Креирање, објава и управљање догађајем (најновија верзија)

Само корисници са одређеним улогама могу да креирају, објављују и управљају догађајима. Администратори компаније и координатори догађаја имају приступ задацима описаним у наставку. 

САДРЖАЈ

• Креирање, објава и управљање догађајем
  • Креирање догађаја
  • Преглед и управљање постојећим догађајима
  • Објава путовања за догађај (за догађаје који омогућавају позивнице)
  • Преглед извештаја о догађају
  • Повезане теме

Креирање догађаја

1. Пријавите се у Online Booking Tool. 

2. Кликните на Путовања. Отвориће се Путовања страница. 

3. Кликните на Креирај (горе десно) и изаберите Догађај из шаблона у понуђеном менију. Отвориће се прозор за креирање догађаја из шаблона. .

4. Поље Организација ће аутоматски бити попуњено именом ваше компаније. Ако сте администратор TMC-а, одаберите одговарајућу организацију.

5. Изаберите шаблон који желите да користите за свој догађај у пољу Шаблон путовања . Овим преузимате све унапред подешене вредности из изабраног шаблона. Ако нисте сигурни који да одаберете, консултујте се са својим менаџером за путовања. На пример, за оријентацију новозапослених, вероватно ће вам одговарати шаблон са позивницама. 

6. Унесите локацију догађаја у поље Локација .

7. Унесите назив догађаја у поље Назив . Овај назив ће бити видљив свим учесницима које позовете.

8. Поставите Датум почетка догађаја и Датум завршетка догађаја према потреби. 

9. Поставите Датум почетка периода путовања и Датум завршетка периода путовања за овај догађај. 

   • Датум почетка треба да буде пре почетка догађаја. Водите рачуна о стварима као што су временска разлика, удаљеност и везе.

   • Датум завршетка треба да буде након завршетка догађаја.

10. Кликните на Напредна подешавања да бисте видели детаље о типовима резервација. Имајте у виду да нека подешавања могу већ бити унапред подешена на основу изабраног шаблона. Овај одељак садржи две картице: Дозвољени типови резервација и Подаци о путовању. 

11. Картица Подаци о путовању садржи поља из профила путника (нпр. Трошковни центар) за која је администратор шаблона унео вредност или дозволио да је ви унесете. Промена вредности овде неће трајно изменити профил путника, већ ће важити само за догађаје креиране по овом шаблону. За свако поље биће приказана вредност коју је поставио администратор, или ће се користити подразумевана вредност из профила путника (која овде није приказана). Вредности можете изменити или их оставити непромењене.  

12. На картици Дозвољени типови резервација одредите које типове резервација ће учесници моћи да користе за овај догађај (ово можете подесити и касније или појединачно за сваког путника). Само омогућени типови ће бити видљиви учесницима. Ако након објаве догађаја буде потребан додатан тип резервације, администратори и координатори могу додати ту опцију или направити резервацију уместо путника. 

13. За Авион:

    • Да бисте подесили дозвољене типове авио-карата, изаберите једну или више опција у менију Дозвољени типови авио-карата :

      • У једном правцу

      • Повратна карта

      • Повратна локација може бити другачија од полазне – корисно ако путници иду на више догађаја.

    • Користите дугмад + и - да подесите број пратилаца (нпр. чланова породице) за које путник може да резервише авио-карте у пољу Дозвољени пратиоци . Ако овде поставите вредност већу од 0, путници ће моћи да кликну на Додај путника при резервацији лета. Максималан број пратилаца је онај који овде подесите. 

    • У пољу Дозвољени аеродроми дестинације унесите и пронађите жељене аеродроме. Овим пољем одређујете на које аеродроме учесници могу да лете ради доласка на догађај (полазак може бити са било ког аеродрома). Ово поље можете и прескочити или подесити касније. Ако га оставите празно, путници ће моћи да резервишу лет до било ког аеродрома. 

      • Почните да уносите назив или ознаку аеродрома који желите да додате. На основу унетог ће се појавити предлози. 

      • Означите поље поред жељеног аеродрома. 

      • За додавање више аеродрома, поновите поступак претраге и избора. 

    • Користите календар и поља за време испод Предложени долазак пре и Предложени одлазак после да бисте подесили када ће путници бити подстакнути да резервишу летове. Подразумевано, ови датуми ће бити усклађени са Датумима догађаја које сте претходно поставили. Путници ће бити усмерени да резервишу летове у оквиру ових датума и времена. 

14. За Хотел:

    • Да бисте омогућили резервацију хотела за овај догађај, активирајте ову опцију.

    • Кликните на Додај да бисте изабрали жељене хотеле. Поље Хотел ће се појавити. Овде одредите све хотеле у којима учесници могу да бораве током догађаја. Ово поље можете и прескочити. 

    • Почните да уносите име хотела који желите да додате. На основу унетог ће се појавити предлози. 

    • Изаберите жељени хотел.  

    • За додавање више хотела, кликните на Додај и поновите поступак. 

