Tworzenie i publikowanie wydarzeń (wersja 1)
W tym artykule opisano starszy sposób tworzenia i publikowania wydarzeń. Jeśli chcesz skorzystać z najnowszej procedury, przejdź do Tworzenie, publikowanie i zarządzanie wydarzeniem (najnowsza wersja).
Tylko administratorzy mają możliwość tworzenia i zarządzania wydarzeniami.SPIS TREŚCI
Tworzenie wydarzenia
Zaloguj się do Narzędzia Rezerwacji Online.
Wybierz Wydarzenia z menu Podróże . Wyświetli się strona Wydarzenia .
Kliknij Nowe wydarzenie. Następnie pojawi się strona Tworzenie wydarzenia .
Wpisz nazwę wydarzenia w polu Nazwa wydarzenia . Tak będzie się ono wyświetlać zaproszonym uczestnikom.
Wprowadź lokalizację wydarzenia w polu Lokalizacja .
Jeśli chcesz, wybierz zdjęcie główne wydarzenia (będzie ono widoczne w zaproszeniu dla uczestników). Możesz też kliknąć Prześlij , aby dodać własny obraz.
Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia w polach Daty wydarzenia .
Ustal daty rozpoczęcia i zakończenia podróży w polach Daty podróży .
Data rozpoczęcia podróży powinna być wcześniejsza niż początek wydarzenia. Warto uwzględnić takie kwestie, jak zmiana strefy czasowej, odległość czy przesiadki.
Data zakończenia podróży powinna przypadać po zakończeniu wydarzenia.
W polu Opis wprowadź opis wydarzenia. Możesz sformatować tekst, używając pogrubienia, kursywy, wypunktowania, zmiany czcionki, koloru, wcięć oraz dodać odnośniki.
Określ, jakie rodzaje rezerwacji będą dostępne dla tego wydarzenia. Uczestnicy zobaczą tylko te typy rezerwacji, które administrator włączył dla danego wydarzenia. Jeśli po publikacji wydarzenia będzie potrzebny dodatkowy typ rezerwacji, administrator może go zarezerwować w imieniu gościa.
Dla Lotu:
Aby wybrać dozwolone typy lotów, zaznacz jedną lub kilka opcji z menu Dozwolone typy lotów :
W jedną stronę
W obie strony
Miejsce powrotu może się różnić od miejsca wylotu – przydatne, jeśli uczestnicy biorą udział w kilku wydarzeniach
Kliknij Dodaj , aby wskazać wybrane lotniska. Pojawi się pole Dozwolonelotnisko . W tym miejscu możesz określić wszystkie lotniska, z których uczestnicy mogą rezerwować loty do uczestnictwa w wydarzeniu (mogą rezerwować z dowolnego lotniska początkowego ). Możesz też pozostawić to pole puste.
Zacznij wpisywać nazwę lub kod lotniska, które chcesz dodać. Lista lotnisk pojawi się automatycznie na podstawie wpisanych znaków.
Wybierz odpowiednie lotnisko.
Aby dodać kolejne lotniska, kliknij ponownie Dodaj i powtórz czynność.
Użyj kalendarza i pól godziny w sekcji Sugerowany przylot przed oraz Sugerowany wylot po , aby ustalić, kiedy uczestnicy będą proszeni o rezerwację lotów. Domyślnie daty te są pobierane z ustawień Dat wydarzenia . Uczestnicy będą zachęcani do rezerwacji lotów w tych datach i godzinach.
Dla Hotelu:
Kliknij Dodaj , aby wskazać wybrane hotele. Pojawi się pole Hotel . W tym miejscu możesz określić wszystkie hotele, w których uczestnicy mogą zarezerwować nocleg na czas wydarzenia. Możesz też pozostawić to pole puste.
Zacznij wpisywać nazwę hotelu, który chcesz dodać. Lista hoteli pojawi się automatycznie na podstawie wpisanych znaków.
Wybierz odpowiedni hotel.
Aby dodać kolejne hotele, kliknij ponownie Dodaj i powtórz czynność.
Dla Samochodu, nie są wymagane dodatkowe ustawienia.
Dla Pociągu, nie są wymagane dodatkowe ustawienia.
Określ, jaką metodę płatności będą mogli wybrać uczestnicy podczas rezerwacji związanych z wydarzeniem.
Aby dodać jedną metodę płatności dla wszystkich typów rezerwacji, kliknij w pole Wybierz opcję płatności i kliknij Dodaj nową kartę. Pojawi się strona Dodawanie karty kredytowej . Wypełnij wszystkie wymagane pola dotyczące karty. Domyślnie wszystkie typy rezerwacji będą dozwolone, ale możesz to zmienić w ustawieniach Dotyczy . Upewnij się, że każda kategoria rezerwacji ma przypisaną metodę płatności. Przy każdej metodzie płatności znajdziesz ikonki informujące, do jakich typów rezerwacji jest ona przypisana.
