Conferma - Rafrænar greiðslukort

EFNISSKRÁ

• Conferma - Rafrænar greiðslukort
  • Inngangur
• Algengar spurningar (FAQ)
• Fyrirframverkefni viðskiptavinar
  • Tölvupóstur/bréf frá ferðastjóra til valinna hótela
• Vinnuferli ferðalangs
  • Leiðbeiningar við algengum vandamálum
• Fjarlægja eða takmarka notkun á stillingum rafræns greiðslukorts
  • Að fjarlægja stillingar rafræns greiðslukorts fyrir hótel- eða bílaleigubókanir
  • Að takmarka notkun rafræns greiðslukorts við umboðsmenn
• Skýrslugerð og reikningshald

Inngangur

Spotnana kynnir með ánægju stuðning við greiðslur með rafrænum greiðslukortum í samstarfi við Conferma.

• Fyrsti hluti þessarar handbókar inniheldur algengar spurningar sem hjálpa þér að átta þig á hugtakinu rafrænar greiðslur, hvaða ávinning þær veita fyrirtækinu þínu og ferðalöngum, auk upplýsinga um hvers vegna við völdum að vinna með Conferma.

• Næsti hluti inniheldur stuttan lista yfir þau atriði sem þarf að ganga frá áður en hægt er að hefja notkun rafrænna greiðslna.

• Þriðji hluti útskýrir hvaða stillingar þarf að setja upp í Spotnana bókunarvefnum til að virkja rafrænar greiðslur fyrir bókanir ferðalanga (t.d. hótel, bílaleigu).

• Síðasti hluti sýnir hvernig upplifun ferðalanga verður þegar bókað er með rafrænu greiðslukorti fyrir hótel eða bílaleigu í Spotnana bókunarvefnum. Þessi virkni á nú aðeins við um hótel- og bílaleigubókanir.

Að auki fylgir þessari síðu glærupakki (flettu neðst á síðuna) sem veitir nánari fræðslu um kosti þess að nota Conferma rafræn greiðslukort með Spotnana.

Algengar spurningar (FAQ)

Hvað eru rafrænar greiðslur?

Rafrænar greiðslur eru örugg og traust greiðsluleið sem fyrirtæki geta boðið ferðalöngum innan eða utan fyrirtækisins til að greiða fyrir bókanir á einfaldan hátt. Spotnana hefur gert samstarfssamning við Conferma til að bjóða þessa greiðsluleið viðskiptavinum sínum.

Rafræn greiðsla felur í sér sérstakt 15 eða 16 stafa kortanúmer (ekki raunverulegt kort) sem er búið til rafrænt við bókun og tengist ákveðnum notanda. Þetta „kort“ er aðeins notað einu sinni fyrir eina greiðslu og er síðan óvirkt. Það er aldrei gefið út efnislegt kort.

Rafræna greiðslan býr einnig til sitt eigið öryggisnúmer (CVV, CVV2 eða CVC), svipað þriggja stafa númerinu sem prentað er aftan á hefðbundnum greiðslukortum.

Hver er Conferma?

Conferma er tæknifélag og leiðandi á sviði rafrænna greiðslulausna fyrir ferðaþjónustu. Þeir vinna með yfir 50 bönkum og gefa út rafræn greiðslukort sem nýtast hjá ferðatengdum þjónustuaðilum í yfir 200 löndum.

Það sem gerir Conferma sérstakt er að þeir sjá bæði um útgáfu rafrænna greiðslukorta sem Spotnana notar fyrir bókanir (hótel/bíla), og senda greiðsluupplýsingar og leiðbeiningar beint til þjónustuaðila. Þetta staðfestir greiðsluna og tryggir að ferðalangurinn þurfi ekki að framvísa annarri greiðsluleið við innritun á hóteli eða afhendingu leigubíls. 

Nánari upplýsingar má finna á https://conferma.com/

Hver er munurinn á rafrænu greiðslukorti og svokölluðu Ghost/Lodge korti?

Rafrænu greiðslukortin eru að sumu leyti lík Ghost- eða Lodge-kortum þar sem allar greiðslur eru færðar á sameiginlegan reikning. Ghost-kort eru þó notuð fyrir marga notendur og margar bókanir, þannig að hámarksgreiðslur eru hærri. Rafræn greiðslukort eru aðeins notuð einu sinni, þannig að hámarksgreiðsla er bundin við eina bókun og því auðveldara að stýra.

