Gumawa, maglathala, at pamahalaan ang isang kaganapan (pinakabagong bersyon)

Tanging mga gumagamit na may partikular na tungkulin lamang ang maaaring lumikha, maglathala, at mag-manage ng mga kaganapan. Ang mga tagapangasiwa ng kumpanya at mga tagapag-ugnay ng kaganapan ay may kakayahang gawin ang mga hakbang na nakasaad sa mga tagubiling nasa ibaba. 

TALAAN NG NILALAMAN

• Gumawa, maglathala, at pamahalaan ang isang kaganapan
  • Gumawa ng kaganapan
  • Tingnan at pamahalaan ang mga kasalukuyang kaganapan
  • Ilathala ang mga biyahe para sa isang kaganapan (para sa mga kaganapang may paanyaya)
  • Tingnan ang ulat tungkol sa isang kaganapan
  • Kaugnay na mga paksa

Gumawa ng kaganapan

1. Mag-login sa Online Booking Tool. 

2. I-click ang Trips. Lalabas ang Trips na pahina. 

3. I-click ang Create (nasa kanang itaas) at piliin ang Event from template mula sa menu. Lalabas ang Create event from template na dialog box.

4. Ang Organization na field ay awtomatikong nakatakda sa pangalan ng inyong kumpanya. Kung ikaw ay TMC administrator, piliin ang kaukulang organisasyon.

5. Piliin ang template na nais mong gamitin para sa iyong kaganapan mula sa Trip template na field. Sa ganitong paraan, makukuha mo ang mga paunang nakatakdang halaga mula sa napiling template. Kung hindi ka sigurado kung alin ang pipiliin, maaari kang magtanong sa inyong travel manager. Halimbawa, para sa New Hire Orientation, maaaring mas mainam gumamit ng template na may paanyaya. 

6. Ilagay ang lokasyon ng kaganapan sa Location na field.

7. Ilagay ang pangalan ng kaganapan sa Name na field. Ito ang magiging pangalan ng kaganapan na makikita ng mga iimbitahang dadalo.

8. Itakda ang Event start date at Event end date na mga field ayon sa petsa ng kaganapan. 

9. Itakda ang Travel window start date at Travel window end date na mga field para sa kaganapan. 

   • Dapat mas maaga ang simula ng travel window kaysa sa mismong kaganapan. Isaalang-alang din ang mga bagay tulad ng jet lag, layo ng biyahe, at mga koneksyon sa paglalakbay.

   • Dapat matapos ang travel window pagkatapos ng kaganapan.

10. I-click ang Advanced settings upang makita ang mga detalye tungkol sa mga uri ng pag-book. Tandaan na ang ilang mga setting dito ay maaaring awtomatikong nakatakda base sa napiling template. May dalawang tab sa bahaging ito, ang Allowed booking types at Trip data. 

11. Ang Trip data na tab ay naglalaman ng mga field ng profile ng biyahero (halimbawa, Cost Center) kung saan maaaring may ibang halaga na inilagay ang template administrator, o pinayagan kang maglagay ng ibang halaga. Tandaan na ang anumang pagbabago rito ay hindi permanenteng babago sa profile ng biyahero at para lamang sa mga kaganapang gagamit ng template na ito. Sa bawat field, maaaring may halaga mula sa administrator o default na halaga mula sa profile ng biyahero (ngunit hindi ito makikita rito). Maaari mong palitan ang mga halaga kung kinakailangan o iwanang hindi nabago.  

12. Itakda ang mga uri ng pag-book na pinapayagan para sa kaganapan sa Allowed booking types na tab (maaari mo ring baguhin ito mamaya o isa-isa bawat biyahero). Tanging ang mga pinayagang uri ng pag-book para sa kaganapan ang makikita ng mga dadalo. Kung kailangan ng karagdagang uri ng pag-book pagkatapos mailathala ang kaganapan, maaaring idagdag ito ng mga administrator o tagapag-ugnay, o sila mismo ang mag-book para sa biyahero. 

13. Para sa Flight:

    • Upang itakda ang mga uri ng flight na papayagan, pumili ng isa o higit pa mula sa Allowed flight types na menu:

      • One way

      • Round-trip

      • Maaaring magkaiba ang lokasyon ng pagbalik at pag-alis – Kapaki-pakinabang kung kailangan ng biyahero na dumalo sa mahigit isang kaganapan.