15. За Воз 

    • Да бисте омогућили резервацију воза за овај догађај, активирајте ову опцију.

    • Нису потребна додатна подешавања.

16. За Аутомобил

    • Да бисте омогућили резервацију рент-а-кар возила за овај догађај, активирајте ову опцију.

    • Нису потребна додатна подешавања.

17. Погледајте садржај картице Прилагођена поља . 

    • Шаблон на коме се заснива ваше путовање може садржати прилагођена поља. Њихове вредности могу бити већ постављене у шаблону; у том случају их можете прихватити или изменити. Ако поље нема вредност, можда ће бити неопходно да је унесете. 

    • Можете додати и нова прилагођена поља. Ако желите да додате поље, кликните на Додај. Ово вам омогућава да изаберете поље и унесете одговор. 

18. Кликните на Креирај. Отвориће се страница догађаја. 

19. Да бисте унели опис догађаја, кликните на Опис догађаја. Отвориће се страница за унос описа. 

    • Измените опис по жељи. Текст можете форматирати (подебљано, курзив, листе, избор фонта, боје, увлачење), као и додати линкове. Када завршите, кликните на Сачувај. 

20. Ако желите да измените начин плаћања за неку врсту резервације, кликните на Детаљи плаћања. Затим кликните на икону оловке испод Начин плаћања за одговарајући тип резервације и измените по потреби. За више информација о опцијама, погледајте корак 9 у Креирање шаблона (за догађаје и путовања).. Кликните на Сачувај када завршите. 

21. Да бисте почели са додавањем путника за овај догађај, кликните на + Путник. Напомена: Корисник који додаје путника биће наведен као контакт особа за то путовање. То је лице коме путник може да се обрати уколико има питања. Такође, ако користите шаблон без позивница, за сваког додатог путника аутоматски се креира путовање. За шаблоне са позивницама, бирате да ли ће позвани добити имејл. 

    • Додавање појединачних запослених као путника: Кликните на + Путник и унесите име или имејл корисника кога желите да позовете. Појавиће се листа корисника са тим именом. Изаберите жељеног корисника. Поновите поступак за сваког запосленог кога желите да додате. 

    • Додавање госта који није запослен у вашој компанији: Кликните на + Путник и почните да уносите њихово име или имејл у поље за претрагу. Појавиће се листа корисника са тим именом. Изаберите жељену особу. Поновите за сваког госта. Ако гост кога желите да позовете нема профил у систему, кликните на Креирај профил госта компаније и креирајте профил (потребно је унети имејл, име, презиме и правно лице). Можда нећете увек имати могућност да креирате профиле за госте. 

22. Измена параметара: 

    • Да бисте променили неко од подешавања догађаја пре објаве, изаберите одговарајућу опцију (нпр.  Параметри догађаја) из менија Измени и затим измените параметре по потреби и кликните на Примени. Ове измене ће се односити на сва путовања у оквиру догађаја (осим оних која су појединачно измењена или већ резервисана).

    • Ако желите да измените параметре само за поједина путовања и путнике, означите поље поред имена путника. Изаберите одговарајућу опцију (нпр. Параметри путовања) из менија Измени на дну странице и прилагодите параметре по жељи. Имајте у виду да након измене параметара за конкретног путника, промене на нивоу догађаја више неће важити за њега. 

23. Затим: 

    • За догађаје који користе шаблон без позивницапутовања ће се аутоматски креирати за сваког додатог путника. Не морате ручно да објављујете догађај или путовања.

    • За догађаје који користе шаблон са позивницамаможете објавити путовања кликом на Објави путовања или погледајте Објава путовања за догађај за више детаља. Биће вам понуђено да пошаљете позивнице учесницима.

Преглед и управљање постојећим догађајима

1. Пријавите се у Online Booking Tool. 

2. Кликните на Путовања. Отвориће се Путовања страница. 

3. Изаберите картицу Догађаји .

4. Можете филтрирати по називу догађаја, датуму или статусу (само за предстојеће догађаје). 

   1. Изаберите Предстојећи из менија да бисте видели предстојеће или актуелне догађаје. 

   2. Изаберите Завршени из менија да бисте видели прошле догађаје.

   3. Изаберите Отказани из менија да бисте видели отказане догађаје.

5. Сваки креирани догађај биће приказан у посебном реду. За сваки догађај су приказани локација, датуми и типови резервација. За догађаје са необјављеним путовањима, имате могућност да их објавите (са или без обавештења путем имејла).  

6. Пронађите догађај који желите да прегледате и кликните на њега. Отвориће се страница са детаљима. За сваког путника се приказују: име путника, назив путовања, датум, период путовања, дозвољени типови резервација, статус путовања, статус позива (за догађаје са позивницама). Зелена икона поред типа резервације значи да је путник завршио ту резервацију. Можете сортирати по Статусу путовања (нпр. У току). За догађаје са позивницама, могуће је сортирати и по Статусу позива (Позван, Није позван). 

