יצירת אירועים ופרסומם (גרסה 1)

נושא זה מסביר כיצד ליצור ולפרסם אירועים לפי התהליך הישן. למידע על התהליך החדש, ראו יצירה, פרסום וניהול אירוע (הגרסה העדכנית).

רק מנהלי מערכת יכולים ליצור ולנהל אירועים.

תוכן העניינים

• יצירת אירוע
  • יצירת אירוע חדש
  • צפייה וניהול אירועים קיימים
  • פרסום אירוע
• נושאים קשורים

יצירת אירוע חדש

1. היכנסו לכלי ההזמנות המקוון. 

2. בחרו אירועים מתוך תפריט נסיעות . תוצג בפניכם דף אירועים .  

3. לחצו על אירוע חדש. דף יצירת אירוע יוצג בפניכם. 

4. הזינו שם לאירוע בשדה שם האירוע . זהו השם שיוצג למוזמנים לאירוע.

5. הזינו את מיקום האירוע בשדה מיקום .

6. אם תרצו, תוכלו לבחור תמונת שער שתופיע בהזמנה שתישלח למשתתפים. ניתן גם ללחוץ על העלאה כדי להעלות תמונה מותאמת אישית.

7. הגדירו את תאריכי ההתחלה והסיום של האירוע בשדות תאריכי האירוע . 

8. הגדירו את תאריכי ההתחלה והסיום של הנסיעות בשדות תאריכי הנסיעה . 

   • מומלץ לקבוע את תאריך תחילת הנסיעה לפני תחילת האירוע עצמו, ולזכור לקחת בחשבון עייפות מטיסה, מרחקים וחיבורים בין טיסות.

   • תאריך הסיום צריך להיות לאחר סיום האירוע.

9. הזינו תיאור לאירוע בשדה תיאור . ניתן לעצב את הטקסט (הדגשה, נטוי, רשימות, בחירת גופן, צבע, הזחה והוספת קישורים) לפי הצורך. 

10. בחרו אילו סוגי הזמנות יהיו זמינים לאירוע זה. רק סוגי ההזמנות שאושרו על ידי מנהל המערכת עבור האירוע יוצגו למוזמנים. שימו לב: אם תצטרכו להוסיף סוג הזמנה נוסף לאחר פרסום האירוע, המנהל יוכל לבצע את ההזמנה עבור האורח. 

11. עבור טיסה:
    

    • כדי להגדיר אילו סוגי טיסות יהיו זמינים, בחרו אחד או יותר מהאפשרויות בתפריט סוגי טיסות מותרים :

      • כיוון אחד

      • הלוך-חזור

      • ניתן להגדיר יעד חזרה שונה מנקודת היציאה – שימושי כאשר יש להשתתף ביותר מאירוע אחד 

    • לחצו על הוספה כדי להגדיר שדות תעופה רלוונטיים. שדה שדה תעופה מאושריופיע. השתמשו בשדה זה כדי לציין את כל שדות התעופה מהם ניתן להזמין טיסות אליהם כדי להשתתף באירוע (המשתתפים יכולים להזמין מכל שדה מוצא ). ניתן גם לא להגדיר שדה זה. התחילו להקליד את שם או קוד שדה התעופה הרצוי. שמות שדות התעופה יופיעו בהתאם למה שהזנתם.

      • בחרו את שדה התעופה המבוקש. 

      • להוספת שדות תעופה נוספים, לחצו שוב על 

      • הוספה וחזרו על הפעולה. השתמשו בשדות לוח השנה והשעה תחת 

    • הגעה מומלצת לפני ו יציאה מומלצת אחרי כדי להגדיר מתי יוצג למשתתפים להזמין את הטיסות. כברירת מחדל, תאריכים אלו יתבססו על תאריכי האירוע . המשתתפים יקבלו המלצה להזמין טיסות בטווח התאריכים והשעות הללו. . עבור 

12. מלון :לחצו על

    • הוספה כדי להגדיר מלונות רלוונטיים. שדה מלון יופיע. השתמשו בשדה זה כדי לציין את כל המלונות בהם ניתן להזמין לינה לצורך ההשתתפות באירוע. ניתן גם לא להגדיר שדה זה. התחילו להקליד את שם המלון הרצוי. שמות המלונות יופיעו בהתאם למה שהזנתם. 

    • בחרו את המלון המבוקש. 

    • להוספת מלונות נוספים, לחצו שוב על  

    • הוספה וחזרו על הפעולה. עבור 

13. רכב , אין צורך בהגדרות נוספות.עבור 

14. רכבת , אין צורך בהגדרות נוספות.בחרו את אמצעי התשלום בו ישתמשו המשתתפים להזמנת השירותים הנדרשים לאירוע. 

