SFTP – Guia para integrações de RH

Criada por Ashish Chaudhary, Modificado em Sun, 5 Out às 6:54 PM por Ashish Chaudhary

SFTP - Instruções para feeds de RH

ÍNDICE

SFTP - Instruções para feeds de RH

Visão geral

Para informações e orientações gerais sobre SFTP, consulte SFTP - Instruções de configuração.

Os utilizadores da Spotnana (viajantes, assistentes, aprovadores, etc.) têm de ter um perfil criado na Spotnana Online Booking Tool (OBT) antes de poderem começar a marcar viagens. Para garantir que cada utilizador tem o acesso correto ao sistema (por exemplo, dar acesso a novos colaboradores e remover acesso a quem sai da empresa), é importante manter estes perfis sempre atualizados (criando, editando ou eliminando registos conforme necessário). A Spotnana também utiliza dados de RH, como a hierarquia de reporte e entidades legais, para definir políticas, aprovações e outras configurações de viagens e pagamentos.

Para garantir que temos sempre a informação correta, deve carregar o ficheiro de feed de RH em formato CSV para o servidor da Spotnana. Pode agendar estes carregamentos com a frequência que preferir. Assim que o ficheiro for recebido, a Spotnana trata logo do processamento.

Nota: A Spotnana também permite ligação direta a vários sistemas de RH bastante usados (como Bamboo HR, ADP Workforce Now e Workday).

Arquitetura e fluxo de trabalho

Este diagrama mostra um cenário em que vários clientes carregam os seus dados de RH para a Spotnana através de SFTP.

Instruções

Nesta secção encontra informações úteis para garantir que os seus carregamentos de ficheiros correm sem problemas.

Lógica de processamento de ficheiros de feed de RH

O campo principal utilizado para identificar cada utilizador é o Employee ID.

Nota: Em alguns casos, a Spotnana pode usar o Business Email como identificador do colaborador. No entanto, isto tem algumas limitações. Por exemplo, se o e-mail profissional do utilizador mudar (por alteração de nome, mudança de domínio, etc.), o sistema vai desativar a conta antiga e criar uma nova conta para esse colaborador.

A lógica usada para processar o conteúdo do seu ficheiro CSV é a seguinte:

Se a coluna ACTION da linha do utilizador estiver definida como CREATE e o Employee ID ou Business Email não existirem na base de dados da Spotnana, será criado um novo perfil para esse utilizador na Spotnana.
Se a coluna ACTION da linha do utilizador estiver definida como UPDATE e se o Employee ID ou Business Email corresponder a um valor já existente na base de dados da Spotnana, o perfil desse utilizador será atualizado com a nova informação presente no ficheiro.
- Nota: Se um utilizador tinha campos opcionais preenchidos num carregamento anterior e esses campos não vierem preenchidos numa atualização seguinte, esses valores serão removidos do perfil.
Se a coluna ACTION da linha do utilizador estiver definida como DELETE e se o Employee ID ou Business Email corresponder a um valor existente na base de dados da Spotnana, o perfil desse utilizador será desativado. Se não existir nenhum registo correspondente na base de dados da Spotnana para o Employee ID ou Business Email, essa linha será ignorada e não será feita nenhuma alteração.

Nota: Cada perfil de utilizador criado tem de estar associado a uma entidade legal. Estas entidades legais já devem existir na Spotnana antes de carregar os perfis de utilizador. Os escritórios são opcionais, mas se o ficheiro CSV de utilizadores fizer referência a algum escritório, esse escritório já tem de estar criado na Spotnana.

Formato dos ficheiros e regras de nomenclatura

O nome do ficheiro .CSV do feed de RH deve seguir este formato:

hr_feed.*.csv

onde o * (asterisco) pode ser substituído por qualquer conjunto de caracteres que queira adicionar ao nome. Atenção que o ponto a seguir a “feed” e o ponto antes de “csv” são obrigatórios. O nome do ficheiro não faz distinção entre maiúsculas e minúsculas. Sugerimos que inclua a data e hora no nome do ficheiro (para facilitar a resolução de problemas no futuro). Por exemplo:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

O ficheiro .CSV do feed também tem de respeitar um formato específico. Os nomes das colunas devem corresponder exatamente ao formato definido (ver a secção Formato do ficheiro de RH abaixo). Pode encontrar mais detalhes sobre o formato do ficheiro em Apêndice 1.

Existem validações obrigatórias a nível de dados (consulte a secção Formato do ficheiro de RH abaixo para mais detalhes).

Frequência e agendamento

Para informações gerais sobre frequência e agendamento, consulte a secção Frequência e agendamento do documento SFTP - Instruções de configuração.

