Izveidot, publicēt un pārvaldīt pasākumu (jaunākā versija)

Tikai lietotājiem ar noteiktām lomām ir tiesības izveidot, publicēt un pārvaldīt pasākumus. Šīs darbības varēs veikt uzņēmuma administratori un pasākumu koordinatori, kā aprakstīts tālākajās instrukcijās. 

SATURA RĀDĪTĀJS

• Pasākuma izveide, publicēšana un pārvaldība
  • Pasākuma izveide
  • Esošo pasākumu apskate un pārvaldība
  • Ceļojumu publicēšana pasākumam (pasākumiem, kuros iespējams izsūtīt ielūgumus)
  • Pārskatu apskate par pasākumu
  • Saistītās tēmas

Pasākuma izveide

1. Pieslēdzieties tiešsaistes rezervēšanas rīkam. 

2. Nospiediet Ceļojumi. Tiks atvērta Ceļojumi lapa. 

3. Nospiediet Izveidot (augšējā labajā stūrī) un izvēlieties Pasākums no veidnes no izvēlnes. Tiks atvērts Izveidot pasākumu no veidnes dialoglodziņš.

4. Lauks Organizācija būs jau aizpildīts ar jūsu uzņēmuma nosaukumu. Ja esat TMC administrators, izvēlieties atbilstošo organizāciju.

5. Izvēlieties veidni, kuru vēlaties izmantot savam pasākumam, laukā Ceļojuma veidne . Tas ļaus jums pārņemt iepriekš iestatītās vērtības no izvēlētās veidnes. Ja neesat pārliecināts, kuru veidni izvēlēties, lūdziet padomu savam ceļojumu pārvaldniekam. Piemēram, ja plānojat pasākumu jaunajiem darbiniekiem, iespējams, būs piemērota veidne ar ielūgumiem. 

6. Laukā Atrašanās vieta ievadiet pasākuma norises vietu.

7. Laukā Nosaukums ievadiet pasākuma nosaukumu. Šis nosaukums būs redzams visiem uzaicinātajiem dalībniekiem.

8. Iestatiet Pasākuma sākuma datumu un Pasākuma beigu datumu , kā nepieciešams konkrētajam pasākumam. 

9. Iestatiet Ceļojuma loga sākuma datumu un Ceļojuma loga beigu datumu pasākumam. 

   • Sākuma datums jāizvēlas pirms pasākuma sākuma. Ņemiet vērā arī tādus faktorus kā laika joslu maiņa, attālums un pārsēšanās.

   • Beigu datums jāizvēlas pēc pasākuma beigām.

10. Nospiediet Papildu iestatījumi lai skatītu detalizētākus rezervēšanas veidu iestatījumus. Daļa šo iestatījumu var būt jau iepriekš noteikti, balstoties uz izvēlēto veidni. Šajā sadaļā ir 2 cilnes: Atļautie rezervēšanas veidi un Ceļojuma dati. 

11. Cilnē Ceļojuma dati varēsiet redzēt ceļotāja profila laukus (piemēram, Izmaksu centrs), kuriem veidnes administrators ir ievadījis citu vērtību vai atļāvis to mainīt. Ja ievadīsiet citu vērtību, tā attieksies tikai uz šī pasākuma ceļojumiem un nemainīs ceļotāja profila datus pastāvīgi. Katram laukam būs vai nu administratora noteikta vērtība, vai tiks izmantota profila noklusējuma vērtība (tā šeit netiks rādīta). Ja nepieciešams, varat mainīt šo lauku vērtības vai atstāt tās nemainītas.  

12. Atļautos rezervēšanas veidus šim pasākumam varat norādīt cilnē Atļautie rezervēšanas veidi (šos iestatījumus varēsiet mainīt arī vēlāk vai noteikt katram ceļotājam atsevišķi). Tikai tie rezervēšanas veidi, kas būs aktivizēti, būs pieejami dalībniekiem. Ja pēc pasākuma publicēšanas nepieciešams pievienot vēl kādu rezervēšanas veidu, to var izdarīt administratori un koordinatori vai arī veikt rezervāciju ceļotāja vietā. 

13. Gaisa pārvadājumiem Lidojums:

    • Lai noteiktu, kāda veida lidojumi būs atļauti, izvēlieties vienu vai vairākus no šādiem variantiem izvēlnē Atļautie lidojumu veidi :

      • Vienvirziena

      • Tūrisma (turp-atpakaļ)

      • Atgriešanās vieta var atšķirties no izlidošanas vietas – noderīgi, ja ceļotājam jāpiedalās vairākos pasākumos.

