Cargar registros de perfiles de usuario

Aquí te explicamos cómo subir los perfiles de tus viajeros a Spotnana usando un archivo CSV. 

• Tú debes asegurarte de haber subido (o creado) las definiciones de tus entidades legales antes de intentar cargar los registros de tus viajeros. Esto es importante porque cada usuario o viajero debe estar vinculado a una entidad legal.
• Si planeas asociar a tus usuarios (viajeros) con oficinas, primero revisa que ya hayas subido (o creado) las definiciones de tus oficinas antes de cargar los registros de usuario.

Sólo puedes realizar este procedimiento si tienes permisos de administrador.

1. Inicia sesión en la herramienta de reservas en línea de Spotnana.
2. Selecciona Usuarios en el menú de Programa . Se abrirá la página de Viajeros .
3. Haz clic en Cargar archivo CSV. Verás la ventana para Cargar datos de usuario.  
4. Descarga la plantilla usando el enlace de plantilla . Después sigue las instrucciones que te mostramos más abajo.

Instrucciones para cargar archivos de registros de usuario

Para conocer los campos que debe llevar el archivo CSV, revisa la sección de formato de archivo de RRHH en SFTP - Instrucciones para cargas de RRHH.

• Cada perfil de usuario que crees debe estar vinculado a una entidad legal. Estas entidades legales ya deben existir en la herramienta de reservas en línea (OBT) antes de que subas usuarios. Las oficinas son opcionales, pero si tu archivo CSV de usuarios menciona alguna oficina, esas oficinas ya deben estar registradas en el OBT. Los nombres de las entidades legales y oficinas en tu archivo deben coincidir exactamente con los que ya están en el OBT.
• Si tu organización no tiene usuarios previos en el OBT, la plantilla estará vacía y puedes empezar a agregar filas. 
• Si ya tienes uno o más usuarios en el OBT, la plantilla mostrará esos registros. Puedes agregar, editar o eliminar filas según lo necesites.
  • Si quieres eliminar a un usuario, busca la fila correspondiente y pon en el campo ACTION el valor DELETE. Cuando termines de cargar el archivo, ese usuario se eliminará del OBT.
  • Si necesitas editar algún usuario, localiza la fila correspondiente, haz los cambios necesarios y pon en el campo ACTION el valor UPDATE. Al cargar el archivo, el usuario se actualizará en el OBT.
  • Si quieres agregar un usuario nuevo, añade una fila y pon en el campo ACTION el valor CREATE. El usuario se agregará al OBT cuando termines de cargar el archivo. El ID de empleado o el correo electrónico debe ser único (no puede repetirse con otro usuario ya existente).
• No modifiques ni borres la fila de encabezados de columna (la que está al inicio del archivo y te dice para qué es cada columna).
• No cambies el orden de las columnas.
• No agregues columnas nuevas.
• Asegúrate de llenar todos los campos obligatorios en cada fila. Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*). 
• Utiliza sólo caracteres alfanuméricos en tus valores. Para correos electrónicos, también puedes usar el símbolo “@” (myname234@companyname.com).
• Cambia el nombre predeterminado del archivo CSV (template.csv) por uno que incluya la fecha en la que estás haciendo la carga. Esto te ayudará si necesitas revisar o resolver algún problema después.
• Quita cualquier espacio al final de tus valores. No debe haber espacios en blanco al final de ningún dato.
• Si usas algún campo de perfil de usuario específico de tu organización, asegúrate de que tu archivo CSV incluya las columnas y valores necesarios para cada usuario. 

Historial de actividades

Puedes ver el historial de cargas de registros en el Historial de actividades. Ahí se muestran las cargas anteriores y puedes filtrar por Éxito, Error, Pendiente, Error parcial. Para ver el Historial de actividades:

1. Selecciona Usuarios en el menú de Programa . 
2. Cuando aparezca la página de Viajeros , haz clic en el botón de Historial de actividades (que está a la izquierda del botón Descargar ). Se abrirá el panel de Historial de actividades. 
3. Para filtrar por el estado de la carga, selecciona el valor que quieras en el menú de Estado . 
4. Para ver los detalles de una carga, expándela usando la flecha hacia abajo que aparece a la derecha.