Búðu til viðburð, gefðu hann út og haltu utan um hann (nýjasta útgáfa)

Búið til af Ashish Chaudhary, Breytt Sun, 5 Okt kl 7:56 AM eftir Ashish Chaudhary

Búa til, birta og halda utan um viðburð (nýjasta útgáfa)

Aðeins notendur með ákveðin hlutverk geta búið til, birt og stjórnað viðburðum. Stjórnendur fyrirtækis og viðburðastjórar geta framkvæmt þau skref sem lýst er hér að neðan.

EFNISSKRÁ

Búa til, birta og stjórna viðburði

Búa til viðburð

Skráðu þig inn í Netbókunarkerfið.
Smelltu á Ferðir. Þá birtist Ferðir síðan á skjánum.
Smelltu á Búa til efst til hægri og veldu Viðburður eftir sniðmáti úr valmyndinni. Glugginn Búa til viðburð eftir sniðmáti opnast. .
Reiturinn Fyrirtæki verður sjálfkrafa stilltur á nafn fyrirtækisins þíns. Ef þú ert stjórnandi ferðaskrifstofu getur þú valið það fyrirtæki sem á við.
Veldu það sniðmát sem þú vilt nota fyrir viðburðinn í Ferðasniðmát reitnum. Þannig færðu sjálfvirkt þær stillingar sem eru fyrirfram ákveðnar í sniðmátinu. Ef þú ert ekki viss um hvaða sniðmát á að velja, hafðu samband við ferðastjóra fyrirtækisins. Til dæmis, ef verið er að skipuleggja kynningu fyrir nýja starfsmenn, gæti verið hentugt að nota sniðmát sem byggir á boðskortum.
Skrifaðu staðsetningu viðburðarins í Staðsetning reitinn.
Skrifaðu nafn viðburðarins í Nafn reitinn. Þetta er nafnið sem þátttakendur sjá þegar þeir fá boð í viðburðinn.
Stilltu Upphafsdag viðburðar og Lokadag viðburðar eins og hentar fyrir viðburðinn.
Stilltu Upphaf dagsetningar ferðaglugga og Lok dagsetningar ferðaglugga fyrir viðburðinn.
- Upphafsdagsetning ferðaglugga ætti að vera fyrir upphaf viðburðar. Hugsaðu um atriði eins og tímamun, ferðavegalengd og tengingar.
- Lokadagsetning ferðaglugga ætti að vera eftir að viðburði lýkur.
Smelltu á Ítarlegar stillingar til að sjá nánari upplýsingar um bókunarmöguleika. Athugaðu að sumar stillingar geta verið fyrirfram ákveðnar eftir því hvaða sniðmát þú valdir. Þessi hluti skiptist í tvo flipa, Heimilaðar bókunartegundir og Ferðaupplýsingar.
Flipinn Ferðaupplýsingar inniheldur reiti úr ferðaferilskrá þátttakenda (t.d. Kostnaðarstaður) þar sem stjórnandi sniðmáts hefur annað hvort sett inn annað gildi eða heimilað þér að breyta því. Athugaðu að breytingar hér hafa aðeins áhrif á viðburði sem eru búnir til með þessu sniðmáti og breyta ekki varanlega ferilskrá þátttakanda. Fyrir hvern reit birtist annað hvort gildi frá stjórnanda eða sjálfgefið gildi úr ferilskrá þátttakanda (það gildi birtist þó ekki hér). Þú getur breytt þessum gildum ef þörf er á eða látið þau ósnert.
Á flipanum Heimilaðar bókunartegundir getur þú valið hvaða bókunartegundir eru leyfðar fyrir viðburðinn (þú getur líka breytt þessu síðar eða fyrir hvern þátttakanda sérstaklega). Aðeins þær tegundir sem eru virkjaðar fyrir viðburðinn eru sýnilegar þátttakendum. Ef þörf er á að bæta við bókunartegund eftir að viðburður hefur verið birtur, geta stjórnendur eða viðburðastjórar bætt henni við eða bókað fyrir þátttakanda.
