Tạo trường tuỳ chỉnh (phiên bản mới nhất)

MỤC LỤC

• Tạo trường tuỳ chỉnh (phiên bản mới nhất)
• Nếu bạn chọn Phản hồi của người dùng
  • Ở tab Loại phản hồi
  • Ở tab Đối tượng
    • Danh sách các điều kiện lọc đối tượng có thể sử dụng với trường tuỳ chỉnh
  • Ở tab Danh sách phản hồi
• Nếu bạn chọn Phản hồi tự động
  • Ở tab Phản hồi
  • Ở tab Đối tượng
• Cài đặt tab Báo cáo
• Tải lên danh sách phản hồi từ tệp ngoài
• Tải xuống danh sách phản hồi từ công cụ Đặt chỗ trực tuyến 
• Video hướng dẫn ngắn về cách tạo trường tuỳ chỉnh với đối tượng tuỳ chỉnh

Quý khách có thể thực hiện theo hướng dẫn sau để tạo trường tuỳ chỉnh trong công cụ Đặt chỗ trực tuyến dành cho khách du lịch của mình. Những trường này có thể dùng để đặt câu hỏi cho người dùng khi đặt chuyến đi hoặc cấu hình tự động thu thập thông tin trong quá trình đặt chỗ. Nếu cần chỉnh sửa trường tuỳ chỉnh đã có, vui lòng xem Chỉnh sửa trường tuỳ chỉnh.

Tính năng này chỉ dành cho quản trị viên công ty và quản trị viên TMC.

1. Đăng nhập vào công cụ Đặt chỗ trực tuyến. 
2. Chọn Công ty từ Chương trình trong menu. Trang Cài đặt sẽ được hiển thị.
3. Chọn Trường tuỳ chỉnh từ mục Cấu hình bên trái. Trang Trường tuỳ chỉnh sẽ được hiển thị. Có thể đã có các trường tuỳ chỉnh hiện tại trên trang này. 
4. Nhấn Tạo trường tuỳ chỉnh .
5. Nhập tên trường vào ô Tên trường . Đây sẽ là tên hiển thị cho người dùng. 
6. Nhập mô tả cho trường này. Mô tả sẽ giúp người dùng hiểu cách sử dụng trường, đồng thời cũng hỗ trợ các quản trị viên khác nắm được mục đích trường này. 
7. Thiết lập tuỳ chọn Chỉ thu thập một lần cho mỗi chuyến đi mới theo nhu cầu. Nếu bật, thông tin của trường này chỉ được thu thập một lần cho mỗi chuyến đi. Nếu tắt, thông tin sẽ được thu thập cho từng lần đặt chỗ trong chuyến đi đó. 
8. Nhấn Xác nhận. Trang có tên trường tuỳ chỉnh sẽ được hiển thị. 
9. Chọn một trong các tuỳ chọn dưới mục Tạo phản hồi:
   • Phản hồi của người dùng - Cho phép bạn tạo trường sẽ hiển thị cho người dùng và cung cấp các lựa chọn phản hồi (ví dụ: Lý do đi công tác = Hội nghị).
   • Phản hồi tự động - Cho phép bạn tạo trường chỉ hiển thị cho người dùng ở một số vị trí nhất định (trang Chuyến đi , thông báo) và sẽ có phản hồi được tạo tự động (ví dụ: mã chuyến đi). Người dùng sẽ không cần nhập phản hồi. Hệ thống sẽ tự động sinh phản hồi cho trường này.
10. Sau đó, làm theo hướng dẫn tương ứng với lựa chọn bạn đã chọn ở mục Tạo phản hồi. Khi hoàn tất, đừng quên bật trường tuỳ chỉnh của bạn bằng cách chọn Trạng thái ở trang chính của mục Trường tuỳ chỉnh .   

Nếu bạn chọn Phản hồi của người dùng

Hộp thoại Phản hồi của người dùng sẽ xuất hiện. Hộp thoại này gồm 3 tab là Loại phản hồi, Đối tượngvà Danh sách phản hồi. Sau khi hoàn thành cài đặt ở từng tab, bạn có thể chuyển sang tab tiếp theo bằng cách nhấn Tiếp theo.

