Kreiranje, objavljivanje i upravljanje događajem (najnovija verzija)

Samo korisnici sa određenim ulogama mogu kreirati, objavljivati i upravljati događajima. Administratori kompanije i koordinatori događaja mogu obavljati zadatke opisane u nastavku. 

SADRŽAJ

• Kreiranje, objavljivanje i upravljanje događajem
  • Kreirajte događaj
  • Pregled i upravljanje postojećim događajima
  • Objavljivanje putovanja za događaj (za događaje koji omogućavaju pozivnice)
  • Pregled izvještaja o događaju
  • Povezane teme

Kreirajte događaj

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Kliknite Putovanja. Prikazat će se Putovanja stranica. 

3. Kliknite Kreiraj (gore desno) i odaberite Događaj iz predloška iz menija. Prikazat će se dijalog Kreiraj događaj iz predloška .

4. Polje Organizacija će biti unaprijed popunjeno nazivom vaše kompanije. Ako ste administrator TMC-a, odaberite odgovarajuću organizaciju.

5. Odaberite predložak koji želite koristiti za vaš događaj u polju Predložak putovanja . Na ovaj način nasljeđujete sve unaprijed postavljene vrijednosti iz izabranog predloška. Ako niste sigurni koji predložak koristiti, obratite se svom travel manageru. Na primjer, za orijentaciju novih zaposlenika, možda će vam odgovarati predložak sa pozivnicama. 

6. Unesite lokaciju događaja u polje Lokacija .

7. Unesite naziv događaja u polje Naziv . Ovaj naziv će biti prikazan svim pozvanim učesnicima.

8. Postavite Datum početka događaja i Datum završetka događaja onako kako je potrebno za vaš događaj. 

9. Zatim podesite Početni datum putovanja i Završni datum putovanja za događaj. 

   • Početni datum putovanja treba biti prije početka događaja. Vodite računa o stvarima poput promjene vremenskih zona, udaljenosti i presjedanja.

   • Završni datum putovanja treba biti nakon završetka događaja.

10. Kliknite Napredne postavke da biste prikazali detalje o vrstama rezervacija. Neke postavke u ovom dijelu mogu biti unaprijed postavljene prema izabranom predlošku. Ovaj dio sadrži dvije kartice: Dozvoljene vrste rezervacija i Podaci o putovanju. 

11. Kartica Podaci o putovanju sadrži sva polja iz profila putnika (npr. Centar troška) za koja je administrator predloška unio posebnu vrijednost ili vam dozvolio da unesete drugu vrijednost. Imajte na umu da promjena vrijednosti ovdje neće trajno izmijeniti profil putnika, već će se odnositi samo na događaje kreirane ovim predloškom. Za svako prikazano polje bit će ili vrijednost koju je postavio administrator ili će se koristiti podrazumijevana vrijednost iz profila putnika (koja ovdje neće biti prikazana). Po potrebi možete izmijeniti ove vrijednosti ili ih ostaviti nepromijenjene.  

12. Na kartici Dozvoljene vrste rezervacija odredite koje vrste rezervacija su dozvoljene za ovaj događaj (ovo možete postaviti i kasnije ili za svakog putnika posebno). Samo one vrste rezervacija koje su omogućene za ovaj događaj bit će dostupne učesnicima. Ako nakon objave događaja bude potrebna dodatna vrsta rezervacije, administratori i koordinatori mogu dodati tu opciju ili izvršiti rezervaciju za putnika. 

13. Za Avio:

    • Da biste odredili koje vrste letova su dozvoljene, izaberite jednu ili više opcija iz menija Dozvoljene vrste letova :

      • Jedan smjer

      • Povratno putovanje

      • Mjesto povratka može biti drugačije od mjesta polaska – korisno ako putnici prisustvuju na više događaja.

    • Koristite dugmad + i - da podesite broj pratilaca (npr. članova porodice) za koje putnik može rezervisati avionske karte u polju Dozvoljeni pratioci . Ako omogućite ovu opciju (postavite vrijednost različitu od 0), putnici će moći kliknuti na Dodaj putnike prilikom rezervacije letova. Putnici će biti ograničeni na maksimalan broj pratilaca koji ovdje postavite. 

    • Kliknite u polje Dozvoljeni aerodromi destinacije i pretražite željene aerodrome. Ovdje možete navesti sve aerodrome na koje učesnici mogu rezervisati letove radi dolaska na događaj (polazak može biti sa bilo kojeg aerodroma). Ovo polje možete ostaviti praznim ili ga popuniti kasnije. Ako ostavite prazno, putnici će moći rezervisati letove do bilo kojeg aerodroma. 

