Opprett en mal (for arrangementer og reiser)
Reisemaler gjør det mulig for firmaadministratorer å lage maler som andre brukere (for eksempel reisebestillere) kan benytte når de skal opprette arrangementer og reiser. Med disse malene kan administrator forhåndsinnstille og tilpasse ulike verdier på forhånd. Verdiene overføres automatisk til arrangementene eller reisene som bruker malen, noe som gir bedre etterlevelse, større forutsigbarhet og sparer tid – samtidig som arrangørene fortsatt har fleksibiliteten de trenger.
INNHOLDSFORTEGNELSE
Opprett en mal
Velg Firma i Program menyen. Siden for firmainnstillinger vises. Innstillingssiden for firmaet vises.
Velg Reisemaler (under Konfigurasjon menyen) i venstremenyen. Reisemaler siden vises.
Klikk på Opprett ny. Ny mal siden vises.
Velg Invitasjon eller Ingen invitasjon. Dette bestemmer om arrangementer og reiser som opprettes fra denne malen, gir koordinatorer og reisebestillere mulighet til å sende invitasjoner til reisende. Innstillingen sier også ofte noe om hvem som skal gjøre bestillingen – om det er reisende selv eller arrangør. Når du har valgt dette for en mal, kan det ikke endres senere.
Invitasjon arrangement/reise gjør det mulig å sende e-postinvitasjon til reisende (ansatte og gjester). E-posten inneholder en lenke slik at ansatte og gjester selv kan bestille reisen.
Ingen invitasjon arrangement/reise gir ikke mulighet til å sende e-postinvitasjon. Ansatte kan likevel bestille reisen selv (via Reiser siden), eller en arrangør kan gjøre det for dem. For gjester kan kun en koordinator bestille reisen.
Skriv inn et navn på malen i feltet Malenavn . Velg et beskrivende navn som gjør det enkelt for koordinatorer å forstå hva slags arrangement eller reise malen skal brukes til (for eksempel: Reise for nyansatte, Kandidatintervju, Gjesteforeleser, Ansattflytting).
Bruk feltet Sted for å forhåndsdefinere sted for alle arrangementer/reiser som bruker denne malen.
Ved å gjøre malen stedsspesifikk kan du forhåndsinnstille hvilke flyplasser, hoteller osv. som er tillatt.
Bruk feltet Primær reisende-type for å angi hvilke typer reisende (for eksempel ansatt, gjest) som kan legges til arrangementer/reiser som bruker denne malen.
Bruk feltet Reisepolicy for å velge hvilken reisepolicy som skal gjelde for reisende ved bestilling av reiser/arrangementer basert på denne malen. Du kan velge Reisendes standardpolicy eller en spesifikk policy.
Hvis du velger Reisendes standardpolicy, vil systemet automatisk bruke hver reisendes standardpolicy.
Velger du en spesifikk policy, kan du angi feltet Bruk reisendes policy hvis den er mindre restriktiv (for eksempel Tillatt, Ikke tillatt), slik at systemet vet hvilken policy som skal brukes.
Bruk feltene i delen Tillatte bestillingstyper for å forhåndsdefinere hvilke bestillingstyper som skal være tillatt som standard for arrangementer/reiser som bruker denne malen. Du kan også angi hvilke betalingsmetoder som kan brukes for hver type bestilling.
For Fly – Du kan tillate flybestillinger som standard ved å slå på bryteren. Du kan også angi hvilke flytyper (for eksempel én vei, tur-retur), hvilke flyplasser (for eksempel JFK, LAX, LHR) og om det er tillatt med medreisende (for eksempel familiemedlemmer). Bruk avkrysningsboksene for å velge Tillatte flytyper og Tillatte flyplasser. Bruk + og – knappene for å angi antall Tillatte medreisende. For å angi betalingsmetode for fly, klikk på blyantikonet under Betalingsmetode (standardinnstillingen er Reisendes standardbetaling), velg ønsket, og klikk Bekreft. Alternativene er:
Standard betalingsmetode – Alle betalingsmetoder som er lagt inn i reisendes profil.
Kort i reisendes profil – Alle betalingsmetoder i reisendes profil, bortsett fra sentrale firmakort.
Sentralt firmakort – Et spesifikt sentralt firmakort som du tilordner denne bestillingstypen for denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere sentrale firmakort, og så klikke Bekreft.
Malkort – Ethvert kort du har lagt til i denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere malkort og så klikke Bekreft.
Obs: Denne muligheten vises ikke hvis du ikke har lagt til noen kort i malen ennå. For å legge til et kort, klikk Legg til nytt kort.