15. להוספת אמצעי תשלום אחד לכל סוגי ההזמנות, לחצו בשדה

    • בחר אפשרות תשלום ולחצו על הוספת כרטיס חדש . דףהוספת כרטיס אשראי יוצג. מלאו את כל הפרטים הנדרשים, כרגיל. כברירת מחדל, כל סוגי ההזמנות יהיו זמינים, אך ניתן לשנות זאת דרך הגדרות חל על . ודאו שלכל סוג הזמנה יש אמצעי תשלום מוגדר. סוגי ההזמנות שהאמצעי מתאים להם מסומנים באייקונים קטנים. לבחירת אמצעי תשלום קיים לכל סוגי ההזמנות, לחצו בשדה  

    • בחר אפשרות תשלום ובחרו אותו. סוגי ההזמנות שהאמצעי מתאים להם מסומנים באייקונים קטנים. להגדרת אמצעי התשלום ברירת המחדל של כל נוסע, לחצו בשדה

    • בחר אפשרות תשלום ובחרו השתמש באמצעי התשלום ברירת מחדל של כל נוסע . כל משתתף ישתמש באמצעי התשלום האישי שלו. אם תזמינו אורחים לאירוע, יש לוודא מראש שהוגדר להם אמצעי תשלום (ראו סעיףדרישות מקדימות ). להגדרת אמצעי תשלום שונה לכל סוג הזמנה, הפעילו את שדה 

    • הגדרת אמצעי תשלום לפי סוג הזמנה . לאחר מכן, פעלו לפי ההוראות בסעיף זה לבחירת אמצעי התשלום לכל סוג הזמנה. שדה 

16. איש קשר יוגדר כברירת מחדל על שם המשתמש שיצר את האירוע. ניתן לשנות לאדם אחר. זהו האדם אליו יוכלו המשתתפים לפנות בשאלות. הגדירו שדות מותאמים אישית בסעיף

17. שדות מותאמים אישית לפי הצורך. ניתן להוסיף שדות ולענות על שאלות השדה המותאם. להוספת שדה מותאם, לחצו על + שדה מותאם אישית ובחרו מהרשימה. בשדות מותאמים בהם שדה 

    • סוג נסיעה הוגדר כ-" כל הנסיעות" (בהגדרת השדה), תוכלו לענות על השאלה עבור המשתתפים או לאפשר להם לענות בעצמם. אם תענו עבורם, השדה לא יוצג להם. לדוגמה, אם יש שדה מותאם עבורסיבת הנסיעה , תוכלו להגדיר "כנס" עבור כולם.בשדות מותאמים בהם שדה 

    • סוג נסיעה הוגדר כ-" רק נסיעות לאירועים"(בהגדרת השדה) , תוכלו לבחור אם להציג שדה מותאם זה באירוע. לדוגמה, אם יש שדה מותאם עבורשעת הסעה מועדפת , תוכלו לבחור אם להציג אותו באירוע שלכם. כל שינוי בשדות מותאמים לאחר פרסום האירוע ישפיע רק על הזמנות שטרם בוצעו.כעת, בחרו באחת מהאפשרויות הבאות:

    • לחצו על 

18. שמירה כטיוטה

    • (לשמירת האירוע כטיוטה והוספת משתתפים מאוחר יותר) או לחצו על הוספת משתתף

    • (להוספת משתתפים) אם בחרתם הוספת משתתף

19.  , תוכלו כעת להתחיל להזמין משתתפים לאירוע. ניתן גם להעלות רשימת משתתפים (עובדים או אורחים) כקובץ CSV.  להוספת משתתפי חברה בודדים:לחצו על  

    • + הוספת משתתף . הזינו את שם המשתמש או כתובת הדוא"ל של מי שתרצו להזמין. תוצג רשימת משתמשים מתאימים. בחרו את המשתמש המתאים. חזרו על פעולה זו עבור כל משתתף מהחברה. להוספת אורח שאינו עובד החברה:התחילו להקליד את שמו או כתובת הדוא"ל בשדה החיפוש, ואז לחצו על 

    • הוספת אורח . הזינו שם פרטי, שם משפחה וכתובת דוא"ל של האורח. בחרו את הישות המשפטית הרלוונטית. לחצו על סימן ה-V. חזרו על פעולה זו עבור כל אורח. להעלאת רשימת עובדים או אורחים:לחצו על

    • העלאה . הורידו את תבנית ה-CSV המתאימה (לעובדים או אורחים). ערכו את הקובץ והוסיפו את המשתתפים (לעובדים – הזינו רק כתובת מייל עסקית, לאורחים – שם פרטי, שם משפחה ודוא"ל מופרדים בפסיקים). העלו את הקובץ לחלון ההעלאה. לחצו על UploadNextבסיום . לאחר שהגדרתם את כל סוגי ההזמנות, בחרתם אמצעי תשלום ובחרתם את המשתתפים, תוכלו לפרסם את האירוע. ניתן ללחוץ עלפרסום

20. או לעיין ב פרסום אירוע למידע נוסף . צפייה וניהול אירועים קיימיםהיכנסו לכלי ההזמנות המקוון.