    • Lietojiet + un - pogas, lai noteiktu, cik pavadošos (piemēram, ģimenes locekļus) ceļotājs drīkst pievienot lidojuma rezervācijai laukā Atļautie pavadošie . Ja šis iestatījums ir aktivizēts (t.i., vērtība nav 0), ceļotāji varēs pievienot pavadošos, rezervējot lidojumu, taču to skaits nepārsniegs šeit norādīto maksimumu. Pievienot ceļotājus rezervējot lidojumus. Ceļotāji varēs pievienot pavadošos tikai līdz norādītajam skaitam. 

    • Laukā Atļautās galamērķa lidostas meklējiet un izvēlieties vēlamās lidostas. Šeit varat norādīt visas lidostas, uz kurām dalībnieki drīkst rezervēt lidojumus, lai nokļūtu uz pasākumu (izlidošana iespējama no jebkuras lidostas). Šo lauku var arī atstāt tukšu vai aizpildīt vēlāk – tad ceļotāji varēs rezervēt lidojumus uz jebkuru lidostu. 

      • Sāciet ievadīt lidostas nosaukumu vai kodu – piedāvātie varianti tiks parādīti pēc ievadītā. 

      • Atzīmējiet vajadzīgo lidostu izvēles rūtiņā. 

      • Lai pievienotu vēl lidostas, meklējiet un atkārtojiet šo darbību. 

    • Lietojiet kalendāru un laika laukus zem Ieteicamais ierašanās laiks pirms un Ieteicamais izlidošanas laiks pēc lai norādītu, kad ceļotājiem tiks ieteikts rezervēt lidojumus. Noklusējuma vērtības tiks ņemtas no Pasākuma datumi laukiem. Ceļotājiem tiks ieteikts rezervēt lidojumus šajā laika posmā. 

14. Viesnīcām Viesnīca:

    • Lai atļautu viesnīcu rezervācijas šim pasākumam, ieslēdziet šo iespēju.

    • Nospiediet Pievienot lai norādītu konkrētas viesnīcas. Parādīsies lauks Viesnīca . Šeit varat norādīt visas viesnīcas, kurās dalībnieki drīkst rezervēt uzturēšanos pasākuma laikā. Šo lauku var arī atstāt tukšu. 

    • Sāciet ievadīt viesnīcas nosaukumu – piedāvātie varianti tiks parādīti pēc ievadītā. 

    • Izvēlieties vajadzīgo viesnīcu.  

    • Lai pievienotu vēl viesnīcas, nospiediet Pievienot vēlreiz un atkārtojiet darbību. 

15. Vilcieniem Vilciens 

    • Lai atļautu vilcienu rezervācijas šim pasākumam, ieslēdziet šo iespēju.

    • Citi papildu iestatījumi nav nepieciešami.

16. Automašīnām Automašīna

    • Lai atļautu auto nomas rezervācijas šim pasākumam, ieslēdziet šo iespēju.

    • Citi papildu iestatījumi nav nepieciešami.

17. Pārskatiet cilnes Pielāgotie lauki saturu. 

    • Veidne, uz kuras balstās jūsu ceļojums, var saturēt pielāgotus laukus. Šo lauku vērtības var būt jau aizpildītas no veidnes. Ja tā ir, varat tās pieņemt vai mainīt. Ja lauks nav aizpildīts, jums var būt nepieciešams to aizpildīt pašam. 

    • Jūs varat pievienot arī papildu pielāgotus laukus. Ja vēlaties pievienot pielāgotu lauku savam ceļojumam, nospiediet Pievienot. Tas ļaus izvēlēties pielāgotu lauku un ievadīt tam nepieciešamo informāciju. 

18. Nospiediet Izveidot. Tiks atvērta pasākuma lapa. 

19. Lai ievadītu pasākuma aprakstu, nospiediet Pasākuma apraksts. Tiks atvērta pasākuma apraksta lapa. 

    • Rediģējiet aprakstu pēc nepieciešamības. Šeit varat arī formatēt tekstu – lietot treknrakstu, kursīvu, aizzīmes, mainīt fontu, krāsu, atkāpes, kā arī pievienot saites. Kad pabeigts, nospiediet Saglabāt. 