Legg til nytt kort – Dette lar deg legge til et nytt kort via dialogboksen Legg til kredittkort Når det nye kortet er lagt til, kan du velge Malkort som et alternativ.
For Hotell – Du kan tillate hotellbestillinger som standard ved å slå på bryteren. Du kan også angi hvilke hoteller som er tillatt. For å legge til et hotell, klikk + Legg til. Bruk deretter søkefunksjonen for å finne ønsket hotell, og bruk avkrysningsboksene for å velge. For å angi betalingsmetode for hotell, klikk på blyantikonet under Betalingsmetode (standardinnstillingen er Reisendes standardbetaling), velg ønsket, og klikk Bekreft. Alternativene er:
Standard betalingsmetode – Alle betalingsmetoder som er lagt inn i reisendes profil.
Kort i reisendes profil – Alle betalingsmetoder i reisendes profil, bortsett fra sentrale firmakort.
Virtuelt kort – Et spesifikt virtuelt kort som du tilordner denne bestillingstypen for denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere virtuelle kort og så klikke Bekreft.
Sentralt firmakort – Et spesifikt sentralt firmakort som du tilordner denne bestillingstypen for denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere sentrale firmakort og så klikke Bekreft.
Malkort – Ethvert kort du har lagt til i denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere malkort og så klikke Bekreft.
Obs: Denne muligheten vises ikke hvis du ikke har lagt til noen kort i malen ennå. For å legge til et kort, klikk Legg til nytt kort.
Legg til nytt kort – Dette lar deg legge til et nytt kort via dialogboksen Legg til kredittkort Når det nye kortet er lagt til, kan du velge Malkort som et alternativ.
For Tog – Du kan tillate togbestillinger som standard ved å slå på bryteren. For å angi betalingsmetode for tog, klikk på blyantikonet under Betalingsmetode (standardinnstillingen er Reisendes standardbetaling), velg ønsket, og klikk Bekreft. Alternativene er:
Standard betalingsmetode – Alle betalingsmetoder som er lagt inn i reisendes profil.
Kort i reisendes profil – Alle betalingsmetoder i reisendes profil, bortsett fra sentrale firmakort.
Sentralt firmakort – Et spesifikt sentralt firmakort som du tilordner denne bestillingstypen for denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere sentrale firmakort og så klikke Bekreft.
Malkort – Ethvert kort du har lagt til i denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere malkort og så klikke Bekreft.
Obs: Denne muligheten vises ikke hvis du ikke har lagt til noen kort i malen ennå. For å legge til et kort, klikk Legg til nytt kort.
Legg til nytt kort – Dette lar deg legge til et nytt kort via dialogboksen Legg til kredittkort Når det nye kortet er lagt til, kan du velge Malkort som et alternativ.
For Leiebil – Du kan tillate leiebilbestillinger som standard ved å slå på bryteren. For å angi betalingsmetode for leiebil, klikk på blyantikonet under Betalingsmetode (standardinnstillingen er Reisendes standardbetaling), velg ønsket, og klikk Bekreft. Alternativene er:
Standard betalingsmetode – Alle betalingsmetoder som er lagt inn i reisendes profil.
Kort i reisendes profil – Alle betalingsmetoder i reisendes profil, bortsett fra sentrale firmakort.
Virtuelt kort – Et spesifikt virtuelt kort som du tilordner denne bestillingstypen for denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere virtuelle kort og så klikke Bekreft.
Direktefakturering – En spesifikk direktefaktureringskonto som du tilordner denne bestillingstypen for denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge én eller flere direktefaktureringskontoer og så klikke Bekreft.
Sentralt firmakort – Et spesifikt sentralt firmakort som du tilordner denne bestillingstypen for denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere sentrale firmakort og så klikke Bekreft.
Malkort – Ethvert kort du har lagt til i denne malen. Velger du dette, må du klikke Neste og deretter velge ett eller flere malkort og så klikke Bekreft.
Obs: Denne muligheten vises ikke hvis du ikke har lagt til noen kort i malen ennå. For å legge til et kort, klikk Legg til nytt kort.
Legg til nytt kort – Dette lar deg legge til et nytt kort via dialogboksen Legg til kredittkort Når det nye kortet er lagt til, kan du velge Malkort som et alternativ.