Tại tab Loại phản hồi tab

1. Chọn kiểu phản hồi bạn muốn sử dụng. Kiểu phản hồi sẽ quyết định cách người dùng tương tác với trường này.

   • Danh sách tuỳ chọn - Người dùng có thể chọn từ danh sách các tuỳ chọn có sẵn. Nếu chọn kiểu này, bạn cũng có thể chọn cho phép chọn nhiều đáp án và trường này có bắt buộc trả lời hay không. 

     • Cho phép chọn nhiều đáp án - Nếu bật, người dùng có thể chọn nhiều đáp án trong số các tuỳ chọn bạn tạo. Nếu tắt, người dùng chỉ được chọn một đáp án duy nhất. 

     • Bắt buộc trả lời - Nếu bật, người dùng sẽ không thể hoàn tất đặt chỗ nếu chưa điền giá trị cho trường này. Nếu không bật, người dùng không bắt buộc phải nhập giá trị khi đặt chuyến đi, nhưng vẫn nhìn thấy trường và có thể nhập nếu muốn. Tuy nhiên, việc trường này có hiển thị cho khách đặt chuyến đi cho sự kiện hay không còn phụ thuộc vào việc loại chuyến đã được đặt là “Sự kiện/chuyến đi mẫu” và điều phối viên sự kiện có bật trường này cho sự kiện hay không. 

   • Danh sách trường phần trăm - Người dùng có thể chọn nhiều đáp án trong số các tuỳ chọn bạn tạo. Với mỗi lựa chọn, người dùng sẽ phải nhập thêm tỷ lệ phần trăm và tổng các lựa chọn phải bằng 100%. 

     • Bắt buộc trả lời - Nếu bật, người dùng sẽ không thể hoàn tất đặt chỗ nếu chưa điền giá trị cho trường này. Nếu không bật, người dùng không bắt buộc phải nhập giá trị khi đặt chuyến đi, nhưng vẫn nhìn thấy trường và có thể nhập nếu muốn. Tuy nhiên, việc trường này có hiển thị cho khách đặt chuyến đi cho sự kiện hay không còn phụ thuộc vào việc loại chuyến đã được đặt là “Sự kiện/chuyến đi mẫu” và điều phối viên sự kiện có bật trường này cho sự kiện hay không. 

   • Ô nhập tự do - Người dùng có thể nhập nội dung hoặc số tuỳ ý vào trường này. Nếu chọn kiểu phản hồi này, bạn có thể chọn trường có bắt buộc nhập hay không, sau đó chuyển sang Ở tab Đối tượng dưới đây.

     • Bắt buộc trả lời - Nếu bật, người dùng sẽ không thể hoàn tất đặt chỗ nếu chưa điền giá trị cho trường này. Nếu không bật, người dùng không bắt buộc phải nhập giá trị khi đặt chuyến đi, nhưng vẫn nhìn thấy trường và có thể nhập nếu muốn. Tuy nhiên, việc trường này có hiển thị cho khách đặt chuyến đi cho sự kiện hay không còn phụ thuộc vào việc loại chuyến đã được đặt là “Sự kiện/chuyến đi mẫu” và điều phối viên sự kiện có bật trường này cho sự kiện hay không.

2. Nhấn Tiếp theo để chuyển sang tab Đối tượng . Tab Đối tượng sẽ được hiển thị.

Tại tab Đối tượng tab

1. Chọn nhóm đối tượng bạn muốn áp dụng trường tuỳ chỉnh này. Đối tượng sẽ quyết định ai có thể nhìn thấy và tương tác với trường.

   • Tất cả người dùng - Trường tuỳ chỉnh sẽ hiển thị cho tất cả người dùng, mọi lần đặt chỗ và mọi loại chuyến đi. 

   • Đối tượng tuỳ chỉnh - Trường tuỳ chỉnh chỉ hiển thị cho nhóm người dùng bạn chỉ định. Nếu chọn tuỳ chọn này, bạn cần nhập tên nhóm đối tượng và xác định các điều kiện để trường được hiển thị. 

     1. Để thiết lập điều kiện, hãy chọn tiêu chí cần đáp ứng. Ví dụ, nếu bạn muốn thiết lập điều kiện “tất cả đặt phòng khách sạn”, hãy chọn: "Nếu -  Loại đặt chỗ -  là một trong - Khách sạn". Để xem danh sách các điều kiện đối tượng tuỳ chỉnh, vui lòng tham khảo bảng bên dưới.