      • Počnite unositi naziv ili šifru aerodroma koji želite odabrati. Prikazivat će se nazivi aerodroma na osnovu unosa. 

      • Označite željeni aerodrom. 

      • Za dodavanje više aerodroma, ponovite pretragu i odabir. 

    • Koristite kalendar i polja za vrijeme ispod opcija Predloženi dolazak prije i Predloženi odlazak nakon da podesite kada će putnici biti obaviješteni da rezervišu letove. Podrazumijevano, ovi datumi će biti postavljeni prema onome što ste unijeli za Datume događaja . Putnici će biti upućeni da rezervišu letove unutar ovih datuma i vremena. 

14. Za Hotel:

    • Da omogućite rezervaciju hotela za ovaj događaj, uključite ovu opciju.

    • Kliknite Dodaj da odredite hotele. Prikazat će se polje Hotel . Ovdje možete navesti sve hotele u kojima učesnici mogu rezervisati smještaj radi prisustva događaju. Ovo polje možete ostaviti praznim. 

    • Počnite unositi naziv hotela koji želite dodati. Prikazivat će se nazivi na osnovu unosa. 

    • Odaberite željeni hotel.  

    • Za dodavanje više hotela, kliknite Dodaj ponovo i ponovite postupak. 

15. Za Voz 

    • Da omogućite rezervaciju vozova za ovaj događaj, uključite ovu opciju.

    • Nema dodatnih postavki.

16. Za Automobil

    • Da omogućite rezervaciju rentanja automobila za ovaj događaj, uključite ovu opciju.

    • Nema dodatnih postavki.

17. Pregledajte sadržaj kartice Prilagođena polja . 

    • Predložak na kojem se zasniva vaše putovanje može sadržavati prilagođena polja. Vrijednosti tih polja mogu biti unaprijed postavljene iz predloška. U tom slučaju ih možete prihvatiti ili izmijeniti. Ako polje nema vrijednost, možda ćete je morati unijeti. 

    • Također možete dodati dodatna prilagođena polja. Ako želite dodati novo polje, kliknite Dodaj. Time ćete moći izabrati prilagođeno polje i unijeti odgovor. 

18. Kliknite Kreiraj. Prikazat će se stranica događaja. 

19. Da unesete opis događaja, kliknite na Opis događaja. Prikazat će se stranica za unos opisa. 

    • Uredite opis po želji. Tekst možete formatirati podebljano, kurzivom, koristiti liste, odabrati font, boju, uvlačenje, kao i dodati linkove. Kada završite, kliknite Sačuvaj. 

20. Za izmjenu načina plaćanja dozvoljenog za određenu vrstu rezervacije, kliknite Detalji plaćanja. Zatim kliknite ikonu olovke ispod Način plaćanja za odgovarajuću vrstu rezervacije i izmijenite po potrebi. Za više informacija o opcijama pogledajte korak 9 u uputstvu Kreirajte predložak (za događaje i putovanja).. Kliknite Sačuvaj kada završite. 

21. Da počnete dodavati putnike na ovaj događaj, kliknite + Putnik. Napomena: Korisnik koji doda putnika bit će naveden kao kontakt osoba za to putovanje. To je osoba kojoj se putnik može obratiti sa pitanjima. Također, ako koristite predložak bez pozivnica, za svakog putnika će automatski biti kreirano putovanje. Kod predložaka sa pozivnicama, imat ćete mogućnost da objavite putovanja sa ili bez slanja email pozivnica. 

    • Za dodavanje zaposlenika kao putnika: Kliknite + Putnik i unesite ime ili email korisnika kojeg želite pozvati. Prikazat će se lista korisnika koji odgovaraju unesenom imenu. Odaberite korisnika kojeg želite pozvati. Ovaj korak ponovite za svakog zaposlenika koji prisustvuje događaju. 

    • Za dodavanje gosta koji nije zaposlenik vaše kompanije: Kliknite + Putnik i počnite unositi ime ili email u polje za pretragu. Prikazat će se lista korisnika koji odgovaraju unesenom imenu. Odaberite gosta kojeg želite pozvati. Ponovite ovaj korak za svakog gosta. Ako gost kojeg želite pozvati još nema profil u sistemu, kliknite Kreiraj gostujući profil i kreirajte profil za njega (svi gostujući profili moraju imati email, ime i prezime te pravno lice). Možda nećete uvijek imati mogućnost kreiranja gostujućih profila. 

