สร้างและเผยแพร่งานอีเวนต์ (เวอร์ชัน 1)

หัวข้อนี้จะอธิบายขั้นตอนการสร้างและเผยแพร่งานอีเวนต์แบบเดิม หากต้องการดูวิธีใหม่ล่าสุด กรุณาดูที่ สร้าง เผยแพร่ และจัดการงานอีเวนต์ (เวอร์ชันล่าสุด).

เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถสร้างและจัดการงานอีเวนต์ได้

สารบัญ

• การสร้างงานอีเวนต์
  • สร้างงานอีเวนต์
  • ดูและจัดการงานอีเวนต์ที่มีอยู่
  • เผยแพร่งานอีเวนต์
• หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

สร้างงานอีเวนต์

1. เข้าสู่ระบบ Online Booking Tool 

2. เลือก Events จากเมนู Trips หน้าจอ Events จะแสดงขึ้นมา  

3. คลิก New Event. หน้าสร้างงานอีเวนต์ จะแสดงขึ้นมา 

4. กรอกชื่ออีเวนต์ในช่อง Event name ซึ่งจะเป็นชื่อที่ผู้เข้าร่วมเห็นเมื่อได้รับเชิญ

5. กรอกสถานที่จัดงานในช่อง Location .

6. เลือกภาพหน้าปกสำหรับงานอีเวนต์ (ภาพนี้จะปรากฏในอีเมลเชิญผู้เข้าร่วม) หากต้องการเปลี่ยนภาพ สามารถคลิก Upload เพื่ออัปโหลดภาพที่ต้องการ

7. กำหนดวันเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานอีเวนต์ในช่อง Event dates . 

8. ตั้งค่าวันเดินทางไป-กลับสำหรับงานอีเวนต์ในช่อง Travel dates . 

   • วันที่เริ่มเดินทางควรก่อนวันเริ่มงานจริง อย่าลืมคำนึงถึงเรื่องเจ็ตแล็ก ระยะทาง และการต่อเครื่องด้วย

   • วันที่เดินทางกลับควรเป็นหลังจากงานอีเวนต์สิ้นสุด.

9. กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ในช่อง Description คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง ใส่หัวข้อย่อย เปลี่ยนฟอนต์ สี หรือเยื้องข้อความ รวมถึงใส่ลิงก์ได้ตามต้องการ 

10. กำหนดประเภทการจองที่อนุญาตสำหรับงานนี้ โดยประเภทที่แสดงจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ หากต้องการเพิ่มประเภทการจองหลังจากเผยแพร่งานแล้ว ผู้ดูแลระบบสามารถจองให้แขกได้ 

11. สำหรับ Flight:]
    

    • หากต้องการกำหนดประเภทเที่ยวบินที่อนุญาต ให้เลือกจากเมนู Allowed flight types ดังนี้:

      • เที่ยวเดียว

      • ไป-กลับ

      • ขากลับสามารถลงคนละสนามบินกับขาไปได้ – เหมาะสำหรับผู้เดินทางที่ต้องไปหลายงาน 

    • คลิก Add เพื่อกำหนดสนามบินที่ต้องการ ช่อง Allowed airport จะปรากฏขึ้น ให้ระบุสนามบินที่ผู้เข้าร่วมสามารถจองเที่ยวบิน เพื่อ ใช้ในการเดินทางมาร่วมงาน (สามารถจองจากสนามบินต้นทางใดก็ได้) origin หรือจะไม่กำหนดก็ได้

      • เริ่มพิมพ์ชื่อหรือรหัสสนามบินที่ต้องการ ระบบจะแสดงรายชื่อสนามบินที่ตรงกับข้อมูลที่กรอก 

      • เลือกสนามบินที่ต้องการ 

      • หากต้องการเพิ่มสนามบินอื่น ให้คลิก Add อีกครั้ง แล้วทำซ้ำขั้นตอนเดิม 

    • ใช้ปฏิทินและช่องเวลาใต้หัวข้อ Suggested arrival before และ Suggested departure after เพื่อกำหนดช่วงเวลาที่แนะนำให้ผู้เดินทางจองเที่ยวบิน โดยค่าปกติจะอ้างอิงจากวันที่ตั้งไว้ในช่อง Event dates . ระบบจะแนะนำให้จองเที่ยวบินภายใน วันและเวลาดังกล่าว 

12. สำหรับ Hotel:]

    • คลิก Add เพื่อกำหนดโรงแรม ช่อง Hotel จะปรากฏขึ้น ให้ระบุโรงแรมที่ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าพักเพื่อมาร่วมงาน หรือจะไม่กำหนดก็ได้ 

