Conferma — Виртуальные карты
СОДЕРЖАНИЕ
- Conferma — Виртуальные карты
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Необходимые шаги для клиента
- Как работает процесс бронирования для путешественника
- Удаление или ограничение использования виртуальной карты
- Отчётность и выставление счетов
Введение
Spotnana рада сообщить о поддержке оплаты виртуальными картами в сотрудничестве с Conferma.
В первой части этого документа вы найдете ответы на самые частые вопросы — они помогут разобраться, что такое виртуальные платежи, чем они полезны для вашей компании и сотрудников, а также почему мы выбрали именно Conferma в качестве партнёра.
Вторая часть содержит краткий список шагов, которые нужно выполнить до начала использования виртуальных платежей.
В третьей части описаны настройки, которые нужно сделать в Spotnana Online Booking Tool, чтобы включить виртуальные платежи для бронирования (например, отелей или авто).
В последней части показано, как выглядит процесс бронирования отеля или аренды авто с помощью виртуальной карты для ваших сотрудников в Spotnana Online Booking Tool. Сейчас эта функция доступна только для бронирования отелей и авто.
Также в конце страницы вы найдете презентацию, которая поможет лучше понять преимущества использования виртуальных карт Conferma вместе с Spotnana.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что такое виртуальные платежи?
Виртуальные платежи — это современный, безопасный и полностью контролируемый способ оплаты, который вы можете предложить своим сотрудникам или приглашённым гостям для удобной оплаты бронирований. Spotnana сотрудничает с Conferma, чтобы предоставить этот вариант своим клиентам.
Виртуальный платёж — это уникальный 15- или 16-значный номер карты (физической карты нет), который создаётся автоматически в момент бронирования и привязывается к конкретному пользователю. Такой «номер карты» используется только один раз для одной оплаты и после этого становится недействительным. Физической карты не существует.
Для виртуального платежа также генерируется свой собственный защитный код (CVV, CVV2 или CVC) — аналог трёхзначного кода на обратной стороне обычной банковской карты.
Кто такие Conferma?
Conferma — это технологический партнёр и один из лидеров в сфере виртуальных платежей для туристической отрасли. Компания работает с более чем 50 банками и выпускает виртуальные карты, которые принимают поставщики услуг по всему миру — в 200 странах.
Главное отличие Conferma от других платформ в том, что они не только выпускают виртуальные карты для бронирований Spotnana (отели/авто), но и сами отправляют платёжные данные и инструкции напрямую поставщику, фактически подтверждая оплату. Благодаря этому путешественнику не нужно предоставлять другую карту при заселении в отель или получении машины в аренду.
Подробнее см. на https://conferma.com/
Чем виртуальная карта отличается от Ghost/Lodge карты?
Виртуальные карты похожи на Ghost или Lodge карты тем, что оплата по ним проходит через общий корпоративный счёт. Но Ghost-карты обычно используют для разных сотрудников и множества бронирований, поэтому на них устанавливают очень высокий лимит. Виртуальная карта рассчитана на одну конкретную покупку, лимит на ней строго ограничен и контролируется.
Ещё одно отличие — Ghost-карты используют многократно, поэтому их проще скомпрометировать, и при утечке данных их приходится блокировать и перевыпускать. Виртуальная карта — одноразовая, с чётким лимитом, что практически исключает мошенничество. Кроме того, для Ghost-карт требуется ручная сверка расходов и распределение затрат по сотрудникам или центрам затрат. Виртуальная карта уникальна для каждого пользователя, поэтому учёт проще, а безопасность выше. Это снижает административные издержки.
Также для Ghost-карт приходится распространять CVV-коды по всей компании, что снижает безопасность. Виртуальная карта генерирует одноразовый CVV, доступ к которому ограничен.
В чём преимущества?