Annar munur er að Ghost-kort eru notuð oftar en einu sinni, sem eykur áhættu á misnotkun og krefst þess að þau séu afskráð og endurnýjuð ef upp kemur vandi. Rafræn greiðslukort eru eingöngu notuð einu sinni og með takmörkuðu hámarki, sem dregur úr svikum. Auk þess þarf starfsfólk oft að samræma færslur Ghost-korta og úthluta kostnaði til viðeigandi deilda eða einstaklinga. Með rafrænum greiðslukortum er hvert númer einstakt og tengt ákveðnum notanda, sem einfaldar bókhald og eykur öryggi. Þetta sparar einnig rekstrarkostnað.

Auk þess þarf að dreifa CVV-númerum Ghost-korta víða innan fyrirtækisins, sem dregur úr öryggi. Rafræn greiðslukort búa til einstakt CVV-númer sem aðeins er aðgengilegt takmörkuðum aðilum.

Hverjir eru helstu kostirnir?

Rafræn greiðslukort og greiðsluleiðir bjóða upp á marga kosti. Hér eru nokkur mikilvægustu atriðin:

• Bætt afgreiðsla beinna reikninga: Greiðsluferlið með rafrænu greiðslukorti er sjálfvirkt, öruggt og auðvelt að samræma við fjármáladeild. Þegar þessi greiðsluleið er notuð eru kortaupplýsingar sendar sjálfkrafa til þjónustuaðila (hótel, bílaleiga) með þeim hætti sem þeir kjósa (tölvupóstur, fax, API). Því þarf ferðalangur ekki að framvísa greiðslukorti við innritun á hóteli eða afhendingu leigubíls. Þar sem greiðslan er framkvæmd beint frá kortafyrirtæki til þjónustuaðila er enginn sérstakur reikningur útgefinn. Auk þess er samræming greiðslna sjálfvirk þar sem hvert kort tengist ákveðnum reikningi.

• Möguleiki á að greiða fyrir verktaka, ráðningar eða aðra utanaðkomandi: Rafræn greiðsla gerir fyrirtækjum kleift að greiða fyrir ferðakostnað fyrir hönd ferðalanga fyrirfram (án þess að þeir þurfi að nota eigið kort). Þar sem margir þjónustuaðilar krefjast CVV-númers (sem ferðalangar þekkja oft ekki eða má ekki deila vegna öryggis), duga Ghost-kort ekki alltaf fyrir þetta.

• Ekki þarf að gefa út fyrirtækjakort fyrir þá sem ferðast sjaldan: Rafræn greiðsla gerir þér kleift að forðast að gefa út fyrirtækjakort fyrir notendur sem ferðast aðeins einu sinni eða tvisvar á ári.

• Aukið öryggi: Með efnislegum greiðslukortum er meiri hætta á misnotkun. Rafræn greiðslukort eru með fyrirfram ákveðnum hámarksgreiðslum og gildistíma, þannig að jafnvel þótt einhver nái í númerið er áhættan lítil.

Hvað er Conferma Connect?

Conferma Connect er gagnagrunnur yfir hótel hjá Conferma þar sem geymdar eru upplýsingar um hótel og hvernig þau vilja fá greiðsluupplýsingar (t.d. tölvupóstur, fax, API). Þetta er hluti af ferlinu sem tryggir að greiðslur berist réttum aðila. Sérstaklega er Conferma Connect notað til að senda greiðsluleiðbeiningar til hótela.

Conferma Connect er ekki notað fyrir bílaleigur.

Hvernig virkar þetta?

Myndin hér að neðan sýnir dæmigerðan feril ferðalangs sem greiðir fyrir hótel eða bílaleigu með rafrænu greiðslukorti. Spotnana sér um skref 1, 2 og 4.

Hvaða notendur gætu notað rafræn greiðslukort og hvenær er það hentugt?

Rafræn greiðslukort henta sérstaklega vel fyrir reglulega ferðalanga sem þurfa miðlæga greiðsluleið, ráðningarfólk (t.d. vegna atvinnuviðtala), starfsnema eða starfsmenn sem ferðast aðeins einu sinni eða tvisvar á ári og hafa því ekki fengið útgefið hefðbundið fyrirtækjakort.

Hvað kostar það að virkja Conferma rafræn greiðslukort á Spotnana aðgangi mínum?

Hafðu samband við þjónustufulltrúa Spotnana til að fá upplýsingar um verðskrá.

Er til listi yfir banka sem Conferma vinnur nú þegar með?

