이벤트 생성 및 게시 (v.1)

이 문서에서는 예전 방식의 이벤트 생성 및 게시 방법을 안내합니다. 최신 방법을 이용하려면 이벤트 생성, 게시, 관리하기(최신 버전)를 참고해 주세요.

이벤트는 관리자만 생성 및 관리할 수 있습니다.

목차

• 이벤트 생성
  • 이벤트 만들기
  • 기존 이벤트 조회 및 관리
  • 이벤트 게시하기
• 관련 주제

이벤트 만들기

1. 온라인 예약 툴에 로그인하세요. 

2. [여행 메뉴에서 [이벤트 를 선택합니다. 이벤트 페이지가 열립니다. [새 이벤트 를 클릭하면  

3. 이벤트 생성 페이지가 나타납니다. 이벤트 이름란에 이벤트 이름을 입력하세요. 이 이름이 참석자에게 보여집니다.이벤트 장소란에 행사 장소를 입력하세요. 원한다면, 초대장에 보여질 대표 이미지를 선택할 수 있습니다. 직접 이미지를 올리고 싶으면 [업로드 

4. 를 클릭해 이미지를 등록하세요. 이벤트 날짜란에 행사 시작일과 종료일을 입력하세요. 여행 날짜란에는 참석자들의 이동 시작일과 종료일을 입력하세요.

5. 여행 시작일은 실제 행사 시작일보다 앞서게 설정하는 것이 좋습니다. 시차, 이동 거리, 환승 등을 고려해 주세요. 종료일 역시 행사 종료일 이후로 설정해야 합니다. 이벤트 설명란에 행사에 대한 설명을 입력하세요. 굵게, 기울임, 글머리표, 글꼴, 색상, 들여쓰기, 링크 추가 등 다양한 서식이 가능합니다.

6. 이벤트에서 허용할 예약 유형을 선택하세요. 관리자가 허용한 예약 유형만 참석자에게 보입니다. 이벤트를 이미 게시한 뒤에 예약 유형을 추가해야 할 경우, 관리자가 직접 해당 옵션으로 예약할 수 있습니다. 항공권 예약의 경우: 허용할 항공권 유형을 지정하려면, [허용 항공권 유형] 메뉴에서 아래 항목 중 원하는 것을 선택하세요:

7. 편도 왕복 출발지와 도착지가 다를 수 있음 – 여러 행사를 참석해야 할 때 유용합니다. 

8. [추가 를 클릭하면 지정할 공항을 설정할 수 있습니다. [허용 공항 

   • 란이 나타납니다. 이곳에 참석자들이 예약할 수 있는 모든 공항을 입력하세요.

   • 행사 참석을 위해 출발할 수 있는 모든 출발지 공항을 지정할 수 있습니다. 이 항목을 설정하지 않아도 됩니다.지정하고 싶은 공항 이름이나 코드를 입력하면, 입력한 내용에 따라 공항 목록이 나타납니다.

9. 원하는 공항을 선택하세요. 공항을 더 추가하려면 [추가]를 다시 클릭해 반복하세요. [예상 도착 시간 이전], [예상 출발 시간 이후] 항목에서 달력과 시간을 설정해 참석자들이 언제 항공권을 예약할지 안내할 수 있습니다. 기본값은 행사 날짜로 자동 설정됩니다. 참석자들은 이 기간 내에서 항공권 예약을 하도록 권장됩니다. 

10. 호텔 예약의 경우: 

11. [추가 를 클릭해 지정할 호텔을 설정하세요.호텔란이 나타납니다. 참석자들이 행사 참석을 위해 숙박할 수 있는 호텔을 모두 입력할 수 있습니다. 이 항목을 설정하지 않아도 됩니다.
    

    • 지정할 호텔 이름을 입력하면, 입력한 내용에 따라 호텔 목록이 나타납니다. 원하는 호텔을 선택하세요. 호텔을 더 추가하려면 [추가]를 다시 클릭해 반복하세요.

      • 렌터카의 경우 별도 설정 없이 바로 이용 가능합니다.

      • 철도 예약도 별도 설정 없이 바로 이용 가능합니다.

      • 참석자들이 행사 참석을 위해 예약 시 사용할 결제 수단을 지정하세요. 