22. Izmjena parametara: 

    • Za izmjenu postavki događaja prije objave, odaberite odgovarajuću opciju (npr.  Parametri događaja) iz menija Izmijeni i zatim uredite parametar po potrebi i kliknite Primijeni. Ove promjene će biti primijenjene na sva putovanja u okviru događaja (osim na ona koja su pojedinačno izmijenjena i time odvojena od događaja, kao i na putovanja koja su već rezervisana).

    • Za izmjenu parametara za jedno ili više pojedinačnih putovanja i putnika, označite tog putnika. Odaberite odgovarajuću opciju (npr. Parametri putovanja) iz menija Izmijeni na dnu stranice i uredite parametre po želji. Imajte na umu da, kada izmijenite parametre putovanja za određenog putnika, kasnije promjene na nivou događaja neće uticati na to putovanje. 

23. Dalje: 

    • Za događaje koji koriste predložak bez pozivnica, putovanja će automatski biti kreirana za svakog putnika kojeg dodate. Nema potrebe za dodatnim objavljivanjem događaja ili putovanja.

    • Za događaje koji koriste predložak sa pozivnicama, putovanja možete objaviti klikom na Objavi putovanja ili pogledajte Objavljivanje putovanja za događaj za više informacija. Bit ćete upitani da li želite uključiti pozivnice za učesnike.

Pregled i upravljanje postojećim događajima

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Kliknite Putovanja. Prikazat će se Putovanja stranica. 

3. Odaberite karticu Događaji .

4. Možete filtrirati po nazivu događaja, datumu ili statusu događaja (samo za nadolazeće događaje). 

   1. Odaberite Nadolazeći iz menija da biste vidjeli nadolazeće ili tekuće događaje. 

   2. Odaberite Završeni iz menija da biste vidjeli prethodne događaje.

   3. Odaberite Otkazani iz menija da biste vidjeli otkazane događaje.

5. Za svaki kreirani događaj bit će prikazan red sa lokacijom, datumima i vrstama rezervacija. Za događaje koji imaju neobjavljena putovanja, možete ih objaviti (sa ili bez email obavještenja).  

6. Pronađite događaj koji želite pregledati i kliknite na njega. Prikazat će se detalji događaja. Za svakog putnika prikazat će se: ime putnika, naziv putovanja, datum putovanja, period putovanja, dozvoljene vrste rezervacija, status putovanja, status pozivnice (za događaje sa predloškom koji koristi pozivnice). Zelena ikona pored vrste rezervacije znači da je putnik završio rezervaciju za tu vrstu. Možete sortirati po Status putovanja (npr. Na čekanju). Za događaje sa predloškom koji koristi pozivnice, možete sortirati i po Status pozivnice (Pozvan, Nije pozvan). 

7. Možete pregledati i urediti parametre događaja, listu putnika ili parametre vezane za putovanje određenog putnika. 

   1. Izmjena parametara događaja 

      1. Za izmjenu Opisa događaja, kliknite na njega. Uredite po želji i kliknite Sačuvaj.

      2. Za uređivanje ili dodavanje Interna napomena, kliknite na nju. Uredite po želji i kliknite Sačuvaj.  

      3. Za izmjenu bilo kojeg parametra događaja, odaberite Parametri događaja iz menija Izmijeni i zatim uredite po potrebi i kliknite Primijeni. Ove promjene će biti primijenjene na sva putovanja u okviru događaja (osim na ona koja su pojedinačno izmijenjena i time odvojena od događaja, kao i na putovanja koja su već rezervisana).

      4. Za izmjenu kontakt osoba za događaj, odaberite Kontakti za događaj iz menija Izmijeni i uredite po potrebi, zatim kliknite Sačuvaj. 

   2. Izmjene putnika i njihovih parametara putovanja

      1. Za izmjenu parametara za jedno ili više pojedinačnih putovanja i putnika, označite tog putnika. Odaberite odgovarajuće parametre iz menija Izmijeni na dnu stranice i uredite ih po želji. Kada izmijenite parametre putovanja za određenog putnika, to putovanje će biti označeno kao izmijenjeno i kasnije promjene na nivou događaja neće uticati na njega.  

