Prehľad schvaľovania

Rôzne rezervácie môžu vyžadovať schválenie v závislosti od toho, ako máte nastavené firemné cestovné pravidlá. Pravidlá môžu určovať, že rezerváciu je potrebné najprv schváliť, alebo môže byť schválenie len voliteľné – v takom prípade sa rezervácia zruší iba vtedy, ak ju schvaľovateľ zamietne. 

Schvaľovatelia môžu v prehľade schvaľovania vybavovať čakajúce žiadosti o schválenie budúcich ciest alebo si pozrieť minulé rezervácie a ich schválenia.

Niektorí používatelia, ktorí majú oprávnenie spravovať viacero spoločností, môžu mať prístup k ponuke v hornej časti stránky Cesty. Táto ponuka im umožňuje vybrať si konkrétnu spoločnosť zo zoznamu. Po výbere sa zobrazia len cesty, udalosti a schválenia týkajúce sa tejto spoločnosti. 

Ako sa dostať do prehľadu schvaľovania

1. Pre vstup do prehľadu schvaľovania kliknite na ponuku Cesty. Zobrazí sa stránka Cesty. 

2. Následne vyberte kartu Schvaľovania.

Správcovia spoločnosti môžu na karte Schvaľovania získať prístup ku všetkým schvaľovaniam súvisiacim s ich spoločnosťou. Bežní schvaľovatelia vidia len tie žiadosti, ktoré sú im priradené. Cestujúci, ktorí neschvaľujú rezervácie iných, kartu Schvaľovania neuvidia.

Ako schváliť alebo zamietnuť rezerváciu

1. VybraťPendujúce z hlavného menu (môže byť už vybraté). Zobrazia sa všetky čakajúce schválenia, kde ste jedným zo schvaľovateľov (administrátori spoločnosti uvidia všetky čakajúce schválenia pre celú spoločnosť). Pre každú rezerváciu čakajúcu na schválenie budú uvedené nasledujúce informácie (niektoré ďalšie polia je možné pridať z prostrediaStĺpce ): 

   • Zostávajúci čas (koľko času zostáva do uplynutia lehoty na schválenie)

   • Dátum vytvorenia rezervácie

   • Dátum začiatku 

   • Typ rezervácie 

   • Názov cesty (priradený k rezervácii)

   • Cestujúci (meno)

   • Podrobnosti o rezervácii (napríklad odletové a príletové mesto pri lete, miesto rezervovaného hotela)

   • Stav podľa pravidiel (v súlade s pravidlami, mimo pravidiel)

   • Náklady

2. Pomocou filtrov a prepínačov v hornej časti si môžete zobraziť len tie čakajúce schválenia, ktoré sú:

   • V súlade s pravidlami alebo mimo pravidiel (pod Stav podľa pravidiel)

   • Priradené vám ako schvaľovateľovi 

   • Pre konkrétny typ rezervácie (napríklad letenka alebo hotel)

   • K vybranému cestujúcemu (vyhľadajte a označte požadovaného cestujúceho pomocou vyhľadávacieho poľa). 

3. Nájdite žiadosť o schválenie, ktorú chcete schváliť alebo zamietnuť, a kliknite na tlačidlo Skontrolovať na konci príslušného riadku.Podrobnosti žiadosti o schválenie sa zobrazia v paneli vpravo, kde nájdete všetky informácie potrebné na rozhodnutie, či rezerváciu schválite alebo zamietnete. 

   • Ak chcete rezerváciu zamietnuť, kliknite na Zamietnuť. Rezervácia bude zrušená a cestujúci o tom dostane informáciu.

   • Ak chcete rezerváciu schváliť, kliknite na Schváliť. Rezervácia bude pokračovať. 

     • Poznámka: Pri schvaľovaní typu pre schválenie, po získaní schválenia systém automaticky dokončí rezerváciu (pokiaľ cena nepresiahne schválenú sumu o viac ako 10 %). V niektorých prípadoch môže byť potrebné, aby cestujúci dokončil rezerváciu manuálne po schválení.

Ak si chcete pozrieť minulé rezervácie

1. Vyberte možnosť História z ponuky (na karte Schválenia ). Zobrazia sa všetky predchádzajúce schválenia aj zamietnutia. Pri každom schválení alebo zamietnutí uvidíte tieto údaje (niektoré ďalšie polia si môžete pridať v nastavení Stĺpce ): 

   • Stav. Schválenie môže mať tieto stavy: 

     • Schválené (zahŕňa aj tzv. „tiché schválenia“, keď schvaľovateľ neurobil žiadnu akciu. Pri tichom schválení nie je potrebné ďalšie potvrdenie na pokračovanie rezervácie).

     • Zamietnuté – Tieto rezervácie boli zrušené. Patrí sem aj tzv. „tvrdé schválenie“ alebo „predbežné schválenie“, keď schvaľovateľ do stanoveného termínu nereagoval. Pri týchto typoch rezervácií je na pokračovanie potrebné schválenie.

   • Dátum začiatku 

   • Typ rezervácie

   • Názov cesty

   • Cestujúci (meno)

   • Podrobnosti o rezervácii

   • Stav voči smernici (napr. v súlade so smernicou, mimo smernice)

   • Náklady

2. Môžete použiť filtre a prepínače na zobrazenie len tých schválení, ktoré boli:

   • V súlade so smernicou alebo mimo smernice (v časti Stav politiky)

   • Priradené vám ako schvaľovateľovi 

   • Platí pre konkrétny typ rezervácie (napríklad letenka, hotel)

   • Vzťahuje sa na konkrétneho cestujúceho (vyhľadajte a vyberte požadovaného cestujúceho cez vyhľadávacie pole). 

Ak si chcete pozrieť, kto rezerváciu schválil alebo zamietol (a ďalšie podrobnosti), kliknite na Skontrolovaťtlačidlo v príslušnom riadku na otvorenie bočného panela.