    • เริ่มพิมพ์ชื่อโรงแรมที่ต้องการ ระบบจะแสดงรายชื่อโรงแรมที่ตรงกับข้อมูลที่กรอก 

    • เลือกโรงแรมที่ต้องการ  

    • หากต้องการเพิ่มโรงแรมอื่น ให้คลิก Add อีกครั้ง แล้วทำซ้ำขั้นตอนเดิม 

13. สำหรับ Carไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม 

14. สำหรับ Railไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม 

15. กำหนดวิธีการชำระเงินที่ผู้เข้าร่วมจะใช้ในการจองเพื่อมาร่วมงาน

    • หากต้องการเพิ่มวิธีชำระเงินเดียวสำหรับทุกประเภทการจอง ให้คลิกที่ช่อง Select payment option แล้วคลิก Add a new card. หน้ากรอกข้อมูลบัตรเครดิตจะปรากฏขึ้น กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนตามปกติ โดยค่าเริ่มต้นจะใช้กับทุกประเภทการจอง แต่สามารถเปลี่ยนได้ที่ Applicable to . ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกประเภทการจองมีวิธีชำระเงินที่กำหนดไว้ โดยแต่ละวิธีจะมีไอคอนระบุประเภทการจองที่รองรับ .  

    • หากต้องการเลือกวิธีชำระเงินที่มีอยู่แล้วสำหรับทุกประเภทการจอง ให้คลิกที่ช่อง Select payment option แล้วเลือกวิธีที่ต้องการ โดยแต่ละวิธีจะมีไอคอนระบุประเภทการจองที่รองรับ

    • หากต้องการตั้งค่าให้ใช้วิธีชำระเงินหลักของแต่ละผู้เดินทาง ให้คลิกที่ช่อง Select payment option แล้วเลือก Use each traveler’s default payment method. แต่ละผู้เข้าร่วมจะใช้วิธีชำระเงินหลักของตนเองในการจอง โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าหากเชิญแขกเข้าร่วมงาน ได้ตั้งค่าวิธีชำระเงินล่วงหน้าให้เรียบร้อย (ดูรายละเอียดที่หัวข้อ Prerequisites ) 

    • หากต้องการกำหนดวิธีชำระเงินแยกตามแต่ละประเภทการจอง ให้เปิดใช้งานช่อง Set payment methods by booking type แล้วเลือกวิธีชำระเงินสำหรับแต่ละประเภทตามคำแนะนำในส่วนนี้ 

16. ช่อง Point of contact จะตั้งค่าเป็นผู้ที่สร้างงานอีเวนต์โดยอัตโนมัติ แต่สามารถเปลี่ยนเป็นผู้อื่นได้ บุคคลนี้จะเป็นผู้ที่ผู้เดินทางสามารถติดต่อสอบถามได้หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับงาน

17. ตั้งค่าช่องข้อมูลเพิ่มเติมในส่วน Custom fields ตามต้องการ สามารถเพิ่มฟิลด์ใหม่และกรอกคำตอบได้ หากต้องการเพิ่มฟิลด์ ให้คลิก + Custom fields แล้วเลือกจากเมนู 

    • สำหรับฟิลด์ที่ตั้งค่า Trip type เป็น “All trips” (ในนิยามของ custom field) คุณสามารถเลือกตอบแทนผู้เดินทาง หรือให้ผู้เดินทางตอบเองก็ได้ หากเลือกตอบแทน ฟิลด์นั้นจะไม่แสดงให้ผู้เดินทางเห็น เช่น หากมีฟิลด์ Reason for travelคุณอาจตั้งค่าเป็น “Conference” สำหรับทุกคน 

    • สำหรับฟิลด์ที่ตั้งค่า Trip type เป็น "Event trips only" (ในนิยามของ custom field)คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ฟิลด์นั้นแสดงในงานอีเวนต์นี้หรือไม่ เช่น หากมีฟิลด์ Preferred shuttle time คุณสามารถเลือกให้แสดงหรือไม่แสดงในงานของคุณ.

    • หากมีการเปลี่ยนแปลง custom field หลังจากเผยแพร่งานแล้ว จะมีผลเฉพาะกับการจองที่ยังไม่ได้ดำเนินการเท่านั้น 

18. จากนั้นเลือกดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • คลิก Save as draft (เพื่อบันทึกงานเป็นฉบับร่างและเพิ่มผู้เดินทางภายหลัง)

    • หรือคลิก Add traveler (เพื่อเพิ่มผู้เดินทาง)

19.  หากคลิก Add travelerคุณจะสามารถเริ่มเชิญผู้เข้าร่วมงานได้ทันที  นอกจากนี้ยังสามารถอัปโหลดรายชื่อพนักงานหรือแขก (ไฟล์ CSV) ได้ด้วย.  