Виртуальные карты и способы оплаты дают много плюсов. Вот основные из них:
Упрощённая схема прямых оплат: Процесс виртуального платежа автоматизирован, безопасен и легко сверяется с бухгалтерией. При оплате этим способом номер карты автоматически передаётся поставщику (отелю, прокату авто) через выбранный ими канал (email, факс, API). Благодаря этому путешественнику не нужно предъявлять карту при заселении или получении авто (и прямой счёт не выставляется, так как оплата поступает от платёжной системы). Кроме того, в отличие от прямого выставления счетов, сверка по виртуальным картам автоматизирована, ведь каждая карта привязана к отдельному счёту.
Возможность оплачивать поездки для подрядчиков, приглашённых сотрудников, кандидатов: Виртуальные платежи позволяют компании заранее оплатить поездку для сотрудника или гостя (без необходимости использовать его личную карту). Поскольку многие поставщики требуют CVV (который часто неизвестен и не может быть распространён из соображений безопасности), одни только Ghost-карты не подходят для таких случаев.
Нет нужды выпускать корпоративные карты для тех, кто ездит редко: Виртуальная карта избавляет от необходимости оформлять корпоративную карту сотрудникам, которые ездят в командировки раз-два в год.
Более высокий уровень безопасности: Когда есть физическая карта, риск мошенничества выше. Виртуальные карты имеют заранее заданные лимиты и ограниченный срок действия, поэтому даже если кто-то узнает номер, возможности для злоупотреблений минимальны.
Что такое Conferma Connect?
Conferma Connect — это собственная база данных отелей Conferma, где хранятся данные об объектах размещения и их предпочтениях по коммуникации (email, факс, API). Через этот сервис Conferma передаёт инструкции по оплате в отель.
Для проката авто Conferma Connect не используется.
Как это работает?
На схеме ниже показан типовой путь путешественника, который оплачивает отель или аренду авто виртуальной картой. Spotnana помогает на этапах 1, 2 и 4.
Кто и когда может использовать виртуальные карты?
Виртуальные карты особенно удобны для сотрудников, которым нужна централизованная оплата командировок, для кандидатов, приезжающих на собеседование, стажёров, а также для тех, кто ездит в командировки 1-2 раза в год и не имеет корпоративной карты.
Сколько стоит подключение виртуальных карт Conferma в Spotnana?
Обратитесь к специалисту Spotnana, чтобы узнать детали по стоимости.
Есть ли список банков-партнёров Conferma?
Да, вот список банков-партнёров Conferma. Если вашего банка нет в этом списке, попросите банк связаться с Conferma по адресу banking.partners@conferma.com, чтобы начать процесс подключения. Обратите внимание, что этот процесс может занять от 6 до 12 месяцев или дольше.
Что делать, если у клиента уже есть договорённости с Conferma?
Если вы уже используете Conferma с другой TMC и хотите перейти на Spotnana для оплаты виртуальными картами, вам нужно обратиться в свой банк и открыть новый виртуальный карт-счёт с Conferma.
Должна ли Spotnana связываться с банком клиента для настройки?
Нет. Клиенту нужно самостоятельно сообщить своему банку о желании подключить виртуальные карты через Conferma, после чего банк должен связаться с Conferma.
Необходимые шаги для клиента
Для кого: клиенты, которые хотят использовать оплату виртуальными картами Conferma в Spotnana
В этом разделе описаны все действия, которые ваша компания должна выполнить для корректной интеграции. Следующие шаги желательно сделать заранее, чтобы интеграция с Conferma и использование виртуальных карт прошли без проблем.
Если вы планируете использовать виртуальную карту для оплаты аренды авто, заранее заключите договор о прямой оплате с прокатной компанией.
Проверьте, поддерживает ли ваш банк и платёжная система работу с Conferma. Смотрите https://www.conferma.com/partners/. Если ваш банк не сотрудничает с Conferma, попросите банк связаться с Conferma по адресу banking.partners@conferma.com и начать процесс подключения (передайте им эту просьбу).