    • Gamitin ang + at - na mga button upang itakda kung ilang kasamang biyahero (halimbawa, miyembro ng pamilya) ang maaaring isama ng isang biyahero sa pag-book ng flight sa Allowed companions na field. Kapag pinagana (hindi zero ang halaga), maaaring magdagdag ng mga kasama ang biyahero sa pag-book ng flight. Limitado lamang sila sa maximum na bilang na itinakda mo rito. Add travelers kapag nagbu-book ng flight. 

    • I-click ang Allowed destination airports na field at hanapin ang nais na paliparan. Gamitin ito upang tukuyin ang lahat ng paliparan na maaaring pag-book-an ng mga dadalo para makarating sa kaganapan (maaaring mag-book mula sa anumang pinagmulan). Maaari mo ring piliing hindi itakda ito (o itakda ito sa ibang pagkakataon). Kung iiwanang walang laman, maaaring mag-book ang mga biyahero sa alinmang paliparan. 

      • Simulan ang pag-type ng pangalan o code ng paliparan na nais mong idagdag. Lalabas ang mga pangalan ng paliparan batay sa iyong inilagay. 

      • Piliin ang checkbox ng nais na paliparan. 

      • Upang magdagdag pa ng paliparan, maghanap at ulitin ang proseso. 

    • Gamitin ang kalendaryo at mga field ng oras sa ilalim ng Suggested arrival before at Suggested departure after upang tukuyin kung kailan hihikayatin ang mga biyahero na mag-book ng flight. Sa simula, ang mga petsang ito ay nakabase sa itinakda mong Event dates na mga field. Hihikayatin ang mga biyahero na mag-book ng flight sa loob ng mga petsa at oras na ito. 

14. Para sa Hotel:

    • Upang payagan ang pag-book ng hotel para sa kaganapan, i-toggle ito sa enabled.

    • I-click ang Add upang itakda ang mga itinalagang hotel. Lalabas ang Hotel na field. Gamitin ito upang tukuyin ang lahat ng hotel na maaaring pag-book-an ng mga dadalo para sa kaganapan. Maaari mo ring piliing hindi itakda ito. 

    • Simulan ang pag-type ng pangalan ng hotel na nais mong idagdag. Lalabas ang mga pangalan ng hotel batay sa iyong inilagay. 

    • Piliin ang nais na hotel.  

    • Upang magdagdag pa ng hotel, i-click ang Add muli at ulitin ang proseso. 

15. Para sa Train 

    • Upang payagan ang pag-book ng tren para sa kaganapan, i-toggle ito sa enabled.

    • Wala nang karagdagang setting na kailangan.

16. Para sa Car

    • Upang payagan ang pag-book ng paupahang sasakyan para sa kaganapan, i-toggle ito sa enabled.

    • Wala nang karagdagang setting na kailangan.

17. Suriin ang nilalaman ng Custom fields na tab. 

    • Ang template na ginamit bilang batayan ng iyong biyahe ay maaaring may kasamang custom fields. Maaaring nakatakda na ang halaga ng mga ito mula sa template. Maaari mo itong tanggapin o baguhin. Kung walang halaga ang custom field, maaaring kailanganin mong maglagay. 

    • Maaari ka ring magdagdag ng karagdagang custom fields. Kung nais mong magdagdag ng custom field sa iyong biyahe, i-click ang Add. Dito, maaari kang pumili ng custom field at magbigay ng sagot para rito. 

18. I-click ang Create. Lalabas ang pahina ng kaganapan. 

19. Upang maglagay ng paglalarawan para sa kaganapan, i-click ang Event description. Lalabas ang pahina ng paglalarawan ng kaganapan. 

    • I-edit ang paglalarawan ayon sa nais. Maaari mong baguhin ang anyo ng teksto rito gamit ang bold, italics, bullets, pagpili ng font, kulay, at indentation, pati na rin ang pagdagdag ng mga link. Kapag tapos ka na, i-click ang Save. 

