August 2025 – Versjonsnotater

Nedenfor finner du de siste forbedringene i Spotnanas Travel-as-a-Service-plattform. Funksjonene er delt inn etter kategori (Innhold, Selvbetjening osv.).

Innhold

Deutsche Bahn (DB) Tog

Innhold fra Deutsche Bahn er nå tilgjengelig igjen for reisende. Det betyr at du kan bestille alle innenlandske og internasjonale togbilletter i Tyskland via Deutsche Bahn, og bruke eventuelle rabattkort. 

For mer informasjon om hvordan du bestiller togreiser, se Bestill togreise (Europa).

Reiseopplevelse

Personlige oppgraderinger

Vi har lansert en ny modell kalt «Reisende betaler først» for personlige oppgraderinger. Nå kan reisende selv bestille en høyere flyklasse enn det bedriftens retningslinjer tillater – direkte i plattformen. Dette er kun tilgjengelig dersom en administrator har aktivert det i policyinnstillingene. Når det er aktivert, kan reisende betale hele beløpet med et privat betalingskort og får dokumentasjon for å kunne kreve refusjon for den delen som er godkjent av bedriftens policy senere. 

Viktige funksjoner med denne løsningen:

• Tydelig veiledning i bestillingen: Et nytt vindu viser klart når personlige oppgraderinger gjelder, og hvilke kostnader som følger med.

• Bedre oversikt ved utsjekk: En egen oversikt ved utsjekk viser tydelig hvor mye av beløpet som kan refunderes etter policy, og hvilken del reisende selv må dekke.

• Obligatorisk bekreftelse av kostnad: En avkrysningsboks sikrer at reisende forstår konsekvensene før bestillingen fullføres.

For mer informasjon, Bestill en høyere flyklasse enn policyen tillater (betal med privat kort).

Reiseadministrasjon

Policyinnstillinger for personlige oppgraderinger

Nå kan administratorer sette opp egne retningslinjer for kabinklasse med den nye «Reisende betaler først»-modellen for personlige oppgraderinger. Med en enkel bryter i policyinnstillingene kan administrator selv aktivere muligheten for personlige oppgraderinger. Denne betalingsmodellen gjør at man i stor grad slipper manuelle prosesser for oppgradering.

For mer informasjon, se Tillat flyoppgradering med privat betalingsmetode.

Sentralt reisestyringsverktøy og forbedret navigasjon

Vi har gjort store forbedringer i reisestyringen, og Reiser siden fungerer nå som et sentralt knutepunkt for effektiv oversikt over alle reiser. Oppdateringen gir deg dynamisk søk, bedre sortering og en mer oversiktlig navigasjon, slik at reiseansvarlige, bestillere, agenter og administratorer raskt kan finne og håndtere reiser.

Noen av de viktigste forbedringene er:

• Forenklet navigasjon: På Reiser siden får du nå en «fanebasert» visning for bedre oversikt og enkel tilgang til:

  • Mine reiser: Viser alle reiser knyttet til dine personlige bestillinger.

  • Alle reiser (synlig for administratorer og bestillere): Viser alle reiser for alle ansatte i virksomheten.

  • Arrangementer: Sentralt tilgangspunkt for reiser knyttet til arrangementer.

  • Godkjenninger (synlig for administratorer, ledere og godkjennere): Viser alle reiser som krever godkjenning.

• Dynamisk søk i «Alle reiser»-fanen: Du kan enkelt finne reiser ved å søke på navn, e-post, reise-ID, bestillings-ID eller PNR. 

• Mer synlig valg av «organisasjon»: For TMC-brukere vises organisasjonsvelgeren nå tydelig ved siden av sidetittelen og beholder valget på tvers av faner, slik at det alltid er klart hvilken data du ser på.

• Filter for reisestatus og godkjenning: Nå kan du enkelt filtrere Mine reiser, Alle reiserog Arrangementer etter Kommende, Ferdigog Avlyst . For Godkjenningerkan du filtrere og se reiser etter Avventer og Historikk.

• Sortering av kolonner: I Alle reiser tabellen kan du sortere etter Reisenavn, Startdato for reiseog Sluttdato for reise.

Disse oppdateringene skal gjøre det enklere og mer oversiktlig å håndtere reiser i større skala. For mer informasjon, se Se reiser.

Skatteinnstillinger for hotellpristak i policy

Vi har forbedret hotellpolicyene slik at globale virksomheter får større fleksibilitet. Administratorer kan nå sette egne skatteinnstillinger for hotellpristak basert på sted. Dette gjør det mulig å inkludere eller utelate skatter og avgifter avhengig av geografisk område. 

Viktige funksjoner inkluderer:

• Stedsbasert skatteinnstilling: Hotellpristak støtter nå egne innstillinger for skatt per sted, slik at du kan velge om skatter og avgifter skal være inkludert eller ikke for hvert enkelt pristak.

• Hierarkisk bruk av innstillinger: Når flere pristak gjelder for et sted, bruker systemet den mest spesifikke innstillingen (for eksempel by-, land- eller regionnivå).

• Søk og visning: Når pristaket for et sted overskrides, viser søket etter hotell nå tydelig hvilken regel som er brutt, sted, skatte-/avgiftsvalg, pristak og pris per natt.

Denne forbedringen gir administratorer større frihet til å sette nøyaktige hotellpristak som passer til lokale krav og forretningspraksis.