Hvis du ønsker å legge til egendefinerte felt i malen, klikk Legg til i delen Svar på egendefinerte felt . Da kan du velge hvilket egendefinert felt du vil legge til, og om det er du eller koordinatoren (som bruker malen for å opprette reiser/arrangementer) som skal fylle ut svaret. Svaret vil da overføres til alle reiser/arrangementer som bruker malen. Når du klikker Legg til, velg det egendefinerte feltet (for eksempel Reiseårsak) du ønsker å legge til fra Egendefinert felt menyen. Bruk deretter feltet Svarmetode for å angi om svaret skal fylles ut nå eller om koordinatoren skal gjøre det senere. Hvis du velger Forhåndsutfyll svar nå, blir du bedt om å fylle ut svaret.
Bruk feltene i delen Overstyr reisendeprofil-felt for å angi om du vil sette en annen verdi enn det som ligger i reisendes profil for denne malen, eller om koordinatoren skal kunne gjøre det (som standard brukes verdien fra reisendes profil). Feltene du kan overstyre er Juridisk enhet, Kostnadsstedog Avdeling. For hvert av disse feltene kan du velge mellom følgende innstillinger:
Tillat ikke overstyring (standard) – Systemet bruker verdien fra reisendes profil. Feltet vises da ikke i arrangementet eller reisen som opprettes fra denne malen.
Koordinator kan overstyre – Koordinatorer som bruker malen kan sette en annen verdi for feltet. Dette endrer ikke verdien i reisendes profil permanent, og gjelder kun for arrangementer/reiser laget med denne malen. Hvis koordinatoren ikke gjør noen endring, brukes verdien fra reisendes profil.
Sett overstyringsverdi nå – Du kan angi en bestemt verdi for feltet. Bruk menyen for å velge riktig verdi. Koordinatoren kan også endre verdien ved behov når arrangement/reise opprettes fra malen. Dette endrer ikke verdien i reisendes profil permanent, og gjelder kun for arrangementer/reiser laget med denne malen.
Bruk feltene i delen Ytterligere innstillinger for å velge hvilke bekreftelser og e-postvarsler/påminnelser som skal være aktivert som standard, og hvem som skal motta dem for arrangementer/reiser som bruker denne malen. Du kan også legge inn en standardbeskrivelse og notat til koordinator for alle arrangementer/reiser som opprettes med malen.
For å legge til flere kontakter, aktiver bryteren for Ytterligere kontakter . Som standard vil reisende alltid motta alle relevante varsler for reisen.
Bruk avkrysningsboksene under Motta e-post for for å angi hvilke bekreftelser og påminnelser som skal sendes.
For å legge til brukere på kopi-listen (CC), klikk + Legg til. Skriv inn e-postadressen til brukeren. For å legge til flere e-poster, klikk + Legg til.
For å legge til brukere på blindkopi-listen (BCC), klikk + Legg til. Skriv inn e-postadressen til brukeren. For å legge til flere e-poster, klikk + Legg til.
For å legge inn en standardbeskrivelse for alle arrangementer/reiser som bruker denne malen, aktiver bryteren for Standardbeskrivelse og skriv inn ønsket tekst. Det finnes en tekstredigerer. Koordinatoren kan endre beskrivelsen når arrangement/reise opprettes fra malen.
For å legge inn notater til koordinator for alle arrangementer/reiser som bruker denne malen, aktiver bryteren for Notat til koordinator og skriv inn ønsket notat. Det finnes en tekstredigerer. Denne informasjonen er kun synlig for koordinatoren når arrangement/reise opprettes fra malen.
Når du er ferdig, klikk Lagre. Siden Reisemaler vises, og malen (med innstillingene dine) er nå tilgjengelig for koordinatorene når de oppretter arrangementer og reiser.
Rediger en mal
Bruk denne fremgangsmåten for å endre eksisterende maler.
Velg Firma i Program menyen. Siden for firmainnstillinger vises. Innstillingssiden for firmaet vises.
Velg Reisemaler (under Konfigurasjon menyen) i venstremenyen. Reisemaler siden vises.
Finn ønsket mal og klikk på navnet i raden. Du kan også søke etter malen ved navn.
Se trinnene i fremgangsmåten Opprett en mal på denne siden for veiledning om hvordan du setter spesifikke verdier. Du kan ikke endre en Invitasjons-mal til en Ingen invitasjon-mal (eller omvendt).
Klikk på Lagre når du er ferdig. Reisemaler siden vises. Nye arrangementer/reiser som lages med denne malen vil bruke de nye innstillingene. Eksisterende arrangementer/reiser basert på tidligere versjoner av malen påvirkes ikke av endringene.
Relaterte emner
Var denne artikkelen nyttig?
Så bra!
Takk for din tilbakemelding
Beklager at vi ikke kunne være mer til hjelp
Takk for din tilbakemelding
Tilbakemeldingen er sendt inn
Vi setter pris på tilbakemeldingen din og vil prøve å rette på artikkelen