    • วิธีเพิ่มผู้เดินทางทีละคน: คลิก + Add traveler. กรอกชื่อหรืออีเมลของผู้ที่ต้องการเชิญ ระบบจะแสดงรายชื่อที่ตรงกับที่กรอก เลือกบุคคลที่ต้องการเชิญ ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับพนักงานแต่ละคน 

    • วิธีเพิ่มแขกที่ไม่ใช่พนักงานบริษัท: เริ่มพิมพ์ชื่อหรืออีเมลในช่องค้นหา แล้วคลิก Add guest traveler. กรอกชื่อ นามสกุล และอีเมลของแขกที่ต้องการเชิญ เลือกนิติบุคคลที่เกี่ยวข้อง แล้วคลิกไอคอนเครื่องหมายถูก ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับแขกแต่ละคน

    • วิธีอัปโหลดรายชื่อพนักงานหรือแขก: คลิก Upload. ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง CSV (สำหรับพนักงานหรือแขก) แล้วกรอกข้อมูลผู้เข้าร่วม (สำหรับพนักงานให้กรอกเฉพาะอีเมลธุรกิจ สำหรับแขกให้กรอกชื่อ นามสกุล และอีเมลโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) ใช้พื้นที่ตรงกลางกล่องป๊อปอัปเพื่ออัปโหลดไฟล์ CSV แล้วคลิก UploadNext เมื่อเสร็จสิ้น.

20. เมื่อกำหนดประเภทการจอง (เช่น เที่ยวบิน โรงแรม ฯลฯ) วิธีชำระเงิน และเลือกผู้เข้าร่วมครบแล้ว คุณจะสามารถเผยแพร่งานอีเวนต์ได้ โดยคลิก Publish หรือดูรายละเอียดที่ เผยแพร่งานอีเวนต์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม.

ดูและจัดการงานอีเวนต์ที่มีอยู่

1. เข้าสู่ระบบ Online Booking Tool 

2. เลือก Events จากเมนู Trips หน้าจอ Events จะแสดงขึ้นมา คุณสามารถกรองตามชื่ออีเวนต์ วันที่จัดงาน หรือสถานะงาน (เฉพาะงานที่กำลังจะมาถึง) ได้ 

   1. เลือกแท็บ Upcoming เพื่อดูงานที่กำลังจะมาถึงหรือกำลังดำเนินการอยู่ 

   2. เลือกแท็บ Completed เพื่อดูงานที่จบไปแล้ว

   3. เลือกแท็บ Canceled เพื่อดูงานที่ถูกยกเลิก

3. แต่ละงานที่ถูกสร้างขึ้นจะแสดงเป็นแถว โดยจะแสดงสถานที่จัดงาน วันที่ จำนวนผู้เดินทาง และประเภทการจอง สำหรับงานที่ยังไม่เผยแพร่ คุณสามารถเลือกเผยแพร่ (พร้อมหรือไม่พร้อมส่งอีเมลแจ้งเตือน) ได้  

4. ค้นหางานที่ต้องการดูแล้วคลิก งานนั้นจะเปิดหน้ารายละเอียดขึ้นมา 

5. คุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขรายละเอียดงาน รวมถึงรายชื่อผู้เข้าร่วมได้ 

   • การตั้งค่างานอีเวนต์ (หน้าหลัก) – คุณสามารถเปลี่ยนชื่อ วันที่เดินทาง รูปหน้าปก และรายละเอียดงานได้ (ตราบใดที่งานยังไม่ถูกเผยแพร่)

   • ผู้เดินทาง (อาจต้องคลิก Add Traveler) – สำหรับแต่ละผู้เข้าร่วม คุณจะเห็นชื่อ อีเมล วันที่เดินทาง สถานะการเชิญ และสถานะการจอง หากไอคอนเป็นสีเขียว แสดงว่าจองเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถกรองตาม สถานะการเชิญ (เชิญแล้ว, ยังไม่ได้เชิญ) หรือกรองตามสถานะของแต่ละประเภทการจอง (จองแล้ว, ยังไม่จอง, สละสิทธิ์) หากต้องการกรองตามประเภทการจอง ให้คลิกไอคอนที่เกี่ยวข้อง แล้วเลือกสถานะที่ต้องการจากเมนู