     2. Để thêm điều kiện mới, nhấn Thêm điều kiện. Tất cả điều kiện trong cùng một nhóm sẽ được kết hợp theo kiểu VÀ (tức là phải đáp ứng tất cả điều kiện). 

     3. Để thêm nhóm điều kiện mới, nhấn Thêm nhóm điều kiện. Các nhóm điều kiện sẽ được kết hợp theo kiểu HOẶC (chỉ cần đáp ứng một nhóm điều kiện bất kỳ).

2. Nhấn Tiếp theo để chuyển sang tab Danh sách phản hồi .

Danh sách các điều kiện lọc đối tượng có thể sử dụng với trường tuỳ chỉnh

Tại tab Danh sách phản hồi tab

1. Chọn nguồn của danh sách phản hồi. Các tuỳ chọn gồm: 
   • Thêm thủ công - Tuỳ chọn này cho phép bạn nhập từng đáp án sẽ hiển thị cho người dùng. Với mỗi đáp án, hãy nhập tên và (nếu muốn) mô tả. Để thêm đáp án khác, nhấn Thêm đáp án khác. 
   • Nhập từ bảng tính - Tuỳ chọn này cho phép bạn nhập danh sách đáp án từ file bảng tính. Làm theo hướng dẫn trên OBT. 
   • Nhập từ nguồn dữ liệu nhân sự (HR feed) - Tuỳ chọn này cho phép bạn nhập danh sách đáp án từ nguồn HR Feed hiện có. Chọn trường mong muốn từ menu.
   • Lưu ý: Các giá trị trong nguồn HR feed không thể chỉnh sửa thông qua cấu hình trường tuỳ chỉnh. Nếu cần thay đổi, bạn phải chỉnh sửa trực tiếp ở nguồn dữ liệu HR feed. 
   • Nhập từ SFTP - Tuỳ chọn này cho phép bạn nhập danh sách đáp án từ tệp trong thư mục SFTP hiện có. Làm theo hướng dẫn trên OBT. 
2. Nhấn Lưu và Thoát để lưu cấu hình trường tuỳ chỉnh.

Nếu bạn chọn Phản hồi tự động

Hộp thoại Tự động phản hồi sẽ xuất hiện. Hộp thoại này gồm 2 tab là Phản hồi và Đối tượng. Sau khi hoàn thành cài đặt ở từng tab, bạn có thể chuyển sang tab tiếp theo bằng cách nhấn Tiếp theo.

Tại tab Phản hồi tab

1. Nhập nội dung phản hồi vào ô Tuỳ chọn phản hồi . 

2. Nhập mô tả cho tuỳ chọn phản hồi. 

3. Nhấn tiếp theo để chuyển sang tab Đối tượng . Tab Đối tượng sẽ được hiển thị.

Tại tab Đối tượng tab

1. Chọn trường này sẽ áp dụng cho tất cả khách du lịch hay chỉ nhóm cụ thể. Đối tượng sẽ quyết định phản hồi tự động này sẽ được ghi nhận và hiển thị cho ai (trên trang Chuyến đi và trong email, báo cáo, v.v.).
   • Tất cả người dùng - Phản hồi trường tuỳ chỉnh sẽ áp dụng cho tất cả người dùng, mọi lần đặt chỗ và mọi loại chuyến đi. 
     
   • Đối tượng tuỳ chỉnh - Phản hồi trường tuỳ chỉnh chỉ áp dụng cho nhóm người dùng bạn chỉ định. Nếu chọn tuỳ chọn này, bạn cần nhập tên nhóm đối tượng và xác định các điều kiện để trường được hiển thị. 
     • Để thiết lập điều kiện, hãy chọn tiêu chí cần đáp ứng. Ví dụ, nếu bạn muốn thiết lập điều kiện “tất cả đặt phòng khách sạn”, hãy chọn:
       • Nếu -  Loại đặt chỗ -  là một trong - Khách sạn 
     • Để thêm điều kiện mới, nhấn Thêm điều kiện. Tất cả điều kiện trong cùng một nhóm sẽ được kết hợp theo kiểu VÀ (tức là phải đáp ứng tất cả điều kiện). 
     • Để thêm nhóm điều kiện mới, nhấn Thêm nhóm điều kiện. Các nhóm điều kiện sẽ được kết hợp theo kiểu HOẶC (chỉ cần đáp ứng một nhóm điều kiện bất kỳ).
2. Nhấn Lưu và Thoát để lưu cấu hình trường tuỳ chỉnh. 