    • 모든 예약 유형에 공통 결제 수단을 추가하려면, [결제 옵션 선택]란을 클릭 후 [새 카드 추가]를 선택하세요. [신용카드 추가] 페이지가 열리며, 일반적으로 입력하듯 카드 정보를 입력합니다. 기본적으로 모든 예약 유형에 적용되지만, [적용 대상] 설정에서 변경할 수 있습니다. 각 예약 유형별로 결제 수단이 지정되어 있는지 확인하세요. 각 결제 수단이 적용되는 예약 유형은 아이콘으로 표시됩니다. 이미 등록된 결제 수단을 모든 예약 유형에 사용하려면, [결제 옵션 선택]란을 클릭 후 원하는 결제 수단을 선택하세요. 어떤 예약 유형에 사용할 수 있는지 아이콘으로 확인할 수 있습니다. 각 참석자의 기본 결제 수단을 사용하려면, [결제 옵션 선택]란에서 [각 참석자의 기본 결제 수단 사용]을 선택하세요. 참석자마다 자신의 기본 결제 수단으로 예약하게 됩니다. 만약 게스트를 초대할 경우, 미리 결제 수단이 등록되어 있어야 합니다(자세한 내용은 [사전 준비 사항] 참고).예약 유형별로 각각 다른 결제 수단을 지정하려면, [예약 유형별 결제 수단 설정]을 활성화하세요. 이 섹션의 안내에 따라 각 예약 유형별 결제 수단을 선택해 주세요. [담당자]란에는 기본적으로 이벤트를 생성한 사용자가 지정됩니다. 필요하다면 다른 사용자로 변경할 수 있습니다. 이 담당자가 행사 관련 문의를 받을 담당자가 됩니다. [사용자 정의 필드] 섹션에서 원하는 항목을 추가하거나 답변을 입력할 수 있습니다. [ + 사용자 정의 필드 ]를 클릭하면 메뉴에서 추가할 수 있습니다. 여행 유형이 “모든 여행”으로 지정된 사용자 정의 필드는, 관리자가 직접 답변을 입력하거나 참석자가 직접 입력하도록 할 수 있습니다. 관리자가 답변을 입력하면 참석자에게 해당 항목이 보이지 않습니다. 예를 들어, [출장 사유] 필드가 있다면 모두에게 “컨퍼런스”로 지정할 수 있습니다. 여행 유형이 “이벤트 여행만”으로 지정된 사용자 정의 필드는, 해당 이벤트에서 노출 여부를 선택할 수 있습니다. 예를 들어, [선호하는 셔틀 시간] 필드가 있다면, 행사에 포함할지 선택할 수 있습니다. 이벤트를 게시한 이후 사용자 정의 필드를 변경하면, 아직 예약하지 않은 참석자에게만 적용됩니다.

      • 이제 아래 중 한 가지를 선택하세요: 

      • [임시 저장]을 클릭하면 임시로 저장 후 나중에 참석자를 추가할 수 있습니다. 

      • [참석자 추가]를 클릭하면 참석자를 바로 추가할 수 있습니다. [참석자 추가]를 클릭했다면, 이제 참석자를 초대할 수 있습니다. 직원 또는 게스트 참석자 명단을 CSV 파일로 업로드할 수도 있습니다. 

    • 직원 참석자를 개별로 추가하려면: [+ 참석자 추가]를 클릭하세요. 초대할 사용자의 이름 또는 이메일을 입력하면, 일치하는 사용자가 목록에 나타납니다. 원하는 사용자를 선택하고, 이 과정을 참석자 수만큼 반복하세요. 회사 직원이 아닌 게스트를 추가하려면: 검색창에 이름이나 이메일을 입력한 뒤, [게스트 참석자 추가]를 클릭하세요. 초대할 게스트의 이름, 성, 이메일을 입력하고, 해당 법인을 선택한 뒤 체크 아이콘을 클릭하세요. 이 과정을 게스트 수만큼 반복합니다. 직원 또는 게스트 명단을 업로드하려면: [업로드]를 클릭하세요. 해당하는 CSV 템플릿(직원용/게스트용)을 다운로드한 뒤, 참석자 정보를 입력합니다. (직원은 회사 이메일만, 게스트는 이름, 성, 이메일을 쉼표로 구분해 입력) 팝업 박스의 중앙에 CSV 파일을 업로드하고, 완료되면 [업로드/다음]을 클릭하세요. 항공, 호텔 등 허용할 예약 유형과 결제 수단, 참석자를 모두 지정했다면, 이제 이벤트를 게시할 수 있습니다. [게시하기]를 클릭하거나, 자세한 내용은 [이벤트 게시하기]를 참고하세요. 기존 이벤트 조회 및 관리 

12. 온라인 예약 툴에 로그인하세요. [여행메뉴에서

    • [이벤트 를 선택합니다. 이벤트 페이지가 열립니다. 이벤트 이름, 날짜, 상태(예정된 이벤트만 해당)로 필터링할 수 있습니다. [예정 

    • 탭을 선택하면 예정이거나 진행 중인 이벤트를 볼 수 있습니다. 