Recomendamos que carregue um ficheiro pelo menos uma vez por dia para garantir que a Spotnana é informada de todas as adições, alterações ou eliminações que possam ter ocorrido. Se seguir esta prática:

os novos colaboradores terão o seu perfil Spotnana criado no próprio dia em que começam a trabalhar e poderão marcar viagens de imediato. Isto pressupõe que adiciona o nome do colaborador ao ficheiro que carrega no dia de início.
os colaboradores que saem da empresa terão o acesso removido no último dia. Isto pressupõe que remove o nome do colaborador do ficheiro que carrega no dia em que termina o contrato.

Formato do ficheiro de RH

Utilize esta informação para garantir que os dados do seu ficheiro de feed de RH estão bem formatados e prontos a ser carregados.

Nota: Tem de garantir que enviou à Spotnana a sua chave pública SSH e que já temos uma pasta SFTP configurada para si antes de qualquer ficheiro ser processado.

Nome da coluna	Obrigatório / Opcional	Notas
Action	Obrigatório	Este campo tem de estar definido como “CREATE”, “UPDATE” ou “DELETE” em cada linha. Isto indica a ação a realizar com a informação dessa linha.
Employee ID	Opcional	O Employee ID é preferencial. O Business Email será usado caso não seja fornecido Employee ID. O Employee ID só deve ser utilizado para um único perfil de utilizador e tem de ser único para cada pessoa.
First Name	Obrigatório
Middle Name	Opcional
Family Name 1	Obrigatório
Family Name 2	Opcional
Business Email	Obrigatório
Business Phone ISO Country Code	Condicional	Código de país ISO de duas letras ("US" ou "IN").
Business Phone Country Code	Condicional	Código de país numérico. Não deve incluir caracteres especiais (como '+'). Por exemplo: “91”.
Business Phone Extension	Opcional
Business Phone Number	Condicional	Este campo não é obrigatório. No entanto, se for preenchido, também tem de indicar o código de país ISO e o código de país numérico (ver acima). Só pode conter dígitos e deve ter entre 4 a 10 números. Não são permitidos caracteres especiais (traços, etc.).
Office Name	Opcional	O valor do campo Office Name no seu feed de RH tem de coincidir exatamente com o nome do escritório tal como aparece na interface da Spotnana Online Booking Tool (incluindo todos os caracteres especiais, pontos, vírgulas e espaços). Por exemplo, se o seu escritório se chamar “Paris, France (main office)” na Spotnana Online Booking Tool, o valor do campo Office Nameno seu feed de RH tem de ser exatamente igual. Neste caso, “Paris, France” ou “Paris (main office)” iriam provocar erro. Nota: Todos os escritórios têm de existir previamente na Spotnana Online Booking Tool antes de os incluir no seu ficheiro de RH. Para mais detalhes, consulte Carregar registos de escritórios.
Manager's Employee ID	Opcional	O e-mail do responsável é obrigatório. Se os responsáveis também tiverem um Employee ID (caso a sua empresa use Employee IDs), então tanto o e-mail do responsável como o Employee ID do responsável são obrigatórios.
Manager's Email Address	Obrigatório	O e-mail do responsável é obrigatório. Se os responsáveis também tiverem um Employee ID (caso a sua empresa use Employee IDs), então tanto o e-mail do responsável como o Employee ID do responsável são obrigatórios.
Department	Opcional
Position Title / Designation	Opcional	Exemplos: “VP”, “CEO”, “CFO”.
Cost Center	Opcional
Legal Entity Name	Obrigatório	O valor do campo Legal Entity Name no seu feed de RH tem de corresponder exatamente ao nome da entidade legal na interface da Spotnana Online Booking Tool (incluindo todos os caracteres especiais, pontos, vírgulas e espaços). Por exemplo, se a sua entidade legal se chamar “Spotnana Technology, LLC” na Spotnana Online Booking Tool, o valor do campo Legal Entity Nameno seu feed de RH tem de ser exatamente igual. Neste caso, “Spotnana Technology LLC” ou “Spotnana Technology” iriam provocar erro. Nota: Todas as entidades legais têm de existir previamente na Spotnana Online Booking Tool antes de as incluir no seu ficheiro de RH. Para mais detalhes, consulte Carregar registos de entidades legais.
Grade	Opcional
Country Code	Opcional	Código de país ISO de duas ou três letras ("US" ou "USA")
Worker Type	Opcional	Exemplos: “Employee”, “Contingent”, “Intern”, “Seasonal”
Accounting Code	Opcional