Fyrir Flug:
- Veldu eina eða fleiri af eftirfarandi flugtegundum í valmyndinni Heimilaðar flugtegundir :
  - Annaðhvort flug
  - Fram og til baka
  - Heimilt að skila sér á öðrum stað en lagt var af stað frá – hentar ef þátttakandi þarf að sækja fleiri en einn viðburð.
- Notaðu + og - hnappana til að stilla hversu marga fylgdarmenn (t.d. fjölskyldumeðlimi) þátttakandi má bóka flug fyrir í reitnum Heimilaðir fylgdarmenn . Ef gildið er hærra en 0 geta þátttakendur smellt á Bæta við ferðalöngum þegar þeir bóka flug. Þátttakendur geta aðeins bætt við eins mörgum fylgdarmönnum og þú hefur ákveðið hér.
- Smelltu í reitinn Heimilaðir áfangastaðarflugvellir og leitaðu að þeim flugvöllum sem þú vilt heimila. Hér getur þú tilgreint þá flugvelli sem þátttakendur mega fljúga til vegna viðburðarins (þeir mega leggja af stað frá hvaða flugvelli sem er). Þú getur líka sleppt því að stilla þennan reit eða gert það síðar. Ef þú skilur hann eftir auðan geta þátttakendur bókað til hvaða flugvallar sem er.
  - Byrjaðu að slá inn nafn eða kóða flugvallarins sem þú vilt velja. Nöfn flugvalla birtast eftir því sem þú slærð inn.
  - Hakaðu við þann flugvöll sem þú vilt velja.
  - Leitaðu að fleiri flugvöllum og endurtaktu eftir þörfum.
- Notaðu dagatal og tímareiti undir Mælt er með komu fyrir og Mælt er með brottför eftir til að stilla hvenær þátttakendum er bent á að bóka flug. Sjálfgefnar dagsetningar miðast við það sem þú hefur valið í Viðburðardagsetningar reitunum. Þátttakendur eru hvattir til að bóka flug innan þessa tímabils.
Fyrir Hótel:
- Til að heimila hótelbókanir fyrir viðburðinn, kveiktu á stillingunni.
- Smelltu á Bæta við til að velja viðkomandi hótel. Þá birtist Hótel reiturinn. Hér getur þú tilgreint öll þau hótel sem þátttakendur mega gista á vegna viðburðarins. Þú getur líka sleppt því að stilla þennan reit.
- Byrjaðu að slá inn nafn hótelsins sem þú vilt velja. Nöfn hótela birtast eftir því sem þú slærð inn.
- Veldu það hótel sem þú vilt bæta við.
- Ef bæta þarf við fleiri hótelum, smelltu á Bæta við og endurtaktu.
Fyrir Járnbrautir
- Til að heimila lestarbókanir fyrir viðburðinn, kveiktu á stillingunni.
- Engar frekari stillingar eru nauðsynlegar.
Fyrir Bifreið
- Til að heimila bílaleigubókanir fyrir viðburðinn, kveiktu á stillingunni.
- Engar frekari stillingar eru nauðsynlegar.
Farið yfir innihald Sérsniðinna reita flipsins.
- Sniðmátið sem ferðin þín byggir á getur innihaldið sérsniðna reiti. Gildi þessara reita geta verið fyrirfram ákveðin í sniðmáti. Ef svo er getur þú samþykkt gildið eða breytt því. Ef sérsniðni reiturinn er tómur gætir þú þurft að fylla hann út.
- Þú getur einnig bætt við fleiri sérsniðnum reitum. Ef þú vilt bæta slíku við ferðina þína, smelltu á Bæta við. Þá getur þú valið reit og sett inn svar fyrir hann.
Smelltu á Búa til. Þá birtist síða viðburðarins.
Til að bæta lýsingu við viðburðinn, smelltu á Lýsing viðburðar. Þá opnast síða til að breyta lýsingunni.