Aby wybrać istniejącą metodę płatności dla wszystkich typów rezerwacji, kliknij w pole Wybierz opcję płatności i wybierz ją z listy. Przy każdej metodzie płatności znajdziesz ikonki informujące, do jakich typów rezerwacji jest ona przypisana.
Aby ustawić, by każdy uczestnik korzystał z domyślnej metody płatności, kliknij w pole Wybierz opcję płatności i wybierz Użyj domyślnej metody płatności uczestnika. Wtedy każdy uczestnik będzie korzystał ze swojej domyślnej metody płatności. Jeśli zapraszasz gości, upewnij się, że mają oni wcześniej przypisaną metodę płatności (zobacz sekcję Wymagania wstępne ).
Aby ustawić osobną metodę płatności dla każdego typu rezerwacji, włącz pole Ustaw metody płatności według typu rezerwacji . Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami w tej sekcji, aby przypisać metodę płatności do każdego typu rezerwacji.
Pole Osoba kontaktowa domyślnie wskazuje osobę tworzącą wydarzenie, ale możesz je zmienić na inną. To właśnie do tej osoby uczestnicy będą mogli się zgłosić w razie pytań.
W sekcji Pola niestandardowe możesz dodać dodatkowe pola oraz udzielić odpowiedzi na pytania z tych pól. Aby dodać pole niestandardowe, kliknij + Pola niestandardowe i wybierz je z menu.
W przypadku pól niestandardowych, gdzie pole Typ podróży jest ustawione na „Wszystkie podróże” (w definicji pola), możesz odpowiedzieć na pytanie za uczestników lub pozwolić im odpowiedzieć samodzielnie. Jeśli odpowiesz za nich, pole nie będzie widoczne dla uczestników. Przykładowo, jeśli masz pole Cel podróży, możesz ustawić wartość „Konferencja” dla wszystkich.
W przypadku pól niestandardowych, gdzie pole Typ podróży jest ustawione na „Tylko podróże na wydarzenia” (w definicji pola), możesz zdecydować, czy chcesz wyświetlić to pole w tym konkretnym wydarzeniu. Przykładowo, jeśli masz pole Preferowany czas transportu, możesz zdecydować, czy ma się ono pojawić w wydarzeniu.
Zmiany w polach niestandardowych po publikacji wydarzenia będą miały wpływ tylko na nowe rezerwacje, które jeszcze nie zostały dokonane.
Następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
kliknij Zapisz jako wersję roboczą (aby zapisać szkic wydarzenia i dodać uczestników później)
kliknij Dodaj uczestnika (aby dodać uczestników)
- Jeśli wybrałeś opcję Dodaj uczestnika, możesz teraz rozpocząć zapraszanie osób na wydarzenie. Możesz także przesłać listę pracowników lub gości (w pliku CSV).
Aby dodać pojedynczego pracownika: Kliknij + Dodaj uczestnika. Wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail osoby, którą chcesz zaprosić. Wyświetli się lista pasujących użytkowników. Wybierz osobę, którą chcesz zaprosić. Powtórz tę czynność dla każdego pracownika.
Aby dodać gościa, który nie jest pracownikiem Twojej firmy: Zacznij wpisywać jego imię lub adres e-mail w polu wyszukiwania, a następnie kliknij Dodaj gościa. Wprowadź imię, nazwisko i adres e-mail zapraszanego gościa oraz wybierz odpowiednią jednostkę prawną. Kliknij ikonę zatwierdzenia. Powtórz tę czynność dla każdego gościa.
Aby przesłać listę pracowników lub gości: Kliknij Prześlij. Pobierz odpowiedni szablon CSV (dla pracowników lub gości). Uzupełnij plik o dane uczestników (dla pracowników wystarczy adres e-mail służbowy, dla gości – imię, nazwisko i adres e-mail oddzielone przecinkami). Przeciągnij plik CSV w wyznaczone miejsce w oknie. Kliknij PrześlijDalej po zakończeniu.
Gdy skonfigurujesz wszystkie typy rezerwacji (lot, hotel itp.), wybierzesz metodę płatności i dodasz uczestników, możesz opublikować wydarzenie. Kliknij Publikuj lub przejdź do sekcji Publikowanie wydarzenia aby uzyskać więcej informacji.
Przeglądanie i zarządzanie istniejącymi wydarzeniami
Zaloguj się do Narzędzia Rezerwacji Online.
Wybierz Wydarzenia z menu Podróże . Wyświetli się strona Wydarzenia . Możesz filtrować wydarzenia według nazwy, daty lub statusu (tylko dla nadchodzących wydarzeń).
Wybierz zakładkę Nadchodzące aby zobaczyć wydarzenia nadchodzące lub trwające.
Wybierz zakładkę Zakończone aby zobaczyć wydarzenia archiwalne.
- Wybierz zakładkę Anulowane aby zobaczyć wydarzenia anulowane.
