イベントの作成と公開（v.1）
このトピックでは、従来のイベント作成・公開手順についてご案内します。最新の手順については、 イベントの作成・公開・管理（最新版）をご覧ください。
イベントの作成や管理は管理者のみが行えます。目次
イベントの新規作成
オンライン予約ツールにログインします。
「 イベント 」を 「出張」 メニューから選択します。 イベント ページが表示されます。
「 新規イベント」をクリックします。 イベント作成 ページが表示されます。
「 イベント名 」欄にイベント名を入力します。この名前が招待された参加者に表示されます。
「 場所 」欄にイベントの開催場所を入力します。
イベントのカバー画像を設定できます（招待メールにも表示されます）。お好みで「 アップロード 」をクリックして、オリジナル画像を追加することも可能です。
「 イベント日程 」欄で、イベントの開始日と終了日を設定します。
「 出張日程 」欄で、出発日と帰着日を設定します。
開始日はイベントが始まる前の日付に設定してください。時差や移動距離、乗り継ぎなども考慮しましょう。
終了日はイベント終了後の日付に設定してください。
「 説明 」欄にイベントの説明を入力します。ここでは太字・斜体・箇条書き・フォント・色・インデント・リンク追加など、自由に書式設定が可能です。
このイベントで利用できる予約タイプを設定します。管理者が有効にした予約タイプのみ、招待された参加者に表示されます。なお、イベント公開後に追加の予約タイプが必要になった場合は、管理者がそのオプションをゲストのために予約できます。
フライトの場合 ：許可するフライトタイプを設定するには、「
許可フライトタイプ 」メニューから、以下のいずれかまたは複数を選択します。 ・片道 ・往復
・片道
・往復
復路の到着地が出発地と異なる場合も設定可能です（複数のイベントに参加する場合などに便利です）。
「 追加 」をクリックし、指定する空港を設定します。「 許可空港 」欄が表示されます。ここで、参加者が予約できる空港をすべて指定できます。 イベントに参加するために利用できる空港を指定します（出発地はどの空港でも構いません）。 出発地 空港）。この欄は設定しなくてもかまいません。 指定したい空港名やコードを入力し始めると、該当する空港が表示されます。
希望の空港を選択してください。
空港を追加したい場合は、再度「
追加 」をクリックし、同様に設定します。 カレンダーと時間欄で「
到着推奨時刻（前） 」や「 出発推奨時刻（後） 」を設定すると、参加者がフライトを予約する際の目安となります。デフォルトでは「 イベント日程 」で設定した日付が反映されます。参加者はこの期間・時間内での予約を推奨されます。 日程・時間内での予約を推奨されます。 ホテルの場合
： 「追加
」をクリックし、指定するホテルを設定します。「 ホテル 」欄が表示されます。ここで、参加者が宿泊予約できるホテルをすべて指定できます。設定しないことも可能です。 指定したいホテル名を入力し始めると、該当するホテルが表示されます。 希望のホテルを選択してください。
ホテルを追加したい場合は、再度「
追加
」をクリックし、同様に設定します。 レンタカーの場合 、追加設定は不要です。
鉄道の場合 、追加設定は不要です。参加者がイベント参加に必要な予約を行う際の支払い方法を指定します。
すべての予約タイプで共通の支払い方法を追加する場合は、「 支払い方法を選択」欄をクリックし、「
新しいカードを追加
」を選択します。 「クレジットカード追加」ページが表示されるので、必要事項を入力してください。デフォルトではすべての予約タイプで利用可能ですが、「 適用先 」設定から変更も可能です。各予約タイプごとに支払い方法が設定されているかご確認ください。支払い方法が利用できる予約タイプはアイコンで表示されます。既存の支払い方法をすべての予約タイプで利用する場合は、「 支払い方法を選択 」欄から選択してください。利用可能な予約タイプはアイコンで表示されます。 各参加者のデフォルト支払い方法を利用する場合は、「 支払い方法を選択
」欄から「 各参加者のデフォルト支払い方法を利用 」を選択してください。これにより、各参加者が自身のデフォルト支払い方法で予約します。ゲストを招待する場合は、事前に支払い方法が設定されているかご確認ください（詳細は「
事前準備 」セクション参照）。 予約タイプごとに個別に支払い方法を設定したい場合は、「 予約タイプごとに支払い方法を設定」を有効にし、このセクションの手順に従って各予約タイプの支払い方法を選択してください。 「 連絡担当者
」欄は、イベント作成者が自動で設定されます。他のユーザーに変更も可能です。イベント参加者からの問い合わせ窓口になります。 「 カスタム項目
」セクションで、必要に応じて独自項目を設定できます。追加したい場合は「 ＋カスタム項目 」をクリックし、メニューから選択してください。
カスタム項目で「 出張タイプ 」が「 すべての出張 」に設定されている場合（カスタム項目の定義）、管理者が参加者の代わりに回答することも、参加者自身に回答してもらうこともできます。管理者が回答した場合、その項目は参加者には表示されません。たとえば「
出張理由 」のカスタム項目がある場合、全員分を「 カンファレンス」と設定できます。カスタム項目で「 出張タイプ」が「イベント出張のみ」に設定されている場合（カスタム項目の定義）、そのカスタム項目をこのイベントで表示するかどうか選択できます。たとえば「
希望シャトル時刻 」のカスタム項目がある場合、イベント内で表示するかどうかを選べます。 イベント公開後にカスタム項目を変更しても、未予約分のみに反映されます。この後、次のいずれかを行ってください。「 下書き保存」（イベントを下書き保存し、あとで参加者を追加） 「 参加者追加」（参加者を追加）
「
参加者追加
」をクリックした場合は、ここからイベントへの招待を開始できます。 従業員やゲストのリストをCSVファイルでアップロードすることも可能です。 個別に従業員を追加する場合：
「 ＋ 参加者追加
