Organisatiespecifieke gebruikersprofielvelden

Organisatiespecifieke gebruikersprofielvelden zijn velden die u als organisatie toevoegt aan de profielgegevens van uw gebruikers en reizigers. Hiermee kunt u extra kenmerken opnemen die uniek zijn voor uw organisatie, zoals kostenplaatsen, functieniveaus, afdelingen of projectcodes. U kunt deze velden handmatig bijwerken, via een CSV-bestand uploaden of rechtstreeks via de API aanpassen. Met deze functie kunt u de gebruikersprofielen uitbreiden met informatie die specifiek is voor uw organisatie, zoals bijvoorbeeld kostenplaatsen, functietitels, afdelingen of projectcodes. Nadat het veld is aangemaakt, kunt u het profielveld handmatig bijwerken, via een CSV-upload of direct via de API. 

Organisatiespecifieke gebruikersprofielvelden verschillen van aangepaste velden. Aangepaste velden zijn namelijk niet gekoppeld aan het gebruikersprofiel en verschijnen doorgaans alleen bij het boeken van reizen op de bevestigings- en afrekenpagina’s. Daarnaast kunnen beheerders aangepaste velden zelf aanmaken in de Online Boekingsmodule, zonder tussenkomst van een Spotnana implementatiemanager.

Een organisatiespecifiek gebruikersprofielveld toevoegen

Als u een nieuw veld aan de gebruikersprofielen wilt toevoegen, dient uw beheerder contact op te nemen met de Spotnana implementatiemanager. Deze manager zal vervolgens een verzoek indienen bij de technische afdeling van Spotnana om het nieuwe veld toe te voegen aan de gebruikersprofielen en een ticket aanmaken. U ontvangt een bericht zodra het verzoek is afgerond. 

Een organisatiespecifiek profielveld invullen met een waarde

Nadat het nieuwe profielveld is toegevoegd, kunt u voor elke gebruiker een waarde invullen op een van de volgende manieren:

• Ieder gebruikersprofiel handmatig bijwerken. Dit doet u als volgt:

  • Kies Gebruikers in het Programma menu. De Reizigers pagina wordt nu getoond. 

  • Zoek de gebruiker op waarvan u het nieuwe profielveld wilt bijwerken en klik op de naam. De profielpagina van de gebruiker wordt geopend. 

  • Scroll naar het gedeelte Arbeidsgegevens op de pagina. 

  • Zoek het nieuwe profielveld op en vul de gewenste waarde in. 

  • Klik op Opslaan. 

• De waarde van het veld voor alle gebruikers bijwerken via het uploaden van een CSV-bestand volg hiervoor deze stappen.

• De waarde van het veld voor alle gebruikers bijwerken via de API.

• De waarde van het veld voor alle gebruikers bijwerken via SFTP vanuit uw HR-systeem.

Waar is het organisatiespecifieke profielveld zichtbaar

Het organisatiespecifieke profielveld (en de bijbehorende waarde) is zichtbaar op de volgende plekken in de Online Boekingsmodule. 

• De gebruiker kan het veld zelf bekijken in zijn of haar profiel (te bereiken via Mijn Profiel). Om organisatiespecifieke profielvelden te vinden, kiest u Werk (aan de linkerkant onder Profiel). 

• Beheerders kunnen het veld bekijken (en bewerken) in het profiel van de gebruiker. Hiervoor kiest u Gebruikers in het Programma menu en klikt u op de betreffende gebruiker op de Reizigers pagina. Scroll naar het gedeelte Arbeidsgegevens op de pagina. Beheerders kunnen de waarde van het veld ook aanpassen. 

• Alle gebruikers met toegang tot de Companion-weergave (zoals reisagenten en beheerders) kunnen het veld inzien. Ga hiervoor naar de Companion-weergave, zoek de gewenste gebruiker op en kies het tabblad Werk . 

Als u gebruikersgegevens bijwerkt via een CSV-bestand, wordt het nieuwe profielveld automatisch als kolom toegevoegd aan uw CSV-sjabloon.