20. Upang baguhin ang alinman sa mga paraan ng pagbabayad na pinapayagan para sa isang partikular na uri ng pag-book, i-click ang Payment details. Pagkatapos, i-click ang lapis na icon sa ilalim ng Payment method para sa kaukulang uri ng pag-book at i-edit ayon sa kailangan. Para sa detalye ng mga opsyon, tingnan ang step 9 ng Create a template (for events and trips).. I-click ang Save kapag tapos na. 

21. Upang magsimulang magdagdag ng mga biyahero sa kaganapan, i-click ang + Traveler. Tandaan: Ang gumagamit na magdadagdag ng biyahero ay awtomatikong itatalaga bilang pangunahing kontak para sa biyahe ng biyaherong iyon. Siya ang maaaring lapitan ng biyahero kung may tanong. Tandaan din na kung gumagamit ka ng template na walang paanyaya, awtomatikong gagawa ng biyahe para sa bawat biyaherong idinadagdag mo. Para sa mga template na may paanyaya, maaari mong piliing ilathala ang mga biyahe nang may o walang email na paanyaya. 

    • Para magdagdag ng indibidwal na empleyadong biyahero: I-click ang + Traveler at ilagay ang pangalan o email ng taong nais mong imbitahan. Lalabas ang listahan ng mga gumagamit na tumutugma sa pangalan. Piliin ang nais imbitahan. Ulitin ito para sa bawat empleyadong dadalo mula sa inyong kumpanya. 

    • Para magdagdag ng bisitang hindi empleyado ng inyong kumpanya: I-click ang + Traveler at simulan ang pag-type ng kanilang pangalan o email sa search field. Lalabas ang listahan ng mga gumagamit na tumutugma sa pangalan. Piliin ang nais imbitahan. Ulitin ito para sa bawat bisitang dadalo. Kung wala pang profile sa sistema ang bisitang nais mong imbitahan, i-click ang Create company guest at gumawa ng profile para sa kanila (kailangan ng email, pangalan, apelyido, at legal entity para sa lahat ng bisita). Maaaring hindi mo palaging magawa ang paglikha ng company profile para sa mga bisita. 

22. Para baguhin ang mga parameter: 

    • Upang baguhin ang alinman sa mga setting ng kaganapan bago ito ilathala, piliin ang kaukulang opsyon (halimbawa,  Event parametersmula sa Modify na menu at i-edit ang anumang parameter na nais baguhin, pagkatapos ay i-click ang Apply. Ang mga pagbabagong ito ay ilalapat sa lahat ng biyahe ng mga biyahero sa kaganapan (maliban sa mga biyahe na na-edit nang paisa-isa at hindi na naka-link sa kaganapan, o mga biyahe na na-book na).

    • Upang baguhin ang mga parameter para sa isa o higit pang partikular na biyahe at biyahero, piliin ang checkbox ng biyaherong iyon. Piliin ang kaukulang opsyon (halimbawa, Trip parametersmula sa Modify na menu sa ibaba ng pahina at i-edit ang mga parameter ayon sa nais. Tandaan na kapag na-edit mo ang mga parameter ng biyahe ng isang biyahero, hindi na malalapat sa kanila ang mga pagbabago sa event-level parameters. 

23. Pagkatapos: 

    • Para sa mga kaganapang gumagamit ng template na walang paanyaya, awtomatikong gagawa ng biyahe para sa bawat biyaherong idinadagdag mo. Hindi mo na kailangang i-publish ang kaganapan o mga biyahe nito.

    • Para sa mga kaganapang gumagamit ng invite-based template, maaari mong ilathala ang mga biyahe sa pamamagitan ng pag-click sa Publish trips o sumangguni sa Publish trips for an event para sa karagdagang detalye. Tatanungin ka kung nais mong magpadala ng paanyaya sa mga dadalo.

Tingnan at pamahalaan ang mga kasalukuyang kaganapan

1. Mag-login sa Online Booking Tool. 

2. I-click ang Trips. Lalabas ang Trips na pahina. 

3. Piliin ang Events na tab.

4. Maaari kang mag-filter batay sa pangalan ng kaganapan, petsa, o status ng kaganapan (para lamang sa mga paparating na kaganapan). 