- Breyttu lýsingunni eins og þú vilt. Þú getur stillt textann með feitletrun, skáletrun, punktalista, leturgerð, lit og inndráttum, ásamt því að bæta við tenglum. Þegar þú ert búinn, smelltu á Vista.
Til að breyta greiðslumáta fyrir ákveðna bókunartegund, smelltu á Greiðsluupplýsingar. Smelltu síðan á blýantstáknið undir Greiðslumáti fyrir viðeigandi bókunartegund og breyttu eftir þörfum. Nánari upplýsingar um valmöguleika má finna í skrefi 9 í Búa til sniðmát (fyrir viðburði og ferðir).. Smelltu á Vista þegar þú ert búinn.
Til að byrja að bæta ferðalöngum við viðburðinn, smelltu á + Ferðalangur. Athugið: Sá notandi sem bætir ferðalangi við verður tengiliður fyrir þá ferð. Það er sá aðili sem ferðalangur getur haft samband við ef spurningar vakna. Einnig, ef notað er sniðmát án boðskorts, verður ferð sjálfkrafa búin til fyrir hvern ferðalang sem bætt er við. Ef notað er sniðmát með boðskorti, getur þú valið hvort boðskort sé sent eða ekki þegar ferðir eru birtar.
- Til að bæta við starfsmönnum sem ferðalöngum: Smelltu á + Ferðalangur og sláðu inn nafn eða netfang þess sem þú vilt bjóða. Listi yfir notendur sem passa við leitarorðið birtist. Veldu þann sem á að bjóða. Endurtaktu þetta fyrir hvern starfsmann sem á að sækja viðburðinn.
- Til að bæta við gesti sem ekki er starfsmaður fyrirtækisins: Smelltu á + Ferðalangur og byrjaðu að slá inn nafn eða netfang í leitarreitinn. Listi yfir notendur sem passa birtist. Veldu þann sem á að bjóða. Endurtaktu fyrir hvern gest. Ef gesturinn á ekki þegar prófíl í kerfinu, smelltu á Búa til gest fyrirtækis og búðu til prófíl fyrir hann (öllir gestir þurfa að hafa netfang, fullt nafn og lögaðila). Þú hefur þó ekki alltaf heimild til að búa til gestaprófíla fyrir fyrirtækið.
Til að breyta stillingum:
- Ef þú vilt breyta einhverjum stillingum viðburðarins áður en hann er birtur, veldu viðeigandi valkost (t.d. Stillingar viðburðar) úr Breyta valmyndinni og breyttu stillingum eftir þörfum, smelltu svo á Virkja. Þessar breytingar gilda fyrir allar ferðir í viðburðinum (nema þær sem hafa verið breytt sérstaklega og eru því ekki lengur tengdar viðburðinum, eða ferðir sem þegar hafa verið bókaðar).
- Ef þú vilt breyta stillingum fyrir einstaka ferðir eða ferðalanga, hakaðu við þann ferðalang sem á við. Veldu viðeigandi valkost (t.d. Stillingar ferðar) úr Breyta valmyndinni neðst á síðunni og breyttu stillingum eftir þörfum. Athugaðu að þegar þú breytir stillingum einstakrar ferðar, þá gilda breytingar á viðburðarstigi ekki lengur fyrir þá ferð.
Þá:
- Fyrir viðburðarferðir sem nota sniðmát án boðskortseru ferðir sjálfkrafa búnar til fyrir þá ferðalanga sem þú bætir við. Þú þarft ekki að birta viðburðinn eða ferðirnar sérstaklega.
- Fyrir viðburðarferðir sem nota sniðmát með boðskortigetur þú birt ferðirnar með því að smella á Birta ferðir eða skoðað nánar í kaflanum Birta ferðir fyrir viðburð til að sjá frekari leiðbeiningar. Þú verður beðin(n) um að velja hvort senda eigi boðskort á þátttakendur.

