Conferma - 가상 카드

목차

• Conferma - 가상 카드
  • 소개
• 자주 묻는 질문(FAQ)
• 사전 준비 사항
  • 여행 관리자 → 선호 호텔 안내 이메일/서신
• 여행자 이용 흐름
  • 자주 발생하는 문제 해결 방법
• 가상 카드 설정 삭제 또는 사용 제한하기
  • 호텔 또는 렌터카 예약에서 가상 카드 설정을 삭제하려면
  • 가상 카드 사용 대상을 에이전트로만 제한하려면
• 보고 및 청구

소개

Spotnana는 Conferma와의 협업을 통해 가상 카드 결제 지원을 제공하게 되어 기쁘게 생각합니다.

• 이 문서의 첫 번째 섹션에서는 가상 결제의 개념과 이를 통해 귀사와 여행자에게 어떤 이점이 있는지, 그리고 Spotnana가 왜 Conferma와 파트너십을 맺었는지에 대해 자주 묻는 질문을 모아 안내합니다.

• 두 번째 섹션에서는 가상 결제 사용을 시작하기 전에 반드시 완료해야 할 사전 준비 사항을 간단히 안내합니다.

• 세 번째 섹션에서는 Spotnana 온라인 예약 시스템에서 가상 결제를 활성화하기 위해 설정해야 할 항목(예: 호텔, 렌터카 예약)을 설명합니다.

• 마지막 섹션에서는 Spotnana 온라인 예약 시스템에서 여행자가 가상 결제 방식으로 호텔이나 렌터카를 예약할 때 실제로 어떤 경험을 하게 되는지 예시로 보여드립니다. 현재 이 기능은 호텔 및 렌터카 예약에 한정되어 있습니다.

또한, 본 페이지 하단에 첨부된 슬라이드를 참고하시면 Spotnana에서 Conferma 가상 카드를 사용할 때의 장점에 대해 더 자세히 이해하실 수 있습니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

가상 결제란 무엇인가요?

가상 결제는 조직 내외의 여행자에게 안전하고 체계적으로 관리되는 결제 수단을 제공하여 예약 비용을 간편하게 결제할 수 있도록 해주는 방식입니다. Spotnana는 Conferma와 협력하여 이 결제 옵션을 고객사에 제공합니다.

가상 결제란 실제 카드가 아닌, 예약 과정에서 특정 사용자에게만 발급되는 고유의 15~16자리 카드 번호입니다. 이 번호는 한 번의 결제에만 사용되고, 결제가 끝나면 즉시 비활성화됩니다. 실물 카드는 발급되지 않습니다.

가상 결제 카드에는 실물 신용카드 뒷면에 있는 3자리 보안코드(CVV, CVV2, CVC)와 유사한 고유 보안코드가 함께 생성됩니다.

Conferma는 어떤 회사인가요?

Conferma는 여행 업계에서 가상 결제 솔루션을 제공하는 선도적인 기술 파트너입니다. 전 세계 200개국의 여행 공급업체 네트워크 내에서 50개 이상의 은행과 협력해 가상 카드를 발급하고 있습니다.

Conferma가 다른 가상 결제 플랫폼과 차별화되는 점은, Spotnana가 예약(호텔/렌터카) 시 사용하는 가상 결제 발급뿐 아니라, 결제 정보와 지침을 직접 공급업체에 전달해 준다는 점입니다. 덕분에 여행자는 호텔 체크인이나 차량 픽업 시 별도의 결제 수단을 제시할 필요가 없습니다. 

자세한 내용은 https://conferma.com/

가상 카드와 고스트/로지 카드의 차이점은 무엇인가요?

가상 카드와 고스트/로지 카드는 모두 중앙 계정에서 결제되는 방식이라는 점에서 비슷하지만, 고스트 카드는 여러 사용자와 예약에 반복적으로 사용되기 때문에 한도가 높게 설정되어야 합니다. 반면 가상 카드는 한 번만 사용되고, 한도도 해당 결제에 맞춰 엄격하게 관리됩니다.

