Conferma - Sanal Kartlar

İÇİNDEKİLER

• Conferma - Sanal Kartlar
  • Giriş
• Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
• Gerekli Müşteri İşlemleri
  • Seyahat Yöneticisinden Tercih Edilen Otellere Gönderilecek E-posta/Mektup
• Yolcu İş Akışı Deneyimi
  • Yaygın Sorunlar ve Çözüm Yöntemleri
• Sanal kart yapılandırmasını kaldırma veya kullanımını kısıtlama
  • Otel veya araç rezervasyonlarında sanal kart yapılandırmasını kaldırmak için
  • Sanal kart kullanımını yalnızca acentelerle sınırlandırmak için
• Raporlama ve Faturalandırma

Giriş

Spotnana olarak, Conferma iş birliğiyle sanal kart ile ödeme desteğini sunmaktan memnuniyet duyuyoruz.

• Bu belgenin ilk bölümünde, sanal ödeme kavramını tanımanızı kolaylaştıracak sıkça sorulan sorulara ve sanal ödemelerin şirketiniz ile çalışanlarınıza sağladığı avantajlara yer verdik. Ayrıca neden Conferma ile iş birliği yaptığımızı da kısaca açıkladık.

• İkinci bölümde, sanal ödemeleri kullanmaya başlamadan önce tamamlamanız gereken kısa bir ön hazırlık listesi bulacaksınız.

• Üçüncü bölümde, Spotnana Online Rezervasyon Aracı’nda sanal ödemeleri etkinleştirmek için yapmanız gereken ayarlarla ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz (örneğin otel veya araç rezervasyonları için).

• Son bölümde ise Spotnana Online Rezervasyon Aracı üzerinden otel veya araç kiralama işlemlerinde sanal ödeme yönteminin yolcularınız için nasıl bir deneyim sunduğu örneklerle gösterilmektedir. Bu özellik şu anda sadece otel ve araç rezervasyonlarıyla sınırlıdır.

Ayrıca, bu sayfanın en altında bulabileceğiniz sunum dosyaları, Spotnana ile birlikte Conferma sanal kartlarını kullanmanın avantajları hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olabilir.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Sanal ödemeler nedir?

Sanal ödemeler, hem kurumunuzdaki hem de dışındaki seyahat edenlere sunabileceğiniz, güvenli ve kontrollü bir ödeme yöntemidir. Rezervasyon masraflarının sorunsuz ödenmesini sağlar. Spotnana, müşterilerine bu ödeme seçeneğini sunmak için Conferma ile iş birliği yapmaktadır.

Sanal ödeme, rezervasyon sırasında dijital olarak oluşturulan ve belirli bir kullanıcıya atanan, 15 veya 16 haneli benzersiz bir kart numarasıdır (fiziksel bir kart değildir). Bu “kart” numarası yalnızca tek bir ödeme için kullanılır ve sonrasında devre dışı bırakılır. Hiçbir zaman fiziksel bir kart üretilmez.

Sanal ödeme işlemi sırasında, fiziksel kredi kartlarının arkasında yer alan üç haneli güvenlik koduna (CVV, CVV2 veya CVC) benzer şekilde, kendine özel bir güvenlik kodu da oluşturulur.

Conferma kimdir?

Conferma, seyahat sektöründe sanal ödeme çözümleri sunan lider bir teknoloji iş ortağıdır. 200 ülkede, 50’den fazla banka ile çalışarak seyahat tedarikçileri ağı içinde kullanılmak üzere sanal kartlar sağlar.

Conferma’yı diğer sanal ödeme platformlarından ayıran en önemli özellik, Spotnana’nın rezervasyon (otel/araba) için kullandığı sanal ödemeyi sadece oluşturmakla kalmayıp, ödeme bilgilerini ve talimatlarını doğrudan tedarikçiye iletmesidir. Böylece, doğrudan fatura işlemi de onaylanmış olur. Bu sayede, seyahat eden kişinin otel girişinde veya araç tesliminde ek bir ödeme yöntemi sunmasına gerek kalmaz. 

