Stabilirea politicilor de aprobare

Folosind setările de politică, puteți configura Spotnana Online Booking Tool astfel încât să decideți când este nevoie de aprobare și care utilizatori din compania dumneavoastră pot aproba sau respinge rezervările de călătorie pentru angajați. 

Politici

Politicile pot fi configurate:

• pentru a solicita aprobare înainte ca o rezervare să fie confirmată (cunoscut și ca aprobare strictă) sau
• pentru a fi opționale, astfel încât rezervarea să fie anulată doar dacă aprobatorul o respinge (acest tip fiind numit aprobare flexibilă). 

Aprobatori

Puteți stabili tipurile de aprobare și persoanele care aprobă pentru fiecare politică în parte. Pentru detalii suplimentare, consultați Alocarea aprobatorilor

Tabloul de bord pentru aprobări

De asemenea, aprobatorii pot folosi Tabloul de bord pentru aprobări pentru a gestiona solicitările în așteptare pentru rezervările viitoare sau pentru a vizualiza rezervările deja procesate și deciziile aferente. Pentru detalii suplimentare, consultați Tabloul de bord pentru aprobări.

Setarea acțiunii de aprobare

Tipurile și acțiunile de aprobare se stabilesc pentru fiecare politică în parte. Dacă aveți mai multe politici configurate, va trebui să setați aceste opțiuni pentru fiecare dintre ele.

1. Selectați Politici din meniul Program . Pagina Setări va fi afișată, cu ramura Politici extinsă în partea stângă. 
2. Alegeți politica dorită (politica Implicită este afișată automat). Politica selectată va fi afișată pe ecran. 
3. Extindeți secțiunea General . 
4. Găsiți secțiunea Acțiuni grup politică . 
5. Stabiliți acțiunile de aprobare dorite pentru fiecare tip de rezervare (avion, hotel, mașină). Pentru fiecare tip, puteți seta separat acțiunea de aprobare pentru rezervările conforme cu politica și pentru cele care nu respectă politica. Dacă doriți să aveți acțiuni diferite pentru zboruri interne și internaționale, apăsați pe Avion și selectați Personalizat (vor apărea secțiuni separate pentru fiecare categorie).
   Notă: De asemenea, puteți stabili acțiunea de aprobare pentru excepțiile făcute de agenți (dacă le permiteți).
   Care rezervări sunt considerate conforme sau neconforme cu politica se stabilește în funcție de celelalte setări (din secțiunile Zbor, Hotel, Mașinăși Tren aflate sub secțiunea General ).
   Opțiunile disponibile pentru acțiunea de aprobare sunt: 
   • Fără acțiune: Nu este necesară nicio aprobare pentru acest tip de rezervare.
   • Aprobare flexibilă: Nu este obligatorie aprobarea pentru acest tip de rezervare. Aprobatorul poate totuși să accepte sau să respingă rezervarea (până la termenul limită de aprobare). Dacă rezervarea nu este respinsă, aceasta va merge mai departe. Dacă este respinsă, va fi anulată. Din cauza restricțiilor operatorilor feroviari privind perioada de anulare și rambursare, aprobările flexibile nu sunt disponibile pentru tren.
   • Aprobare strictă: Este obligatorie aprobarea pentru acest tip de rezervare. Aprobatorul poate accepta sau respinge rezervarea (până la termenul limită de aprobare). Dacă nu este aprobată, rezervarea va fi anulată. Dacă este aprobată, va continua. Din cauza restricțiilor operatorilor feroviari privind perioada de anulare și rambursare, aprobările stricte nu sunt disponibile pentru tren.
   • Aprobare pasivă: Nu este nevoie de aprobare pentru acest tip de rezervare, însă managerul sau aprobatorul desemnat va primi o notificare prin e-mail despre rezervare. 
   • Blocare rezervare: Acest tip de rezervare nu va fi permis. Deoarece rezervarea este blocată, nu este nevoie de aprobare. Notă: Această opțiune este disponibilă doar pentru rezervările care nu respectă politica. 
6. După ce ați configurat toate setările de aprobare, apăsați pe Salvați modificările. 

Dacă ați setat câmpul Tip aprobator la Aprobator desemnat, asigurați-vă că ați selectat și persoana desemnată. Pentru detalii, consultați Alocarea aprobatorilor.
Dacă ați setat câmpul Tip aprobator la Managerul angajatului, asigurați-vă că ați stabilit un aprobator implicit. Pentru detalii, consultați Alocarea aprobatorilor.