SFTP - HR数据对接操作指南

目录

• SFTP - HR数据对接操作指南
  • 概述
  • 系统架构与流程说明
  • 操作说明
    • HR数据文件处理逻辑
    • 文件格式与命名规范
    • 上传频率与计划安排
  • HR文件格式

概述

如需了解SFTP的通用操作规范和相关信息，请参考 SFTP - 设置说明。

所有Spotnana用户（包括出行人、预订人、审批人等）在使用Spotnana在线预订工具（OBT）预订差旅前，必须先在系统中建立个人档案。为了确保新员工及时开通权限、离职员工及时关闭权限，您需要及时维护这些用户档案（包括新建、更新和删除）。Spotnana还会利用HR数据中的汇报关系、法人实体等信息，来设定各类政策、审批流程和差旅/支付设置。

为确保我们获取到准确的信息，您需要将HR数据以CSV文件格式上传至Spotnana服务器。上传频率可根据您的实际需求自行设定。我们收到文件后会立即进行处理。 

注意： Spotnana还支持与多种主流HR系统（如Bamboo HR、ADP Workforce Now、Workday）进行直连集成。 

系统架构与流程说明

下图展示了多个客户通过SFTP方式向Spotnana上传HR数据的场景。 

操作说明

本章节为您提供一些实用建议，帮助您顺利上传文件。

HR数据文件处理逻辑

系统用于识别用户的主要字段是 员工ID。 

注意： 在某些情况下，Spotnana也可以使用 企业邮箱 作为员工唯一标识。但这种方式有一定局限，比如员工邮箱地址发生变更（如改名、公司域名变更等）时，系统会将原账号停用，并为该员工新建一个账号。 

系统处理您的CSV文件时，遵循以下逻辑：

• 如果 ACTION 列设置为 CREATE ，且 在Spotnana数据库中未找到该 员工ID 或 企业邮箱 ，系统会为该用户新建档案。

• 如果 ACTION 列设置为 UPDATE ，且 在Spotnana数据库中找到匹配的 员工ID 或 企业邮箱 ，系统会根据您上传的文件内容，更新该用户的档案信息。 

  • 注意： 如果某个用户在之前上传的档案中包含了选填字段，而后续更新时这些字段缺失，则这些字段会被清空。

• 如果 ACTION 列设置为 DELETE ，且 在Spotnana数据库中找到匹配的 员工ID 或 企业邮箱 ，该用户档案会被停用。如果数据库中没有找到对应的 员工ID 或 企业邮箱，则该行会被跳过，不做任何处理。 

注意： 每个新建的用户档案都必须关联到一个法人实体。请确保这些法人实体已提前在Spotnana系统中建立。办公室信息为选填项，但如果您的CSV文件中为用户指定了办公室，则该办公室也必须已在Spotnana中创建。 

文件格式与命名规范

.CSV格式的HR数据文件命名需遵循以下规范：

hr_feed.*.csv

其中*为您自定义的任意字符。请注意，“feed”后的点和“csv”前的点都不能省略。文件名大小写不敏感。建议您在文件名中加入日期和时间，方便后续排查。例如：

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

CSV数据文件还需遵循特定格式，表头名称必须与规定格式完全一致（详见下方 HR文件格式 章节）。关于文件格式的详细要求，请参考 附录1。

我们要求遵循一定的数据校验规则（详细说明请见下方 HR文件格式 章节）。 

上传频率与计划安排

关于上传频率和计划安排的通用说明，请参考 上传频率与计划安排 章节，详见 SFTP - 设置说明。

建议您每天至少上传一次文件， 每天一次 ，这样可以确保Spotnana及时收到所有新增、更新或删除的信息。如果按照此频率操作： 

• 新员工将在入职当天就能在Spotnana系统中生成档案，并立即开始预订差旅（前提是您在员工入职当天将其信息加入上传文件）。

• 离职员工将在最后一天自动关闭系统访问权限（前提是您在员工离职当天将其信息从上传文件中移除）。 

HR文件格式

请参考以下信息，确保您上传的HR数据格式正确、内容规范。

注意： 请务必提前将您的SSH公钥发送给Spotnana，并确认我们已为您配置好SFTP文件夹，只有这样您的文件才能被处理。