Cài đặt tab Báo cáo

Các cài đặt trong tab Báo cáo dùng để cấu hình nơi hiển thị thông tin thu thập từ trường tuỳ chỉnh. 

Ngoài ra, mã ID của trường tuỳ chỉnh cũng sẽ được hiển thị. Bạn có thể dùng mã này nếu sử dụng trường tuỳ chỉnh kết hợp với cấu hình SFTP. 

Sử dụng các ô chọn để xác định nơi hiển thị thông tin thu thập từ trường tuỳ chỉnh. Các tuỳ chọn gồm:

• Xác nhận đặt chỗ

• Email lịch trình tổng hợp

• Email phê duyệt

• Báo cáo công ty (không phải báo cáo nào cũng có trường tuỳ chỉnh này).

Tải lên danh sách phản hồi từ tệp ngoài

Nếu bạn đã có sẵn danh sách đáp án để người dùng lựa chọn khi trả lời trường tuỳ chỉnh, bạn có thể sử dụng tính năng tải lên để nhập vào công cụ Đặt chỗ trực tuyến. Tuỳ chọn này chỉ khả dụng khi bạn đã chọn Nhập từ bảng tính từ mục Nguồn ở tab Danh sách phản hồi . Sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình. Nhấn Lưu và Thoát khi hoàn tất. 

Tải xuống danh sách phản hồi từ công cụ Đặt chỗ trực tuyến 

Nếu bạn đã tạo danh sách đáp án cho trường tuỳ chỉnh trong công cụ Đặt chỗ trực tuyến, bạn có thể tải về bằng tính năng xuất. Bạn có thể chỉnh sửa, cập nhật các đáp án trong tệp ngoài và tải lại lên hệ thống. Tuỳ chọn tải xuống chỉ khả dụng khi bạn chọn kiểu phản hồi là Phản hồi của người dùng.

1. Tìm trường tuỳ chỉnh mà bạn muốn tải danh sách đáp án. 
2. Chọn Xem/Chỉnh sửa từ menu bên phải cùng dòng. Trang trường tuỳ chỉnh sẽ được hiển thị.
3. Tìm danh sách phản hồi bạn muốn tải và chọn Chỉnh sửa danh sách phản hồi từ menu cùng dòng (phản hồi phải là loại Phản hồi của người dùng). Trang Tuỳ chọn sẽ được hiển thị.
4. Chọn Xuất danh sách phản hồi từ mục Thêm trong menu. Hộp thoại Xuất danh sách phản hồi sẽ được hiển thị. 
5. Chọn Tải xuống ngay và sau đó nhấn Tải tệp. Bạn cũng có thể chọn gửi email cho mình một bản sao danh sách đáp án. Dù chọn cách nào, các đáp án sẽ nằm trong tệp CSV. 
6. Cập nhật tệp đã tải xuống với các đáp án bạn muốn cung cấp cho trường tuỳ chỉnh. 
7. Sau khi hoàn tất, hãy xem hướng dẫn cách tải lên danh sách phản hồi từ tệp ngoài.

Video hướng dẫn ngắn về cách tạo trường tuỳ chỉnh với đối tượng tuỳ chỉnh

Video dưới đây minh hoạ cách tạo một trường tuỳ chỉnh với các đặc điểm:

• sử dụng danh sách tuỳ chọn cho kiểu phản hồi của người dùng ; thiết lập trường tuỳ chỉnh là
• bắt buộc yêu cầu khách du lịch phải trả lời a response from the traveler
• áp dụng trường này cho đối tượng tuỳ chỉnh là những khách du lịch thuộc văn phòng tại New York và có loại lao động là nhân viên (không phải khách)
• thêm thủ công các tuỳ chọn phản hồi gồm Hội nghị và Phòng ban offsite