또한, 고스트 카드는 여러 번 사용되기 때문에 유출 위험이 높고, 문제가 발생하면 비활성화 후 새로 발급받아야 합니다. 가상 카드는 1회용으로, 한도가 제한적이라 보안 위험이 훨씬 적습니다. 그리고 고스트 카드는 결제 내역을 회계팀에서 일일이 분배해야 하지만, 가상 카드는 사용자별로 고유하게 발급되어 관리가 쉽고, 관리 비용도 줄일 수 있습니다.

또한 고스트 카드는 회사 내 여러 부서에 CVV 번호가 공유되어야 해서 보안상 취약합니다. 반면 가상 카드는 1회용 CVV만 생성되어 접근이 제한됩니다.

가상 카드의 장점은 무엇인가요?

가상 카드 및 결제 방식에는 다양한 장점이 있습니다. 주요 장점은 다음과 같습니다.

• 직접 청구 프로세스 개선: 가상 결제 프로세스는 자동화되어 있고, 보안도 뛰어나며, 재무팀에서 손쉽게 정산할 수 있습니다. 이 결제 방식을 사용하면 카드 번호가 호텔이나 렌터카 업체에 자동으로 전달되어, 여행자가 체크인이나 차량 픽업 시 별도의 결제 수단을 제시하지 않아도 됩니다. 또한, 기존 직접 청구와 달리, 가상 결제는 각 카드가 특정 계정에 연결되어 있어 정산이 자동화됩니다.

• 비상근 직원, 계약직, 채용 후보자 지원 가능: 가상 결제를 통해 회사는 여행자가 개인 카드를 사용하지 않아도 미리 비용을 결제할 수 있습니다. 많은 공급업체가 CVV 번호를 요구하는데, 고스트 카드는 보안상 CVV를 쉽게 공유할 수 없어 이 부분을 완전히 해결하지 못합니다.

• 연 1~2회만 출장하는 직원에게 법인카드 발급 불필요: 가상 결제를 이용하면 자주 출장을 가지 않는 임직원에게 별도의 법인카드를 발급할 필요가 없습니다.

• 보안 강화: 실물 카드가 있을 때는 분실이나 도난으로 인한 위험이 더 큽니다. 가상 카드는 사용 한도와 사용 기간이 정해져 있어, 만약 카드 정보가 유출되더라도 피해가 제한적입니다.

Conferma Connect란 무엇인가요?

Conferma Connect는 호텔별 정보와 커뮤니케이션 방식을 관리하는 Conferma의 자체 호텔 데이터베이스로, 결제 지침을 호텔에 전달하는 역할을 합니다.

Conferma Connect는 렌터카 업체에는 사용되지 않습니다.

가상 결제는 어떻게 진행되나요?

아래 다이어그램은 여행자가 호텔이나 렌터카 예약 시 가상 카드를 사용하는 전형적인 흐름을 보여줍니다. Spotnana는 단계 1, 2 및 4를 지원합니다.

가상 카드는 어떤 사용자들이, 언제, 왜 사용하나요?

가상 카드는 중앙 청구가 필요한 상시 출장자, 면접 등으로 출장하는 채용 후보자, 인턴, 연 1~2회만 출장하는 직원 등 전통적인 법인카드를 발급받지 않은 다양한 유형의 여행자에게 유용합니다.

Spotnana 계정에서 Conferma 가상 카드 기능을 활성화하는 데 비용이 얼마나 드나요?

자세한 요금 안내는 Spotnana 담당자에게 문의해 주세요.

Conferma가 이미 협력 중인 은행 목록이 있나요?

네, 아래에서 확인하실 수 있습니다. Conferma 제휴 은행 목록을 참고해 주세요. 만약 귀사의 은행이 목록에 없다면, 해당 은행이 banking.partners@conferma.com 으로 Conferma에 연락해 협력 절차를 시작해야 합니다. 이 과정은 6~12개월 이상 소요될 수 있습니다.

이미 Conferma와 거래 중인 고객사는 어떻게 해야 하나요?

이미 다른 TMC를 통해 Conferma를 사용 중인 고객사가 Spotnana로 전환하고자 할 경우, 은행에 연락해 Conferma와 새 가상 카드 계정을 개설해야 합니다.

