Luo mukautettu kenttä (uusin versio)

SISÄLLYSLUETTELO

• Luo mukautettu kenttä (uusin versio)
• Jos valitsit käyttäjän vastauksen
  • Vastaustyyppi-välilehdellä
  • Kohderyhmä-välilehdellä
    • Luettelo kohderyhmän ehdoista, joita voi käyttää mukautettujen kenttien kanssa
  • Vastauslista-välilehdellä
• Jos valitsit automaattisen vastauksen
  • Vastaus-välilehdellä
  • Kohderyhmä-välilehdellä
• Raportointivälilehden asetukset
• Tuo vastauslista ulkoisesta tiedostosta
• Lataa vastauslista Online Booking -työkalusta 
• Pikademo: mukautetun kentän luominen omalle kohderyhmälle

Tämän ohjeen avulla voit luoda matkustajillesi mukautettuja kenttiä Online Booking -työkaluun. Näiden kenttien avulla voit esittää käyttäjille kysymyksiä matkan varaamisen yhteydessä tai määrittää, miten tietoja kerätään automaattisesti varauksen aikana. Jos haluat muokata olemassa olevaa mukautettua kenttää, katso Muokkaa mukautettua kenttää.

Tämä toiminto on käytettävissä vain yrityksen ja matkahallinnon pääkäyttäjille.

1. Kirjaudu Online Booking -työkaluun. 
2. Valitse Yritys valikosta Ohjelma valikosta. Asetukset sivu avautuu.
3. Valitse Mukautetut kentät vasemman reunan Asetukset osiosta. Mukautetut kentät sivu avautuu. Sivulla voi olla jo valmiita mukautettuja kenttiä. 
4. Napsauta Luo mukautettu kenttä.
5. Kirjoita kentälle nimi Kentän nimi kenttään. Tämä nimi näkyy käyttäjille. 
6. Kirjoita kentälle kuvaus. Tämä auttaa käyttäjiä ymmärtämään, mihin kenttää käytetään. Myös muut ylläpitäjät näkevät, mihin tarkoitukseen kenttä on luotu. 
7. Aseta Tiedot kerätään kerran jokaista uutta matkaa kohti kytkin haluamallasi tavalla. Jos tämä on päällä, tiedot kysytään vain kerran matkaa kohden. Jos pois päältä, tiedot kerätään jokaisesta varauksesta saman matkan aikana. 
8. Napsauta Vahvista. Näet sivun, jolla näkyy luomasi mukautetun kentän nimi. 
9. Valitse jokin seuraavista kohdasta Luo vastaus:
   • Käyttäjän vastaus - Tällä voit luoda kentän, joka näytetään käyttäjille ja johon he voivat valita vastauksen (esim. Matkan syy = Konferenssi).
   • Automaattinen vastaus - Tällä voit luoda kentän, joka näytetään käyttäjille vain tietyissä kohdissa (Matkat sivu, ilmoitukset) ja johon vastaus muodostetaan automaattisesti (esim. matkakoodit). Käyttäjää ei pyydetä vastaamaan kenttään, vaan vastaus lisätään automaattisesti.
10. Seuraa sitten ohjeita valintasi mukaan kohdassa Luo vastaus. Kun olet valmis, muista ottaa kenttä käyttöön valitsemalla Tila kytkin pääsivun Mukautetut kentät sivulla.   

Jos valitsit käyttäjän vastauksen

Avautuu Käyttäjän vastaus ikkuna. Siinä on kolme välilehteä: Vastaustyyppi, Kohderyhmäja Vastauslista. Kun olet täyttänyt yhden välilehden asetukset, voit siirtyä seuraavaan napsauttamalla Seuraava.

Valitse Vastaustyyppi välilehdellä

1. Valitse haluamasi vastaustyyppi. Vastaustyyppi määrittää, miten käyttäjät voivat vastata kenttään.

   • Valintalista - Käyttäjät voivat valita ennalta määritellyistä vaihtoehdoista. Jos valitset tämän, voit myös määrittää, voiko käyttäjä valita useamman vaihtoehdon ja onko vastaus pakollinen. 

     • Salli usean vaihtoehdon valinta - Jos tämä on päällä, käyttäjä voi valita useamman ennalta määritellyn vaihtoehdon. Jos pois päältä, käyttäjä voi valita vain yhden vaihtoehdon. 

     • Vastaus on pakollinen - Jos tämä on päällä, käyttäjä ei voi tehdä varausta ilman vastausta kenttään. Jos pois päältä, vastaus ei ole pakollinen, mutta kenttä näkyy ja siihen voi halutessaan vastata. Huomioi, että kentän näkyminen tapahtumavarauksissa riippuu myös siitä, onko matkatyyppi asetettu ”Tapahtuma/mallimatka” ja onko tapahtuman järjestäjä ottanut kentän käyttöön tapahtumassa. 

   • Prosenttiosuuskentät - Käyttäjä voi valita useamman vaihtoehdon, ja jokaiselle valinnalle tulee antaa prosenttiosuus. Yhteissumman tulee olla 100 %. 