Daha fazla bilgi için bkz. https://conferma.com/

Sanal Kart ile Ghost/Lodge kart arasındaki fark nedir?

Sanal kartlar ile Ghost ve Lodge kartlar temelde benzer şekilde, merkezi bir ana hesaba faturalandırılır. Ancak, Ghost kartlar birden fazla kullanıcı ve rezervasyon için kullanıldığından, yüksek limitlerle tanımlanmak zorundadır. Sanal kartlar ise yalnızca tek seferlik kullanıldığı için limiti sadece o alışverişle sınırlıdır ve bu sayede çok daha kontrollü bir yapı sunar.

Bir diğer fark ise, Ghost kartların birden fazla kez kullanılabilmesidir. Bu nedenle, güvenlik açığı oluşabilir ve kartın iptal edilip yenisinin çıkarılması gerekebilir. Sanal kartlar ise tek kullanımlıktır ve limiti sadece belirli bir işlemle sınırlıdır. Dolayısıyla, dolandırıcılık riski minimum düzeydedir. Ayrıca, Ghost kartlarda yapılan harcamaların merkezi hesapta toplanıp, ilgili kişilere ya da birimlere dağıtılması için arka ofis personelinin ekstra iş yükü olur. Sanal kartlarda ise her kart numarası belirli bir kullanıcıya ait olduğundan, harcamaların takibi ve güvenliği çok daha kolaydır. Bu da idari maliyetleri önemli ölçüde azaltır.

Ayrıca, Ghost kartlarda güvenlik kodlarının şirket içinde birçok kişiyle paylaşılması gerekir; bu da güvenlik riskini artırır. Sanal kartlarda ise, sadece tek kullanımlık ve sınırlı erişime sahip bir güvenlik kodu üretilir.

Avantajları nelerdir?

Sanal kartlar ve ödeme yöntemleri birçok avantaj sunar. Bunlardan öne çıkan bazıları şunlardır:

• Daha iyi Doğrudan Faturalama süreci:Sanal ödeme süreci otomatik, güvenli ve finans ekipleri tarafından kolayca takip edilebilen bir yapıya sahiptir. Bu ödeme yöntemi kullanıldığında, kredi kartı numarası tedarikçiye (otel, araç kiralama) onların tercih ettiği iletişim yolu ile (e-posta, faks, API) otomatik olarak iletilir. Böylece, seyahat eden kişinin otel girişinde veya araç tesliminde ödeme yapmasına gerek kalmaz (ve doğrudan fatura işlemi oluşmaz; çünkü tedarikçi ödemeyi doğrudan kredi kartı şirketinden alır). Ayrıca, doğrudan faturalamanın aksine, sanal ödeme ile yapılan işlemlerin takibi de otomatiktir; çünkü her kart belirli bir hesaba bağlıdır.

• Çalışan olmayanlar, taşeronlar ve adaylar için de destek imkânı: Sanal ödeme, şirketlerin seyahat eden çalışanlarının masraflarını önceden karşılamasını sağlar; böylece çalışanların kendi kişisel kartlarını kullanmasına gerek kalmaz. Birçok tedarikçi CVV numarası ister, ancak bu bilgi genellikle çalışanların elinde olmaz ve güvenlik nedeniyle kolayca paylaşılamaz. Bu yüzden, sadece ghost kart kullanmak bu ihtiyacı tam olarak karşılamaz.

• Seyrek seyahat edenler için kurumsal karta gerek yok: Sanal ödeme sayesinde, yılda bir ya da iki kez seyahat eden çalışanlara kurumsal kart çıkarmanıza gerek kalmaz.

• Daha yüksek güvenlik: Fiziksel kartlarda dolandırıcılık riski daha fazladır. Sanal kartlarda ise harcama limiti ve kullanım süresi önceden belirlenir. Böylece kart bilgileri başkasının eline geçse bile risk en aza indirilmiş olur.

Conferma Connect nedir?