     • หากต้องการเตือนให้ผู้เข้าร่วมดำเนินการจอง สามารถส่งอีเมลเชิญซ้ำได้โดยคลิกไอคอนจดหมาย (เลื่อนเมาส์ไปทางขวาของคอลัมน์ Invitation ) ฟังก์ชันนี้ใช้ได้หลังจากเผยแพร่งานแล้วเท่านั้น 

     • หากต้องการส่งอีเมลเชิญหรือเตือนหลายคนพร้อมกัน ให้ติ๊กถูกหน้าชื่อแต่ละคน แล้วคลิก Send email ที่แถบเครื่องมือ หากมีทั้งผู้ที่เคยเชิญแล้วและยังไม่เคย ระบบจะให้คุณยืนยันอีกครั้ง โดยเนื้อหาอีเมลเตือนจะต่างจากอีเมลเชิญเล็กน้อย

     • หากต้องการลบผู้เข้าร่วม ให้คลิกไอคอนถังขยะ (เลื่อนเมาส์ไปทางขวาของคอลัมน์ Invitation ) หากต้องการลบหลายคนพร้อมกัน ให้ติ๊กถูกหน้าชื่อแต่ละคน แล้วคลิกปุ่มถังขยะ/ลบที่แถบเครื่องมือ เมื่อผู้เข้าร่วมถูกลบออกแล้ว เขาจะไม่เห็นงานอีเวนต์นี้อีก หมายเหตุ: คุณต้องยกเลิกการจองทั้งหมดของผู้เข้าร่วมก่อน จึงจะสามารถลบเขาออกจากงานได้.

     • หากต้องการอัปโหลดรายชื่อผู้เข้าร่วม ให้คลิก Upload แล้วดูวิธีได้ที่หัวข้อ สร้างงานอีเวนต์ ด้านบนของหน้านี้

     • หากต้องการดาวน์โหลดรายชื่อผู้เข้าร่วมปัจจุบัน ให้คลิก Download ที่แถบเครื่องมือ

เผยแพร่งานอีเวนต์

เมื่อสร้างงานอีเวนต์เสร็จแล้ว คุณสามารถดูตัวอย่างหรือเผยแพร่งานได้ โดยสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้ผู้เข้าร่วมได้รับอีเมลเชิญหรือไม่ 

1. เข้าสู่ระบบ Online Booking Tool 

2. เลือก Events จากเมนู Trips หน้าจอ Events จะแสดงขึ้นมา

3. เลือกแท็บ Upcoming เพื่อดูงานที่กำลังจะมาถึง โดยแต่ละงานจะแสดงเป็นแถว พร้อมสถานที่ วันที่ จำนวนผู้เดินทาง และประเภทการจอง 

   • หากต้องการตรวจสอบงานก่อนเผยแพร่ ให้ค้นหาแล้วคลิกที่แถวนั้น 

   • หากต้องการดูตัวอย่างอีเมลเชิญ คลิก Preview Mail (ระบบจะส่งอีเมลตัวอย่างไปยังอีเมลของคุณ) สำหรับงานที่เกี่ยวข้อง

   • หากต้องการเผยแพร่งานโดยไม่ส่งอีเมลเชิญ คลิก Publish only สำหรับงานที่เกี่ยวข้อง

   • หากต้องการเผยแพร่งานพร้อมส่งอีเมลเชิญ คลิก Publish and send invite สำหรับงานที่เกี่ยวข้อง

   • หากต้องการแก้ไขงานที่เผยแพร่แล้ว ให้คลิก Edit. 

4. หลังจากเผยแพร่งานแล้ว คุณจะสามารถแก้ไขได้เฉพาะส่วนต่อไปนี้:

   • ชื่ออีเวนต์

   • รายละเอียดอีเวนต์

   • ขยายวันเดินทาง (เช่น กำหนดวันเริ่มต้นให้เร็วขึ้น หรือวันสิ้นสุดให้ช้าขึ้น)

   • วิธีชำระเงินที่เปิดให้ผู้เข้าร่วมเลือก 

   • เพิ่มสนามบินหรือโรงแรม (หากอนุญาตให้จองเที่ยวบินและโรงแรม)

   • เพิ่มผู้เดินทาง

   • ลบผู้เดินทาง (ที่ยังไม่ได้จองใด ๆ)

   • Custom fields

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• Events (ภาพรวม)
• จองเดินทางสำหรับงานอีเวนต์ (พนักงาน/ผู้จัดการ)
• จองเดินทางสำหรับงานอีเวนต์ (บุคคลภายนอก/แขก)