Сообщите своему банку о желании запустить виртуальные карты через Conferma и попросите создать пул карт Conferma. Если вы хотите использовать виртуальные карты и для отелей, и для аренды авто, потребуется создать отдельный пул карт для каждого направления (отдельно для отелей и отдельно для авто).Свяжитесь со Spotnana и предоставьте нам информацию из таблицы ниже пункта 4 (Spotnana затем использует https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow для настройки информации в системе Conferma):
Если вы планируете использовать виртуальные карты для аренды авто, выполните также следующие шаги. Для каждого прокатчика, у которого вы хотите включить оплату виртуальной картой, добавьте корпоративный скидочный код и виртуальный ID авто в системе Spotnana Online Booking Tool. Для этого выберите Компания в меню Программа и затем выберите L1 ремарки в меню Компания слева. Далее:
Прокрутите вниз до раздела Корпоративный скидочный код авто и нажмите Добавить код.
Выберите название прокатчика из списка.
Введите корпоративный скидочный код для этого прокатчика в соответствующее поле.
Отметьте чекбокс Только виртуальные платежи .
Прокрутите вниз до раздела Виртуальный ID авто и нажмите Добавить код.
Выберите название прокатчика из списка.
Введите виртуальный ID, предоставленный вашим прокатчиком. Примечание: Для Avis это будет GEB ID).
Нажмите Сохранить.
Также рекомендуем заранее уведомить ваши избранные отели о запуске виртуальных платежей Conferma. Ниже — пример письма, которым вы можете воспользоваться. Это необязательно.
Письмо/Email от менеджера по командировкам в избранные отели
Для кого: менеджеры по командировкам
Spotnana рекомендует заранее связаться с вашими избранными отелями, чтобы убедиться, что они готовы принимать виртуальные платежи и обслуживать ваших сотрудников. Ниже — шаблон письма, который можно использовать и при необходимости изменить.
Цель этого письма — сообщить, что вы внедряете виртуальные платежи для своих путешественников и ожидаете поддержки от отеля. Всё, что нужно сделать отелю — перейти по ссылке в письме, чтобы убедиться, что они есть в базе Conferma Connect, выбрана нужная коммуникация и заполнены все необходимые данные (например, email или факс).
Уважаемый партнёр,
Тема: Conferma Connect — виртуальные платежи для отелей
Вы, вероятно, уже знаете о растущей популярности виртуальных карт для оплаты бронирований в отелях. Мы сотрудничаем с нашими технологическими партнёрами Conferma Pay и Spotnana, чтобы предложить более удобный способ оплаты для отелей.
Что такое Conferma Connect?
Conferma Connect автоматически определяет самый безопасный и удобный способ передачи платёжных инструкций отелю. Conferma Pay разработала технологию, позволяющую отправлять данные карты разными способами, включая защищённый email. Мы рекомендуем использовать именно защищённый email (а не факс).
Чтобы обновить способ получения информации, заполните онлайн-форму:
https://www.confermaconnect.com
Для отелей участие бесплатно, и вы сами выбираете, как получать данные по виртуальным картам (факс/email на ресепшен, факс/email в бухгалтерию). Это позволяет избежать проблем при выезде гостя.
Больше информации — в разделе Часто задаваемые вопросы по Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help
Заранее благодарим за сотрудничество.
С уважением,
Имя Фамилия
Должность
Компания
Как работает процесс бронирования для путешественника
Для кого: путешественники и организаторы поездок
Ваши пользователи (сами путешественники или их помощники), которые бронируют отели или авто, увидят привычный процесс в Spotnana Online Booking Tool. Всё происходит так:
Путешественник выбирает нужный отель или авто и даты поездки.
Путешественник выбирает нужный отель и тариф или нужный автомобиль и тариф, затем переходит к бронированию.
Далее путешественник выбирает способ оплаты. В зависимости от того, установлена ли виртуальная карта как обязательная или нет (для юрлица, к которому относится путешественник), возможны два варианта:
Для бронирования отелей:
Если виртуальная карта обязательна: путешественник выбирает вкладку Виртуальные карты и кликает по единственной доступной виртуальной карте (обязательной).
Если виртуальная карта не обязательна: путешественник может выбрать вкладку Банковские карты или Виртуальные карты и затем выбрать нужную карту для этого бронирования.