    • [완료  

    • 탭을 선택하면 과거 이벤트를 볼 수 있습니다. [취소됨 탭을 선택하면 취소된 이벤트를 볼 수 있습니다. 

13. 생성된 각 이벤트는 한 줄씩 표시됩니다. 각 이벤트별로 장소, 날짜, 참석자 수, 예약 유형이 표시됩니다. 아직 게시하지 않은 이벤트는 이메일 알림 여부와 상관없이 게시할 수 있습니다. 조회하고 싶은 이벤트를 찾아 클릭하면, 해당 이벤트 상세 페이지가 열립니다.이벤트 상세 정보와 참석자 목록을 확인하고 수정할 수 있습니다. 

14. 이벤트 설정(메인 페이지) - 이벤트가 아직 게시되지 않았다면 이름, 여행 시작/종료일, 대표 이미지, 설명을 변경할 수 있습니다.참석자(필요시 [참석자 추가] 클릭) 

15. - 각 참석자별로 이름, 이메일, 여행 날짜, 초대 상태, 예약 상태를 확인할 수 있습니다. 초록색 아이콘은 해당 예약 유형을 완료했다는 의미입니다.

    • [초대 상태] (초대됨, 아직 미초대) 또는 예약 유형별 상태(예약 완료, 미예약, 예약 안함)로 필터링할 수 있습니다. 예약 유형별로 필터링하려면 해당 아이콘을 클릭 후 원하는 상태를 선택하세요. 참석자에게 예약 완료를 독려하려면, [초대] 열 오른쪽의 메일 아이콘(마우스를 올리면 보임)을 클릭해 이메일을 다시 보낼 수 있습니다. 이 기능은 이벤트가 게시된 후에만 가능합니다. 여러 참석자에게 한 번에 초대 또는 알림 메일을 보내려면, 각 이름 옆의 체크박스를 선택한 뒤 툴바에서 [이메일 보내기]를 클릭하세요. 이미 초대한 참석자와 신규 참석자가 섞여 있다면, 진행 전 확인 메시지가 나타납니다. 알림 메일 내용은 최초 초대 메일과 다릅니다. 참석자를 삭제하려면, [초대] 열 오른쪽의 휴지통 아이콘(마우스를 올리면 보임)을 클릭하세요.여러 참석자를 한 번에 삭제하려면, 각 이름 옆의 체크박스를 선택 후 툴바에서 휴지통/삭제 버튼을 클릭하세요. 참석자를 삭제하면, 해당 참석자는 더 이상 이벤트를 볼 수 없습니다. 참고: 참석자가 이미 예약한 내역이 있다면, 해당 예약을 먼저 취소해야 삭제할 수 있습니다. 참석자 명단을 업로드하려면 [업로드]를 클릭하고, 위의 [이벤트 만들기] 섹션 안내를 참고하세요.  

    • 현재 참석자 목록을 다운로드하려면 툴바에서 [다운로드]를 클릭하세요. 이벤트 게시하기 이벤트를 만든 후에는 미리보기를 하거나 바로 게시할 수 있습니다. 게시 시 참석자에게 이메일 초대장을 보낼지 선택할 수 있습니다.

    • 온라인 예약 툴에 로그인하세요. [여행 메뉴에서 [이벤트를 선택합니다. 이벤트 페이지가 열립니다. [예정 

    • 탭을 선택하면 예정된 이벤트를 볼 수 있습니다. 생성된 각 이벤트는 한 줄씩 표시되며, 장소, 날짜, 참석자 수, 예약 유형이 표시됩니다. 게시 전 이벤트를 확인하려면, 원하는 이벤트의 행을 클릭하세요. 초대장 미리보기를 원하면 [메일 미리보기]를 클릭하세요. (해당 이벤트의 초대장이 본인 이메일로 발송됩니다.) 

16. 이메일 초대장 없이 이벤트만 게시하려면, 해당 이벤트에서 [게시만]을 클릭하세요. 이메일 초대장과 함께 게시하려면, 해당 이벤트에서 [게시 및 초대장 발송]을 클릭하세요. 이미 게시된 이벤트를 수정하려면 [수정]을 클릭하세요.

17. 이벤트를 게시한 후에는 아래 항목만 수정할 수 있습니다: 이벤트 이름 이벤트 설명 여행 날짜 확장(예: 시작일을 앞당기거나 종료일을 늦추기) 참석자 결제 수단 추가/변경 

    • 공항 또는 호텔 추가(항공/호텔 예약 허용 시) 참석자 추가 아직 예약하지 않은 참석자 삭제사용자 정의 필드관련 주제 이벤트(개요)이벤트 출장 예약하기 (직원/대행자용)이벤트 출장 예약하기 (비직원/게스트용)” for everyone. 