Spotnana가 고객사 은행에 직접 연락해 계정을 개설해 주나요?

아닙니다. 고객사가 직접 은행에 가상 카드 프로그램 도입 의사를 알리고, 은행이 Conferma에 연락해 협력 절차를 시작해야 합니다.

사전 준비 사항

대상: Spotnana에서 Conferma - 가상 카드 결제 방식을 사용하려는 고객사

이 섹션은 귀사에서 가상 결제 연동을 원활히 사용하기 위해 반드시 선행해야 하는 작업에 관한 안내입니다. 아래 단계들을 미리 준비해 주시면 Conferma 연동 및 가상 결제 방식 도입이 수월해집니다.

렌터카 결제에 가상 카드를 사용할 예정이라면, 사전에 렌터카 업체와 직접 청구 계약을 체결하셔야 합니다.

• 귀사의 은행 및 카드 네트워크가 이미 Conferma에서 지원되는지 확인하세요. 아래 링크를 참고해 주세요. https://www.conferma.com/partners/. 만약 귀사의 은행이 아직 Conferma와 협력 관계가 없다면, 은행이 banking.partners@conferma.com 으로 Conferma에 연락해 관계를 시작해야 합니다(은행에 해당 요청을 전달해 주세요).

• Conferma를 통한 가상 카드 프로그램 도입을 원한다고 은행에 알리고, Conferma 카드 풀 계정 개설을 요청하세요. 호텔과 렌터카 모두에 가상 카드를 제공하려면 각각 별도의 카드 풀 계정을 만들어야 합니다(호텔용 1개, 렌터카용 1개).Spotnana에 아래 표의 정보를 전달해 주시면 Spotnana가 https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow 를 참고해 Conferma 설정을 진행합니다.

• 렌터카 업체와 가상 카드를 연동하려면 아래 단계를 추가로 진행해야 합니다. 가상 카드 결제를 제공할 렌터카 업체별로, Spotnana 온라인 예약 시스템에서 회사 를 프로그램 메뉴에서 선택한 후 L1 비고 를 회사 메뉴(좌측)에서 선택합니다. 그리고: 

  • 아래로 내려가 렌터카 법인 할인 코드 섹션에서 코드 추가를 클릭하세요. 

  • 메뉴에서 렌터카 업체명을 선택하세요. 

  • 해당 업체의 법인 할인 코드를 입력란에 입력하세요. 

  • 그리고 가상 결제 전용 체크박스를 선택하세요. 

  • 아래로 내려가 가상 결제 렌터카 ID 번호 섹션에서 코드 추가를 클릭하세요.

  • 메뉴에서 렌터카 업체명을 선택하세요. 

  • 렌터카 업체에서 제공한 가상 카드 ID 번호를 입력하세요. 참고: Avis의 경우 GEB ID가 해당됩니다. 

  • 저장 을 클릭하세요..

추가로, Conferma 가상 결제 프로그램 도입 사실을 선호 호텔에 미리 안내하는 것을 권장합니다. 아래 이메일 템플릿을 참고해 자유롭게 수정해 사용하실 수 있습니다(선택 사항).

여행 관리자 → 선호 호텔 안내 이메일/서신

대상: 여행 관리자

Spotnana는 귀사의 선호 호텔에 미리 연락해, 가상 결제와 해당 결제를 사용하는 여행자 지원 준비가 되어 있는지 확인할 것을 권장합니다. 아래는 선호 호텔에 보낼 수 있는 샘플 안내문입니다. 필요에 따라 자유롭게 수정해 사용하세요.

이 안내의 목적은 귀사 여행자를 위한 가상 결제 프로그램 도입 사실을 호텔에 알리고, 호텔이 이를 지원해줄 것을 요청하는 데 있습니다. 호텔은 안내문에 포함된 링크를 클릭해 Conferma Connect 데이터베이스에 등록되어 있는지, 선호하는 커뮤니케이션 방식(예: 이메일, 팩스)과 해당 정보(이메일 주소, 팩스 번호 등)가 올바르게 입력되어 있는지만 확인하면 됩니다.