Conferma Connect, Conferma’ya ait otel veri tabanıdır. Otellerin iletişim bilgileri (e-posta, faks, API) ve tesis detayları burada tutulur ve ödeme işlemlerinin gerçekleşmesinde rol oynar. Kısacası, Conferma bu platform aracılığıyla otellere ödeme talimatlarını iletir.

Conferma Connect, araç kiralama firmaları için kullanılmaz.

Nasıl çalışır?

Aşağıdaki şemada, bir seyahatçinin otel veya araç kiralama ödemesini sanal kart ile yaparken izlediği genel süreç gösterilmektedir. Spotnana, bu sürecin 1, 2 ve 4. adımlarını kolaylaştırır.

Sanal Kartları kimler, ne zaman ve neden kullanır?

Sanal Kartların kurumunuza en çok fayda sağlayacağı durumlar; sık seyahat eden ve merkezi faturalandırma ihtiyacı olan çalışanlar, iş görüşmesi için seyahat eden adaylar, stajyerler ya da yılda yalnızca 1-2 kez seyahate çıkan ve bu nedenle kurumsal kartı olmayan çalışanlardır.

Spotnana hesabınızda Conferma Sanal Kartlarını kullanmak için ücretlendirme nedir?

Fiyatlandırma bilgisi için lütfen Spotnana temsilcisiyle iletişime geçiniz.

Conferma'nın halihazırda çalıştığı banka ortaklarının bir listesi var mı?

Evet, ilgili listeye Conferma banka ortaklarıüzerinden ulaşabilirsiniz. Bankanız bu listede yer almıyorsa, bankanızın Conferma ile iletişime geçerek (banking.partners@conferma.com) iş birliği sürecini başlatmasını sağlamalısınız. Bu sürecin bazı durumlarda 6-12 ay veya daha uzun sürebileceğini unutmayınız.

Peki, müşteri zaten Conferma ile çalışıyorsa ne yapılmalı?

Müşteriniz halihazırda farklı bir online rezervasyon aracıyla Conferma kullanıyorsa ve sanal kart ödemeleri için Spotnana'yı kullanmaya geçmek istiyorsa, bankasıyla iletişime geçerek Conferma üzerinden yeni bir sanal kart hesabı açtırması gerekmektedir.

Bu işlemleri müşteri adına Spotnana'nın mı bankalarla yürütmesi gerekiyor?

Hayır.Müşterinin, bankasına Conferma ile iş birliği sürecini başlatmak istediğini bildirmesi ve ardından bankasının doğrudan Conferma ile iletişime geçmesi gerekmektedir.

Gerekli müşteri ön hazırlıkları

Hedef kitle: Spotnana ile Conferma - Sanal Kart ödeme yöntemlerini kullanmak isteyen müşteriler

Bu bölümde, entegrasyonun sorunsuz çalışabilmesi için şirketinizin tamamlaması gereken tüm adımlar yer almaktadır. Aşağıdaki işlemler, Conferma ile entegrasyonunuzu desteklemek ve sanal ödeme yöntemlerinin kullanımını kolaylaştırmak amacıyla önceden yapılmalıdır.

Sanal kartınızı araç kiralama ödemelerinde kullanacaksanız, öncesinde araç kiralama firmasıyla doğrudan faturalandırma anlaşmanızın olması gerekmektedir.

• Bankanızın ve kart ağınızın Conferma tarafından desteklenip desteklenmediğini kontrol ediniz. Detaylı bilgi için https://www.conferma.com/partners/adresine bakabilirsiniz. Eğer bankanızınConferma ileherhangi bir iş birliği yoksa, bankanızın banking.partners@conferma.com adresine e-posta göndererek süreci başlatması gerekmektedir (lütfen bankanızı bu konuda bilgilendiriniz).

