Úthluta samþykkjendum (með stefnu)

You can use your policy settings to configure the Spotnana Online Booking Tool to determine when approvals will be required and which users in your company will have the right to approve or reject travel bookings for travelers. 

Stefnur

Hægt er að stilla stefnur þannig:

• að krefjast samþykkis áður en bókun er staðfest (stundum kallað strangt samþykki) eða
• að samþykki sé valkvætt og aðeins hætt við bókun ef samþykkjandi hafnar henni (þetta er kallað vægt samþykki). 
• eða að samþykki sé ekki nauðsynlegt yfirhöfuð.

Nánari upplýsingar um stefnustillingar má finna í Að setja kröfur um samþykki.

Samhykktaryfirlit

Auk þess geta samþykkjendur notað samþykktaryfirlitið til að afgreiða beiðnir sem bíða staðfestingar fyrir komandi ferðir eða skoða eldri bókanir og samþykktir. Nánar má lesa um þetta í Samhykktaryfirlit.

Velja tegund og aðila samþykkjanda

Tegund samþykkjanda er skilgreind fyrir hverja stefnu. Ef þú ert með fleiri en eina stefnu þarftu að stilla þetta fyrir hverja þeirra sérstaklega. 
Allir sem eru skráðir sem samþykkjendur fá tölvupóst með tilkynningum um þær bókanir sem þeir bera ábyrgð á að samþykkja. 

1. Veldu Stefnur úr Dagskrá valmyndinni. Stillingasíðan birtist og Stefnugreinin er opin vinstra megin á skjánum. 
2. Veldu þá stefnu sem þú vilt vinna með ( Sjálfgefin stefna birtist sjálfkrafa). Sú stefna sem þú valdir birtist á skjánum. 
3. Opnaðu Almennar stillingar hlutann. 
4. Skrunaðu neðst í Aðgerðir stefnuhóps hlutanum. 
5. Veldu í Tegund samþykkjanda reitnum eitt af eftirfarandi:
   • Yfirmaður starfsmanns - Allar bókanir sem krefjast samþykkis samkvæmt þessari stefnu verða sendar til yfirmanns þess starfsmanns sem bókunin tengist. Ef þú velur þessa stillingu þarftu að setja sjálfgefinn samþykkjanda í Sjálfgefinn samþykkjandi reitnum fyrir neðan. Sjálfgefinn samþykkjandi er notaður fyrir starfsmenn sem ekki hafa yfirmann skráðan í kerfinu og fyrir gestabókanir sem þarfnast samþykkis. 
     • Til að velja sjálfgefinn samþykkjanda, smelltu á Bæta við samþykkjanda og sláðu inn netfang eða nafn þess aðila sem þú vilt velja í leitarreitinn sem birtist. 
     • Þegar þú hefur fundið viðkomandi í leitinni, smelltu á nafnið til að velja hann sem sjálfgefinn samþykkjanda fyrir þessa stefnu. Sjálfgefinn samþykkjandi kemur einnig í stað yfirmanns ef hann er ekki tiltækur. Þú getur valið fleiri en einn sjálfgefinn samþykkjanda.
   • Tilgreindur samþykkjandi - Allar bókanir sem krefjast samþykkis samkvæmt þessari stefnu verða sendar til þess eða þeirra samþykkjenda sem þú tilgreinir. Ef þú velur þessa stillingu þarftu að tilgreina samþykkjanda í Samþykkjandi reitnum fyrir neðan. 
     • Til að velja tilgreindan samþykkjanda, smelltu á Bæta við samþykkjanda og sláðu inn netfang eða nafn þess aðila sem þú vilt velja í leitarreitinn sem birtist. 
     • Þegar þú hefur fundið viðkomandi í leitinni, smelltu á nafnið til að velja hann sem tilgreindan samþykkjanda fyrir þessa stefnu. Þú getur valið fleiri en einn tilgreindan samþykkjanda.
6. Hakaðu við Bæta yfirmanni starfsmanns í afrit (cc) ef þú vilt. Þá verður yfirmaður starfsmannsins alltaf með í afriti á öllum samþykkispóstum. 
7. Smelltu á Vista breytingar þegar þú ert búinn.