Skoða og stjórna núverandi viðburðum

Skráðu þig inn í Netbókunarkerfið.
Smelltu á Ferðir. Þá birtist Ferðir síðan.
Veldu flipann Viðburðir .
Þú getur síað eftir nafni viðburðar, dagsetningu eða stöðu viðburðar (aðeins fyrir væntanlega viðburði).
1. Veldu Væntanlegt úr valmyndinni til að sjá væntanlega eða í gangi viðburði.
2. Veldu Lokið úr valmyndinni til að sjá liðna viðburði.
3. Veldu Fellt niður úr valmyndinni til að sjá viðburði sem hafa verið felldir niður.
Hver viðburður birtist sem lína í yfirlitinu. Fyrir hvern viðburð sjást staðsetning, dagsetningar og bókunartegundir. Ef viðburðurinn inniheldur ferðir sem ekki hafa verið birtar, getur þú birt þær ferðir (með eða án tölvupósttilkynningar).
Finndu þann viðburð sem þú vilt skoða og smelltu á hann. Þá opnast nánari upplýsingar um viðburðinn. Fyrir hvern ferðalang birtast: nafn ferðalangs, nafn ferðar, dagsetning ferðar, ferðagluggi, heimilaðar bókunartegundir, staða ferðar, staða boðskorts (fyrir viðburði með boðskortasniðmáti). Grænt tákn við bókunartegund merkir að ferðalangur hefur lokið bókun í þeirri tegund. Þú getur raðað eftir Staða ferðar (t.d. Ólokið). Fyrir viðburði með boðskortasniðmáti getur þú einnig raðað eftir Staða boðskorts (Boðið, Ekki boðið).
Þú getur skoðað og breytt stillingum viðburðar, ferðalangalista eða stillingum einstakra ferða.
1. Breyta stillingum viðburðar
  1. Til að breyta Lýsingu viðburðar, smelltu á hana. Breyttu eftir þörfum og smelltu á Vista.
  2. Til að breyta eða bæta við Innri athugasemd, smelltu á hana. Breyttu eftir þörfum og smelltu á Vista.
  3. Til að breyta einhverjum stillingum viðburðar, veldu Stillingar viðburðar úr Breyta valmyndinni og breyttu stillingum eftir þörfum, smelltu svo á Virkja. Þessar breytingar gilda fyrir allar ferðir í viðburðinum (nema þær sem hafa verið breytt sérstaklega og eru því ekki lengur tengdar viðburðinum, eða ferðir sem þegar hafa verið bókaðar).
  4. Til að breyta tengiliðum viðburðar, veldu Tengiliðir viðburðar úr Breyta valmyndinni og breyttu eftir þörfum, smelltu svo á Vista.
2. Breytingar á ferðalöngum og ferðastillingum þeirra
  1. Ef þú vilt breyta stillingum fyrir einstaka ferðir eða ferðalanga, hakaðu við þann ferðalang sem á við. Veldu viðeigandi stillingar úr Breyta valmyndinni neðst á síðunni og breyttu eftir þörfum. Athugaðu að þegar þú breytir stillingum einstakrar ferðar, er hún merkt sem breytt og breytingar á viðburðarstigi gilda ekki lengur fyrir hana.
  2. Til að bæta við ferðalöngum, smelltu á + Ferðalangur, leitaðu að viðeigandi ferðalangi og veldu nafn hans. Fyrir viðburði með boðskortasniðmáti þarftu að smella á Birta ferðir (efst til hægri) til að búa til ferð fyrir hann. Fyrir viðburði án boðskorts er ferðin sjálfkrafa búin til.
  3. Til að fjarlægja ferðalang, veldu ferðina hans (með því að smella á nafn ferðarinnar). Þá birtast nánari upplýsingar um ferðina. Veldu Fella niður ferð úr Aðgerðir valmyndinni. Allar tengingar í boðspósti sem þegar hefur verið sendur verða óvirkar. Athugið: Ef einhverjar bókanir hafa þegar verið gerðar fyrir viðburðinn, verður þú beðin(n) um að fella þær niður.
  4. Til að hlaða inn lista yfir þátttakendur, smelltu á Hlaða inn og fylgdu leiðbeiningunum í Búa til viðburð kaflanum hér að ofan.
  5. Til að sækja núverandi lista yfir þátttakendur, smelltu á Sækja í tækjaslánni.

