме цю подію. Зверніть увагу: Перш ніж видалити учасника, потрібно скасувати всі його бронювання для цієї події.

     • Щоб завантажити список учасників, натисніть Завантажити і дотримуйтесь інструкцій із розділу Створити подію вище на цій сторінці.

     • Щоб завантажити поточний список учасників, натисніть Завантажити на панелі інструментів.

Публікація події

Після створення події ви можете її переглянути або опублікувати. Під час публікації можна обрати, чи надсилати учасникам email-запрошення. 

1. Увійдіть у систему Online Booking Tool. 

2. Виберіть Події у меню Поїздки . Відкриється сторінка Події .

3. Виберіть вкладку Майбутні щоб переглянути заплановані події. Кожна подія відображається окремим рядком із місцем, датами, кількістю учасників і типом бронювання. 

   • Щоб переглянути подію перед публікацією, знайдіть її у списку та натисніть рядок. 

   • Щоб переглянути запрошення, натисніть Переглянути лист (запрошення буде надіслано на вашу електронну адресу) для відповідної події.

   • Щоб опублікувати подію без розсилки email-запрошень, натисніть Лише опублікувати для відповідної події.

   • Щоб опублікувати подію та надіслати email-запрошення, натисніть Опублікувати та надіслати запрошення для відповідної події.

   • Щоб відредагувати вже опубліковану подію, натисніть Редагувати. 

4. Після публікації події можна змінити лише такі параметри:

   • Назва події

   • Опис події

   • Розширити дати поїздки (наприклад, встановити ранішу дату початку або пізнішу дату завершення)

   • Доступні способи оплати для учасників 

   • Додати аеропорти або готелі (якщо дозволені авіа- та готельні бронювання)

   • Додати учасників

   • Видалити учасників (які ще не здійснили бронювання)

   • Додаткові поля

Див. також

• Події (огляд)
• Бронювання поїздки для події (співробітник/організатор)
• Бронювання поїздки для події (гість/не співробітник)