Събития (Общ преглед)

СЪДЪРЖАНИЕ

• Събития (Общ преглед)
  • Въведение
  • Предварителни условия
  • Комуникация и известия
  • Изключения и ограничения
• Свързани теми

Въведение

Събитията ви дават възможност да поканите участници, да определите какви резервации са позволени, да зададете дати и периоди за пътуване, да посочите разрешените начини на плащане и да изпращате известия и напомняния до участниците. 

Само администратори на компанията или определени организатори на пътувания могат да създават събития. Участниците могат да резервират транспорт (самолет, влак, автомобил) и настаняване (хотел), които администраторът е посочил за събитието. 

Предварителни условия

Какво трябва да имате предвид, преди да създадете първото си събитие.

• Ако възнамерявате да поканите външни гости (лица, които не са служители) на събитие:

  • Необходимо е да сте създали поне една политика в секцията Външни лица на страницата Политики . Това е нужно, за да могат да се генерират одобрения (според настройките на политиката) при резервации, които не отговарят на изискванията и са направени от гости. Можете да прегледате политиките си за външни лица, като изберете Политики от менюто Програма и след това разширите секцията Външни лица вляво под Политика. За да създадете нова политика за външни лица, натиснете Добави нова.

  • Компанията ви трябва да има поне един начин на плащане, който позволява използване от Тип пътуващ „Гост на компанията“или„Всички пътуващи“. В противен случай гостите няма да имат кредитна карта, с която да платят резервациите си за събитието, на което са поканени. Имате две възможности: 

    • За да проверите дали вече имате подходящ начин на плащане, изберете Компания от менюто Програма , след това изберете Начини на плащане от менюто Плащане (вляво). Уверете се, че поне един от начините на плащане (в секцията Централни начини на плащане ) има полето Тип пътуващ зададено на Всички пътуващи или Гост на компанията. Също така, проверете дали избраният начин на плащане няма ограничения или настройки, които биха попречили на гостите да го използват (например, ако юридическото лице не съвпада с това на госта, или позволените видове резервации не съвпадат с тези, зададени за събитието и др.).

    • Ако все още няма подходящ начин на плащане, можете да добавите такъв директно от събитието, като изберете Добави нова карта от менюто в секцията Начин на плащане . 

Комуникация и известия

Ако администраторът е активирал изпращането на покани по имейл,участниците ще получат имейл с покана за събитието. Ако тази опция не е включена, участниците ще виждат нова карта за събитието на страницата си Събития . При всяка направена резервация за участие в събитието, участниците ще получават стандартните имейли с информация за пътуването. 

Ако датата на събитието наближава и някои участници все още не са направили всички нужни резервации, администраторът може да им изпрати напомнящи покани. 

Изключения и ограничения

• Само администраторите на компанията могат да правят резервации, които не отговарят на ограниченията за събитието (например дати извън позволения период или хотел, който не е посочен). За да направят резервация от името на участник, администраторите трябва:

1. Да отворят страницата Резервирай (а не страницата Събития ).
2. Да изберат участника, за когото ще се прави резервация, свързана със събитието.
3. Да направят резервацията и да изберат името на събитието в полето Име на пътуване (на втората страница Потвърждение ). 

• Агенти, пътуващи и организатори могат да правят само резервации за събития, които отговарят на ограниченията, зададени от администратора.
• Агентите нямат достъп до страницата Събития и не могат да създават нови събития. За да направят резервация за участник в събитие, агентите трябва да използват страницата Пътувания на пътуващия. 
  

Свързани теми

• Създаване и публикуване на събитие (само за администратори)
• Резервиране на пътуване за събитие (служител/организатор)
• Резервиране на пътуване за събитие (външно лице/гост)