• Bankanıza, Conferma üzerinden sanal kart programı başlatmak istediğinizi bildirip, Conferma kart havuzu hesabı açmalarını talep ediniz. Hem otel hem de araç kiralama rezervasyonlarında sanal kart sunacaksanız, her biri için ayrı kart havuzu hesabı oluşturmanız gerekmektedir (biri otel, biri araç kiralama için).Spotnana ile iletişime geçerek, aşağıda 4. adımın altında yer alan tabloda istenen bilgileri bizimle paylaşınız (Spotnana bu bilgileri kullanacaktır). https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow bu bilginin Conferma ile yapılandırılması için):

• Eğer kiralık araç tedarikçilerinizle sanal kart kullanacaksanız, aşağıdaki adımları da tamamlamanız gerekmektedir. Sanal kartla ödeme sunmayı planladığınız her kiralık araç tedarikçisi için Spotnana Çevrimiçi Rezervasyon Aracı'nda şu adımları izlemeniz gerekir: Program üst menüsünden Şirket profili sol menüden seçin ve L1 açıklamaları sekmesine tıklayın. Ardından:

  • Sayfanın aşağısında bulunan Araç kurumsal indirim kodu bölümüne gelerek Kod ekle butonuna tıklayın. 

  • Menüden kiralık araç tedarikçisinin adını seçin. 

  • O tedarikçiye ait kurumsal indirim kodunu ilgili alana girin. 

  • Seçin Sadece Sanal Ödemeler kutucuğu. 

  • Aşağıya inerek Sanal kart ID numarası bölümünü bulun ve Kod ekle seçeneğine tıklayın.

  • Kiralamak istediğiniz araç firmasını menüden seçin. 

  • Araç kiralama firmanızın size verdiği sanal kart ID numarasını girin. Not: Avis için bu numara GEB ID olacaktır). 

  • [Kaydet butonuna tıklayın..

Ayrıca, Conferma sanal ödeme programını kullanmaya başladığınızı tercih ettiğiniz otellere bildirmenizi tavsiye ederiz. Aşağıda örnek bir e-posta şablonu bulabilirsiniz. Bu adım tamamen isteğe bağlıdır.

Seyahat Yöneticisinden Tercih Edilen Otellere E-posta/Mektup

Hedef Kitle: Seyahat Yöneticileri

Spotnana olarak, sanal ödeme yöntemlerini kullanan şirket çalışanlarınıza destek verebilmek için tercih ettiğiniz otellerle önceden iletişime geçmenizi tavsiye ederiz. Aşağıda, otellere gönderebileceğiniz ve ihtiyaçlarınıza göre düzenleyebileceğiniz örnek bir bilgilendirme metni bulabilirsiniz.

Bu yazışmanın amacı, seyahat eden çalışanlarınız için bir sanal ödeme programı başlatacağınızı otellere bildirmek ve bu konuda iş birliği beklediğinizi iletmektir. Otellerin tek yapması gereken, ilettiğiniz mesajdaki bağlantıya tıklayarak Conferma Connect veri tabanında yer aldıklarından, tercih ettikleri iletişim yönteminin seçili olduğundan ve gerekli iletişim bilgilerinin (örneğin e-posta adresi ya da faks numarası) eksiksiz girildiğinden emin olmaktır.

Değerli Otel Yetkilisi,

Konu: Conferma Connect - Oteller İçin Sanal Ödeme

Otel rezervasyonlarında sanal kartların giderek daha fazla tercih edildiğinin sizler de farkındasınız. Biz de teknoloji iş ortağımız Conferma Pay ve Spotnana ile birlikte, oteller için daha verimli bir ödeme çözümü sunmak üzere çalışmalarımızı sürdürüyoruz.

Conferma Connect nedir?

Conferma Connect, ödeme talimatlarının otele iletilmesi için en güvenli ve ekonomik yöntemi otomatik olarak belirler. Conferma Pay, kart bilgilerini farklı yollarla iletebilen bir teknoloji geliştirmiştir ve artık güvenli e-posta seçeneği de sunulmaktadır. Otel iş ortaklarımız için tercihen bu bilgilerin güvenli e-posta yoluyla iletilmesini öneriyoruz (faks ile gönderilmesini tercih etmiyoruz).