Birta ferðir fyrir viðburð (ef leyft er að senda boðskort)

Eftir að þú hefur búið til viðburð með boðskortum (t.d. með sniðmáti sem notar boðskort), getur þú skoðað boðskortin og birt ferðirnar sem verða notaðar til að bóka fyrir viðburðinn. Þegar þú birtir viðburðinn getur þú ákveðið hvort þátttakendur fái boðskort í tölvupósti.

Fyrir viðburði sem eru búnir til með sniðmáti án boðskorts, fá ferðalangar ekki boðskort í tölvupósti en ferð verður samt búin til fyrir hvern ferðalang um leið og hann er bættur við. Þú (eða umboðsmaður) getur svo bókað ferðir fyrir hvern og einn með því að smella á ferðina hans í viðburðinum. Einnig geta ferðalangar bókað sjálfir.

Skráðu þig inn í Netbókunarkerfið.
Smelltu á Ferðir. Þá birtist Ferðir síðan.
Veldu flipann Viðburðir .
Veldu Væntanlegt til að sjá væntanlega viðburði (ef það er ekki þegar valið). Hver viðburður birtist sem lína í yfirlitinu. Fyrir hvern viðburð sjást staðsetning, dagsetningar og bókunartegundir.
Finndu þann viðburð sem þú vilt skoða og smelltu á línuna hans. Þá opnast yfirlit yfir ferðir viðburðarins.
- Til að breyta stillingum viðburðar sem þegar hefur sumar ferðir birtar, veldu Stillingar viðburðar úr Breyta valmyndinni, breyttu eftir þörfum og smelltu á Virkja.
Smelltu á Birta ferðir.
- Til að birta ferðir í viðburði án þess að senda boðskort í tölvupósti, smelltu á Aðeins birta.
- Til að birta ferðir og senda boðskort í tölvupósti, smelltu á Birta og senda boðskort.
- Til að prófa hvernig boðskortið lítur út, smelltu á tengilinn sem birtist (eftir að þú hefur smellt á Birta ferðir). Þá færð þú boðskortið sent á netfangið þitt.
Eftir að ferðir hafa verið birtar getur þú enn breytt sumum stillingum viðburðar og/eða ferða. Breytingar munu þó aðeins gilda fyrir framtíðar bókanir, ekki þær sem þegar eru gerðar (nánar má lesa um þetta í Skoða og stjórna núverandi viðburðum kaflanum í þessu efni). Dæmi um það sem hægt er að breyta:
- Nafn viðburðar/ferðar
- Lýsing viðburðar/ferðar
- Ferðadagsetningar (t.d. breyta upphafs- eða lokadegi)
- Greiðsluupplýsingar
- Heimilaðar bókunartegundir
- Fjöldi fylgdarmanna sem heimilaðir eru í flugi (allt að 5 fylgdarmenn á sama bókunarnúmeri)
- Svör við sérsniðnum reitum (fyrir hönd ferðalangs)
- Gildi ferilskráarreita fyrir ferðina (t.d. kostnaðarstaður, lögaðili)
- Bæta við fleiri ferðalöngum
- Fjarlægja ferðalanga (sem hafa ekki bókað neitt enn).

Skoða skýrslur fyrir viðburð

Þú getur skoðað ítarlegar tölur um viðburðinn.

Skráðu þig inn í Netbókunarkerfið.
Smelltu á Ferðir. Þá birtist Ferðir síðan.
Veldu flipann Viðburðir .
Veldu Væntanlegt til að sjá væntanlega viðburði (ef það er ekki þegar valið). Þú getur einnig skoðað skýrslu fyrir lokið viðburði.
Finndu þann viðburð sem þú vilt sjá skýrslu fyrir og smelltu á línuna hans. Þá birtist síða viðburðarins.

Smelltu á Skýrslugerð. Þá birtast tölulegar upplýsingar um viðburðinn.