SFTP – Ohjeet HR-tietovirtojen käyttöön

SISÄLLYSLUETTELO

• SFTP – Ohjeet HR-tietovirtojen käyttöön
  • Yleiskuvaus
  • Arkkitehtuuri ja työnkulku
  • Ohjeet
    • HR-tietovirran tiedostojen käsittelylogiikka
    • Tiedostomuoto ja nimeämiskäytännöt
    • Toistuvuus ja ajoitus
  • HR-tiedoston muoto

Yleiskuvaus

Yleiset SFTP-ohjeet ja lisätietoa löydät kohdasta SFTP – Asennusohjeet.

Kaikilla Spotnana-käyttäjilläsi (matkustajat, varaajat, hyväksyjät jne.) tulee olla profiili Spotnana Online Booking Toolissa (OBT) ennen kuin he voivat varata matkoja. Jotta käyttäjillä on oikeat käyttöoikeudet (uudet työntekijät saavat pääsyn, lähteviltä työntekijöiltä pääsy poistetaan), profiilitiedot tulee pitää ajan tasalla (luominen, päivitys ja poistaminen). Spotnana hyödyntää myös HR-tietoja, kuten esihenkilörakennetta ja juridisia yksiköitä, määritellessään erilaisia käytäntöjä, hyväksyntöjä sekä muita matka- ja maksuasetuksia.

Jotta tiedot pysyvät ajan tasalla, lähetät HR-tietovirran Spotnanan palvelimelle CSV-tiedostona. Voit aikatauluttaa lähetyksen tapahtumaan niin usein kuin haluat. Spotnana käsittelee tiedoston heti, kun se on vastaanotettu. 

Huomio: Spotnana tarjoaa myös suorat integraatiot useisiin yleisiin HR-järjestelmiin (Bamboo HR, ADP Workforce Now ja Workday). 

Arkkitehtuuri ja työnkulku

Tämä kaavio havainnollistaa tilannetta, jossa useat asiakkaat siirtävät HR-tietojaan Spotnanaan SFTP:n kautta. 

Ohjeet

Tässä osiossa on hyödyllistä tietoa, jonka avulla varmistat, että tiedostosi latautuvat onnistuneesti.

HR-tietovirran tiedostojen käsittelylogiikka

Pääasiallinen käyttäjän tunnistetieto on Työntekijätunnus (Employee ID). 

Huomio: Tietyissä tilanteissa Spotnana voi käyttää Työsähköpostiosoitetta (Business Email) työntekijän tunnisteena. Tässä on kuitenkin joitain rajoituksia. Esimerkiksi jos käyttäjän työsähköposti muuttuu (nimi vaihtuu, yrityksen domain vaihtuu, muutto toiseen maahan jne.), järjestelmä poistaa alkuperäisen tilin käytöstä ja luo tälle työntekijälle uuden tilin. 

CSV-tiedoston käsittely etenee seuraavasti:

• Mikäli ACTION sarakkeen arvo käyttäjän rivillä on CREATE ja joko Työntekijätunnusta tai Työsähköpostiosoitetta ei löydy Spotnanan tietokannasta, käyttäjälle luodaan uusi profiili Spotnanaan.

• Mikäli ACTION sarakkeen arvo käyttäjän rivillä on UPDATE ja joko Työntekijätunnus tai Työsähköpostiosoite täsmää olemassa olevaan tietoon Spotnanan tietokannassa, käyttäjän Spotnana-profiili päivitetään tiedostossa olevilla uusilla tiedoilla. 

  • Huomio: Jos käyttäjän profiilissa oli aiemmassa latauksessa valinnaisia kenttiä, mutta niitä ei ole mukana seuraavassa päivityksessä, nämä tiedot poistetaan profiilista.

• Mikäli ACTION sarakkeen arvo käyttäjän rivillä on DELETE ja joko Työntekijätunnus tai Työsähköpostiosoite täsmää olemassa olevaan tietoon Spotnanan tietokannassa, käyttäjäprofiili poistetaan käytöstä. Jos tietokannasta ei löydy vastaavaa tietuetta Työntekijätunnuksen tai Työsähköpostiosoitteenperusteella, kyseinen rivi ohitetaan eikä mitään toimenpiteitä tehdä. 

Huomio: Jokainen luotava käyttäjäprofiili tulee liittää olemassa olevaan juridiseen yksikköön. Nämä juridiset yksiköt tulee olla luotu Spotnanaan ennen käyttäjäprofiilien lataamista. Toimipisteiden (offices) lisääminen on vapaaehtoista, mutta jos käyttäjätiedosto viittaa johonkin toimipisteeseen, tulee kyseinen toimipiste olla jo olemassa Spotnanassa. 

Tiedostomuoto ja nimeämiskäytännöt

.CSV HR-tietovirran tiedostonimen tulee olla muodossa:

hr_feed.*.csv

jossa * (jokerimerkki) voi olla mitä tahansa merkkejä. Huomioithan, että piste “feed”-sanan jälkeen ja piste ennen “csv”-päätettä pitää olla mukana. Tiedostonimen kirjainkoolla ei ole väliä. Suosittelemme lisäämään tiedostonimeen päivämäärän ja kellonajan, jotta mahdolliset ongelmat on helpompi selvittää myöhemmin. Esimerkiksi:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Myös .CSV-tiedoston tulee olla tietyssä muodossa. Sarakeotsikoiden täytyy täsmätä tarkasti määriteltyyn muotoon (katso HR-tiedoston muoto kohta alla). Lisätietoja tiedostomuodosta löydät kohdasta Liite 1.

Tiettyjä tietosisällön tarkistuksia tulee noudattaa (katso tarkemmat ohjeet kohdasta HR-tiedoston muoto alla). 

Toistuvuus ja ajoitus

Yleistä tietoa lähetysaikatauluista löydät kohdasta Toistuvuus ja ajoitus osio kohdassa SFTP – Asennusohjeet.

Suosittelemme, että lataat tiedoston vähintään kerran päivässä jotta Spotnana saa tiedon kaikista uusista, päivitettyistä tai poistetuista työntekijöistä. Kun toimit näin: 

• uudet käyttäjät saavat Spotnana-profiilin heti työsuhteen alkaessa ja voivat varata matkoja saman tien. Tämä edellyttää, että lisäät työntekijän tiedot tiedostoon heidän aloituspäivänään.

• lähtevien työntekijöiden käyttöoikeudet poistuvat heidän viimeisenä työpäivänään. Tämä edellyttää, että poistat työntekijän tiedot tiedostosta heidän työsuhteensa päättymispäivänä. 

HR-tiedoston muoto

Näiden ohjeiden avulla varmistat, että HR-tietovirran lataamasi tiedot ovat oikeassa muodossa ja valmiita käsiteltäväksi.

Huomio: Sinun tulee toimittaa julkinen SSH-avaimesi Spotnanaan ja meidän tulee luoda sinulle SFTP-kansio ennen kuin tiedostojasi voidaan käsitellä.