     • Vastaus on pakollinen - Jos tämä on päällä, käyttäjä ei voi tehdä varausta ilman vastausta kenttään. Jos pois päältä, vastaus ei ole pakollinen, mutta kenttä näkyy ja siihen voi halutessaan vastata. Huomioi, että kentän näkyminen tapahtumavarauksissa riippuu myös siitä, onko matkatyyppi asetettu ”Tapahtuma/mallimatka” ja onko tapahtuman järjestäjä ottanut kentän käyttöön tapahtumassa. 

   • Vapaa tekstikenttä - Käyttäjä voi syöttää vapaamuotoista tekstiä tai numeroita kenttään. Jos valitset tämän, voit määrittää, onko vastaus pakollinen, ja siirtyä suoraan kohtaan Kohderyhmä-välilehti alla.

     • Vastaus on pakollinen - Jos tämä on päällä, käyttäjä ei voi tehdä varausta ilman vastausta kenttään. Jos pois päältä, vastaus ei ole pakollinen, mutta kenttä näkyy ja siihen voi halutessaan vastata. Huomioi, että kentän näkyminen tapahtumavarauksissa riippuu myös siitä, onko matkatyyppi asetettu ”Tapahtuma/mallimatka” ja onko tapahtuman järjestäjä ottanut kentän käyttöön tapahtumassa.

2. Napsauta Seuraava jatkaaksesi Kohderyhmä välilehdelle. Kohderyhmä välilehti avautuu.

Valitse Kohderyhmä välilehdellä

1. Valitse, mille käyttäjille mukautettu kenttä näytetään. Kohderyhmä määrittää, ketkä käyttäjät näkevät kentän.

   • Kaikki käyttäjät - Kenttä näytetään kaikille käyttäjille, kaikissa varauksissa ja kaikissa matkatyypeissä. 

   • Oma kohderyhmä - Kenttä näytetään vain määrittelemällesi käyttäjäryhmälle. Jos valitset tämän, anna kohderyhmälle nimi ja määritä ehdot, joiden täyttyessä kenttä näytetään. 

     1. Aseta ehto valitsemalla kriteeri, jonka tulee täyttyä. Esimerkiksi jos haluat ehdoksi ”kaikki hotellivaraukset”, aseta seuraavasti: "Jos -  Varaustyyppi -  on yksi seuraavista - Hotelli". Kaikki mahdolliset ehdot näet alla olevasta taulukosta.

     2. Lisätäksesi uuden ehdon, napsauta Lisää ehto. Kaikkien saman ryhmän ehtojen on täytyttävä (JA-logiikka). 

     3. Lisätäksesi uuden ehtoryhmän, napsauta Lisää ehtoryhmä. Ehtoryhmät toimivat TAI-logiikalla (riittää, että yhden ryhmän ehdot täyttyvät).

2. Napsauta Seuraava jatkaaksesi Vastauslista välilehdelle.

Luettelo kohderyhmän ehdoista, joita voi käyttää mukautettujen kenttien kanssa

Vastauslista-välilehdellä Vastauslista välilehdellä

1. Valitse, mistä haluat tuoda vastausvaihtoehdot. Vaihtoehdot ovat: 
   • Lisää manuaalisesti - Tällä voit lisätä vastausvaihtoehdot yksitellen. Anna jokaiselle vaihtoehdolle nimi ja halutessasi kuvaus. Lisää uusi vaihtoehto napsauttamalla Lisää toinen. 
   • Tuo taulukosta - Tällä voit tuoda vaihtoehdot taulukosta. Noudata OBT:ssa annettuja ohjeita. 
   • Tuo HR-järjestelmästä - Tällä voit tuoda vaihtoehdot olemassa olevasta HR-syötteestä. Valitse haluamasi kenttä valikosta.
   • Huom: HR-syötteessä olevia arvoja ei voi muokata mukautetun kentän asetuksissa. Jos haluat muuttaa HR-syötteen arvoja, tee muutokset suoraan HR-järjestelmässä. 
   • Tuo SFTP:ltä - Tällä voit tuoda vaihtoehdot olemassa olevasta SFTP-kansiosta. Noudata OBT:ssa annettuja ohjeita. 
2. Napsauta Tallenna ja poistu tallentaaksesi mukautetun kentän asetukset.

Jos valitsit automaattisen vastauksen

Avautuu Automaattinen vastaus ikkuna. Siinä on kaksi välilehteä: Vastaus ja Kohderyhmä. Kun olet täyttänyt yhden välilehden asetukset, voit siirtyä seuraavaan napsauttamalla Seuraava.