Для бронирования авто:
Поскольку виртуальная карта привязана к договору о прямой оплате с прокатчиком, способ оплаты выбирать не нужно. Путешественник просто переходит к бронированию.
Путешественник проверяет сумму и нажимает Забронировать отель или Забронировать авто . После этого бронирование подтверждается, а платёжные данные (и уведомление по факсу или email) отправляются поставщику.
При необходимости путешественник может раскрыть последние 4 цифры виртуальной карты сразу после бронирования, а полностью номер карты — за 24 часа до заселения в отель или получения авто.
Решение типичных проблем
В таблице ниже приведены возможные сложности при использовании виртуальных карт Conferma и рекомендации, как их решить. Многие проблемы можно устранить самостоятельно через мобильное приложение Spotnana или Online Booking Tool. Если это не помогло — обратитесь к специалисту Spotnana.
Удаление или ограничение использования виртуальной карты
Используйте инструкции ниже, чтобы удалить или ограничить использование виртуальной карты.
Как удалить виртуальную карту для бронирования отелей или авто
- Выберите Компания в меню Программа .
- Выберите Способы оплаты в меню Оплата слева.
- Найдите раздел Виртуальные способы оплаты .
- Найдите строку с виртуальным способом оплаты, который хотите удалить (каждый из них может быть для авто или отелей).
- Выберите Удалить способ оплаты в меню справа.
- Нажмите Удалить для подтверждения удаления виртуального способа оплаты. После этого конфигурация виртуальной карты будет полностью удалена.
Как ограничить использование виртуальной карты только для агентов
Это удобно, если вы хотите временно ограничить доступ к карте (например, для тестирования или устранения ошибок).
- Выберите Компания в меню Программа .
- Выберите Способы оплаты в меню Оплата слева.
- Найдите раздел Виртуальные способы оплаты .
- Найдите строку с виртуальным способом оплаты, который хотите ограничить (каждый из них может быть для авто или отелей).
- Выберите Изменить способ оплаты в меню справа. Откроется окно Обновить способ оплаты .
- Если у вас включены виртуальные карты для отелей и авто , выполните следующие шаги:
- Нажмите на значок редактирования (карандаш) рядом с Детали карты.
- Убедитесь, что флажок Сделать эту карту обязательной не выбран.
- Нажмите на значок редактирования (карандаш) рядом с Инструкции по использованию карты.
- В поле Роли пользователей выберите Только агенты.
- В поле Тип путешественника выберите Личный гость.
- Нажмите Обновить.
- Эти настройки ограничат доступ к карте определённым пользователям без необходимости удалять конфигурацию.
- Если у вас включены только виртуальные карты для отелей , выполните следующие шаги:
- Нажмите на значок редактирования (карандаш) рядом с Типы продуктов.
- Убедитесь, что переключатель Обязательно выключен.
- Нажмите на значок редактирования (карандаш) рядом с Указать типы пользователей.
- Выберите Только агенты в меню.
- Нажмите Обновить.
- Далее свяжитесь с вашим менеджером Spotnana, чтобы ограничить использование этого способа оплаты только для личных гостей.
- Эти настройки ограничат доступ к карте определённым пользователям без необходимости удалять конфигурацию.
Отчётность и выставление счетов
Вы будете регулярно получать выписки из банка, где отражены расходы на поездки, оплаченные вашими сотрудниками с помощью виртуальных карт. Эти выписки (и чеки, которые собирают и отправляют ваши сотрудники) помогут вам сверить расходы по виртуальным картам. Также вы можете использовать отчёты По отелям или По аренде авто (раздел Аналитика > Отчёты по компании) в Spotnana Online Booking Tool, чтобы упростить сверку расходов. Если вам нужны дополнительные отчёты, обратитесь к специалисту Spotnana — он откроет вам доступ к системе отчётности Conferma Snap и предоставит логин.
Статья помогла?
Отлично!
Спасибо за ваш отзыв
Извините, что не удалось помочь!
Спасибо за ваш отзыв
Комментарий отправлен
Мы ценим вашу помощь и постараемся исправить статью