Presentació general dels esdeveniments

Creat per Ashish Chaudhary, Modificat el Ds, 4 Oct. a les 8:20 PM per Ashish Chaudhary

Esdeveniments (Visió general)

ÍNDEX

Esdeveniments (Visió general)
Temes relacionats

Presentació

Els esdeveniments us permeten convidar assistents, definir quins tipus de reserves estan permesos, establir dates i períodes de viatge, indicar les formes de pagament disponibles i enviar notificacions i recordatoris als participants.

Només els administradors de l’empresa o les persones encarregades de la gestió de viatges poden crear esdeveniments. Els assistents poden reservar els mitjans de transport (avió, tren, cotxe, tren) i l’allotjament (hotel) que l’administrador hagi previst per a l’esdeveniment.

Requisits previs

Aspectes a tenir en compte abans de crear el vostre primer esdeveniment.

Si teniu previst convidar persones externes a l’empresa (no empleats) a un esdeveniment:
- Heu d’assegurar-vos que teniu definida almenys una política a la secció de No empleat de la pàgina de Polítiques . Això és necessari perquè es puguin generar aprovacions, si escau segons la configuració de la política, per a reserves fora de política que facin els convidats. Podeu revisar les polítiques per a convidats (no empleats) seleccionant Polítiques al menú Programa i després desplegant la secció No empleat a l’esquerra, sota Política. Per crear una nova política per a no empleats, feu clic a Afegeix-ne una de nova.
- La vostra empresa ha de tenir almenys una forma de pagament configurada per permetre l’ús pel tipus de viatger “Tipus de viatger” com “Convidat de l’empresa” o “Tots els viatgers”. Si no és així, els convidats de l’empresa no tindran cap targeta de crèdit per pagar les reserves associades a l’esdeveniment al qual els heu convidat. Disposeu de dues opcions:
  - Per comprovar si ja teniu una forma de pagament vàlida, seleccioneu Empresa al menú Programa i després seleccioneu Formes de pagament al menú Pagaments (a l’esquerra). Comproveu que almenys una de les formes de pagament (a la secció Formes de pagament centralitzades ) tingui el camp Tipus de viatger configurat com a Tots els viatgers o Convidat de l’empresa. A més, assegureu-vos que la forma de pagament no tingui cap restricció o configuració que impedeixi que els convidats la puguin utilitzar (per exemple, que l’entitat legal no coincideixi amb la del convidat, que els tipus de reserva permesos no siguin els mateixos que s’han definit a l’esdeveniment, etc.).
  - Si no hi ha cap forma de pagament vàlida definida, podeu afegir-ne una des de l’esdeveniment fent clic a Afegeix una nova targeta al menú de la secció Forma de pagament .

Comunicacions i notificacions

Sil’administrador ha activat l’enviament d’invitacions per correu electrònic, elsassistents rebran una notificació per correu indicant que han estat convidats a un esdeveniment. Si no és així, només veuran una nova targeta d’esdeveniment a la seva pàgina Esdeveniments . Per a qualsevol reserva que facin per assistir a l’esdeveniment, rebran els correus habituals de notificació de viatge.

Els assistents també poden rebre recordatoris d’invitació per part de l’administrador si s’acosta la data de l’esdeveniment i encara no han completat totes les reserves necessàries.

Excepcions i limitacions

Només els administradors de l’empresa poden fer reserves que no compleixin els requisits de l’esdeveniment (per exemple, dates fora del període establert o hotels no especificats). Per fer una reserva per a un assistent, els administradors han de:

Accedir a la pàgina Reserva (no a la pàgina Esdeveniments ).
Seleccionar el viatger per al qual volen fer la reserva vinculada a l’esdeveniment.
Reservar el viatge associat a l’esdeveniment i triar el nom de l’esdeveniment corresponent al camp Nom del viatge (a la segona pàgina de Pagament ).

Els agents, viatgers i organitzadors només poden fer reserves d’esdeveniments que compleixin les condicions establertes per l’administrador que ha creat l’esdeveniment.
Els agents no poden veure la pàgina Esdeveniments ni crear nous esdeveniments. Per fer reserves per a un assistent, han d’utilitzar la pàgina Viatges del viatger.