SFTP – Упутство за HR фидове

САДРЖАЈ

• SFTP – Упутство за HR фидове
  • Општи преглед
  • Архитектура и ток процеса
  • Упутство
    • Начин обраде HR фид фајлова
    • Формат фајла и правила именовања
    • Учесталост и заказивање
  • Формат HR фајла

Општи преглед

За опште смернице и информације о SFTP-у, погледајте SFTP – Упутство за подешавање.

Корисници у Spotnana систему (путници, организатори, одобраваоци и сл.) морају имати профиле у Spotnana Online Booking Tool-у (OBT) пре него што почну са резервацијама. Да би имали одговарајуће приступе (новозапослени добијају приступ, а одлазећима се приступ укида), неопходно је да се профили редовно ажурирају (кроз креирање, измену или брисање записа). Spotnana такође користи HR податке као што су хијерархија извештавања и правна лица за дефинисање различитих политика, одобравања и осталих поставки за путовања и плаћања.

Да бисмо располагали тачним подацима, потребно је да свој HR фид отпремите као CSV фајл на Spotnana сервер. Можете сами одредити колико често ће се овај фајл слати. Spotnana ће обрадити фајл чим га примимо. 

Напомена: Spotnana омогућава и директно повезивање са неким популарним HR системима (Bamboo HR, ADP Workforce Now и Workday). 

Архитектура и ток процеса

На овом дијаграму је приказан пример где више клијената отпрема своје HR податке у Spotnana преко SFTP-а. 

Упутство

У овом делу налазе се корисне информације које ће вам помоћи да успешно отпремите своје фајлове.

Начин обраде HR фид фајлова

Основно поље за идентификацију корисника је Идентификациони број запосленог (Employee ID). 

Напомена: У одређеним ситуацијама, Spotnana може користити Пословни имејл (Business Email) као идентификатор запосленог. Међутим, ово има своја ограничења. На пример, ако се пословни имејл корисника промени (промена имена, домена због пресељења и сл.), наш систем ће деактивирати стари налог и креирати нови за тог запосленог. 

Обрада података из вашег CSV фајла функционише на следећи начин:

• Ако је колона ACTION за ред корисника постављена на CREATE и ни Идентификациони број запосленог (Employee ID) нити Пословни имејл (Business Email) не постоје у Spotnana бази, биће креиран нови профил за тог корисника у Spotnana систему.

• Ако је колона ACTION за ред корисника постављена на UPDATE и или Идентификациони број запосленог (Employee ID) или Пословни имејл (Business Email) се поклапа са постојећом вредношћу у Spotnana бази, профил тог корисника ће бити ажуриран са новим подацима из вашег фајла. 

  • Напомена: Ако је неко поље у профилу било попуњено у претходном учитавању, а у наредном ажурирању тог поља нема, та вредност ће бити уклоњена из профила.

• Ако је колона ACTION за ред корисника постављена на DELETE и или Идентификациони број запосленог (Employee ID) или Пословни имејл (Business Email) се поклапа са вредношћу у Spotnana бази, профил корисника ће бити деактивиран. Ако ниједан запис у Spotnana бази не одговара Идентификационом броју запосленог (Employee ID) или Пословном имејлу (Business Email), тај ред ће бити прескочен и неће бити извршена никаква измена. 

Напомена: Сваки профил корисника мора бити повезан са правним лицем. Та правна лица морају већ постојати у Spotnana систему пре него што кренете са отпремањем профила. Канцеларије су опционалне, али ако у CSV фајлу наведете повезаност са неком канцеларијом, она мора бити унапред дефинисана у Spotnana систему. 

Формат фајла и правила именовања

Назив .CSV HR фид фајла мора бити у следећем формату:

hr_feed.*.csv

где * (џокер знак) може бити било који низ карактера који желите да додате у име. Обратите пажњу да тачка после „feed“ и тачка пре „csv“ морају постојати. Име фајла није осетљиво на мала и велика слова. Саветујемо да у назив фајла додате датум и време (ради лакшег проналажења у будућности). На пример:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

.CSV HR фид фајл мора бити у одређеном формату. Имена колона морају бити потпуно иста као што је дефинисано (погледајте одељак Формат HR фајла у наставку). Детаљније о форматирању фајла можете пронаћи у Прилогу 1.

Постоје одређене провере валидности података које је неопходно испоштовати (погледајте одељак Формат HR фајла у наставку за више детаља). 

Учесталост и заказивање

За опште информације о учесталости и заказивању, погледајте одељак Учесталост и заказивање у оквиру SFTP – Упутство за подешавање.

Препоручујемо да фајл отпремате бар једном дневно како бисте Spotnana обавестили о свим додацима, изменама или брисањима која су се десила. Ако се овога придржавате: 

• нови корисници ће добити Spotnana профил на дан почетка радног односа и моћи ће одмах да резервишу путовања. Ово подразумева да додате име запосленог у фајл који отпремате на датум његовог почетка рада.

• запосленима који одлазе биће укинут приступ на њихов последњи радни дан. Ово подразумева да уклоните име запосленог из фајла који отпремате на датум престанка радног односа. 

Формат HR фајла

Ове информације ће вам помоћи да се уверите да су подаци у вашем HR фиду исправно припремљени и форматирани.

Напомена: Пре него што отпремите било који фајл, потребно је да доставите свој јавни SSH кључ Spotnana тиму и да вам буде подешен SFTP фолдер. Тек након тога фајлови могу бити обрађени.