Já, sjá þennan lista yfir Conferma samstarfsbanka. Ef bankinn þinn er ekki á listanum, láttu bankann þinn hafa samband við Conferma á banking.partners@conferma.com til að hefja innleiðingarferlið. Athugaðu að þetta ferli getur tekið 6-12 mánuði eða lengur.

Hvað ef viðskiptavinur er þegar með samstarf við Conferma?

Ef viðskiptavinur notar nú þegar Conferma með öðrum ferðastjórnanda og vill færa sig yfir til Spotnana fyrir rafrænar greiðslur, þarf viðskiptavinurinn að hafa samband við bankann sinn og stofna nýjan aðgang fyrir rafræn greiðslukort hjá Conferma.

Á Spotnana að hafa samband við banka viðskiptavinarins vegna þessa?

Nei. Viðskiptavinurinn þarf sjálfur að láta bankann sinn vita að hann vilji hefja innleiðingu á rafrænu greiðslukortakerfi hjá Conferma og bankinn þarf svo að hafa samband við Conferma.

Fyrirframverkefni viðskiptavinar

Markhópur: Viðskiptavinir sem vilja nota Conferma - rafrænar greiðslukortagreiðslur með Spotnana

Þessi hluti fjallar um öll þau atriði sem fyrirtækið þitt þarf að ganga frá svo samþættingin við Conferma og notkun rafrænna greiðslna gangi smurt fyrir sig. Eftirfarandi skref þarf að ljúka áður en hægt er að hefja notkun.

Ef þú hyggst nota rafrænt greiðslukort fyrir bílaleigu, þarf að vera í gildi samkomulag um beina reikninga við bílaleiguna áður.

• Gakktu úr skugga um að bankinn þinn og kortakerfið séu þegar studd af Conferma. Sjá https://www.conferma.com/partners/. Ef bankinn þinn er ekki með samstarf við Conferma, þarf bankinn þinn að hafa samband við Conferma á banking.partners@conferma.com til að hefja samstarfið (vinsamlega leiðbeindu bankanum um það).

• Láttu bankann þinn vita að þú viljir innleiða rafrænt greiðslukortakerfi í gegnum Conferma og biðja þá um að stofna sérstakan Conferma kortahóp. Ef þú ætlar að bjóða rafræn greiðslukort fyrir bæði hótel og bílaleigu þarf að stofna sérstakan kortahóp fyrir hvort tveggja (einn fyrir hótel, einn fyrir bílaleigu).Hafðu samband við Spotnana og sendu okkur upplýsingarnar í töflunni hér fyrir neðan við skref 4 (Spotnana notar svo https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow til að setja upplýsingarnar upp hjá Conferma):

• Ef þú ætlar að nota rafræn greiðslukort með bílaleigum, þarftu einnig að ljúka eftirfarandi skrefum. Fyrir hverja bílaleigu sem þú hyggst bjóða rafrænar greiðslur hjá, þarf að bæta við fyrirtækjaafsláttarkóða og auðkenni fyrir rafræna greiðslu í Spotnana vefnum fyrir bókanir. Til að gera þetta, veldu Fyrirtæki úr Áætlun valmyndinni og svo L1 athugasemdir úr Fyrirtæki valmyndinni vinstra megin. Þá: 

  • Skrunaðu niður að Fyrirtækjaafsláttarkóði fyrir bíla hlutanum og smelltu á Bæta við kóða. 

  • Veldu nafn bílaleigunnar úr valmyndinni. 

  • Sláðu inn fyrirtækjaafsláttarkóðann sem tengist þeirri bílaleigu í viðeigandi reit. 

  • Veldu Aðeins rafrænar greiðslur reitin. 

  • Skrunaðu niður að Auðkenni rafræns greiðslubíls hlutanum og smelltu á Bæta við kóða.

  • Veldu nafn bílaleigunnar úr valmyndinni. 

  • Sláðu inn auðkenni rafræns greiðslukorts sem bílaleigan hefur veitt þér. Athugið: Fyrir Avis er þetta GEB auðkennið). 

  • Smelltu á Vista.

Að auki mælum við með að þú látir valin hótel vita af því að þú sért að innleiða Conferma rafræna greiðslukortakerfið. Hér fyrir neðan er tölvupóstsniðmát sem má nota. Þetta er valkvætt.

Tölvupóstur/bréf frá ferðastjóra til valinna hótela

Markhópur: Ferðastjórar

Spotnana mælir með að hafa samband við valin hótel fyrirfram til að tryggja að þau séu tilbúin að taka á móti rafrænum greiðslum og ferðalöngum þínum. Hér að neðan er dæmabréf sem má nota og laga að þínum þörfum.