For mer informasjon, se Sett makspris for hotellbestillinger.

Varsler om feil i HR-integrasjon

Vi har nå innført automatiske e-postvarsler til administratorer dersom det oppstår feil ved synkronisering av brukerprofiler fra HR-systemer (ADP, BambooHR, Workday) og SCIM (Microsoft Entra). Varslene sendes til utpekt administrator og inneholder bruker-ID, tidspunkt og årsak til feilen. Denne funksjonen er aktivert automatisk for alle kunder med slike integrasjoner, krever ingen oppsett, og gir umiddelbar beskjed slik at problemer – som at nye ansatte ikke får bestilt reise eller at profiloppdateringer ikke går gjennom – kan løses raskt.

Betalinger

Diners Travel Account Card (TAC) støttes nå

Spotnana støtter nå Diners TAC som betalingsmetode for flybestillinger. Diners TAC brukes ofte av bedrifter i Danmark, Finland, Island, Norge og Sverige. 

Diners TAC er et spesialisert konto-system utstedt av SEB, hvor TMC sender kontonummeret direkte til leverandøren for betaling fra SEB. TMC videreformidler deretter bestillingsdetaljer til SEB for fakturering til kunden.

TMC eller administratorer kan legge til Diners TAC som leverandørprogram for fly og velge hvilke GDS- og NDC-flyselskaper det skal brukes for. Diners TAC kan tilpasses etter land, juridisk enhet, avdeling og kostnadssted, på lik linje med andre sentrale betalingsmetoder. Reisegebyrer kan ikke belastes Diners TAC, og må betales med et sentralt kort som støtter betaling via for eksempel Stripe, eller via etterskuddsfakturering.

Integrasjoner

Ny integrasjon for utleggshåndtering: Ramp

Vi kan nå tilby en ny integrasjon med Ramp, en ledende plattform for utleggshåndtering og regningsbetaling, som automatiserer og forenkler reiseregningsprosessen for våre felles kunder. Ramp kobles til Spotnana via API-er og henter automatisk utgiftsdata fra reiser inn i Ramp-plattformen. Dette fjerner behovet for manuell registrering og gir raskere og mer presise utleggsrapporter.

Ta kontakt med din Partner Success Manager for å aktivere denne integrasjonen.

TMC-administrasjon

Automatisert behandling av HX-segmenter

Vi har nå automatisert håndteringen av HX (Holding Cancelled)-segmenter på Sabre PNR-er, slik at agenter slipper mye manuelt arbeid.

HX-segmenter oppstår når en flyreise kanselleres av den reisende direkte hos flyselskapet, eller av flyselskapet selv. Tidligere måtte agenter sjekke slike bestillinger manuelt. Nå godkjenner Spotnana automatisk full kansellering av PNR-er der alle segmenter er kansellert, og sender oppdatert bekreftelse på e-post til den reisende. Automatiseringen gjelder også:

• HX-segmenter på ikke-utstedte PNR-er.

• Kanselleringer utført av flyselskapet eller reisende på utstedte PNR-er, inkludert oppgraderinger eller endringer.

• HX-segmenter som følge av at flyselskapet oppgraderer en reisende til høyere kabin (gjelder kun American Airlines, Delta Air Lines og United Airlines).

I tillegg loggføres det når automatiseringen har behandlet en PNR, slik at det blir full åpenhet i agentens aktivitetslogg. 

Ta kontakt med din Partner Success Manager dersom du ønsker å aktivere denne funksjonen for din TMC.

Corporate Travel Department (CTD)-funksjonalitet

CTD-funksjonalitet gjør det mulig for våre TMC-partnere å onboarde og administrere organisasjoner som har egne dedikerte reiseavdelinger, og legger til rette for et mer samarbeidende tjenestemodell.

Nøkkelfunksjoner inkluderer:

• Fleksible tjenesteavtaler: CTD-er kan håndtere drift i arbeidstiden med egne agenter, mens TMC-en tilbyr bistand utenom arbeidstid og ved eskaleringer. Begge team har tilgang til leverandøravtaler og innhold.

• Fulle skiller og tilgangskontroll på data: CTD-agenter har kun tilgang til egen organisasjons data, slik at personvernet ivaretas, mens TMC-agenter har full oversikt på tvers av alle kunder. Separat innlogging og brukerstyring gir økt sikkerhet.

• Forbedret kødashboard med CTD-filtrering: CTD-er får et forhåndsfiltrert dashboard som kun viser oppgaver for egen organisasjon, mens TMC-er kan veksle mellom visning for TMC og spesifikke CTD-organisasjoner.

• Omfattende bestillings- og servicemuligheter: Både CTD- og TMC-agenter kan opprette og håndtere bestillinger, bruke shell PNR-funksjon, og ta seg av kundedialog. CTD-er får også nytte av Spotnanas automatiserte håndtering av bookingfeil og støtte for mellomliggende arbeidsprosesser.

• Detaljerte administratorrettigheter: Både CTD- og TMC-administratorer kan endre innstillinger for selskapet. TMC-er kan i tillegg administrere leverandørinnstillinger, som priser, leverandører og regler for mellomledd, mens CTD-er kan styre egne felt og e-postmaler.

Denne funksjonaliteten er tilgjengelig for våre TMC-partnere via bakgrunnsoppsett. Ta kontakt med din Partner Success Manager for å få det aktivert.