Organisationsspezifische Benutzerprofilfelder

Organisationsdefinierte Benutzerprofilfelder sind Felder, die speziell für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation eingerichtet werden und die Sie den Profilen Ihrer Nutzer und Reisenden hinzufügen können. Mit dieser Funktion können Sie die Benutzerprofile um unternehmensspezifische Angaben wie beispielsweise Kostenstellen, Positionen, Abteilungen oder Projektcodes erweitern. Nachdem das Feld angelegt wurde, können Sie die Werte entweder manuell, per CSV-Import oder direkt über die API pflegen. 

Organisationsdefinierte Benutzerprofilfelder unterscheiden sich von benutzerdefinierten Feldern. Benutzerdefinierte Felder sind nicht direkt mit dem Benutzerprofil verknüpft und erscheinen in der Regel nur bei der Reisebuchung auf Bestätigungs- und Bezahlseiten. Zudem können Administratoren benutzerdefinierte Felder selbstständig im Online-Buchungstool anlegen, ohne dass eine Anfrage an den Spotnana-Implementierungsmanager erforderlich ist.

So fügen Sie ein organisationsdefiniertes Benutzerprofilfeld hinzu

Wenn Sie ein neues Feld zu den Benutzerprofilen hinzufügen möchten, muss Ihr Administrator Kontakt mit dem Spotnana-Implementierungsmanager aufnehmen. Dieser leitet die Anfrage an die Technikabteilung von Spotnana weiter, damit das neue Feld in die Profilstruktur aufgenommen und ein entsprechendes Ticket erstellt wird. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. 

So befüllen Sie ein organisationsdefiniertes Benutzerprofilfeld mit einem Wert

Sobald das neue Profilfeld angelegt ist, können Sie für jeden Nutzer einen Wert hinterlegen – auf eine der folgenden Arten:

• Manuelle Aktualisierung jedes einzelnen Nutzerprofils. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Wählen Sie Benutzer im Programm Menü aus. Die Seite Reisende wird angezeigt. 

  • Suchen Sie den gewünschten Nutzer und klicken Sie auf den Namen, um dessen Profil zu öffnen. 

  • Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Beschäftigungsdetails auf der Seite. 

  • Suchen Sie das neue Profilfeld und tragen Sie den gewünschten Wert ein. 

  • Klicken Sie auf Speichern. 

• Wert für alle Nutzer aktualisieren durch CSV-Import über diesen Ablauf.

• Wert für alle Nutzer aktualisieren über die API.

• Wert für alle Nutzer aktualisieren per SFTP aus Ihrem HR-System.

Wo werden organisationsdefinierte Benutzerprofilfelder angezeigt?

Das organisationsdefinierte Benutzerprofilfeld (und sein Wert) ist an folgenden Stellen im Online-Buchungstool sichtbar: 

• Der Nutzer kann es im eigenen Profil einsehen (über Mein Profil). Um organisationsdefinierte Profilfelder zu finden, wählen Sie Arbeit (links unter dem Bereich Profil). 

• Administratoren können das Feld im Benutzerprofil einsehen und bearbeiten. Gehen Sie dazu auf Benutzer im Programm Menü und klicken Sie dann auf den entsprechenden Nutzer in der Reisende Ansicht. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Beschäftigungsdetails . Administratoren können den Wert des Feldes dort ebenfalls bearbeiten. 

• Alle Nutzer mit Zugriff auf die Companion-Ansicht (z. B. Agenten, Administratoren) können das Feld ebenfalls sehen. Um es zu finden, öffnen Sie die Companion-Ansicht, suchen Sie den gewünschten Nutzer und wählen Sie den Reiter Arbeit aus. 

Wenn Sie Ihre Benutzerprofile per CSV-Datei aktualisieren, wird das neue Profilfeld automatisch als zusätzliche Spalte in Ihrer CSV-Vorlage ergänzt.