20. Lai rediģētu kādu no apmaksas veidiem konkrētam rezervācijas veidam, nospiediet Maksājumu informācija. Pēc tam nospiediet zīmuļa ikonu zem Maksājuma veids attiecīgajam rezervācijas veidam un veiciet nepieciešamās izmaiņas. Plašāku informāciju par iespējām skatiet 9. solī no Izveidot veidni (pasākumiem un ceļojumiem).. Nospiediet Saglabāt kad pabeigts. 

21. Lai sāktu pievienot ceļotājus šim pasākumam, nospiediet + Ceļotājs. Piezīme: Lietotājs, kurš pievieno ceļotāju, tiks norādīts kā kontaktpersona šī ceļotāja ceļojumam. Tas būs cilvēks, pie kura ceļotājs varēs vērsties ar jautājumiem. Ja izmantojat veidni bez ielūgumiem, katram pievienotajam ceļotājam automātiski tiks izveidots ceļojums. Ja izmantojat veidni ar ielūgumiem, jums būs iespēja publicēt ceļojumus ar vai bez e-pasta ielūguma izsūtīšanas. 

    • Lai pievienotu individuālus uzņēmuma darbiniekus kā ceļotājus: Nospiediet + Ceļotājs un ievadiet lietotāja vārdu vai e-pastu, kuru vēlaties uzaicināt. Parādīsies lietotāju saraksts, kas atbilst ievadītajam. Izvēlieties vajadzīgo lietotāju un atkārtojiet šo soli katram uzņēmuma darbiniekam. 

    • Lai pievienotu viesi, kurš nav uzņēmuma darbinieks: Nospiediet + Ceļotājs un sāciet ievadīt viņa vārdu vai e-pastu meklēšanas laukā. Parādīsies lietotāju saraksts, kas atbilst ievadītajam. Izvēlieties vajadzīgo viesi un atkārtojiet šo soli katram viesim. Ja viesim vēl nav profila sistēmā, nospiediet Izveidot uzņēmuma viesi un izveidojiet viņam profilu (visiem viesiem nepieciešams norādīt e-pastu, vārdu, uzvārdu un juridisko personu). Ne vienmēr būs iespēja izveidot uzņēmuma viesu profilus. 

22. Lai mainītu parametrus: 

    • Lai mainītu jebkurus pasākuma iestatījumus pirms publicēšanas, izvēlieties atbilstošo opciju (piemēram,  Pasākuma parametri) izvēlnē Rediģēt un pēc nepieciešamības veiciet izmaiņas, pēc tam nospiediet Pielietot. Šīs izmaiņas tiks piemērotas visiem pasākuma ceļojumiem (izņemot tos, kas jau individuāli mainīti vai jau rezervēti).

    • Lai mainītu parametrus atsevišķam ceļojumam vai ceļotājam, atzīmējiet vajadzīgo ceļotāju. Izvēlieties atbilstošo opciju (piemēram, Ceļojuma parametri) izvēlnē Rediģēt lapas apakšā un veiciet nepieciešamās izmaiņas. Ņemiet vērā, ka, ja mainīsiet konkrēta ceļotāja ceļojuma parametrus, turpmākās izmaiņas pasākuma līmenī uz šo ceļojumu vairs neattieksies. 

23. Tālāk: 

    • Pasākuma ceļojumiem, kas izmanto veidni bez ielūgumiem,ceļojumi tiks izveidoti automātiski katram pievienotajam ceļotājam. Pasākumu vai tā ceļojumus nav nepieciešams publicēt.

    • Pasākuma ceļojumiem, kas izmanto veidni ar ielūgumiem, varat publicēt ceļojumus, nospiežot Publicēt ceļojumus vai skatīt Ceļojumu publicēšana pasākumam papildu informācijai. Jums tiks piedāvāts nosūtīt ielūgumus dalībniekiem.

Esošo pasākumu apskate un pārvaldība

1. Pieslēdzieties tiešsaistes rezervēšanas rīkam. 

2. Nospiediet Ceļojumi. Tiks atvērta Ceļojumi lapa. 

3. Izvēlieties cilni Pasākumi .

4. Varat filtrēt pēc pasākuma nosaukuma, datuma vai statusa (tikai gaidāmajiem pasākumiem). 

   1. Izvēlieties Gaidāmie no izvēlnes, lai skatītu gaidāmos vai notiekošos pasākumus. 

   2. Izvēlieties Pabeigtie no izvēlnes, lai skatītu jau notikušos pasākumus.

   3. Izvēlieties Atcelti no izvēlnes, lai skatītu atceltos pasākumus.

5. Katrā izveidotajā pasākumā būs redzama atsevišķa rinda. Katram pasākumam būs norādīta atrašanās vieta, datumi un rezervēšanas veidi. Ja pasākumā ir nepublicēti ceļojumi, jums būs iespēja tos publicēt (ar vai bez e-pasta paziņojuma).  

