Események (áttekintés)

TARTALOMJEGYZÉK

• Események (áttekintés)
  • Bevezetés
  • Előfeltételek
  • Kommunikáció és értesítések
  • Kivételek és korlátozások
• Kapcsolódó témakörök

Bevezetés

Az események segítségével meghívhat résztvevőket, beállíthatja, hogy milyen típusú foglalások lehetségesek, megadhatja az utazási időszakokat, kiválaszthatja az elfogadott fizetési módokat, valamint értesítéseket és emlékeztetőket küldhet a résztvevőknek.

Csak azok a felhasználók hozhatnak létre eseményt, akik a következő csoportok tagjai: Company Admins vagy Company Travel Arrangers , illetve akiknek az Event Management Administrator szerepkört kiosztották. A résztvevők az eseményhez az adminisztrátorok vagy utazásszervezők által engedélyezett utazási módokat (repülő, vonat, autó, vasút) és szálláshelyeket (hotel) foglalhatják le.

Előfeltételek

Mire érdemes odafigyelni, mielőtt létrehozza első eseményét?

• Ha céges vendégeket (nem munkavállalókat) is szeretne meghívni az eseményekre:

  • Fontos, hogy legalább egy szabályzatot hozzon létre a Vendég fülön a Utazási szabályzatok oldalon. Ez azért szükséges, hogy – a beállításoktól függően – jóváhagyási folyamat indulhasson el, ha vendégként regisztrált résztvevő nem a szabályzatnak megfelelő foglalást készít. A vendégekre vonatkozó szabályzatokat a következőképpen tekintheti meg: kattintson a Program menüpontra a felső menüsorban, majd válassza ki az Utazási szabályzatok menüpontot a Szabályzat ágon belül, végül kattintson a Vendég fülre az Utazási szabályzatok oldalon. Új vendégszabályzat létrehozásához válassza a Szabályzat hozzáadása lehetőséget.

  • A vállalatnak legalább egy olyan fizetési módot kell beállítania, amely engedélyezett a következő utazói típus számára: Utazó típusa "Cvállalati vendég" vagy "Minden utazó". Ellenkező esetben a vállalati vendégek nem fognak tudni olyan hitelkártyát használni, amellyel kifizethetik az Ön által szervezett eseményhez kapcsolódó foglalásokat. Két lehetősége van: 

    • Ha szeretné ellenőrizni, hogy már rendelkezik-e megfelelő fizetési móddal, válassza a Program menüpontot a felső menüsorban, majd kattintson a Fizetési módok lehetőségre a Fizetés és díjak menüben (bal oldalon). Ezután győződjön meg róla, hogy legalább egy fizetési típus a  Központi fülön a Profil típusa mezőben a következőkre van beállítva: Minden utazó vagy vállalati vendég. Továbbá ügyeljen arra is, hogy a fizetési mód ne tartalmazzon olyan beállításokat vagy korlátozásokat, amelyek miatt vendégfelhasználók nem tudnák azt használni (például ha a jogi személy nem egyezik a vendég jogi személyével, vagy a megengedett foglalási módok eltérnek az eseményben megadottaktól stb.).

    • Ha még nincs megfelelő fizetési mód megadva, az eseményen belül is hozzáadhat új fizetési módot, ha rákattint a Új kártya hozzáadása lehetőségre a Fizetési módok szekció menüjében. 

Kommunikáció és értesítések

Ha az adminisztrátor vagy a szervező engedélyezte az e-mail meghívókat, a résztvevők e-mailben kapnak értesítést arról, hogy meghívták őket egy eseményre. Ellenkező esetben csak az új eseménykártyát fogják látni a saját Események oldalukon. Amikor lefoglalnak egy utat az eseményre, a szokásos utazási értesítő e-maileket fogják megkapni. 

A résztvevők emlékeztető meghívót is kaphatnak az adminisztrátortól vagy a szervezőtől, ha közeleg az esemény időpontja, de még nem foglalták le az összes szükséges utat. 

Kivételek és korlátozások

• Kizárólag a vállalati adminisztrátorok és szervezők foglalhatnak olyan módon, amely eltér az esemény megadott feltételeitől (például ha a foglalás időpontja kívül esik a meghatározott dátumtartományon, vagy nem a kijelölt szállodában történik). Ha egy résztvevő számára szeretnének foglalni, az adminisztrátorok vagy szervezők a következőképpen járhatnak el:

1. Lépjenek be a Foglalás oldalra (ne az Események oldalon).
2. Válassza ki azt az utazót, akinek az eseményhez kapcsolódó utazást szeretné lefoglalni.
3. Foglalja le az eseményhez tartozó utazást, majd válassza ki a megfelelő esemény nevét a Utazás neve mezőben (a második Fizetés oldalon). 

• TMC ügynökök, utazók és céges szervezők csak olyan eseményfoglalásokat hozhatnak létre, amelyek megfelelnek az eseményt létrehozó adminisztrátor által meghatározott feltételeknek.
• TMC ügynökök nem férnek hozzá az Események oldalhoz, és nem hozhatnak létre új eseményt. Ha egy ügynök szeretne foglalni egy esemény résztvevőjének, az utazó Utazások oldalát kell használniuk.
  

KAPCSOLÓDÓ TÉMÁK

• Esemény létrehozása, közzététele és kezelése (csak céges adminisztrátorok és szervezők számára)
• Utazás foglalása eseményhez (munkavállaló/szervező)
• Utazás foglalása eseményhez (külsős/vendég)