      2. Za dodavanje putnika, kliknite + Putnik, pronađite željenog putnika i odaberite njegovo ime. Za događaje sa predloškom koji koristi pozivnice, potrebno je kliknuti Objavi putovanja (gore desno) da biste kreirali putovanje za tog putnika. Za događaje bez pozivnica, putovanje će automatski biti kreirano.    

      3. Za uklanjanje putnika, odaberite njegovo putovanje (klikom na naziv putovanja). Prikazat će se detalji putovanja. Odaberite Otkaži putovanje iz menija Akcije . Svi linkovi u već poslanim email pozivnicama više neće biti važeći. Napomena: Ako su već izvršene rezervacije za događaj, bit ćete upitani da ih otkažete.

      4. Za učitavanje liste učesnika, kliknite Učitaj i slijedite upute iz sekcije Kreirajte događaj na ovoj stranici iznad.

      5. Za preuzimanje trenutne liste učesnika, kliknite Preuzmi u alatnoj traci.

Objavljivanje putovanja za događaj (za događaje koji omogućavaju pozivnice)

Kada kreirate događaj sa pozivnicama (npr. koristeći predložak sa pozivnicama), možete pregledati pozivnice i objaviti putovanja koja će se koristiti za rezervacije. Prilikom objave događaja, možete odabrati da li želite da učesnici dobiju email pozivnice. 

Za događaje kreirane predloškom bez pozivnica, putnici koji su dodani na događaj neće dobiti email pozivnice, ali će za svakog biti kreirano putovanje čim ih dodate. Vi (ili agent) možete odmah izvršavati rezervacije za svakog putnika klikom na njegovo putovanje u događaju. Alternativno, putnici mogu sami izvršiti rezervaciju.

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Kliknite Putovanja. Prikazat će se Putovanja stranica. 

3. Odaberite karticu Događaji . 

4. Odaberite Nadolazeći da biste vidjeli nadolazeće događaje (ako već nije odabrano). Svaki kreirani događaj bit će prikazan kao red sa lokacijom, datumima i vrstama rezervacija. 

5. Pronađite događaj koji želite pregledati i kliknite na njegov red. Prikazat će se stranica sa putovanjima za taj događaj. 

   • Za izmjenu parametara događaja koji već ima objavljena putovanja, odaberite Parametri događaja iz menija Izmijeni , uredite ih po potrebi i kliknite Primijeni. 

6. Kliknite Objavi putovanja. 

   • Da objavite putovanja bez slanja email pozivnica učesnicima, kliknite Samo objavi.

   • Da objavite putovanja i pošaljete email pozivnice učesnicima, kliknite Objavi i pošalji pozivnice.

   • Da testirate kako će izgledati pozivnica, kliknite na ponuđeni link (nakon što kliknete Objavi putovanja). Pozivnica će biti poslana na vašu email adresu.

7. Nakon objave, i dalje možete mijenjati određene parametre događaja i/ili putovanja putnika. Međutim, promjene će važiti samo za buduće rezervacije, a ne za one koje su već izvršene (za više informacija pogledajte sekciju Pregled i upravljanje postojećim događajima na ovoj stranici). Primjeri stvari koje možete mijenjati su: 

   • Naziv događaja/putovanja

   • Opis događaja/putovanja

   • Datumi putovanja (npr. promjena datuma početka ili završetka)

   • Detalji plaćanja 

   • Dozvoljene vrste rezervacija

   • Broj dozvoljenih pratilaca za letove (do 5 dodatnih pratilaca na istom PNR-u)

   • Odgovori na prilagođena polja (u ime putnika)

   • Vrijednosti polja profila za putovanje (npr. centar troška, pravno lice)

   • Dodavanje dodatnih putnika

   • Uklanjanje putnika (koji još nisu izvršili rezervaciju).

Pregled izvještaja o događaju

Možete pregledati detaljne izvještaje o događaju. 

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Kliknite Putovanja. Prikazat će se Putovanja stranica. 

3. Odaberite karticu Događaji . 

4. Odaberite Nadolazeći da biste vidjeli nadolazeće događaje (ako već nije odabrano). Također možete pregledati izvještaj za završene događaje. 

5. Pronađite događaj za koji želite pregledati izvještaj i kliknite na njegov red. Prikazat će se stranica događaja. 

Kliknite Izvještaji. Prikazat će se izvještaji za taj događaj.

Povezane teme

• Događaji (pregled)
• Rezervacija putovanja za događaj (zaposlenik/organizator)
• Rezervacija putovanja za događaj (gost/vanjski učesnik)
• Kreirajte predložak (za događaje i putovanja)