존경하는 호텔 관계자님께,

제목: Conferma Connect - 호텔 가상 결제 안내

최근 호텔 예약 결제에 가상 카드 사용이 점점 늘고 있다는 사실을 이미 알고 계실 것입니다. 저희는 기술 파트너인 Conferma Pay 및 Spotnana와 함께 호텔 결제를 보다 효율적으로 처리할 수 있는 방안을 마련하고 있습니다.

Conferma Connect란 무엇인가요?

Conferma Connect는 호텔에 결제 지침을 가장 안전하고 경제적인 방법으로 자동 전달하는 시스템입니다. Conferma Pay는 여러 방식(이메일, 팩스 등)으로 카드 정보를 전송하는 기술을 개발했으며, 저희는 호텔 파트너께서 보안을 위해 이메일 수신을 우선 선택해 주시기를 권장합니다(팩스보다는 이메일 권장).

커뮤니케이션 방식 변경을 원하시면 아래 온라인 Opt In 폼을 작성해 주세요:

https://www.confermaconnect.com

호텔은 무료로 Opt In 할 수 있으며, 가상 카드 결제 시 결제 정보를 수신할 방식(프론트 데스크/회계팀 팩스·이메일 등)을 직접 선택할 수 있습니다. 이를 통해 체크아웃 시 호텔이나 투숙객 모두 불편함이 없도록 할 수 있습니다.

자세한 내용은 Conferma Connect FAQ를 참고해 주세요: https://www.confermaconnect.com/en/help

이 활동에 협조해 주셔서 진심으로 감사드립니다.

감사합니다.

이름 성

직책

회사명

여행자 이용 흐름

대상: 여행자 및 여행 담당자

호텔이나 렌터카를 예약해야 하는 여행자(또는 담당자)는 Spotnana 온라인 예약 시스템에서 기존과 거의 동일한 방식으로 예약을 진행할 수 있습니다. 전체 과정은 다음과 같습니다.

1. 여행자가 원하는 호텔 또는 렌터카와 날짜를 검색합니다.

2. 여행자가 원하는 호텔 및 객실 요금, 또는 렌터카와 요금을 선택한 뒤 예약을 진행합니다.

3. 예약 시 사용할 결제 방식을 선택해야 합니다. 회사에서 가상 결제 방식을 필수 로 설정했는지(여행자가 속한 법인 기준)에 따라 아래 중 한 가지를 진행합니다.

   • 호텔 예약의 경우 :가상 카드가 필수로 설정된 경우: 여행자가 

     • 가상 카드 탭을 클릭하고, 선택 가능한 유일한(필수로 지정된) 가상 카드를 선택합니다. 가상 카드가 필수가 아닌 경우: 여행자는

     • 신용카드 또는 가상 카드 탭을 클릭한 뒤, 원하는 신용카드 또는 가상 카드를 선택해 예약할 수 있습니다. 렌터카 예약의 경우

   • : 가상 카드가 렌터카 업체와 직접 청구 계약에 연결되어 있으므로, 별도의 결제 방식 선택 없이 바로 예약 단계로 넘어가면 됩니다.여행자가 결제 금액을 확인한 뒤 

     • 호텔 예약 

4. 또는 렌터카 예약 버튼을 클릭하면 예약이 확정되고, 결제 정보(팩스 또는 이메일)가 공급업체로 전송됩니다. 예약 완료 후, 필요하다면 여행자는 가상 카드의 마지막 4자리 번호를 바로 확인할 수 있고, 체크인(또는 차량 픽업) 24시간 전부터는 전체 카드 번호도 확인할 수 있습니다. 자주 발생하는 문제 해결 방법

5. 아래 표는 여행자가 Conferma 가상 카드를 사용할 때 발생할 수 있는 주요 문제와 해결 방법을 안내합니다. 대부분의 문제는 Spotnana 모바일 앱 또는 온라인 예약 시스템에서 직접 해결할 수 있으며, 해결이 어려울 경우 Spotnana 담당자에게 문의해 주세요.

문제

권장 해결 방법

호텔 또는 렌터카 예약에서 가상 카드 설정을 삭제하려면

다음 단계를 따라 주세요. 