6. Atrodiet vajadzīgo pasākumu un noklikšķiniet uz tā. Tiks atvērta pasākuma informācijas lapa. Katram ceļotājam būs redzams: ceļotāja vārds, ceļojuma nosaukums, ceļojuma datums, ceļojuma logs, atļautie rezervēšanas veidi, ceļojuma statuss, ielūguma statuss (pasākumiem ar ielūgumiem). Zaļš simbols pie rezervēšanas veida nozīmē, ka ceļotājs šo rezervāciju ir pabeidzis. Varat kārtot pēc Ceļojuma statuss (piemēram, gaida apstiprinājumu). Pasākumiem ar ielūgumiem var kārtot arī pēc Ielūguma statuss (Uzaicināts, Nav uzaicināts). 

7. Varat pārskatīt un rediģēt pasākuma parametrus, ceļotāju sarakstu vai konkrēta ceļotāja ceļojuma parametrus. 

   1. Izmaiņas pasākuma parametros 

      1. Lai mainītu Pasākuma apraksts, noklikšķiniet uz tā. Rediģējiet pēc vajadzības un nospiediet Saglabāt.

      2. Lai rediģētu vai pievienotu Iekšējo piezīmi, noklikšķiniet uz tās. Rediģējiet pēc vajadzības un nospiediet Saglabāt.  

      3. Lai mainītu jebkuru pasākuma parametru, izvēlieties Pasākuma parametri no izvēlnes Rediģēt un pēc nepieciešamības veiciet izmaiņas, pēc tam nospiediet Pielietot. Šīs izmaiņas tiks piemērotas visiem pasākuma ceļojumiem (izņemot tos, kas jau individuāli mainīti vai jau rezervēti).

      4. Lai mainītu pasākuma kontaktpersonas, izvēlieties Pasākuma kontakti no izvēlnes Rediģēt un pēc nepieciešamības veiciet izmaiņas, pēc tam nospiediet Saglabāt. 

   2. Izmaiņas ceļotājos un viņu ceļojumu parametros

      1. Lai mainītu parametrus atsevišķam ceļojumam vai ceļotājam, atzīmējiet vajadzīgo ceļotāju. Izvēlieties nepieciešamos parametrus izvēlnē Rediģēt lapas apakšā un veiciet nepieciešamās izmaiņas. Kad mainīsiet konkrēta ceļotāja ceļojuma parametrus, šis ceļojums tiks atzīmēts kā rediģēts un turpmākās izmaiņas pasākuma līmenī uz to vairs neattieksies.  

      2. Lai pievienotu ceļotājus, nospiediet + Ceļotājs, meklējiet vajadzīgo ceļotāju un izvēlieties viņa vārdu. Pasākumiem ar ielūgumiem būs jāspiež Publicēt ceļojumus (augšējā labajā stūrī), lai izveidotu viņam ceļojumu. Pasākumiem bez ielūgumiem ceļojums tiks izveidots automātiski.    

      3. Lai noņemtu ceļotāju, atveriet viņa ceļojumu (nospiežot uz ceļojuma nosaukuma). Tiks atvērta ceļojuma informācijas lapa. Izvēlieties Atcelt ceļojumu no izvēlnes Darbības . Jebkādas saites e-pasta ielūgumos, kas jau nosūtīti, vairs nebūs derīgas. Piezīme: Ja jau ir veiktas rezervācijas šim pasākumam, jums tiks piedāvāts tās atcelt.

      4. Lai augšupielādētu dalībnieku sarakstu, nospiediet Augšupielādēt un skatiet norādes sadaļā Pasākuma izveide šajā lapā augstāk.

      5. Lai lejupielādētu pašreizējo dalībnieku sarakstu, nospiediet Lejupielādēt rīkjoslā.

Ceļojumu publicēšana pasākumam (pasākumiem, kuros iespējams izsūtīt ielūgumus)

Pēc tam, kad esat izveidojis pasākumu ar ielūgumiem (piemēram, izmantojot veidni ar ielūgumiem), varat priekšskatīt ielūgumus un publicēt ceļojumus, kas nepieciešami rezervācijām šim pasākumam. Publicējot pasākumu, varat norādīt, vai dalībniekiem tiks nosūtīti e-pasta ielūgumi. 