İletişim tercihlerinizi güncellemek için lütfen çevrimiçi Katılım Formunu doldurunuz:

https://www.confermaconnect.com

Katılım oteller için ücretsizdir ve sanal kart ödemeleriyle ilgili iletişim şeklini (resepsiyona veya muhasebe ekibine e-posta/faks) seçmenize olanak tanır. Bu sayede hem sizin hem de misafirlerinizin çıkış işlemlerinde herhangi bir sorun yaşanmaz.

Daha fazla bilgi için Conferma Connect SSS: https://www.confermaconnect.com/en/help

Bu süreçte göstereceğiniz destek için teşekkür ederiz.

Saygılarımızla,

Ad Soyad

Görev Ünvanı

Şirket

Seyahat Eden Çalışan Deneyimi

Hedef Kitle: Seyahat edenler ve seyahat düzenleyicileri

Otel veya araç kiralama rezervasyonu yapacak kullanıcılarınız (seyahat edenler ya da düzenleyiciler), Spotnana Online Rezervasyon Aracı’nda zaten alışık oldukları bir deneyimi yaşayacaklardır. İşleyiş şu şekildedir:

1. Seyahat eden kişi, istediği oteli veya kiralık aracı ve tarihleri aratır.

2. Seyahat eden kişi, tercih ettiği oteli ve oda fiyatını ya da kiralık aracı ve ücretini seçerek rezervasyon aşamasına geçer.

3. Ardından, rezervasyon için kullanılacak bir ödeme yöntemi seçilmelidir. Şirketinizin, seyahat eden kişinin bağlı olduğu tüzel kişilik için sanal ödeme yönteminizorunlu olarak belirleyip belirlemediğine bağlı olarak, seyahat eden kişi aşağıdaki adımlardan birini izler:

   • Otel rezervasyonları için: 

     • Eğer sanal kart zorunlu olarak ayarlandıysa: Seyahat eden kişi, Virtual cards sekmesine tıklar ve seçilebilen tek sanal kartı (zorunlu olanı) seçer.

     • Eğer sanal kart zorunlu olarak ayarlanmadıysa: Seyahat eden kişi, Credit Cards veya Virtual cards sekmesine tıklayarak, bu rezervasyonda kullanmak istediği kredi kartını ya da sanal kartı seçebilir.

   • Araç kiralama rezervasyonları için: 

     • Sanal kart, araç kiralama firmasıyla yapılan doğrudan faturalandırma anlaşmasına bağlı olacağı için, herhangi bir ödeme yöntemi seçmenize gerek yoktur. Yolcu, doğrudan rezervasyon adımına geçebilir. 

4. Yolcu, ücretleri gözden geçirir ve Otel Rezervasyonu Yap veya Araba Rezervasyonu Yap butonuna tıklar. Rezervasyon onaylanır ve ödeme (ayrıca faks veya e-posta yoluyla bilgilendirme) tedarikçiye iletilir.

5. Gerekirse, yolcu rezervasyon tamamlandıktan sonra sanal kartın son 4 hanesini görüntüleyebilir; ayrıca otel girişinden veya araç tesliminden 24 saat önce tüm kart numarasını da açabilir.

Yaygın sorunların çözümü

Aşağıdaki tabloda, yolcuların Conferma sanal kartlarını kullanırken karşılaşabileceği bazı olası sorunlar ve bunlara önerilen çözümler yer almaktadır. Bu sorunların çoğu, Spotnana mobil uygulaması veya Online Rezervasyon Aracı üzerinden yolcular tarafından kolayca çözülebilir. Eğer sorun devam ederse, lütfen Spotnana temsilcisiyle iletişime geçin.

Sanal kartın kullanımını kaldırmak veya kısıtlamak

Sanal kartı kaldırmak ya da kullanımını kısıtlamak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz.

Otel veya araç rezervasyonları için sanal kart tanımını kaldırmak

1. Üst menüden Program seçeneğini tıklayın.
2. Ardından Ödeme yöntemleri seçeneğini, Ödeme ve ücretler menüsünün sol tarafındaki listeden seçebilirsiniz.
3. Virtual sekmesine tıklayın.
4. Kaldırmak istediğiniz sanal ödeme yönteminin bulunduğu satırı bulun (her biri ya araç ya da otel rezervasyonları için etkinleştirilmiştir).
5. Sağdaki menüden Ödeme yöntemini kaldır seçeneğine tıklayın.
6. Sil butonuna tıklayarak sanal ödeme yöntemini silmek istediğinizi onaylayın. Bu işlem, sanal kart ayarlarını tamamen kaldıracaktır. 