Tilgangur þessa bréfs er að láta hótelin vita að þú sért að innleiða rafrænt greiðslukortakerfi fyrir ferðalanga og væntir þess að þau styðji við það. Allt sem þau þurfa að gera er að smella á tengilinn í bréfinu til að staðfesta að þau séu skráð í Conferma Connect gagnagrunninn, velja samskiptaleið og gefa upp nauðsynlegar upplýsingar (t.d. netfang eða faxnúmer).

Kæri hótelrekandi,

Varðandi: Conferma Connect - Rafrænar greiðslur fyrir hótel

Þú ert eflaust meðvitaður um aukna notkun rafrænna greiðslukorta til að greiða fyrir hótelbókanir. Við höfum unnið með tækniaðilanum Conferma Pay og Spotnana að því að bjóða hótelum skilvirkari greiðslulausn.

Hvað er Conferma Connect?

Conferma Connect finnur sjálfkrafa öruggustu og hagkvæmustu leiðina til að koma greiðsluleiðbeiningum til hótelsins. Conferma Pay hefur þróað tækni til að senda kortaupplýsingar með ýmsum hætti, þar á meðal með öruggum tölvupósti. Okkar ósk er að þetta sé gert með öruggum tölvupósti (ekki með faxi).

Til að uppfæra samskiptaleiðina vinsamlega fylltu út rafrænt samþykkiseyðublað:

https://www.confermaconnect.com

Að skrá sig er gjaldfrjálst fyrir hótel og gerir þér kleift að velja hvernig þú vilt fá upplýsingar um rafrænar greiðslur (fax/tölvupóstur á móttöku eða bókhaldsdeild). Þetta tryggir að engin vandamál komi upp fyrir þig eða gestinn við útritun.

Nánari upplýsingar má finna í Algengar spurningar um Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Við kunnum vel að meta stuðning þinn í þessu verkefni.

Virðingarfyllst,

Nafn Eftirnafn

Starfsskylda

Fyrirtæki

Vinnuferli ferðalangs

Markhópur: Ferðalangar og þeir sem sjá um bókanir

Notendur þínir (ferðalangar eða bókunaraðilar) sem þurfa að bóka hótel eða bílaleigu munu upplifa svipað ferli og þeir þekkja í Spotnana bókunarvefnum. Ferlið er eftirfarandi:

1. Ferðalangur leitar að viðeigandi hóteli eða bílaleigu og velur dagsetningar.

2. Ferðalangur velur hótel og herbergisverð eða bílaleigubíl og verð og heldur áfram í bókun.

3. Þá þarf ferðalangur að velja greiðsluleið fyrir bókunina. Það fer eftir því hvort fyrirtækið þitt hefur stillt rafræna greiðsluleið sem skyldu eða ekki (fyrir það lögaðila sem ferðalangurinn tilheyrir), hvað ferðalangurinn gerir næst:

   • Fyrir hótelbókanir: 

     • Ef rafrænt greiðslukort er skylt: Ferðalangur smellir á Rafræn greiðslukort flipann og velur eina rafræna greiðslukortið sem er í boði (það skylda).

     • Ef rafrænt greiðslukort er ekki skylt: Ferðalangur getur valið annað hvort Greiðslukort eða Rafræn greiðslukort flipann og valið það greiðslukort eða rafræna greiðslukort sem hann vill nota fyrir bókunina.

   • Fyrir bílaleigubókanir: 

     • Þar sem rafræna greiðslukortið tengist samningi um beina reikninga við bílaleiguna þarf ekki að velja greiðsluleið. Ferðalangur heldur einfaldlega áfram með bókunina. 

4. Ferðalangur skoðar kostnað og smellir á Bóka hótel eða Bóka bíl hnappinn. Bókunin er staðfest og greiðsluupplýsingar eru sendar þjónustuaðila (með tölvupósti eða faxi).

5. Ef þörf er á getur ferðalangur afhjúpað síðustu fjóra stafi rafræns greiðslukorts eftir bókun og afhjúpað allt kortanúmerið 24 klukkustundum fyrir innritun á hótel eða afhendingu bílaleigubíls.

Leiðbeiningar við algengum vandamálum

Taflan hér að neðan sýnir hugsanleg vandamál sem geta komið upp við notkun Conferma rafrænna greiðslukorta og tillögur að lausnum. Margt af þessu getur ferðalangur leyst sjálfur í Spotnana appinu eða bókunarvefnum. Ef það dugar ekki, hafðu samband við þjónustufulltrúa Spotnana.