Pasākumiem, kas izveidoti ar veidni bez ielūgumiem, pievienotajiem ceļotājiem netiks sūtīti e-pasta ielūgumi, bet katram ceļotājam automātiski tiks izveidots ceļojums. Jūs (vai aģents) varēsiet veikt rezervācijas katram ceļotājam, atverot viņa ceļojumu pasākumā. Alternatīvi, ceļotāji var rezervēt paši.

1. Pieslēdzieties tiešsaistes rezervēšanas rīkam. 

2. Nospiediet Ceļojumi. Tiks atvērta Ceļojumi lapa. 

3. Izvēlieties cilni Pasākumi . 

4. Izvēlieties Gaidāmie lai skatītu gaidāmos pasākumus (ja tas vēl nav atlasīts). Katrā izveidotajā pasākumā būs redzama atsevišķa rinda ar informāciju par atrašanās vietu, datumiem un rezervēšanas veidiem. 

5. Atrodiet vajadzīgo pasākumu un noklikšķiniet uz tā rindas. Tiks atvērta pasākuma ceļojumu lapa. 

   • Lai mainītu pasākuma parametrus, ja daļa ceļojumu jau ir publicēti, izvēlieties Pasākuma parametri no izvēlnes Rediģēt veiciet nepieciešamās izmaiņas un nospiediet Pielietot. 

6. Nospiediet Publicēt ceļojumus. 

   • Lai publicētu pasākuma ceļojumus bez e-pasta ielūgumu izsūtīšanas dalībniekiem, nospiediet Tikai publicēt.

   • Lai publicētu ceļojumus un izsūtītu e-pasta ielūgumus dalībniekiem, nospiediet Publicēt un sūtīt ielūgumus.

   • Lai pārbaudītu, kā izskatīsies ielūgums, nospiediet uz saites (pēc tam, kad nospiedīsiet Publicēt ceļojumus). Ielūgums tiks nosūtīts uz jūsu e-pastu.

7. Pēc publicēšanas joprojām varēsiet mainīt dažus pasākuma un/vai ceļojuma parametrus. Tomēr izmaiņas attieksies tikai uz nākamajām rezervācijām, nevis jau veiktajām (sīkāk skatiet sadaļā Esošo pasākumu apskate un pārvaldība šajā tēmā). Piemēri, ko var mainīt: 

   • Pasākuma/ceļojuma nosaukums

   • Pasākuma/ceļojuma apraksts

   • Ceļojuma datumi (piemēram, mainīt sākuma vai beigu datumu)

   • Maksājumu informācija 

   • Atļautie rezervēšanas veidi

   • Atļauto pavadošo skaits lidojumiem (līdz 5 papildus pavadošajiem vienā PNR)

   • Atbildes pielāgotajos laukos (ceļotāja vārdā)

   • Profila lauku vērtības ceļojumam (piemēram, izmaksu centrs, juridiskā persona)

   • Pievienot papildu ceļotājus

   • Noņemt ceļotājus (kas vēl nav veikuši rezervācijas).

Pārskatu apskate par pasākumu

Varat apskatīt detalizētus rādītājus par pasākumu. 

1. Pieslēdzieties tiešsaistes rezervēšanas rīkam. 

2. Nospiediet Ceļojumi. Tiks atvērta Ceļojumi lapa. 

3. Izvēlieties cilni Pasākumi . 

4. Izvēlieties Gaidāmie lai skatītu gaidāmos pasākumus (ja tas vēl nav atlasīts). Varat apskatīt arī pabeigto pasākumu pārskatus. 

5. Atrodiet pasākumu, par kuru vēlaties skatīt pārskatu, un noklikšķiniet uz tā rindas. Tiks atvērta pasākuma lapa. 

Nospiediet Pārskati. Šīs lapas pārskata rādītāji būs redzami.

Saistītās tēmas

• Pasākumi (pārskats)
• Ceļojuma rezervēšana pasākumam (darbinieks/pārstāvis)
• Ceļojuma rezervēšana pasākumam (nedarbinieks/viesis)
• Veidnes izveide (pasākumiem un ceļojumiem)