Sanal kart kullanımını yalnızca acentelerle sınırlamak için

Kartın kimler tarafından kullanılabileceğini geçici olarak sınırlandırmak istediğinizde (örneğin test veya sorun giderme amacıyla) bu seçenek işinize yarayabilir.

1. Üst menüden Program seçeneğine tıklayın.
2. Ödeme yöntemleri seçeneğini Ödeme ve ücretler menüsünün sol tarafında bulabilirsiniz.
3. Sanal sekmesine tıklayın.
4. Kısıtlama yapmak istediğiniz sanal ödeme yönteminin bulunduğu satırı bulun (her biri yalnızca araç veya otel rezervasyonları için etkinleştirilebilir).
5. Sağdaki menüden Ödeme yöntemini düzenle'yi seçin. Ödeme yöntemini güncelle penceresi açılacaktır. 
6. Eğer sanal kartları araç ve otel rezervasyonları için etkinleştirdiyseniz, şu adımları izleyin:
   1. Kart bilgileri bölümünün yanındaki düzenle (kalem) simgesine tıklayın.
   2. Lütfen Bu kartı zorunlu yap seçeneğinin işaretli olmadığından emin olun.
   3. Kart kullanım talimatları bölümünün yanındaki düzenle (kalem) simgesine tıklayın..
   4. "Kullanıcı rolleri" alanını Yalnızca Temsilciler olarak ayarlayın..
   5. "Profil türü" alanını Kişisel Misafir olarak seçin..
   6. Güncelle butonuna tıklayın. Bu ayarlar sayesinde, kartın kimler tarafından kullanılabileceğini yapılandırmayı silmeden sınırlandırabilirsiniz.
   7. Sanal kartları sadece
7.  otel rezervasyonlarında etkinleştirdiyseniz, aşağıdaki adımları izleyin: Yanındaki düzenle (kalem) simgesine tıklayın ...
   1. ...Ürün türleri.
   2. [Gerekli] seçeneğinin kapalı olduğundan emin olun.Gerekli anahtarının kapalı olduğundan emin olun.
   3. [Kullanıcı türlerini belirt] seçeneğinin yanındaki düzenle (kalem) simgesine tıklayın.Kullanıcı türlerini belirtin.
   4. Menüden Yalnızca temsilciler seçeneğini seçin.
   5. [Güncelle] düğmesine tıklayın.Güncelle.
   6. Daha sonra, bu sanal ödeme yönteminin yalnızca kişisel misafirler için kullanılabilmesi adına Spotnana hesap yöneticinizle iletişime geçin.
   7. Bu ayarlar, kartın kimler tarafından kullanılabileceğini sınırlar; böylece yapılandırmayı silmenize gerek kalmaz.

Raporlama ve Faturalama

Banka tarafından size düzenli olarak, sanal kartların ödeme yöntemi olarak kullanılmasıyla oluşan seyahat harcamalarını içeren ekstreler gönderilecektir.Bu ekstreleri (ve seyahat edenlerin topladığı ve ilettiği fişleri) sanal kart harcamalarınızı karşılaştırmak ve kontrol etmek için kullanabilirsiniz.Sanal kart harcamalarınızı takip etmek için bu ekstreleri kullanabilirsiniz.Otel İşlemleri veya Araba İşlemleri raporlarına ( Insights bölümünde, Spotnana Online Rezervasyon Aracı üzerinden) ulaşarak harcamalarınızı kolayca karşılaştırabilirsiniz.Harcamalarınızı karşılaştırmak için ek raporlara ihtiyacınız olursa, Spotnana temsilcisiyle iletişime geçerek Conferma Snap erişimi talep edebilirsiniz (giriş bilgileri size iletilecektir).