Atribuirea aprobatorilor (prin intermediul politicii)

Folosind setările politicii, puteți configura Spotnana Online Booking Tool astfel încât să decideți când este necesară aprobarea rezervărilor și cine, din cadrul companiei, are dreptul să aprobe sau să respingă cererile de călătorie pentru angajați. 

Politici

Politicile pot fi configurate astfel:

• pentru a solicita aprobarea înainte ca o rezervare să fie confirmată (acest tip de aprobare se mai numește și „aprobare strictă”) sau
• pentru a fi opționale, astfel încât rezervarea să fie anulată doar dacă aprobatorul o respinge (acest tip de aprobare se mai numește și „aprobare flexibilă”). 
• pentru a nu solicita deloc aprobare.

Pentru detalii suplimentare despre configurarea politicilor, consultați Stabilirea cerințelor de aprobare.

Panou de aprobare

De asemenea, aprobatorii pot folosi Panoul de aprobare pentru a gestiona cererile de aprobare în așteptare pentru rezervările viitoare sau pentru a vizualiza rezervările anterioare și aprobările aferente. Pentru mai multe informații, consultați Panou de aprobare.

Stabilirea tipului și a persoanei aprobatoare

Tipul de aprobator se stabilește pentru fiecare politică în parte. Dacă aveți mai multe politici, va trebui să configurați această opțiune pentru fiecare dintre ele. 
Toți utilizatorii desemnați ca aprobatori vor primi notificări pe e-mail referitoare la rezervările pentru care sunt responsabili. 

1. Selectați Politici din meniul Program . Pagina Setări va fi afișată, cu ramura Politici extinsă în partea stângă. 
2. Alegeți politica dorită (implicit este afișată Default ). Politica selectată va fi afișată. 
3. Extindeți secțiunea General . 
4. Derulați până la finalul secțiunii Acțiuni de grup pentru politici . 
5. Stabiliți opțiunea Tip aprobator la una dintre următoarele variante:
   • Managerul angajatului - Toate rezervările care necesită aprobare vor fi trimise managerului utilizatorului asociat rezervării. Dacă alegeți această opțiune, este obligatoriu să setați și un aprobator implicit în câmpul Aprobator implicit de mai jos. Acest aprobator va fi folosit pentru angajații care nu au un manager configurat în sistem, precum și pentru rezervările pentru invitați care necesită aprobare. 
     • Pentru a selecta un aprobator implicit, apăsați pe Adaugă aprobator și introduceți adresa de e-mail sau numele persoanei dorite în câmpul de căutare care apare. 
     • După ce ați găsit persoana dorită, faceți clic pe numele acesteia. Aceasta va deveni aprobatorul implicit pentru această politică. Aprobatorul implicit va prelua și rolul de rezervă atunci când managerul angajatului nu este disponibil. Puteți selecta mai mulți aprobatori implicați, dacă este necesar.
   • Aprobator desemnat - Toate rezervările care necesită aprobare pentru această politică vor fi atribuite persoanei sau persoanelor desemnate de dumneavoastră. Dacă alegeți această opțiune, este obligatoriu să setați și un aprobator desemnat în câmpul Aprobator de mai jos. 
     • Pentru a selecta un aprobator desemnat, apăsați pe Adaugă aprobator și introduceți adresa de e-mail sau numele persoanei dorite în câmpul de căutare care apare. 
     • După ce ați găsit persoana dorită, faceți clic pe numele acesteia. Aceasta va deveni aprobatorul desemnat pentru această politică. Puteți selecta mai mulți aprobatori desemnați.
6. Bifați opțiunea Adaugă managerul angajatului în CC dacă doriți. Dacă această opțiune este activată, managerul angajatului va fi inclus întotdeauna în CC la e-mailurile de aprobare. 
7. Apăsați pe Salvează modificările când ați terminat.