Fjarlægja eða takmarka notkun á stillingum rafræns greiðslukorts

Fylgdu skrefunum hér að neðan til að fjarlægja eða takmarka notkun rafræns greiðslukorts. 

Að fjarlægja stillingar rafræns greiðslukorts fyrir hótel- eða bílaleigubókanir

1. Veldu Fyrirtæki úr Áætlun valmyndinni.
2. Veldu Greiðsluleiðir úr Greiðslur valmyndinni vinstra megin.
3. Finndu Rafræn greiðsluleiðir hlutann.
4. Finndu línuna sem inniheldur þá rafrænu greiðsluleið sem þú vilt fjarlægja (hver greiðsluleið er virk fyrir annað hvort bílaleigu eða hótel).
5. Veldu Fjarlægja greiðsluleið úr valmyndinni hægra megin.
6. Smelltu á Eyða til að staðfesta að þú viljir eyða rafrænu greiðsluleiðinni. Þetta fjarlægir allar stillingar rafræns greiðslukorts. 

Að takmarka notkun rafræns greiðslukorts við umboðsmenn

Þetta getur verið gagnlegt ef þú vilt tímabundið takmarka hverjir hafa aðgang að kortinu (t.d. til prófunar eða bilanaleitar).

1. Veldu Fyrirtæki úr Áætlun valmyndinni.
2. Veldu Greiðsluleiðir úr Greiðslur valmyndinni vinstra megin.
3. Finndu Rafræn greiðsluleiðir hlutann.
4. Finndu línuna sem inniheldur þá rafrænu greiðsluleið sem þú vilt takmarka (hver greiðsluleið er virk fyrir annað hvort bílaleigu eða hótel).
5. Veldu Breyta greiðsluleið úr valmyndinni hægra megin. Glugginn Breyta greiðsluleið birtist. Ef þú hefur virkjað rafræn greiðslukort fyrir 
6. bíla og hótel bókanir, fylgdu þessum skrefum: Smelltu á breyta (blýantsmerkið) við hliðina á
   1. Kortaupplýsingar .Gakktu úr skugga um að
   2. Setja þetta kort sem skylt gátreiturinn sé ekki valinn. Smelltu á breyta (blýantsmerkið) við hliðina á
   3. Leiðbeiningar um notkun korts .Stilltu
   4. Notendahlutverk reitinn á Aðeins umboðsmenn .Stilltu
   5. Tegund ferðalangs reitinn á Einkagestur .Smelltu á
   6. Uppfæra .Þessar stillingar takmarka hverjir geta notað kortið án þess að þurfa að eyða stillingum. 
   7. Ef þú hefur aðeins virkjað
7. rafræn greiðslukort fyrir hótel bókanir, fylgdu þessum skrefum: Smelltu á breyta (blýantsmerkið) við hliðina á 
   1. Vörutegundir .Gakktu úr skugga um að
   2. Skylt hnappurinn sé óvirkur. Smelltu á breyta (blýantsmerkið) við hliðina á
   3. Veldu tegundir notenda .Veldu
   4. Aðeins umboðsmenn úr valmyndinni. Smelltu á
   5. Uppfæra .Hafðu svo samband við tengilið hjá Spotnana til að takmarka notkun þessarar greiðsluleiðar við einkagesti.
   6. Þessar stillingar takmarka hverjir geta notað kortið án þess að þurfa að eyða stillingum.
   7. Skýrslugerð og reikningshald

Þú færð reglulega yfirlit frá bankanum þínum þar sem kemur fram

ferðakostnaður vegna notkunar ferðalanga á rafrænum greiðslukortum. Þú getur notað þessi yfirlit (og kvittanir sem ferðalangar skila inn) til að samræma útgjöld vegna rafrænna greiðslukorta. Þú getur nýtt þér Hótelviðskiptaskýrslu eða Bílaleiguviðskiptaskýrslu (undir Greiningar > Fyrirtækjaskýrslur ) í Spotnana bókunarvefnum til aðstoðar við samræminguútgjalda. Ef þú þarft frekari skýrslugerð til samræmingar, hafðu samband við þjónustufulltrúa Spotnana og óskaðu eftir aðgangi að Conferma Snap (þú færð þá innskráningarupplýsingar). spend. If you require additional reporting to assist with reconciliation, contact a Spotnana agent to request access to Conferma Snap (they will provide you with login credentials).