   1. Piliin ang Upcoming mula sa menu upang makita ang mga paparating o kasalukuyang kaganapan. 

   2. Piliin ang Completed mula sa menu upang makita ang mga nakaraang kaganapan.

   3. Piliin ang Canceled mula sa menu upang makita ang mga kinanselang kaganapan.

5. Bawat kaganapan na nagawa ay makikita bilang isang hilera. Para sa bawat kaganapan, makikita ang lokasyon, mga petsa, at mga uri ng pag-book. Para sa mga kaganapang may hindi pa nailalathalang biyahe, maaari mo ring ilathala ang mga ito (may o walang email notification).  

6. Hanapin ang kaganapang nais mong tingnan at i-click ito. Lalabas ang detalye ng kaganapan. Para sa bawat biyahero, makikita ang mga sumusunod: Pangalan ng biyahero, Pangalan ng biyahe, Petsa ng biyahe, Travel window, Mga pinapahintulutang uri ng pag-book, Status ng biyahe, Status ng paanyaya (para sa mga kaganapang gumagamit ng invite-based template). Ang berdeng icon sa uri ng pag-book ay nangangahulugang tapos na ng biyahero ang booking para sa uri na iyon. Maaari kang mag-ayos batay sa Trip Status (halimbawa, Pending). Para sa mga kaganapang gumagamit ng invite-based template, maaari mo ring ayusin batay sa Invite status (Invited, Not invited). 

7. Maaari mong suriin at i-edit ang mga parameter ng kaganapan, listahan ng mga biyahero, o mga parameter ng partikular na biyahe ng isang biyahero. 

   1. Pagbabago sa mga parameter ng kaganapan 

      1. Upang baguhin ang Event description, i-click ito. I-edit ayon sa nais at i-click ang Save.

      2. Upang i-edit o magdagdag ng Internal note, i-click ito. I-edit ayon sa nais at i-click ang Save.  

      3. Upang baguhin ang alinman sa mga parameter ng kaganapan, piliin ang Event parameters mula sa Modify na menu at i-edit ang anumang parameter na nais baguhin, pagkatapos ay i-click ang Apply. Ilalapat ang mga pagbabagong ito sa lahat ng biyahe ng mga biyahero sa kaganapan (maliban sa mga biyahe na na-edit nang paisa-isa at hindi na naka-link sa kaganapan, o mga biyahe na na-book na).

      4. Upang baguhin ang mga kontak ng kaganapan, piliin ang Event contacts mula sa Modify na menu, i-edit ayon sa kailangan at i-click ang Save. 

   2. Pagbabago sa mga biyahero at kanilang mga trip parameter

      1. Upang baguhin ang mga parameter para sa isa o higit pang partikular na biyahe at biyahero, piliin ang checkbox ng biyaherong iyon. Piliin ang kaukulang parameter mula sa Modify na menu sa ibaba ng pahina at i-edit ang mga parameter ayon sa nais. Tandaan na kapag na-edit mo ang mga parameter ng biyahe ng isang biyahero, ang biyahe ay mamarkahang na-modify at hindi na malalapat sa kanila ang mga pagbabago sa event-level parameters.  

      2. Upang magdagdag ng mga biyahero, i-click ang + Traveler, hanapin ang nais na biyahero at piliin ang kanilang pangalan. Para sa mga kaganapang gumagamit ng invite-based template, kakailanganin mong i-click ang Publish trips (nasa itaas na kanan) upang likhain ang biyahe para sa kanila. Para sa mga kaganapang walang paanyaya, awtomatikong gagawa ng biyahe para sa kanila.    

      3. Upang alisin ang biyahero, piliin ang kanilang biyahe (i-click ang pangalan ng biyahe). Lalabas ang detalye ng biyahe. Piliin ang Cancel trip mula sa Actions na menu. Ang anumang link sa mga naipadalang email invitation ay hindi na magiging wasto. Tandaan: Kung may mga booking na nagawa na para sa kaganapan, hihilingin sa iyong kanselahin ang mga ito.

      4. Upang mag-upload ng listahan ng mga dadalo, i-click ang Upload at sundan ang mga tagubilin sa Create an event na bahagi ng pahinang ito sa itaas.

      5. Upang i-download ang kasalukuyang listahan ng mga dadalo, i-click ang Download sa toolbar.

Ilathala ang mga biyahe para sa isang kaganapan (para sa mga kaganapang may paanyaya)

Kapag nagawa mo na ang iyong kaganapang may paanyaya (halimbawa, gamit ang template na may paanyaya), maaari mong i-preview ang mga paanyaya at ilathala ang mga biyahe na gagamitin sa pag-book para sa kaganapan. Kapag inilathala mo ang iyong kaganapan, maaari mong tukuyin kung nais mong makatanggap ng email invitation ang mga dadalo. 