Vastaus-välilehdellä Vastaus välilehdellä

1. Kirjoita vastaus kohtaan Vastausvaihtoehto kenttä. 

2. Kirjoita vastausvaihtoehdolle kuvaus. 

3. Napsauta seuraava jatkaaksesi Kohderyhmä välilehdelle. Kohderyhmä välilehti avautuu.

Valitse Kohderyhmä välilehdellä

1. Valitse, käytetäänkö tätä kenttää kaikille matkustajille vai vain tietyille matkustajille. Kohderyhmä määrittää, kenelle automaattinen vastaus tallennetaan ja näytetään (esim. Matkat sivulla, sähköposteissa, raporteissa jne.).
   • Kaikki käyttäjät - Mukautetun kentän vastaus valitaan kaikille käyttäjille, kaikissa varauksissa ja matkatyypeissä. 
     
   • Oma kohderyhmä - Mukautetun kentän vastaus tallennetaan vain määrittelemällesi käyttäjäryhmälle. Jos valitset tämän, anna kohderyhmälle nimi ja määritä ehdot, joiden täyttyessä kenttä näytetään. 
     • Aseta ehto valitsemalla kriteeri, jonka tulee täyttyä. Esimerkiksi jos haluat ehdoksi ”kaikki hotellivaraukset”, aseta seuraavasti:
       • Jos -  Varaustyyppi -  on yksi seuraavista - Hotelli 
     • Lisätäksesi uuden ehdon, napsauta Lisää ehto. Kaikkien saman ryhmän ehtojen on täytyttävä (JA-logiikka). 
     • Lisätäksesi uuden ehtoryhmän, napsauta Lisää ehtoryhmä. Ehtoryhmät toimivat TAI-logiikalla (riittää, että yhden ryhmän ehdot täyttyvät).
2. Napsauta Tallenna ja poistu tallentaaksesi mukautetun kentän asetukset. 

Raportointivälilehden asetukset

Raportointi-välilehden asetuksilla määrität, missä mukautetun kentän tiedot näytetään. Raportointi välilehdellä määrität, missä kerätyt tiedot näkyvät. 

Lisäksi mukautetun kentän tunniste (ID) näytetään. Tätä tunnistetta tarvitaan, jos käytät kenttää esimerkiksi SFTP-asetustenyhteydessä. 

Valitse valintaruuduista, missä haluat mukautetun kentän tiedot näytettävän. Vaihtoehdot ovat:

• Varausvahvistukset

• Yhdistetyt matkasuunnitelmasähköpostit

• Hyväksymissähköpostit

• Yritysraportit (kaikkiin raportteihin mukautettu kenttä ei välttämättä sisälly).

Tuo vastauslista ulkoisesta tiedostosta

Jos sinulla on valmiiksi vastausvaihtoehtoja, joita haluat käyttäjien voivan valita mukautetussa kentässä, voit tuoda ne Online Booking -työkaluun tuontitoiminnolla. Tämä on käytettävissä vain, jos olet valinnut Tuo taulukosta kohdasta Lähde kenttä Vastauslista välilehdellä. Noudata näytön ohjeita. Napsauta Tallenna ja poistu kun olet valmis. 

Lataa vastauslista Online Booking -työkalusta 

Jos olet jo luonut mukautetulle kentälle vastausvaihtoehdot Online Booking -työkalussa, voit ladata ne vientitoiminnolla. Tämän avulla voit muokata ja päivittää vaihtoehtoja ulkoisessa tiedostossa ja tuoda päivitetyn tiedoston takaisin. Lataus on käytettävissä vain, jos olet valinnut vastaustyypiksi Käyttäjän vastaus.

1. Etsi mukautettu kenttä, jonka vastausvaihtoehdot haluat ladata. 
2. Valitse Näytä/Muokkaa oikean reunan valikosta kyseisen kentän riviltä. Mukautetun kentän sivu avautuu.
3. Etsi haluamasi vastauslista ja valitse Muokkaa vastauslistaa valikosta kyseisen rivin kohdalta (vastauksen on oltava tyyppiä Käyttäjän vastaus). Vastausvaihtoehtojen Valinnat sivu avautuu.
4. Valitse Vie vastauslista valikosta Lisää valikosta. Vie vastauslista ikkuna avautuu. 
5. Valitse Lataa nyt ja napsauta Lataa tiedosto. Voit myös lähettää vastausvaihtoehdot itsellesi sähköpostilla. Molemmissa tapauksissa vaihtoehdot toimitetaan CSV-tiedostona. 
6. Päivitä ladattu tiedosto niillä vastausvaihtoehdoilla, jotka haluat tarjota mukautetussa kentässä. 
7. Kun olet valmis, katso ohjeet vastauslistan tuomisesta ulkoisesta tiedostosta.

Pikademo: mukautetun kentän luominen omalle kohderyhmälle

Alla olevassa demossa luodaan mukautettu kenttä, joka:

• käyttää valintalistaa käyttäjän vastauksena tyyppinä asettaa kentän
• vastaus pakolliseksi matkustajalta kohdistaa kentän
• omalle kohderyhmälle matkustajista, jotka kuuluvat toimipisteeseen New Yorkissa ja joiden työntekijätyyppi on työntekijä (ei vieras) antaa vastausvaihtoehdot
• manuaalisesti vaihtoehdoiksi Konferenssi ja Osaston ulkopuolinen tilaisuus offsite