בחרו

1. אירועים 

2. מתוך תפריט נסיעות . דף אירועים יוצג בפניכם. ניתן לסנן לפי שם האירוע, תאריך האירוע או סטטוס האירוע (רק לאירועים עתידיים). בחרו בלשונית קרובים 

   1. כדי לצפות באירועים קרובים או פעילים. בחרו בלשונית הושלמו 

   2. כדי לצפות באירועים שכבר התקיימו. בחרו בלשונית בוטלו

   3. כדי לצפות באירועים שבוטלו. כל אירוע שנוצר יוצג בשורה נפרדת. עבור כל אירוע יוצגו מיקום, תאריכים, מספר משתתפים וסוגי הזמנות. עבור אירועים שטרם פורסמו, ניתן לפרסם את האירוע (עם או בלי שליחת התראות בדוא"ל). אתרו את האירוע שברצונכם לצפות בו ולחצו עליו. דף פרטי האירוע ייפתח.

3. ניתן לעיין ולערוך את פרטי האירוע ורשימת המשתתפים.  

4. הגדרות אירוע 

5. (עמוד ראשי) 

   • - ניתן לשנות שם, תאריכי נסיעה, תמונת שער ותיאור כל עוד האירוע לא פורסם. משתתפים (ייתכן שתצטרכו ללחוץ על

   • הוספת משתתף ) - עבור כל משתתף תראו שם, דוא"ל, תאריכי נסיעה, סטטוס הזמנה וסטטוס ביצוע ההזמנות. אייקון ירוק מציין שההזמנה הושלמה. ניתן לסנן לפיסטטוס הזמנה ( הוזמן ,טרם הוזמן) או לפי סטטוס של כל סוג הזמנה ( בוצע,לא בוצע, ויתר). לסינון לפי סוג הזמנה, לחצו על האייקון הרלוונטי ובחרו את הסטטוס הרצוי. כדי להזכיר למשתתף להשלים את ההזמנות, ניתן לשלוח שוב את ההזמנה בדוא"ל על ידי לחיצה על אייקון הדואר (מימין לעמודתהזמנה

     • ). פעולה זו זמינה רק לאחר פרסום האירוע. לשליחת הזמנה או תזכורת למספר משתתפים יחד, סמנו את התיבה ליד שמם ולחצו על שליחת דוא"ל 

     • בסרגל הכלים. אם חלק מהמשתתפים כבר הוזמנו וחלקם חדשים, תתבקשו לאשר את הפעולה. תוכן הודעת התזכורת יהיה מעט שונה מההזמנה המקורית. להסרת משתתף, לחצו על אייקון האשפה (מימין לעמודת הזמנה

     • ). להסרת מספר משתתפים יחד, סמנו את התיבה ליד שמם ולחצו על כפתור האשפה/מחיקה בסרגל הכלים. לאחר הסרת משתתף, הוא לא יוכל עוד לראות את האירוע. לתשומת לבכם: יש לבטל כל הזמנה שבוצעה עבור אותו משתתף לפני שניתן להסירו מהאירוע . להעלאת רשימת משתתפים, לחצו עלהעלאה

     • ולאחר מכן פעלו לפי ההוראות שבסעיף יצירת אירוע בעמוד זה. להורדת רשימת המשתתפים הנוכחית, לחצו על הורדה

     • בסרגל הכלים. פרסום אירוע לאחר שיצרתם את האירוע, תוכלו לצפות בו מראש או לפרסם אותו. בעת פרסום האירוע, תוכלו לבחור אם לשלוח הזמנות בדוא"ל למשתתפים.

היכנסו לכלי ההזמנות המקוון.

בחרו 

1. אירועים 

2. מתוך תפריט נסיעות . דף אירועים יוצג בפניכם. בחרו בלשונית קרובים

3. כדי לצפות באירועים קרובים. כל אירוע שנוצר יוצג בשורה נפרדת, ויוצגו בו מיקום, תאריכים, מספר משתתפים וסוגי הזמנות. כדי לעיין בפרטי האירוע לפני פרסומו, אתרו את האירוע ולחצו על השורה שלו. כדי לצפות בהזמנה שתישלח, לחצו על 

   • תצוגה מקדימה של דוא"ל 

   • (ההזמנה תישלח לכתובת הדוא"ל שלכם) עבור האירוע הרלוונטי. כדי לפרסם אירוע מבלי לשלוח הזמנות בדוא"ל, לחצו על פרסום בלבד

   • עבור האירוע הרלוונטי. כדי לפרסם אירוע ולשלוח הזמנות בדוא"ל, לחצו על פרסום ושליחת הזמנה

   • עבור האירוע הרלוונטי. כדי לערוך אירוע שכבר פורסם, לחצו על עריכה

   • . לאחר פרסום האירוע, ניתן לערוך רק את הפרטים הבאים:שם האירוע 

4. תיאור האירוע

   • הרחבת תאריכי הנסיעה (למשל, הקדמת תאריך ההתחלה או דחיית תאריך הסיום)

   • אמצעי תשלום זמינים למשתתפים

   • הוספת שדות תעופה או מלונות (אם מותר להזמין טיסות ומלונות)

   • הוספת משתתפים 

   • הסרת משתתפים (שטרם ביצעו הזמנות)

   • שדות מותאמים אישית

   • נושאים קשורים

   • אירועים (סקירה כללית)

הזמנת נסיעה לאירוע (עובד/מתאם)

• הזמנת נסיעה לאירוע (לא עובד/אורח)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)