- 」をクリックし、招待したいユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。該当するユーザーが表示されるので、選択してください。これを従業員分繰り返します。 自社従業員でないゲストを追加する場合：検索欄に名前またはメールアドレスを入力し、「 ゲスト参加者追加」をクリックします。ゲストの氏名・メールアドレス・所属法人を入力し、チェックアイコンをクリックしてください。ゲストごとに繰り返します。
従業員またはゲストのリストをアップロードする場合： 「 アップロード 」をクリックします。該当するCSVテンプレート（従業員用またはゲスト用）をダウンロードし、必要な情報を入力します（従業員はメールアドレスのみ、ゲストは氏名・メールアドレスをカンマ区切りで記載）。ポップアップ中央のスペースにCSVファイルをアップロードし、「アップロードNext
」をクリックしてください。 すべての予約タイプ（フライト・ホテルなど）の設定、支払い方法、参加者の選択が完了したら、イベントを公開できます。「 公開」をクリックするか、
イベントの公開 の詳細をご覧ください。 既存イベントの確認と管理オンライン予約ツールにログインします。 「 イベント」を
「出張」 メニューから選択します。 イベント ページが表示されます。 イベント名・日程・ステータス（今後開催予定のみ）で絞り込みが可能です。「
今後のイベント
」タブで、開催予定や進行中のイベントを確認できます。
「 完了済み 」タブで、過去のイベントを確認できます。 「 キャンセル済み 」タブで、キャンセルされたイベントを確認できます。 作成済みのイベントは一覧で表示されます。各イベントごとに、場所・日程・参加者数・予約タイプが確認できます。未公開イベントは、メール通知あり／なしで公開することも可能です。 詳細を確認したいイベントをクリックすると、イベント詳細ページが表示されます。
イベント内容や参加者リストの確認・編集が行えます。 イベント設定 （メインページ）
イベント名・出発/帰着日・カバー画像・説明文は、公開前であれば変更可能です。 参加者 （「
- 参加者追加 」をクリックする必要がある場合もあります） 各参加者について、名前・メールアドレス・出張日程・招待状況・予約状況が表示されます。緑色のアイコンは、その予約タイプが完了していることを示します。「
招待状況
（
招待済み
・ 未招待 ）や、各予約タイプの状況（
予約済み ・ 未予約・ 辞退 ）で絞り込みも可能です。予約タイプで絞り込む場合は、該当アイコンをクリックし、メニューから状況を選択してください。 参加者に予約完了を促す場合は、メールアイコン（「招待」列の右側にカーソルを合わせると表示）をクリックして、再度招待メールを送信できます。この操作はイベント公開後のみ可能です。 複数の参加者に一括で招待・リマインドメールを送りたい場合は、各参加者名の横にあるチェックボックスを選択し、ツールバーの「メール送信」をクリックしてください。既に招待済みと新規招待が混在している場合は、確認画面が表示されます。リマインドメールの内容は初回招待メールと一部異なります。参加者を削除する場合は、ゴミ箱アイコン（「 招待」列の右側にカーソルを合わせると表示）をクリックしてください。 複数の参加者を一度に削除したい場合は、各参加者名の横にあるチェックボックスを選択し、ツールバーのゴミ箱／削除ボタンをクリックします。削除された参加者は、そのイベントが表示されなくなります。
注意： 参加者を削除する前に、その方が既に行った予約をキャンセルする必要があります 。
参加者リストをアップロードする場合は、「 アップロード 」をクリックし、このページ上部の「
イベントの新規作成 」セクションの手順をご参照ください。 現在の参加者リストをダウンロードする場合は、ツールバーの「 ダウンロード 」をクリックしてください。 イベントの公開 イベント作成後、内容をプレビューしたり公開したりできます。公開時、参加者に招待メールを送るかどうか選択できます。オンライン予約ツールにログインします。
「 イベント 」を 「出張」 メニューから選択します。
イベント ページが表示されます。 「
今後のイベント
」タブで、開催予定のイベントを確認できます。各イベントごとに、場所・日程・参加者数・予約タイプが表示されます。
公開前に内容を確認したい場合は、該当イベントの行をクリックしてください。
招待メールのプレビューを確認したい場合は、「 メールプレビュー 」をクリックすると、自分のメールアドレス宛に招待メールが届きます。 参加者にメール招待を送らずにイベントを公開したい場合は、「 公開のみ 」をクリックしてください。 参加者にメール招待を送りながらイベントを公開したい場合は、「
公開して招待送信 」をクリックしてください。 既に公開済みのイベントを編集する場合は、「
編集
」をクリックします。 イベント公開後に編集できる内容は以下の通りです。 イベント名
イベント説明 出張日程の拡張（例：開始日を早める、終了日を遅くするなど） 参加者が利用できる支払い方法
空港やホテルの追加（航空券・ホテル予約が許可されている場合） 参加者の追加 （まだ予約をしていない方の）参加者削除
カスタム項目 関連トピックイベント（概要）
イベント出張の予約（従業員・手配者向け）
イベント出張の予約（非従業員・ゲスト向け）
Event description
Expand travel dates (e.g., set an earlier start date, or later end date)
Payment methods available to attendees
Add airports or hotels (if air and hotel bookings are allowed)
Add travelers
Remove travelers (who have not made any bookings yet)
Custom fields
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- Book travel for an event (employee/arranger)
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