    • For custom fields where the Trip type field has been set to "Event trips only" (in the custom field definition), you can select whether you want to show that specific custom field within this event. For example, if there’s a custom field for Preferred shuttle time, you can select if you want it to appear in your event.

    • Any changes to custom fields once an event has been published will only impact bookings that have not yet been made. 

18. Then, do one of the following:

    • click Save as draft (to save the draft event and add travelers later)

    • click Add traveler (to add travelers)

19.  If you clicked Add traveler, you can now begin inviting attendees to the event.  You also have the option to upload a list of employee or guest travelers (as a CSV file).  

    • To add individual employee travelers: Click + Add traveler. Enter the name or email of the user you wish to invite. A list of users who match that name will appear. Select the user you wish to invite. Repeat this step for each of your company employee attendees. 

    • To add a guest who is not an employee of your company: Begin entering their name or email in the search field, then click Add guest traveler. Enter the first name, last name, and email address of the guest you wish to invite. Select the relevant legal entity. Click the check icon. Repeat this step for each of your guest attendees.

    • To upload a list of employees or guests: Click Upload. Download the relevant CSV template (employee or guest). Edit the contents of downloaded file to include your attendees (for employee, just enter the business email of each attendee, for guests, enter the first name, last name, and email of each attendee separated by commas. Use the center space of the pop up box to upload your CSV file. Click UploadNext when done.

20. Once you have configured all the booking types (flight, hotel, etc.) that will be allowed, designated a payment method, and selected your attendees, you will be able to publish your event. You can click Publish or refer to Publish an event for more details.

View and manage existing events

1. Login to the Online Booking Tool. 

2. Select Events from the Trips menu. The Events page will be displayed. You can filter by event name, event date, or event status (only for upcoming events). 

   1. Select the Upcoming tab to view upcoming or in-progess events. 

   2. Select the Completed tab to view past events.

   3. Select the Canceled tab to cancelled events.

3. Each event that has been created will be displayed as a row. For each event, the location, dates, number of travelers, booking type is shown. For unpublished events, you also have the ability to publish the event (with or without an email notifications).  

4. Locate the event you would like to view and click it. The event details page will be displayed. 

5. You can review and edit event details and the attendee list. 

   • Event settings (main page) - You can change the name, travel start and end dates, cover image, and description (as long as the event has not been published yet).

   • Travelers (you may need to click Add Traveler) - For each attendee, you will see their name, email, travel dates, invitation status, and the status of their bookings. A green icon indicates that they have completed that booking type. You can filter by Invitation status (Invited, Not invited yet) or the status of any of the booking types (Booked, Not booked, Opted out). To filter on a booking type, click the relevant icon, then select the desired status from the menu.

     • To remind an attendee to complete the required bookings, you can resend the email invitation by clicking the mail icon (hover to the right of the Invitation column). This action is only possible once an event has been published. 

     • To send an invite or reminder email to multiple attendees at once, select the checkbox next to each of their names and then click Send email in the toolbar. If the attendees you are contacting are a mix of already invited and new attendees, you will be asked to confirm this action. The contents of the reminder email will be slightly different than the original invitation email.

     • To remove an attendee, click the trash icon (hover to the right of the Invitation column). To remove multiple attendees at once, select the checkbox next to each of their names and then click the trash/delete button in the toolbar. Once an attendee has been removed, they will no longer see the event. Note: You must cancel any bookings for the event the attendee may have already made before you will be able to remove them.

     • To upload a list of attendees, click Upload and then refer to the instructions in the Create an event section of this page above.

     • To download the current list of attendees, click Download in the toolbar.

Publish an event

Once you have created your event, you can preview it or publish it. When you publish your event, you can specify whether you want the attendees to receive email invites. 

1. Login to the Online Booking Tool. 

2. Select Events from the Trips menu. The Events page will be displayed.

3. Select the Upcoming tab to view upcoming events. Each event that has been created will be displayed as a row. For each event, the location, dates, number of travelers, booking type is shown. 

   • To review the event before publishing it, locate the event you would like to view and click its row. 

   • To preview the event invitation, click Preview Mail (an invite will be sent to your email address) for the relevant event.

   • To publish an event without sending email invitations to the attendees, click Publish only for the relevant event.

   • To publish an event and send email invitations to the attendees, click Publish and send invite for the relevant event.

   • To edit an event that has already been published, click Edit. 

4. Once you have published an event, the changes you can make to the event are limited to the following:

   • Event name

   • Event description

   • Expand travel dates (e.g., set an earlier start date, or later end date)

   • Payment methods available to attendees 

   • Add airports or hotels (if air and hotel bookings are allowed)

   • Add travelers

   • Remove travelers (who have not made any bookings yet)

   • Custom fields

Related topics

• Events (Overview)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)