회사

1. 를 프로그램 메뉴에서 선택하세요. 결제 방식 을
2. 결제 메뉴(좌측)에서 선택하세요. 가상 결제 방식 섹션을 찾으세요. 삭제하려는 가상 결제 방식(호텔/렌터카용)을 포함한 행을 찾으세요.
3. 오른쪽 메뉴에서 결제 방식 삭제 를 선택하세요.
4. 삭제를 원하시면
5. 삭제 를 클릭해 최종 확인해 주세요. 이로써 해당 가상 카드 설정이 완전히 삭제됩니다. 가상 카드 사용 대상을 에이전트로만 제한하려면
6. 카드 사용 권한을 임시로 제한(예: 테스트, 문제 해결 등)하고 싶을 때 유용합니다. 회사 를 

프로그램

메뉴에서 선택하세요.

1. 결제 방식 을 결제 메뉴(좌측)에서 선택하세요. 가상 결제 방식
2. 섹션을 찾으세요. 제한하려는 가상 결제 방식(호텔/렌터카용)을 포함한 행을 찾으세요. 오른쪽 메뉴에서 결제 방식 수정 을 선택하세요.
3. 결제 방식 업데이트 창이 나타납니다. 가상 카드를
4. 호텔과 렌터카
5. 모두에 활성화했다면 아래 단계를 따라 주세요. 카드 상세정보 옆 연필 아이콘을 클릭하세요. 반드시 이 카드를 필수로 설정 체크박스가 선택되지 않도록 하세요. 
6. 카드 사용 지침 옆 연필 아이콘을 클릭하세요. 사용자 역할 필드를
   1. 에이전트만 으로 설정합니다.여행자 유형
   2. 필드를 개인 고객 으로 설정합니다.
   3. 업데이트 를 클릭하세요.이 설정을 통해 카드 사용자를 제한하면서도 설정을 삭제하지 않을 수 있습니다.
   4. 호텔에만 가상 카드를 활성화했다면 아래 단계를 따라 주세요. 상품 종류 옆 연필 아이콘을 클릭하세요. 반드시 필수토글이 비활성화되어 있는지 확인하세요.
   5. 사용자 유형 지정 옆 연필 아이콘을 클릭하세요. 에이전트만 을 메뉴에서 선택하세요. 업데이트를 클릭하세요.
   6. 이후 Spotnana 담당자에게 연락해 해당 가상 결제 방식을 개인 고객으로만 제한해 달라고 요청하세요. 이 설정을 통해 카드 사용자를 제한하면서도 설정을 삭제하지 않을 수 있습니다.보고 및 청구 
   7. 은행에서 정기적으로 발송되는 명세서에는
7. 여행자들이 가상 카드를 결제 수단으로 사용한 내역이 포함됩니다. 이 명세서와 여행자가 제출한 영수증을 활용해 가상 카드 사용 내역을 정산할 수 있습니다. 또한, Spotnana 온라인 예약 시스템의 호텔 거래 내역 또는 
   1. 렌터카 거래 내역 보고서(분석
   2. > 회사 보고서 ) 메뉴에서 정산을 도울 수 있는 각종 리포트를 확인할 수 있습니다. 추가 리포트가 필요하다면 Spotnana 담당자에게 문의해 Conferma Snap 접근 권한을 요청해 주세요(로그인 정보 제공).
   3. Click the edit (pencil) icon next to Specify the types of users.
   4. Select Agents only from the menu.
   5. Click Update.
   6. Then contact your Spotnana account manager to limit use of this virtual payment method to personal guests.
   7. These settings will limit who the card can be used by without having to delete the configuration.

Reporting and Billing

You will receive regular statements from your bank that contain the travel spend associated your travelers' use of virtual cards as a payment method. You can use these statements (and the receipts your travelers collect and submit) to reconcile your virtual card spend. You can use the Hotel Transactions or Car Transactions reports (located under Analytics > Company reports) in the Spotnana Online Booking Tool to assist with reconciliation of your spend. If you require additional reporting to assist with reconciliation, contact a Spotnana agent to request access to Conferma Snap (they will provide you with login credentials).