Para sa mga kaganapang ginawa gamit ang template na walang paanyaya, ang mga biyaherong idinagdag ay hindi makakatanggap ng email invitation ngunit awtomatikong gagawa ng biyahe para sa bawat isa sa kanila. Maaari ka (o ang ahente) na magpatuloy sa pag-book ng biyahe para sa bawat biyaherong kaugnay ng kaganapan sa pamamagitan ng pag-click sa kanilang biyahe. Maaari ring ang mga biyahero mismo ang mag-book.

1. Mag-login sa Online Booking Tool. 

2. I-click ang Trips. Lalabas ang Trips na pahina. 

3. Piliin ang Events na tab. 

4. Piliin ang Upcoming upang makita ang mga paparating na kaganapan (kung hindi pa ito ang nakapili). Bawat kaganapan na nagawa ay makikita bilang isang hilera. Para sa bawat kaganapan, makikita ang lokasyon, mga petsa, at mga uri ng pag-book. 

5. Hanapin ang kaganapang nais mong tingnan at i-click ang hilera nito. Lalabas ang pahina ng mga biyahe ng kaganapan. 

   • Upang baguhin ang mga parameter ng isang kaganapan na may ilan nang nailathalang biyahe, piliin ang Event parameters mula sa Modify na menu, i-edit ayon sa kailangan at i-click ang Apply. 

6. I-click ang Publish trips. 

   • Upang ilathala ang mga biyahe nang hindi nagpapadala ng email invitation sa mga dadalo, i-click ang Publish only.

   • Upang ilathala ang mga biyahe at magpadala ng email invitation sa mga dadalo, i-click ang Publish and send invites.

   • Upang subukan kung paano lalabas ang paanyaya, i-click ang link na ibinigay (pagkatapos mong i-click ang Publish trips). Ipapadala ang paanyaya sa iyong email address.

7. Kapag nailathala na, maaari ka pa ring gumawa ng pagbabago sa ilang parameter ng kaganapan at/o biyahe ng biyahero. Gayunman, ang anumang pagbabago ay para lamang sa mga susunod na booking, hindi sa mga nagawa na (para sa karagdagang detalye, tingnan ang View and manage existing events na bahagi ng paksang ito). Ilan sa mga maaaring baguhin ay: 

   • Pangalan ng kaganapan/biyahe

   • Paglalarawan ng kaganapan/biyahe

   • Mga petsa ng biyahe (halimbawa, baguhin ang simula o pagtatapos na petsa)

   • Payment details 

   • Allowed booking types

   • Bilang ng pinapahintulutang kasama sa flight (hanggang 5 karagdagang kasama sa parehong PNR)

   • Mga sagot sa custom fields (sa ngalan ng biyahero)

   • Mga halaga ng profile field para sa biyahe (halimbawa, cost center, legal entity)

   • Magdagdag ng karagdagang biyahero

   • Alisin ang mga biyahero (na wala pang ginagawang booking).

Tingnan ang ulat tungkol sa isang kaganapan

Maaari mong tingnan ang detalyadong sukatan ng isang kaganapan. 

1. Mag-login sa Online Booking Tool. 

2. I-click ang Trips. Lalabas ang Trips na pahina. 

3. Piliin ang Events na tab. 

4. Piliin ang Upcoming upang makita ang mga paparating na kaganapan (kung hindi pa ito ang napili). Maaari mo ring tingnan ang ulat para sa mga natapos na kaganapan. 

5. Hanapin ang kaganapan na nais mong pag-ulat at i-click ang hilera nito. Lalabas ang pahina ng kaganapan. 

I-click ang Reporting. Lalabas ang mga sukatan ng ulat para sa pahinang ito.

Kaugnay na mga paksa

• Events (Pangkalahatang-ideya)
• Mag-book ng biyahe para sa kaganapan (empleyado/tagapag-ayos)
• Mag-book ng biyahe para sa kaganapan (hindi empleyado/bisita)
• Gumawa ng template (para sa mga kaganapan at biyahe)