7. Можете прегледати и изменити параметре догађаја, списак путника или параметре конкретног путовања. 

   1. Измена параметара догађаја 

      1. Да бисте изменили Опис догађајакликните на њега. Измените по жељи и кликните на Сачувај.

      2. Да бисте изменили или додали Интерну напоменукликните на њу. Измените по жељи и кликните на Сачувај]]></и> <i idx='219'><![CDATA[..  

      3. Да бисте изменили било који параметар догађаја, изаберите Параметри догађаја у менију Измени и измените по потреби, затим кликните на Примени. Ове измене ће се односити на сва путовања у оквиру догађаја (осим оних која су појединачно измењена или већ резервисана).

      4. Да бисте изменили контакте догађаја, изаберите Контакти догађаја у менију Измени и измените по потреби, затим кликните на Сачувај. 

   2. Измене путника и њихових параметара путовања

      1. Да бисте изменили параметре за поједина путовања и путнике, означите поље поред имена путника. Изаберите параметре у менију Измени на дну странице и прилагодите по жељи. Када измените параметре за конкретног путника, то путовање ће бити означено као измењено и даље измене на нивоу догађаја неће важити за њега.  

      2. Да додате путнике, кликните на + Путникпретражите жељеног путника и изаберите његово име. За догађаје са позивницама, потребно је да кликнете на Објави путовања (горе десно) да бисте креирали путовање за тог путника. За догађаје без позивница, путовање се аутоматски креира.    

      3. Да бисте уклонили путника, изаберите његово путовање (кликом на назив). Отвориће се страница са детаљима. Изаберите Откажи путовање у менију Акције . Све везе у већ послатим позивницама више неће бити важеће. Напомена: Ако су већ направљене неке резервације за догађај, систем ће вас упутити да их откажете.

      4. Да бисте отпремили списак учесника, кликните на Отпреми и пратите упутства у одељку Креирање догађаја на овој страници.

      5. Да бисте преузели тренутни списак учесника, кликните на Преузми у траци са алаткама.

Објава путовања за догађај (за догађаје који омогућавају позивнице)

Када креирате догађај са позивницама (на пример, користећи шаблон са позивницама), можете прегледати позивнице и објавити путовања која ће се користити за резервације. При објави догађаја, можете изабрати да ли ће учесници добити позивницу путем имејла. 

За догађаје креиране по шаблону без позивница, путници додати у догађај неће добити имејл позивнице, али ће се за сваког путника аутоматски креирати путовање. Ви (или агент) затим можете направити резервације за сваког путника кликом на његово путовање у догађају. Алтернативно, путници могу сами резервисати своје путовање.

1. Пријавите се у Online Booking Tool. 

2. Кликните на Путовања. Отвориће се Путовања страница. 

3. Изаберите картицу Догађаји]]></и> <i idx='269'><![CDATA[. tab. 

4. Изаберите Предстојећи да бисте видели предстојеће догађаје (ако већ није изабрано). Сваки догађај ће бити приказан у посебном реду. За сваки догађај су приказани локација, датуми и типови резервација. 

5. Пронађите догађај који желите да прегледате и кликните на његов ред. Отвориће се страница са путовањима за догађај. 

   • Да бисте изменили параметре догађаја за који су нека путовања већ објављена, изаберите Параметри догађаја у менију Измени и прилагодите по потреби, затим кликните на Примени. 

6. Кликните на Објави путовања. 

   • Ако желите да објавите путовања без слања имејл позивница учесницима, кликните на]]></и> <i idx='285'><![CDATA[Само објави]]></и> <i idx='286'><![CDATA[. Publish only.

   • Ако желите да објавите путовања и пошаљете имејл позивнице учесницима, кликните на]]></и> <i idx='288'><![CDATA[Објави и пошаљи позивнице Publish and send invites.

   • To test how the invitation will appear, click the link provided (after you click Publish trips). An invite will be sent to your email address.

7. Once published, you can still make changes to some event and/or traveler trip parameters. However, any changes made will only apply to future bookings, not to bookings already made (for more details, see the View and manage existing events section of this topic). Examples of things you can change are: 

   • Event/trip name

   • Event/trip description

   • Travel dates (e.g., change start date, or end date)

   • Payment details 

   • Allowed booking types

   • Number of allowed companions for flights (up to 5 additional companions on the same PNR)

   • Responses to custom fields (on behalf of the traveler)

   • Profile field values for the trip (e.g. cost center, legal entity)

   • Add additional travelers

   • Remove travelers (who have not made any bookings yet).

View reporting on an event

You can view detailed metrics on an event. 

1. Login to the Online Booking Tool. 

2. Click Trips. The Trips page will be displayed. 

3. Select the Events tab. 

4. Select Upcoming to view upcoming events (if it’s not already selected). You can also view a report for completed events. 

5. Locate the event for which you want to view a report and click its row. The event’s page will be displayed. 

Click Reporting. The reporting metrics for this page will be displayed.

Related topics

• Events (Overview)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)
• Create a template (for events and trips)