Brugerprofilfelter tilpasset organisationen

Organisationstilpassede brugerprofilfelter er felter, som din virksomhed selv vælger at tilføje til brugernes og rejsendes profiler. Med denne funktion kan I udvide profilerne med oplysninger, der er særlige for jeres organisation, for eksempel omkostningssteder, jobtitler, afdelinger eller projektkoder. Når felterne er oprettet, kan de opdateres manuelt, via upload af en CSV-fil eller direkte gennem API’en. 

Organisationstilpassede brugerprofilfelter adskiller sig fra brugerdefinerede felter. Brugerdefinerede felter er ikke knyttet til en brugers profil og vises typisk kun, når der bookes rejser – for eksempel på bekræftelses- og betalingssider. Derudover kan administratorer selv oprette brugerdefinerede felter i Online Booking-værktøjet uden at skulle kontakte en Spotnana-implementeringsansvarlig.

Sådan tilføjer du et organisationstilpasset brugerprofilfelt

Hvis du ønsker at tilføje et nyt felt til brugernes profiler, skal din administrator kontakte sin Spotnana-implementeringsansvarlige. Herefter opretter denne person en anmodning til Spotnanas tekniske afdeling om at tilføje det nye felt til jeres brugerprofiler og opretter en tilhørende sag. Når anmodningen er gennemført, får I besked. 

Sådan udfylder du et organisationstilpasset brugerprofilfelt

Når det nye profilfelt er oprettet, kan du tilføje en værdi til feltet for hver bruger på en af følgende måder:

• Opdater hver brugerprofil manuelt. Sådan gør du:

  • Vælg Program i topmenuen. TMC-administratorer skal vælge Firma-tilstand. Vælg Brugere i venstremenuen (under Personer). Brugere siden vises.
    

  • Find og vælg navnet på den bruger, du ønsker at opdatere det nye profilfelt for. Herefter åbnes brugerens profilside. 

  • Rul ned til Ansættelsesoplysningerafsnit på siden.

  • Find det nye profilfelt, og indtast den ønskede værdi. 

  • Klik på Gem. 

• Opdater feltets værdi for alle brugere ved at uploade en CSV-fil med denne fremgangsmåde.

• Opdater feltets værdi for alle brugere via API'et.

• Opdater feltets værdi for alle brugere via SFTP fra jeres HR-system.

Hvor kan det brugerdefinerede profilfelt fra organisationen ses

Det brugerdefinerede profilfelt (og dets værdi), som din organisation har oprettet, vil være synligt flere steder i Online Booking-værktøjet.

• Som bruger kan du se feltet i din egen profil, når du åbner Profil. For at finde de brugerdefinerede felter fra organisationen, skal du vælge Arbejde i menuen til venstre under Profil.

• Administratorer kan både se og redigere feltet i brugerens profil. For at finde det, vælg først Program i topmenuen, vælg derefter Brugere under Personer, og klik derefter på brugerens række på Rejsende-siden. Rul ned til afsnittet Ansættelsesoplysninger på siden. Administratorer har også mulighed for at redigere feltets værdi.

• Alle brugere med adgang til Companion-visningen (f.eks. medarbejdere og administratorer) kan se den. For at finde feltet skal du gå ind i Companion-visningen, søge efter den ønskede bruger og vælge fanen Arbejdsopgaver. 

Hvis du opdaterer dine brugeroplysninger via en CSV-fil, bliver det nye profilfelt automatisk tilføjet som en kolonne i din CSV-skabelon.