Każde utworzone wydarzenie wyświetla się w osobnym wierszu. Dla każdego wydarzenia widoczna jest lokalizacja, daty, liczba uczestników oraz typ rezerwacji. W przypadku wydarzeń nieopublikowanych możesz je opublikować (z powiadomieniem e-mail lub bez).
Znajdź wydarzenie, które chcesz obejrzeć i kliknij je. Wyświetli się strona szczegółów wydarzenia.
Możesz przejrzeć i edytować szczegóły wydarzenia oraz listę uczestników.
Ustawienia wydarzenia (strona główna) – Możesz zmienić nazwę, daty podróży, zdjęcie główne i opis (dopóki wydarzenie nie zostało opublikowane).
Uczestnicy (może być konieczne kliknięcie Dodaj uczestnika) – Przy każdym uczestniku zobaczysz jego imię i nazwisko, e-mail, daty podróży, status zaproszenia oraz status rezerwacji. Zielona ikona oznacza, że dana rezerwacja została zakończona. Możesz filtrować według Statusu zaproszenia (Zaproszony, Nie zaproszony) lub statusu dowolnego typu rezerwacji (Zarezerwowane, Nie zarezerwowane, Zrezygnowano). Aby filtrować po typie rezerwacji, kliknij odpowiednią ikonę i wybierz status z menu.
Aby przypomnieć uczestnikowi o konieczności dokonania rezerwacji, możesz ponownie wysłać zaproszenie e-mail, klikając ikonę koperty (po prawej stronie kolumny Zaproszenie ). Ta opcja jest dostępna tylko po publikacji wydarzenia.
Aby wysłać zaproszenie lub przypomnienie do kilku osób naraz, zaznacz pole przy ich nazwiskach i kliknij Wyślij e-mail w pasku narzędzi. Jeśli wśród wybranych są zarówno nowe osoby, jak i już zaproszone, zostaniesz poproszony o potwierdzenie. Treść przypomnienia będzie się nieco różnić od pierwotnego zaproszenia.
Aby usunąć uczestnika, kliknij ikonę kosza (po prawej stronie kolumny Zaproszenie ). Aby usunąć kilku uczestników naraz, zaznacz pole przy ich nazwiskach i kliknij przycisk kosza/usuń na pasku narzędzi. Po usunięciu uczestnik nie będzie już widział wydarzenia. Uwaga: Przed usunięciem uczestnika musisz anulować wszystkie jego rezerwacje związane z tym wydarzeniem.
Aby przesłać listę uczestników, kliknij Prześlij i skorzystaj z instrukcji w sekcji Tworzenie wydarzenia na początku tej strony.
Aby pobrać aktualną listę uczestników, kliknij Pobierz na pasku narzędzi.
Publikowanie wydarzenia
Po utworzeniu wydarzenia możesz je podejrzeć lub opublikować. Podczas publikowania możesz zdecydować, czy uczestnicy otrzymają zaproszenia e-mail.
Zaloguj się do Narzędzia Rezerwacji Online.
Wybierz Wydarzenia z menu Podróże . Wyświetli się strona Wydarzenia .
Wybierz zakładkę Nadchodzące aby zobaczyć nadchodzące wydarzenia. Każde wydarzenie wyświetla się w osobnym wierszu. Dla każdego wydarzenia widoczna jest lokalizacja, daty, liczba uczestników oraz typ rezerwacji.
Aby przejrzeć wydarzenie przed publikacją, znajdź je na liście i kliknij jego wiersz.
Aby podejrzeć treść zaproszenia, kliknij Podgląd e-maila (zaproszenie zostanie wysłane na Twój adres e-mail) dla wybranego wydarzenia.
Aby opublikować wydarzenie bez wysyłania zaproszeń e-mail, kliknij Tylko publikuj przy wybranym wydarzeniu.
Aby opublikować wydarzenie i wysłać zaproszenia e-mail, kliknij Publikuj i wyślij zaproszenie przy wybranym wydarzeniu.
Aby edytować wydarzenie, które już zostało opublikowane, kliknij Edytuj.
Po publikacji wydarzenia możesz zmienić tylko następujące elementy:
Nazwę wydarzenia
Opis wydarzenia
Wydłużenie dat podróży (np. wcześniejszy początek lub późniejsze zakończenie)
Dostępne metody płatności dla uczestników
Dodanie lotnisk lub hoteli (jeśli rezerwacje lotów i hoteli są dozwolone)
Dodawanie uczestników
Usuwanie uczestników (którzy nie dokonali jeszcze żadnej rezerwacji)
Pola niestandardowe
Powiązane tematy
- Wydarzenia (przegląd)
- Rezerwacja podróży na wydarzenie (pracownik/osoba rezerwująca)
- Rezerwacja podróży na wydarzenie (osoba spoza firmy/gość)
Czy ten artykuł był pomocny?
To wspaniale!
Dziękujemy za opinię
Przepraszamy, że nie udało nam się pomóc!
Dziękujemy za opinię
Wysłano opinię
Doceniamy Twój wysiłek i postaramy się naprawić artykuł